Comment prendre efficacement des minutes

Prendre des minutes lors d'une réunion.

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Parfois aussi, lorsque les discussions s'écartent de la question principale vers une autre question similaire à la principale, le président peut oublier de prendre une décision sur ce point en raison de déviations par rapport à d'autres questions. Dans de tels cas, travailler en étroite collaboration avec le président peut aider le preneur de minutes à rappeler au président qu'une décision doit être prise sur cette question avant de passer au point suivant.

Lorsque vous avez un doute sur l'enregistrement ou non de quelque chose, confirmez toujours avec le président. Cela évitera d'enregistrer des sujets inutiles et économisera temps et efforts.

Avant et après la réunion

Avant même le début de la réunion, le rapporteur peut avoir une discussion avec le président sur la manière dont la réunion se déroulera, les points qui seront discutés, la manière dont la discussion aura lieu et ce qui doit nécessairement être consigné.

Après la réunion, tout en rédigeant le procès-verbal, si le preneur de minutes a des difficultés avec tout ce qui concerne les discussions, il devrait avoir un petit mot avec le président pour clarifier les choses, car l'hésitation à le faire se traduira par des informations inexactes minutes.

Comment écouter efficacement

L'écoute est une compétence très importante et elle vient avec la pratique. La plupart des gens de nos jours n'entendent que des choses ou écoutent simplement, mais n'écoutent pas activement ou efficacement. Il y a beaucoup de différence entre entendre, écouter et écouter activement. J'ai récemment fait beaucoup de recherches sur ces compétences et techniques et j'ai même écrit un hub sur l'écoute active. Il aide une personne dans tous les domaines de la vie, que ce soit personnel ou professionnel, et contribue également à améliorer sa personnalité.

Alors, qu'est-ce qu'une écoute efficace?

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Tout en prenant des minutes, vous écoutez les orateurs absorber activement toutes les informations concernant la discussion avec intérêt et importance, puis vous reproduisez les informations sous la forme d'un document appelé compte rendu qui aide les personnes qui n'ont pas assisté à la réunion à obtenir des informations sur ce qui a été discuté lors de la réunion. Cela sert également de document juridique pour l'organisation et aide à la référence future et constitue également un enregistrement permanent de tout ce qui s'est passé lors de la réunion.

Les compétences d'écoute prennent du temps à se développer, mais elles se développent certainement avec la pratique. La plupart des gens savent bien parler mais pas écouter. Paraphraser ce que vous avez entendu, de manière appropriée, demande beaucoup de créativité. On peut pratiquer les compétences d'écoute en écoutant des conférences, des débats et d'autres documents similaires qui nécessitent de la concentration. Ici, nous discuterons de la manière d'écouter efficacement lors d'une réunion pendant les discussions, les arguments et les désaccords.

Conseils pour une écoute efficace

Pour écouter efficacement:

Il faut d'abord comprendre le fait que le processus d'écoute n'implique pas seulement la réception de messages, mais il dépend également d'autres composants comme la réflexion, la concentration et la réponse active.
Il faut se concentrer sur l'orateur et ne pas laisser son esprit vagabonder. Vous devez être attentif et détendu
Prenez des notes en même temps que vous entendez, car cela vous aidera à vous concentrer sur la discussion.
Écoutez chaque mot que l'orateur dit et imaginez la situation ou la logique de la discussion dans votre esprit
Concentrez-vous même si la discussion est ennuyeuse, car c'est vous qui avez besoin de faire ressortir des informations précises dans les minutes.
N'interrompez pas lorsqu'une discussion est en cours ou lorsque quelqu'un prend la parole. Attendez plutôt que la discussion se termine ou que l'orateur se termine, puis posez vos questions pour clarification
Construire votre vocabulaire fait de vous un meilleur auditeur sinon, vous pourriez écouter des mots que vous ne comprenez pas
Notez toujours tous les nouveaux mots que vous n'avez pas compris et clarifiez-les avec le président
Faire une étude de fond sur les sujets de discussion avant la réunion vous aidera à écouter efficacement et à vous impliquer complètement dans le processus d'écoute.
Soyez prêt avec votre stylo et votre papier avant que l'orateur ne commence à parler.
Vous devez apprendre à vous adapter physiologiquement et psychologiquement aux situations de la salle de réunion et aux facteurs physiques de la pièce, car certains d'entre eux peuvent avoir un effet négatif et d'autres un effet positif.
Les accents des locuteurs peuvent parfois nuire à une écoute efficace, mais il faut améliorer leurs compétences pour surmonter toutes ces barrières pour devenir un auditeur efficace.
Il n'y aura pas deux réunions identiques, pas deux discussions identiques et deux orateurs ne parleront pas de la même manière et vous devez donc apprendre à vous adapter aux situations.
Concentrez-vous toujours sur les points clés / importants
Écoutez comme si vous deviez présenter à nouveau cette information à un public différent plus tard (vous le ferez de toute façon sous forme de minutes), cela vous aidera à vous concentrer et à écouter efficacement chaque mot que l'orateur dit
Dans les réunions où des questions sensibles sont discutées, assurez-vous également de surveiller le langage corporel de l'orateur, plutôt que de garder la tête basse en écrivant des notes sérieusement.
Ne laissez rien ni personne autour de vous vous distraire et ne portez pas votre attention sur les personnes qui entrent ou sortent de la pièce pendant que l'orateur parle.
Utilisez des moyens appropriés pour prendre des notes en fonction du type de sujets abordés et cela vous aidera à vous engager dans l'activité d'écoute.
N'écrivez pas tout mais juste les points principaux
Ne bougez pas et ne jouez pas avec quoi que ce soit dans vos mains, ne griffonnez pas ou ne regardez pas l'horloge. Cela ne vous aide pas à écouter et peut également affecter votre entourage.
Enfin, imaginez comment vous voudriez que votre public écoute si vous étiez un orateur et que vous soyez le même type d'auditeur, cela vous aidera à être un auditeur efficace.

Comment prendre des notes pendant les discussions

Prendre des notes est la tâche importante ou une partie du processus de prise de notes. Lors de la prise de notes, on n'enregistre pas les mots qui ont été utilisés dans la discussion, mais on enregistre les discussions qui ont eu lieu lors de la réunion.

Citation sur Internet

C'est une tâche très importante et assez difficile selon la nature de la réunion et ce qui a été discuté. Cela dépend également de la façon dont la réunion se déroule, de la manière dont les membres coopèrent, de la manière dont le président aide et résume et surtout de votre préparation pour la réunion. Tous les documents relatifs à la réunion qui ont été distribués ou diffusés avant la réunion doivent être examinés afin que vous soyez au courant de ce qui est discuté.

Conseils pour la prise de notes de discussion

Pendant les discussions, suivez la procédure et les conseils suivants pour prendre des notes:

Tout d'abord, ayez une compréhension approfondie de ce que sont les minutes, pourquoi les minutes sont prises et l'importance des minutes. Cela vous aidera à suivre la discussion et à prendre note des informations importantes et nécessaires au fur et à mesure de la discussion. Comme mentionné ci-dessus, lorsque des documents sont disponibles, assurez-vous toujours de recueillir des informations générales sur ce qui sera discuté. Cela rendra la tâche de prendre des notes beaucoup plus simple.
Dans les situations où les discussions ou conversations sont longues et compliquées, concentrez-vous toujours sur les aspects importants de la discussion tels que, quel est l'objet de la discussion, quelle est la décision, si disponible, pourquoi cette décision a été prise, qui doit agir décision et quand / dans quel délai la décision doit être appliquée.
Assurez-vous d'inclure un résumé de la discussion au début avant d'écrire sur la discussion, car cela donnera un aperçu et une idée de la discussion aux personnes qui n'ont pas pu y assister. Aussi si ces personnes devaient participer à une prochaine réunion, cette minute leur donnera toutes les informations nécessaires dont elles auront besoin.
Notez les points de vue et opinions importants de toutes les personnes présentes.
Assurez-vous d'écouter activement et efficacement après la discussion sans vous laisser déranger ni penser à autre chose. De cette façon, vous ne manquerez rien d'important.
Choisissez la méthode la meilleure et la plus simple qui vous aidera à prendre des notes.
Lors de l'enregistrement des points d'action, il est toujours préférable de le faire d'une manière plus facile à regarder, en indiquant clairement les noms des personnes qui doivent agir et le calendrier.
Utilisez des en-têtes, car cela vous aidera à suivre les notes plus tard, et vous pouvez avoir différentes sections de la réunion sous différents en-têtes. Laissez un peu d'espace sous chaque section, de sorte qu'il soit plus facile d'ajouter des notes en dessous si quelqu'un propose de nouveaux points ou idées au fur et à mesure de la réunion.
Si vous connaissez l'abréviation, il est préférable de rédiger des notes en abrégé et d'utiliser des abréviations dans la mesure du possible.
Entraînez-vous à utiliser des puces, car cela rendra le plus lisible, plus net et plus simple lors de la préparation du procès-verbal.
Clarifiez toujours les points peu clairs ou les discussions avec votre président.
N'oubliez pas d'avoir un ou deux stylos et crayons de rechange.

Le but de clarifier les points sur lesquels vous n'êtes pas sûr

La clarification est un processus dans lequel vous résolvez les zones de confusion avec l'orateur et vérifiez si votre compréhension de la discussion est correcte. Pour que le procès-verbal soit précis, il faut clarifier tous les points qu'ils ne comprennent pas au fur et à mesure de la réunion.

Les objectifs de clarification des points dont vous n'êtes pas sûr sont:

Il indique à l'orateur que vous écoutez efficacement et essayez de comprendre le message
S'assure que vous avez compris les bonnes informations
Aide à revoir la compréhension
Encourage l'orateur à parler ouvertement
Vous aide à écrire les minutes sans erreur
Évite les malentendus et les interprétations erronées
Améliore les compétences interpersonnelles

Pour en savoir plus sur le rôle des réunions, les raisons pour lesquelles les réunions ont lieu, les exigences juridiques et organisationnelles qui peuvent s'appliquer à la rédaction des procès-verbaux, les raisons pour lesquelles des procès-verbaux sont rédigés et leurs avantages, la raison pour laquelle les procès-verbaux doivent être précis et les différents documents utilisés dans les réunions dans le cadre du processus de prise de procès-verbaux, avant et après la réunion, veuillez vous référer à cet article: Prise de procès-verbaux.