Comment rédiger une lettre de recommandation qui donne des résultats

Assurez-vous que votre lettre de recommandation transmet l'impact souhaité grâce à ces conseils.

sysop1021 via Flickr, CC-BY-SA 2.0, modifié par FlourishAnyway

Vous avez accepté de rédiger une lettre de recommandation, mais que faire maintenant?

Dans le monde des bourses et des admissions à l'université, les documents de candidature souffrent souvent de l'effet du lac Wobegon. (Le lac Wobegon est un lieu fictif où "toutes les femmes sont fortes, tous les hommes sont beaux et tous les enfants sont au-dessus de la moyenne.")

Pour aider à différencier les meilleurs des autres, les comités d'admission et de prix s'appuient sur des évaluations objectives des capacités et du caractère du candidat. Ces évaluations sont fournies par des enseignants, des professeurs et d'autres personnes qui connaissent le candidat. Cela peut inclure des superviseurs, des entraîneurs, des dirigeants communautaires et des coordonnateurs de bénévoles qui ont beaucoup interagi avec lui. C'est là que vous intervenez!

Le comité de sélection a besoin de votre aide pour évaluer le candidat. Soyez précis et honnête, puis laissez les jetons tomber où ils peuvent.

Betsey Weber via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Pas de pression: mais les lettres de recommandation sont très importantes

Les recommandations sont confrontées à une tâche ardue car presque toutes les recommandations sont positives. Ainsi, si le candidat que vous soutenez se démarque, votre lettre doit le refléter. Il est essentiel que vous fassiez une preuve solide de son acceptation.

Mon expérience personnelle est que, en particulier dans les situations de compétition de haut niveau, il existe des systèmes de notation complexes en jeu. Le fait qu'un candidat soit accepté, inscrit sur la liste d'attente ou rejeté catégoriquement peut se résumer à une troisième décimale (p. Ex., .00 1). Ainsi, une lettre de recommandation - votre lettre - pourrait être un bris d'égalité dans le jeu des admissions à enjeux élevés où l'avenir des gens est en jeu.

Comment est-ce pour la pression? Maintenant, je vais vous aider à faire du bon travail.

La concurrence peut être féroce, alors penchez-vous dessus. Comprenez les objectifs du candidat et ce pour quoi il postule. Dans un environnement hautement concurrentiel, une lettre de recommandation peut faire basculer une décision. Hé, pas de pression.

Dave Wilson via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Votre recommandation fait une différence

En particulier dans les situations de compétition de haut niveau, une lettre de recommandation - votre lettre - pourrait être un bris d'égalité dans le jeu des admissions à enjeux élevés où l'avenir des gens est en jeu.

Votre rôle: fournir une évaluation juste et précise

En fournissant une recommandation, vous mettez en jeu votre propre réputation.

Résistez à l'envie d'exagérer les forces du candidat. Bien que cela puisse les aider à entrer dans un programme, cela les préparera à un échec éventuel avec des attentes irréalistes qu'ils ne peuvent pas satisfaire.

L'hyperbole ruine également votre crédibilité. Vous devrez peut-être recommander de futurs candidats pour le même programme ou la même bourse.

Votre rôle en tant que recommandateur est simplement le suivant: Fournissez au comité de sélection les informations objectives dont il a besoin pour prendre une décision en toute connaissance de cause.

Fournissez une évaluation juste et précise du candidat que vous évaluez. Ne soyez pas tenté de vous adonner à l'hyperbole. Si le candidat est vraiment exceptionnel, donnez des exemples, soyez précis et ne retenez pas vos éloges.

Kristina Alexanderson via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Communiquer clairement et de manière persuasive, en fournissant une évaluation juste et précise des

capacités
personnage
la motivation et
potentiel de succès.

Si vous pensez que le candidat se démarque vraiment, vous devrez également être un peu créatif, afin que votre candidat reçoive l'attention qu'il mérite. (Quelqu'un a peut-être fait cela pour vous en cours de route.) Vous seul savez ce qui est approprié ici, alors utilisez votre jugement professionnel.

Votre réputation est en jeu. Sachez quand refuser une demande de recommandation.

smlp.co.uk via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Tenez compte des éléments suivants avant d'accepter d'écrire une lettre de recommandation:

Connaissez-vous assez bien la personne?
Vous sentez-vous à l'aise d'approuver professionnellement leur candidature avec une lettre de soutien?
Avez-vous suffisamment de temps à consacrer à ce processus?

Refusez leur demande si vous ne pouvez pas en toute conscience écrire une lettre de soutien. Par exemple: « Je pense que vous seriez mieux servi si quelqu'un d'autre vous recommandait. » Si vous ne les connaissez pas assez bien ou n'avez pas le temps de vous y consacrer, refusez avec une explication.

Commençons. Connaître le candidat, le programme auquel l'étudiant postule et les critères de sélection.

Thomas Helbig via Flickr, CC-BY-SA 2.0

De quelle information as-tu besoin?

Si vous remplissez le formulaire de recommandation que le candidat vous fournit - sans poser de questions - alors vous prenez la solution de facilité. C'est aussi moins efficace. Vous serez tenté de faire cela et d'en finir, mais arrêtez. Attendez plus de vous-même et du candidat dans lequel vous investissez dans l'avenir.

Connaître le candidat, les critères de sélection et le contexte de la candidature

Les étudiants recherchent des approbations écrites à diverses fins:

étudier à l'étranger
pour gagner des bourses ou des bourses
pour obtenir des stages et des emplois et
pour être admis à l'université, aux études supérieures, au droit ou à la faculté de médecine.

Vous devrez rencontrer le candidat pour recueillir des informations sur le programme ou le prix auquel il postule et en savoir plus sur ses objectifs. En comprenant le contexte de la demande du candidat, vous pouvez mieux répondre aux besoins du comité de sélection et du candidat.

Matériel à demander

Demandez au candidat de fournir les documents pertinents suivants afin que vous puissiez bien comprendre les critères de sélection et établir un argumentaire sur la façon dont il ou elle répond à ces critères:

la brochure du programme ou des bourses
la description de poste ou l'annonce d'emploi ( par exemple , pour un stage)
une liste à puces («points de discussion») de ses atouts les plus importants et pourquoi il ou elle pense être qualifié. Dites au candidat que ce n'est pas le moment d'être modeste.
le curriculum vitae et / ou le relevé de notes du candidat et
tout matériel supplémentaire que vous jugez utile (p. ex., déclaration d'intérêt du candidat, essai de candidature ).

Après avoir examiné et discuté de ces informations avec le candidat, vous devez avoir une idée claire des éléments suivants:

ce qu'il ou elle souhaite réaliser avec sa candidature
Deux ou trois points forts que vous avez réellement observés chez le candidat
les critères de décision (pour que vous sachiez sur quoi mettre le plus l'accent dans votre lettre).

Passez en revue les dossiers du candidat afin de ne pas faire de réclamations qui ne correspondent pas à sa candidature. Soutenez vos affirmations avec des exemples détaillés de la façon dont le candidat a montré ses forces.

Ricardo Liberato via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Ce qu'il faut inclure dans une lettre de recommandation



Qui tu es	Qui est le candidat	Soutien
Une brève description des raisons pour lesquelles vous êtes qualifié pour évaluer le candidat ("En tant que professeur de chimie AP depuis 12 ans, j'ai enseigné le cours à plus de 600 étudiants…")	Le nom du candidat et la raison pour laquelle vous rédigez la lettre d'appui (par exemple, la bourse, le prix ou le programme auquel il postule)	Exprimez votre confiance dans le succès futur du candidat et expliquez en toute confiance pourquoi vous pensez que cela est vrai.
Un aperçu du contexte et de la durée de votre relation avec le candidat	Choisissez des adjectifs à fort impact qui décrivent de façon juste et précise le candidat.	Décrivez votre niveau de soutien. Si vous «recommandez fortement», utilisez cette terminologie.
Vos coordonnées et une invitation à vous contacter pour toute question	Exemples de comportement qui décrivent comment le candidat a démontré ses forces les plus notables	S'il y a des faiblesses, corrigez-les de manière responsable. Inclure une légère faiblesse qui est le revers d'une force rend la lettre entière semble plus plausible.
Votre nom et fonction (ligne de signature)	Dans la mesure du possible, quantifiez les réalisations du candidat et votre évaluation de ses capacités (p. Ex., Parmi les x% des meilleurs étudiants que vous avez enseignés ces x dernières années)	Ne vous retenez pas sur l'émotion ou l'enthousiasme envers un candidat. Si votre candidat mérite le niveau de soutien, allez-y tous.

Attirez leur attention en racontant une histoire. Les histoires sont personnelles et convaincantes. Ils illustrent des points importants.

1/3

Faites que votre lettre se démarque de la foule

Mettez votre lettre à l'écart de la foule en utilisant certains des trucs et astuces suivants.

Raconter une histoire. Pour chacun des deux ou trois points forts, soyez minutieux et précis en expliquant comment vous avez vu le candidat les afficher. Mieux encore, racontez une histoire engageante.

Les histoires sont personnelles, persuasives et peuvent intégrer de multiples forces. Les gens les trouvent faciles à retenir et avec lesquels ils se connectent.

Décrivez des situations vivantes qui illustrent comment le candidat a incarné un trait important. Et ne faites pas l'histoire trop longue.

Voici quelques considérations pour vous faire réfléchir:

Quelle était la situation ou la tâche?
Y a-t-il eu des obstacles au succès qui ont déconcerté les autres mais que le candidat a surmontés?
Qu'avez-vous observé le candidat faire dans cette situation qui l'a rendu remarquable?
Quels ont été les résultats obtenus, à la fois dans la tâche et comment les autres ont répondu à lui / elle?
Y a-t-il une morale à cette histoire ou une clé à retenir?

N'allez pas «standard». Une autre façon de rendre votre lettre de recommandation vraiment mémorable est d'adopter une introduction non standard.

Plutôt que de commencer par l'introduction standard de qui vous êtes et de qui est l'élève, envisagez de lancer votre lettre avec trois descripteurs en gras du candidat. Par exemple, " Visionnaire. Intuitif. Inébranlable. Il n'y a pas trois mots qui décrivent mieux John Doe que ceux-ci…. " Ou, si vous avez suffisamment confiance en un candidat pour faire une prédiction sur son avenir, proclamez-le dans le premier phrase. Ensuite, sauvegardez-le avec les données de support.

Ne retenez pas votre enthousiasme ou votre émotion en recommandant un excellent candidat.

Jonathan Kos-Read via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Ne vous retenez pas de votre enthousiasme ou de votre émotion. Faites correspondre le niveau de soutien que vous ressentez pour un candidat au ton de votre lettre. Les mots ont divers degrés de «température» émotionnelle qui peuvent exprimer

un accompagnement prudent
soutien, ou
crier au sommet de vos poumons en sautant de haut en bas.

Choisissez soigneusement vos mots pour refléter votre point de vue. Si le candidat mérite d'être vanté, ne retenez pas votre enthousiasme ou votre émotion. Utilisez des mots comme «phénoménal» ou «imparable» s'ils sont exacts. Exprimez votre confiance en son avenir. Penchez-vous vraiment sur votre recommandation lorsque cela est justifié.

Pour rédiger une lettre de recommandation, vous devez être attentif à l'orthographe, au choix des mots, au format, aux délais et à d'autres considérations clés.

Mary Beth Griffo Rigby via Flickr, CC-BY-SA 2.0

N'oubliez pas les détails

Obtenez les bons mécanismes: ne vous laissez pas trébucher par les points mineurs. Ignorer les éléments suivants pourrait nuire considérablement à l'impact global de la lettre:

Indiquez «CONFIDENTIEL» en haut de la lettre si l'étudiant a choisi de renoncer à l'accès
Varier la structure et la longueur des phrases
Vérifier l'orthographe et le choix des mots
Évitez d'utiliser trop de clichés
Respectez les exigences de format ou de nombre de mots, le cas échéant
Utilisez du papier à en-tête et connectez-vous à l'encre bleue ou noire en utilisant votre titre et vos diplômes
Personnalisez chaque lettre pour un candidat, une bourse, un collège, etc. en particulier, en particulier si vous écrivez plusieurs lettres pour un seul candidat
Respectez les délais.

Si le candidat que vous évaluez est vraiment remarquable, ce n'est pas le moment de retenir son enthousiasme ou ses émotions. Appuyez-vous sur votre recommandation. Utilisez des mots comme «phénoménal» s'ils représentent fidèlement les capacités du candidat.

tmib_seattle via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Connaître les drapeaux rouges pour les lettres de recommandation

* FERPA est une loi fédérale américaine qui protège la confidentialité des dossiers scolaires des élèves pour toutes les écoles qui reçoivent un financement du ministère américain de l'éducation. Les étudiants doivent être âgés de 18 ans ou plus. Les dossiers d'un étudiant sont disponibles pour examen sauf si les droits

Lettre de recommandation drapeau rouge	Ce qu'il dit potentiellement
"Lettre type" de recommandation qui manque de détails et d'exemples	Le candidat n'a pas mérité le temps et les efforts du recommandateur pour une lettre de recommandation détaillée. Le recommandateur ne connaît pas bien le candidat. Le candidat n'est pas un bon juge de la façon dont les autres le perçoivent (sinon il ou elle aurait sélectionné un autre recommandateur).
Lettre brève, souvent avec des phrases courtes et saccadées. Apparaît sans inspiration et pas bien écrit.	Le recommandateur retient les informations négatives. Ou, le candidat a fait un jugement terrible en demandant à quelqu'un avec de si faibles compétences en écriture de l'approuver.
Compliments ou descriptions du revers de la main et mauvaises comparaisons (par exemple, «elle se classe dans la moitié supérieure des élèves que j'enseigne»).	Le recommandateur aurait dû refuser la demande de l'étudiant, mais peut se sentir obligé de rédiger la recommandation.
Le candidat exagéré qui est trop beau pour être vrai, surtout si ses références ne corroborent pas les affirmations.	Qui a écrit cette lettre? La crédibilité du recommandateur doit être prise en compte dans la réduction de leur soutien élogieux du candidat.
Le recommandateur et le candidat partagent le même nom de famille.	C'est un non-non énorme lorsque les parents ou d'autres membres de la famille écrivent des lettres de recommandation pour un candidat. Cela remet en question les compétences sociales des DEUX parties. Ne fais pas ça. Si le nom de famille est une coïncidence, indiquez «aucune relation».
Le recommandateur a un statut professionnel faible (par exemple, étudiant diplômé plutôt que chef de département).	Le candidat n'a peut-être pas impressionné des personnes plus établies dans leur domaine. Considérez une lettre co-signée avec un membre du corps professoral.
L'étudiant ne renonce PAS à son droit d'accéder à la lettre en vertu de la Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA). *	Une lettre non confidentielle ne peut PAS exprimer l'opinion vraie et honnête du recommandateur.
La recommandation émane d'un fonctionnaire qui ne connaît pas le candidat (par exemple, son sénateur).	L'élève n'est pas un candidat fort et doit tenter un «Je vous salue Marie» en laissant tomber les noms.

Le candidat sera en compétition avec d'autres étudiants de premier ordre. Réfléchissez à ce qui rend votre candidat vraiment extraordinaire en tant que penseur, leader, scientifique, athlète, écrivain, musicien, humanitaire ou autre être humain. En quoi est-elle unique?

UGL_UIUC via Flickr, CC-BY-SA 2.0

Besoin d'aide pour décrire le candidat? Voici 86 traits positifs

responsable, adaptable, ambitieux, analytique, articulé, attentif, équilibré, large d'esprit, collaboratif, clairvoyant, commandant, consciencieux, attentionné, créatif, curieux, intrépide, décisif, dévoué, fiable, déterminé, dévoué, diligent, diplomatique, motivé, dynamique, sérieux, empathique, entreprenant, entrepreneurial, enthousiaste, sérieux, énergique, d'humeur égale, flexible, concentré, courtois, courageux, travailleur, imaginatif, infatigable, influent, perspicace, inspirant, intuitif, leader, ouvert- d'esprit, organisé, passionné, patient, persévérant, pionnier, pacificateur, perspicace, persuasif, philanthropique, posé, précis, proactif, prudent, ponctuel, questionnant, vif d'esprit, rationnel, réceptif, fiable, résilient, ingénieux, réactif assuré, auto-discipliné, autonome, autonome, autonome,sensible, perspicace, direct, inébranlable, tenace, minutieux, digne de confiance, imperturbable, imparable, polyvalent, visionnaire, fonctionne bien sous pression

Les lettres de recommandation donnent un aperçu du caractère et de la personnalité d'un candidat.

Lettres de recommandation: exemples d'exigences

Vous êtes-vous déjà posé des questions sur les exigences en matière de lettres de recommandation pour diverses organisations? Voici quelques exemples intéressants:

Le programme de premier cycle de l'Université de Yale nécessite deux recommandations des enseignants du secondaire, de préférence ceux qui ont enseigné au candidat dans des études universitaires au cours de son année junior ou senior. Une recommandation supplémentaire est autorisée mais non encouragée.

Les Volontaires du Corps de la Paix doivent soumettre deux lettres de recommandations dans le cadre de leur processus de sélection. Les lettres peuvent provenir:

Un superviseur d'emploi actuel ou précédent
Un superviseur de travail bénévole actuel ou antérieur
Un ami proche de deux ans ou plus (pas un membre de la famille ou un intérêt romantique).

L'acceptation dans West Point nécessite généralement une nomination de

Le vice-président
le sénateur ou représentant des États-Unis d'un candidat ou
Le secrétaire de l'armée.

La Stanford Medical School exige un minimum de trois mais pas plus de six lettres de recommandation.

Pour postuler à une bourse américaine Rhodes, cinq à huit lettres de recommandation sont nécessaires. Quatre lettres doivent provenir de personnes capables d'évaluer les capacités académiques du candidat et au moins une lettre doit parler de son caractère.

Résumé des points

En tant que recommandateur, votre rôle est de fournir au comité de sélection une évaluation juste et précise des capacités et du caractère du candidat. Ce faisant, vous pouvez aider le comité à prendre une décision en toute connaissance de cause.
Rencontrez le candidat pour bien comprendre les critères de sélection.
Construisez un cas pour la façon dont le candidat répond à ces critères.
Ne vous contentez pas de lister les adjectifs et les points forts. Allez au-delà du contenu que vous trouvez dans le CV du candidat. Expliquez comment vous avez personnellement vu le candidat démontrer ses forces.
Utilisez des exemples détaillés et spécifiques, des récits, des introductions de lettres non standard et de l'enthousiasme comme techniques pour vous aider à transmettre le caractère unique du candidat.

Même les étudiants pauvres et ceux qui ne se démarquent pas peuvent avoir besoin de lettres de recommandation. Sachez comment répondre lorsque vous n'êtes pas à l'aise de dire «oui» aux demandes.

Éole Wind via Flickr, CC-BY-SA 2.0