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Marco Nürnberger, CC BY 2.0, via flickr
Voyager pour le travail est l'un des principaux avantages de mon travail. Cependant, lorsque j'allais entreprendre mon premier voyage d'affaires, je savais que même les moindres problèmes devaient être bien pris en charge, pour éviter de se distraire inutilement de l'objectif du voyage d'affaires.
Malheureusement, j'ai trouvé que la plupart des conseils que j'avais reçus à l'époque par le biais de mes amis, de ma famille ou de sources en ligne n'étaient en fait pas très utiles ou pertinents.
C'était parce que j'avais besoin de conseils pratiques sur la façon de clouer mon premier voyage d'affaires devant les collègues seniors avec lesquels je voyagerais. Je n'avais pas besoin d'une introduction aux derniers outils de comptabilité de dépenses, ni d'un détail des différents programmes de fidélité proposés par les hôtels.
De plus, comme beaucoup d'autres, j'avais déjà voyagé pour des vacances auparavant et j'espérais donc connaître les différentes nuances qu'impliquaient les voyages d'affaires. Bien que les rappels pour apporter mon adaptateur de voyage ou pour réserver des vols directs pour gagner du temps aient un sens absolu, c'était des choses que je savais déjà, donc cela ne m'a pas fourni de nouvelles informations sur la façon de voyager intelligemment pour les affaires.
En repensant aux voyages d'affaires que j'ai effectués depuis au fil des ans, j'ai repris quelques pratiques de base que j'aurais aimé que quelqu'un me dise dès le début.
Voyage léger
Voyager avec seulement un bagage à main vous permet d'éviter l'attente interminable de vos bagages
jaimekop, CC BY-ND 4.0, via flickr
Lors d'un long voyage, même une paille pèse lourd. Voyager avec seulement un bagage à main vous permet de minimiser le temps entre le débarquement et le trajet en taxi jusqu'à votre prochaine destination. Le temps gagné peut être absolument crucial si vous exécutez selon un calendrier serré. Cela est particulièrement vrai si vous considérez qu'une étude de 2014 au Royaume-Uni a révélé que les temps d'attente moyens pour les réclamations de bagages se situaient entre 15 et 30 minutes.
Outre le gain de temps, voyager léger peut également vous aider à éviter les situations délicates. Si vous voyagez avec des collègues seniors, devoir expliquer à tout le monde que vous attendez toujours l'arrivée de vos bagages en soute pourrait être un peu gênant. Si vous vous rendez directement à une réunion depuis l'aéroport, arriver à destination avec un énorme bagage à la remorque peut également soulever quelques sourcils.
Cela s'applique même si vous voyagez pendant une période prolongée. Lorsque je dois voyager pendant quelques mois, je préférerais de loin emporter cinq jours d'essentiels de voyage et visiter la laverie le week-end si nécessaire, plutôt que de trimballer avec moi quelques semaines de vêtements frais à travers le monde. De plus, les voyages minimalistes m'aident à rester concentré sur ce qui est une nécessité absolue par rapport à un bien à avoir, ce qui, à mon avis, est un état d'esprit important à adopter lors de voyages d'affaires.
Déconnecté de travail
Anna et Michal, CC BY-SA 4.0, via flickr
Le temps passé en transit, que ce soit dans un avion, un train ou un taxi, peut être assez important. J'estime qu'un voyage d'une semaine pour moi impliquerait généralement 12 à 15 heures de temps de transit. L'avantage d'être en transit est qu'il y a généralement très peu de distractions. Vous êtes coincé dans votre siège à peu près tout le temps, et si vous êtes dans un avion, il n'y a également aucune interférence des courriels et des appels téléphoniques. Bien qu'il soit parfaitement raisonnable d'utiliser ce temps pour dormir, j'ai appris depuis à utiliser ces poches de temps pour faire du travail.
Avant votre voyage, enregistrez tout travail inachevé qui ne nécessite aucune recherche en ligne sur le lecteur local de votre ordinateur portable, afin de pouvoir les terminer plus tard pendant le vol. Vous pouvez également imprimer des rapports ou des présentations à disséquer lentement au cours de votre voyage. Une autre chose que j'aime faire pendant le transport est de préparer des courriels entièrement écrits et de les enregistrer dans mon dossier de brouillons. Ensuite, une fois que je suis en mesure de me connecter à nouveau, il me faut quelques secondes pour l'envoyer.
C'est franchement une sensation formidable de savoir que votre temps dans l'avion a été dépensé de manière significative et que vous allez avoir un temps plus facile pour le reste de la journée.
Apportez de l'argent avec votre carte de crédit
Philip Brewer, CC BY 4.0, via flickr
Ayant observé la croissance rapide des paiements sans numéraire ces derniers temps, j'ai d'abord été tenté de partir en voyage d'affaires armé uniquement de ma carte de crédit. Cependant, j'ai vite découvert que le paiement sans numéraire était adopté à des degrés divers dans différentes parties du monde. Au fil du temps, j'ai appris à garder un petit sac avec quelques centaines de dollars de devises étrangères. Ce sac est depuis venu à ma rescousse à plusieurs reprises au cours de mes voyages, par exemple lorsque le vendeur n'acceptait que les espèces ou si ma carte de crédit ne fonctionnait pas pour une raison quelconque.
Pour des dépenses plus importantes telles que les réservations d'hôtel, le paiement par carte de crédit aurait plus de sens. Dans le même ordre d'idées, j'ai également trouvé plus pratique de demander à payer dans ma propre monnaie nationale chaque fois que possible, car cela facilite le dépôt des dépenses auprès de mon entreprise. Par exemple, une personne qui est basée aux États-Unis sera probablement mieux placée pour déclarer ses frais d'hôtel australiens avec un reçu libellé en dollars américains plutôt qu'en dollars australiens, car ce dernier pourrait signifier avoir à faire face à des problèmes de taux de conversion.
Dernier mot
Ces quelques conseils m'auraient fait gagner beaucoup de temps et de chagrin, si je les avais connus dès le début. Cependant, ce n'est en aucun cas une liste exhaustive, donc si vous avez vos propres anecdotes sur ce qui a fonctionné pour vous lorsque vous voyagez pour le travail, partagez-les dans les commentaires ci-dessous!
© 2019 Stan Churley