Comment rédiger de meilleurs rapports commerciaux et présentations

Considérez les rapports et les présentations comme un voyage - pour vous et votre public.

Pixabay (modifié par Catherine Giordano)

En affaires, nous sommes souvent appelés à rédiger un rapport ou une note de service ou à faire une présentation. Voici quelques conseils pour vous aider à être un communicateur plus efficace.

Pensons à cette tâche comme un voyage. Il y a des choses à faire au début d'un voyage, des choses à faire pour rendre le voyage plus facile et plus agréable, et des choses à faire à la fin d'un voyage.

Conseils pour les présentations du début à la fin

1. Commencez par un aperçu
2. Priorité aux choses
3. Passer de la vue d'ensemble aux détails
4. Suivez les conclusions avec des supports
5. C'est bien de commencer au milieu
6. Utiliser un anglais simple
7. Soyez concis et direct
8. N'abusez pas de Power Point
9. Assurez-vous que votre formatage fonctionne correctement
10. Faites de l'espace blanc votre ami
11. Écrivez pour votre public
12. Liez le tout avec un résumé
13. Accomplissez votre objectif

Prenez un bon départ en matière de planification et d'organisation.

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Commencer le voyage

Avant de partir en voyage, vous souhaiterez peut-être collecter des informations, par exemple, rechercher des options de transport et d'hébergement et obtenir des brochures sur la destination. De même, la première étape de la préparation d'un rapport d'activité ou d'une présentation consiste à collecter et à organiser les informations sur les faits et les données que vous souhaitez inclure.

Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer.

1. Commencez par un plan

Répertoriez tous les points que vous souhaitez souligner dans votre rapport, mémo ou présentation. Regroupez-les dans des domaines thématiques. Décidez quels points sont vos conclusions et quels sont vos preuves à l'appui.

Ceci est votre feuille de route. Tracez votre itinéraire - comment vous vous y rendrez du début à la fin. Vous trouverez peut-être un meilleur itinéraire au fur et à mesure, alors n'hésitez pas à apporter des modifications à mesure que vous progressez.

2. Priorité aux choses

Si vous planifiez un voyage, il y a certaines choses que vous devez savoir avant de pouvoir continuer. Par exemple, vous ne décidiez pas des vêtements à emballer avant de décider de votre destination.

De même, dans un rapport, vos points doivent être présentés dans leur ordre. Ne commencez pas à discuter d'un point avant d'avoir présenté toutes les informations dont votre public aura besoin pour comprendre ce point.

Si vous utilisez un terme technique que votre public ne connaît peut-être pas, vous devez définir ce terme avant de l'introduire dans le rapport ou la présentation.

3. Passer de la vue d'ensemble aux détails

Si vous faisiez un road trip, vous commenceriez par l'autoroute, puis vous vous déplaciez sur les routes nationales et vous arriveriez enfin dans les rues de la ville ou sur des chemins de terre.

Lors de la rédaction d'un rapport, vous voulez commencer par une vue d'ensemble - les principaux problèmes, les points les plus importants. De là, vous passerez aux détails et aux points moins importants.

4. Suivez les conclusions avec des supports

Voici où votre plan vous sera utile.

Chaque paragraphe doit commencer par une conclusion. Ensuite, vous fournirez les preuves qui étayent cette conclusion. Chaque conclusion devrait avoir deux ou trois déclarations à l'appui.

Si vous avez une longue liste de déclarations à l'appui, vous devez repenser votre plan. Vous essayez peut-être de regrouper deux ou trois conclusions différentes en une seule conclusion. Essayez de regrouper vos points en deux ou même trois titres au lieu de les mettre tous sous un seul titre.

5. Il est normal de commencer au milieu

Lorsque vous voyagez, vous ne pouvez pas commencer au milieu d'un voyage. Heureusement, lorsque vous écrivez, il est très bien de commencer au milieu.

Parfois, nous avons un bloc d'écrivains. Nous ne pouvons tout simplement pas trouver la bonne façon de commencer. Lorsque cela se produit, regardez votre plan. Trouvez la pièce avec laquelle vous êtes le plus à l'aise. Écrivez cette partie. Une fois que vous avez fait cela, le reste coulera souvent facilement.

Vous pouvez réorganiser les parties du rapport ou de la présentation ultérieurement pour obtenir le bon flux.

Allez en première classe. Écrivez toujours avec style.

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Voyager avec style

En voyage, il est toujours agréable de voyager avec style, si vous en avez les moyens.

Heureusement, écrire avec style ne coûte rien de plus. Vous devez toujours écrire avec style, car la façon dont vous écrivez ou parlez peut être aussi importante que ce que vous dites.

Voici quelques conseils pour rédiger et présenter avec style.

6. Utilisez un anglais simple

Oubliez les mots à la mode et le jargon. Vous essayez peut-être de paraître comme un initié ou d'impressionner votre public, mais vous pourriez finir par paraître pompeux.

Utilisez un langage ordinaire que tout le monde peut comprendre. Adoptez le plus possible un ton de conversation. Ces conseils ne concernent pas seulement les présentations, mais également les rapports écrits et les notes de service.

7. Soyez concis et direct

Rester simple. Donnez la conclusion et les déclarations à l'appui, puis continuez. Ne soyez pas répétitif. Ne rembourrez pas la présentation. Ne le surchargez pas de gadgets.

Si vous utilisez des graphiques ou des tableaux, limitez la quantité d'informations sur chacun d'eux au strict minimum.

• Essayez de n'avoir qu'une à trois colonnes dans un graphique - cinq devrait être le maximum. Vous pouvez toujours fournir les données restantes dans un autre graphique ou tableau.
• Le lecteur ou le spectateur doit être en mesure de saisir le graphique ou le tableau en un coup d'œil. Vous pouvez fournir des tableaux détaillés dans l'annexe de votre rapport ou dans un document séparé.

8. N'abusez pas de Power Point

Ce n'est pas parce que le logiciel Power Point est livré avec beaucoup de cloches et de sifflets que vous devez tous les utiliser dans une seule présentation. Vous ne voulez pas éblouir votre public; vous souhaitez les informer.

Gardez les diapositives au minimum. Parfois, un mot ou une courte phrase suffit. Le but de la diapositive est d'agir comme un signal pour le point que vous voulez faire valoir et de concentrer l'attention du public sur le sujet.

• Vous ne voulez pas que les gens lisent vos diapositives pendant que vous parlez.
• De plus, lorsqu'il y a beaucoup de texte sur une diapositive, le texte devient trop petit pour que ceux qui se trouvent au fond de la pièce puissent le voir.

S'il faut deux ou trois diapositives pour terminer le point que vous souhaitez faire valoir, répétez votre en-tête sur chaque diapositive. La répétition de l'en-tête permet au public de savoir que vous faites toujours le même argument. Par exemple, disons que je veux rapporter une liste de chiffres de vente pour douze grands marchés. Mon en-tête est «Chiffres des ventes», et je répéterais cet en-tête pour chaque diapositive avec seulement trois ou quatre marchés répertoriés sur chaque diapositive.

9. Assurez-vous que votre formatage fonctionne correctement

Ne laissez pas les diapositives paraître "trop ​​chargées". Si vous souhaitez utiliser des images ou des effets spéciaux, réduisez-les au minimum.

Choisissez un schéma de mise en forme et soyez cohérent tout au long de votre rapport ou présentation. Votre examen final doit inclure une vérification du format.

• N'utilisez qu'une seule police. Si vous faites varier la taille de la police, soyez cohérent. Par exemple, un en-tête peut être dans une police plus grande. Si tel est le cas, vérifiez que vous avez utilisé la même taille de police pour chaque en-tête.
• Utilisez-vous des retraits ou des puces? Si tel est le cas, vérifiez que ce format est utilisé de manière uniforme et que le nombre d'espaces en retrait est le même.
• Utilisez-vous des effets spéciaux dans PowerPoint? Si tel est le cas, choisissez un seul effet spécial et utilisez-le de manière cohérente. Par exemple, les déclarations de support peuvent voler, mais pas les en-têtes ou les conclusions.

Si vous utilisez un format de plan, ne dépassez pas deux niveaux. Si vous le faites, votre texte sera tellement à droite qu'il semblera sur le point de tomber de la page.

10.Faites de l'espace blanc votre ami

Les pages de texte denses ne sont pas faciles à lire. Les espaces blancs sont comme les petites aires de repos au bord de l'autoroute.

Gardez vos paragraphes courts. Gardez vos graphiques courts. Utilisez des retraits pour mettre en valeur les déclarations à l'appui des conclusions.

Vous devez guider votre public vers la destination.

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Arriver à destination

Vous y êtes presque - Encore quelques arrêts et votre voyage est terminé.

Voici quelques conseils pour un "atterrissage heureux".

11. Écrivez pour votre public

Avez-vous écrit pour votre public? Avez-vous considéré ce qu'ils savent déjà et ce qu'ils veulent savoir? Avez-vous abordé les perceptions erronées qu'ils pourraient avoir? Leur dites-vous des informations qu'ils seront heureux d'entendre ou voudront-ils vous réfuter?

Révisez votre texte en gardant ces questions à l'esprit et apportez les modifications nécessaires. Vous souhaitez anticiper les questions et objections et y répondre au cours du rapport ou lors de la présentation.

12. Liez le tout avec un résumé

Le résumé analytique n'est pas un endroit pour répéter les données présentées dans la partie principale du rapport ou de la présentation. C'est un endroit pour raconter l'histoire. C'est un endroit pour tout lier.

Dans une présentation écrite, le résumé précédera généralement le texte. Dans une présentation, cela viendra à la fin. C'est un résumé.

Évitez d'utiliser des nombres dans le résumé. Indiquez plutôt la signification des chiffres. Frappez les faits saillants et discutez des implications des informations que vous avez fournies.

Vous n'avez pas besoin de présenter les faits dans le même ordre que vous avez utilisé pour le rapport. C'est une répétition, pas une somme. Mentionnez les faits dans l'ordre qui raconte le mieux l'histoire. Éliminez les informations tangentielles ou sans importance.

Utilisez le résumé pour expliquer les contradictions dans les données. Si vous ne pouvez pas expliquer les contradictions dans les données, vous n'êtes pas prêt à soumettre votre rapport ou à faire la présentation. Travaillez avec les données jusqu'à ce que vous trouviez les réponses.

13. Réalisez votre objectif

Où voulez-vous que vos lecteurs et auditeurs aillent? Votre objectif est-il de préconiser une ligne de conduite? Voulez-vous que votre public parvienne à une certaine conclusion?

Vous avez peut-être défini votre objectif avant de commencer à écrire, mais parfois l'objectif n'est pas clair tant que vous n'avez pas travaillé avec les données. Lorsque vous avez terminé votre première ébauche, révisez votre travail et modifiez-le pour vous assurer que vous atteignez votre objectif.

Pensez à vous-même en prenant votre public par la main et en le guidant pas à pas vers où vous voulez ensuite aller. Lorsque vous arrivez à vos conclusions ou recommandations finales, vous voulez que votre public acquiesce oui, oui, oui. Vous les avez amenés exactement là où vous voulez qu'ils soient.

Vous racontez une histoire, pas un tas de données. Le public doit pouvoir voir comment toutes les pièces de l'histoire s'emboîtent. Comme l'intrigue d'une histoire, chaque élément d'information mène à la fin.

Au fur et à mesure que vous présentez chaque nouveau fait, montrez comment il s'articule avec les autres faits précédemment donnés.

Il est temps de célébrer un excellent travail.

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Bon voyage

Si vous avez suivi les conseils ci-dessus, vous vous sentirez en confiance lorsque vous soumettez votre rapport ou mémo ou lorsque vous présentez votre présentation. Tout aussi important, votre public sera heureux.

Alors maintenant, vous pouvez avoir ce mai-tai sur la plage. Tu l'as mérité.

© 2016 Catherine Giordano

Je vous souhaite la bienvenue à vos questions et commentaires.

Catherine Giordano (auteur) d'Orlando en Floride le 12 septembre 2016:

Merci Larry Rankin. Je suis heureux que vous ayez aimé.

Larry Rankin de l'Oklahoma le 12 septembre 2016:

Magnifique analyse de processus.

Catherine Giordano (auteur) d'Orlando en Floride le 25 août 2016:

teahes12345 C'est tellement génial qu'un enseignant me dise que mon essai sur la rédaction de meilleurs rapports et présentations (en particulier Power Point) est utile. La partie que j'aime le plus est celle qui consiste à regarder un rapport ou une présentation comme un voyage et l'écrivain / présentateur comme guide menant le public à la conclusion.

Dianna Mendez le 25 août 2016:

J'ai trouvé vos conseils sur Powerpoint excellents. Ce sont les informations que j'ai données aux étudiants pour les présentations et elles aident à souligner les points saillants. Votre article donne aux lecteurs des informations précieuses qui mèneront au succès.

Catherine Giordano (auteur) d'Orlando en Floride le 21 août 2016:

AudreyHowitt: Thamks pour m'avoir fait savoir que vous aimez les compétences que j'ai enseignées dans cet article.

Catherine Giordano (auteur) d'Orlando en Floride le 21 août 2016:

heidithorne: Merci beaucoup pour votre appréciation. Je suis content que vous ayez trouvé l'un de mes conseils utile.

Audrey Howitt de Californie le 21 août 2016:

Quel article informatif - il y a une grande compétence dans les présentations commerciales efficaces -

Heidi Thorne de la région de Chicago le 21 août 2016:

Quelques bons conseils sur les diapositives PowerPoint et les espaces blancs. Partage ici sur HP!

Catherine Giordano (auteur) d'Orlando en Floride le 21 août 2016:

ChitrangadaSharan: Merci pour votre commentaire. Il semble que vous en saviez déjà l'essentiel, mais j'espère que vous avez retenu un conseil ou deux. Comme vous le dites, rédiger de bons rapports et présentations est une compétence commerciale importante.

Chitrangada Sharan de New Delhi, Inde, le 21 août 2016:

La présentation d'entreprise est une compétence que possèdent de nombreux professionnels tandis que d'autres l'apprennent par l'expérience.

Vous avez très bien expliqué point par point comment rédiger de meilleurs rapports et présentations. Vraiment impressionnant.

Je suis sûr que cela aidera de nombreux professionnels concernés.

Merci d'avoir partagé!

Catherine Giordano (auteur) d'Orlando en Floride le 21 août 2016:

FlourishAnyway: Je suis d'accord. Les présentations PowerPoint trop chargées sont plus ennuyeuses qu'informatives. C'est le travail de l'orateur de remplir les détails. Le texte dans PowerPoint sert uniquement à attirer l'attention du spectateur sur le sujet. Les images ne doivent être utilisées que si elles ajoutent quelque chose à la présentation, pas uniquement pour avoir des images. Merci pour votre commentaire.

FlourishAnyway des États-Unis le 21 août 2016:

De bons conseils ici pour les rapports commerciaux et les présentations. Une de mes bêtes noires est une diapositive PowerPoint pleine à craquer qui est si occupée que l'attention du public est détournée vers la lecture plutôt que vers l'écoute. Aucune raison pour l'orateur vraiment.