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Julie DeNeen 2012
À l'ère d'Internet, il semblerait que la rédaction de mémos soit passée de mode. Qui a besoin d'envoyer un mémo lorsque vous pouvez envoyer un SMS ou envoyer un e-mail? Mais le fait est qu'il y a encore beaucoup de raisons d'en envoyer un, et si vous voulez paraître professionnel, il y a des règles à suivre. Voici comment procéder correctement.
Situations qui nécessitent un mémo papier
- Envoi de documents par télécopieur aux organisations qui exigent des copies papier au lieu du courrier électronique (cabinets médicaux, bureaux gouvernementaux, etc.)
- Envoi d'un package, livre ou document qui nécessite une note expliquant les actions à entreprendre pour le destinataire
- Un message privé qu'il n'est pas approprié d'envoyer par e-mail
- Une livraison massive d'informations aux travailleurs distribuées dans leurs boîtes aux lettres (si un système de messagerie à l'échelle du travail n'est pas encore en place)
Gardez à l'esprit que même si vous pouvez envoyer des informations par e-mail, l'utilisation d'un format de mémo informel dans l'e-mail est un moyen professionnel de communiquer.
Le titre
Tous les mémos commencent par le mot «mémo» ou «mémorandum». Si vous utilisez Microsoft Word, recherchez un modèle qui correspond au style de votre entreprise ou organisation. De nombreux bureaux utilisent un fichier d'en-tête personnalisé pour leur entreprise. Ensuite, vous voulez inclure les informations les plus importantes en haut afin que ce soit facile pour le lecteur.
- À qui
- De qui il est
- La date
- Qui d'autre peut avoir reçu le mémo
- La ligne d'objet
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Le corps
Ecrire le corps d'un mémo est assez simple. Dites ce que vous devez dire en aussi peu de mots que possible. Si vous pouvez utiliser des sous-titres et des listes en gras, allez-y et faites-le, car cela permettra à votre lecteur de glaner rapidement les informations importantes. Utilisez les mêmes règles et grammaire que vous feriez si vous écriviez un article en ligne. N'utilisez pas de mots d'argot comme «va» ou «veux». Évitez les acronymes comme "LOL" ou "TTL". Celles-ci sont trop informelles même pour une note informelle.
Utilisez la vérification orthographique de votre programme Word et assurez-vous que vous êtes exempt de fautes de frappe et de phrasé maladroit. Mettez en majuscule tous les noms et lieux, mais ne mettez pas les mots en majuscules dans l'en-tête (à l'exception du premier mot).
À la fin de votre document, signez comme vous le feriez pour une lettre. Même si vous mettez les informations «de» dans l'en-tête, il est bon de le signer. Étant donné que la plupart des mémos sont copiés sur papier, laissez un espace pour le signer. Si vous l'envoyez par e-mail, ce n'est pas nécessaire.
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Différents types de mémos
- Directives: ce type indique à vos collègues une nouvelle action que vous souhaitez qu'ils suivent.
- Réponses: ce type est généralement écrit à la suite d'un changement d'élément d'action. Si votre mémo directive annonçait un changement d'heure de réunion hebdomadaire, alors un mémo de réponse pourrait provenir d'un collègue qui a un conflit.
- Rapports de voyage: ce type donne des informations récapitulatives sur une réunion, un voyage d'affaires ou toute autre entreprise qui nécessite qu'un membre du personnel fasse rapport à un superviseur ou à un groupe plus large.
- Rapports de terrain: ce type est généralement en réponse à une inspection.
- Notes de crédit: Ce type est un format très différent car il décrit généralement des informations financières concernant des services ou des biens. Consultez les modèles de notes de crédit de Microsoft Word pour voir le format.
Un mémo qui a mal tourné!
Comme toujours…
Gardez à l'esprit qu'aucune information écrite ne peut être retirée. Assurez-vous que votre formulation est prudente et qu'elle a l'air professionnelle et factuelle, même s'il s'agit d'une note informelle. Avec de la pratique, vous deviendrez également un expert en rédaction de mémos!