Comment rester organisé avec une liste de contrôle

Cet article explique comment utiliser les listes de contrôle pour rester organisé.

mohamed_hassan, CC0, via PIxabay

Avez-vous l'impression d'avoir perdu le contrôle?

Avez-vous déjà vécu un de ces jours où vous quittez le travail avec l'impression de n'avoir rien accompli?

Votre bureau a l'air plus encombré qu'à votre arrivée.
Votre boîte de réception a atteint son maximum la semaine dernière.
Des post-it couvrent l'écran de votre ordinateur.
Il n'y a plus de place pour vos pieds sous le bureau.
Et cette réunion du matin s'est finalement terminée il y a une heure.

Rester organisé est un défi. L'information nous bombarde de toutes parts. Les messages texte, les réseaux sociaux, les e-mails, les réponses aux formulaires Web, les demandes de réunion, les conversations passantes, les appels téléphoniques et les courriers électroniques standard attirent notre attention.

Il n'est pas étonnant que les niveaux de stress soient élevés. L'American Psychological Association (APA) rapporte que 39% des Américains en 2017 ont souffert d'un stress «assez important» à «important» causé par «une charge de travail trop lourde» sur le lieu de travail.

Désorganisation du lieu de travail

Les rôles irréalistes ou incertains figuraient également parmi les cinq principaux facteurs de stress au travail dans l'enquête de l'APA en 2017. Ces aspects négatifs, ainsi que trop de travail, rendent difficile de rester au top de votre travail.

Et ce ne sont pas seulement les employés de bureau qui sont aux prises avec une surcharge de tâches et des contraintes de gestion du temps. Les commerçants, les commerçants et les artistes ont également du mal à faire avancer les choses.

La plupart des lieux de travail vous fournissent une description de poste qui met en évidence les tâches et les tâches. Parfois, ils ne sont pas à jour ou ne couvrent pas tout ce que vous faites. Et bien qu'ils puissent communiquer une liste de responsabilités, ils manquent de détails.

Même lorsqu'un lieu de travail a des procédures documentées étape par étape, vous pouvez encore avoir trop à faire. Savoir comment hiérarchiser et gérer une lourde charge de travail avec une liste de contrôle présente des avantages. Et les listes de contrôle constituent un outil organisationnel essentiel.

Si vous vous sentez dépassé au travail, organisez-vous à l'aide d'une liste de choses à faire. Au début de chaque matinée, notez tout ce que vous devez faire. Être spécifique.

Gardez une liste quotidienne qui se perpétue

Une liste quotidienne de tâches et d'activités:

Agit comme un rappel
Vous aide à prioriser votre journée
Montre si vous vous engagez trop
Vous fait gagner du temps

Gérez votre temps et vos priorités à la hausse

Une liste de contrôle facilite également le flux de travail. Si vous êtes une secrétaire ou un assistant personnel qui répond à plus d'un responsable hiérarchique, une liste de contrôle vous aide à gérer à la hausse. Incluez une colonne dans votre liste pour enregistrer une estimation du temps nécessaire à l'achèvement de chaque tâche.

Encouragez vos responsables à enregistrer les tâches qu'ils vous confient sur votre liste de tâches. La liste de contrôle élargit leur conscience de votre charge de travail. Ils voient ce que vous devez faire d'autre et quand c'est nécessaire. La liste gère leurs attentes.

Même si vous n'avez qu'un seul supérieur hiérarchique, une liste de contrôle est une preuve vitale de votre charge de travail. Utilisez votre liste de tâches pour:

Découvrez des processus de travail plus efficaces
Allégez votre charge de travail
Demander de l'aide
Argumenter pour un assistant ou un nouveau membre de l'équipe

Cependant, ce que je suis sur le point de vous partager n'est pas une simple liste de choses à faire. C'est un organisateur de liste de contrôle.

Ce dont vous avez besoin pour créer votre liste de contrôle

Bloc-notes (j'ai recommandé d'utiliser un livre au format A5.)
Au moins quatre stylos de couleur, comme le vert, le jaune, le violet et le rouge
Règle (facultatif)
Autocollants étoiles (n'importe quelle couleur)

Lorsque vous avez terminé toutes les tâches de la page, attribuez-vous une étoile.

Organisateur de la liste de contrôle en 7 étapes

Ouvrez votre bloc-notes sur la première page disponible.
Écrivez la date du jour en haut.
Notez tout ce que vous devez faire avant de rentrer chez vous.

* Incluez de nouvelles tâches, même celles dont vous n'avez pas besoin ce jour-là.

* Utilisez une ligne par tâche.

* Priorisez chaque tâche avec des stylos de couleur (reportez-vous au guide des couleurs ci-dessous).

Conseil: vous souhaiterez peut-être diviser certaines tâches en plusieurs tâches pour les gérer plus facilement.
Règle une ligne droite à travers chaque tâche au fur et à mesure que vous la complétez. Ou placez une coche à la fin de la ligne.
Commencez une nouvelle liste sur une nouvelle page demain.
Parcourez votre livre chaque jour et trouvez les pages sans étoiles. Évaluez toutes les tâches inachevées. Si vous avez besoin de transférer une tâche vers une nouvelle page, terminez la tâche sur l'ancienne page afin de ne pas continuer à la revoir.
Récompensez-vous avec une étoile lorsque la liste d'une journée est terminée. Placez l'autocollant étoile sur la page où vous pouvez facilement le voir. Lorsque vous récompensez visuellement vos efforts, cela indique également que chaque élément de la page est terminé. Une page sans étoile a des affaires inachevées.

Les autocollants étoilés signifient que les éléments de la liste sont soit terminés, soit reportés à un autre jour.

Donnez la priorité à votre liste avec des couleurs

Les tâches rouges ont un sentiment d'urgence. Ils doivent être terminés ce jour-là.
Les tâches bleues sont répétitives.
Les tâches vertes sont destinées aux longs projets. Vous prévoyez qu'ils prendront plus d'une semaine à terminer.
Les tâches noires sont des tâches générales que vous pourriez trouver dans votre description de poste.

Vous pouvez utiliser d'autres couleurs pour une catégorisation plus poussée. Par exemple, vous pouvez utiliser des couleurs différentes pour différencier les tâches répétitives quotidiennes et hebdomadaires.

Restez organisé à la maison avec votre liste de contrôle

Un organisateur de liste de contrôle fonctionne n'importe où. Vous voudrez peut-être garder deux cahiers: un pour le travail et un pour votre vie personnelle.

Gardez votre maison propre et votre pelouse tondue en ajoutant des tâches à la liste de contrôle de votre organisateur de maison. Vous pouvez également l'utiliser pour:

Organisez votre mariage
Recherche d'emploi
Planifiez la retraite de l'oncle Ben
Prioriser et payer les factures
Organisez vos prochaines vacances à l'étranger

Vous pouvez l'utiliser pour gérer la plupart des types d'événements ou de circonstances de la vie.

Organisateurs de liste de contrôle numérique

Avez-vous un processus de travail qui nécessite des vérifications fréquentes? Envisagez d'automatiser votre organiseur de liste de contrôle pour une utilisation sur un smartphone ou une tablette. Créez un formulaire PDF ou essayez l'une des applications répertoriées ci-dessous.

Formulaire d'organisation de la liste de contrôle PDF

Les lieux de travail où les clients accèdent aux installations commencent souvent la journée par un audit du site pour inspecter les équipements et les installations. Créez une liste hiérarchisée, comme celle ci-dessous, pour qu'un employé désigné puisse cocher ou commenter. Une fois terminé, l'employé enregistre et envoie par e-mail la liste de contrôle d'audit à un responsable ou à un responsable de la SST.

Liste de contrôle des applications pour PC, smartphones et tablettes

Si vous ne souhaitez pas transporter de bloc-notes, ces applications peuvent également vous aider à vous organiser.

IOS d'Apple est livré avec une application de rappel standard. Utilisez ceci comme un processus alternatif pour vous garder organisé.

Trouver l'application Apple Reminder limitant ou n'utilisant pas un appareil IOS? Essayez Todoist: liste de tâches et gestionnaire de tâches. Il est disponible gratuitement sur plusieurs appareils, mais il est également livré avec une option premium. Connectez-vous à l'application avec votre compte Google ou Facebook, ou créez-en un nouveau. Je l'utilise sur mon PC Windows 10.

D'autres listes de contrôle et applications organisationnelles (certaines sont payantes ou contiennent des achats intégrés) comprennent:

Wunderlist
Google Keep
Habitica (une liste de choses à faire gamifiée)
OmniFocus 2
2Do (liste de tâches, tâches et notes)

Listes de contrôle sur les applications et sur papier

Les applications automatisent les listes de contrôle. Ils facilitent le partage et l'intégration de votre flux de travail avec d'autres personnes, programmes et processus de travail. Cependant, lorsqu'un système informatique cale ou que l'alimentation tombe en panne, un organisateur de liste de contrôle manuel vous permet de garder le contrôle.

Une liste de contrôle papier est un outil essentiel pour les urgences. Pensez à garder une copie imprimée de votre liste de contrôle numérique à portée de main.

Si vous contrôlez la sécurité de votre lieu de travail, conservez un presse-papiers et une copie papier des listes de vérification de la santé et de la sécurité au travail dans un endroit facile d'accès. Il pourrait également être une bonne idée d'avoir une liste de contrôle pour les procédures d'interdiction.

Gardez des listes de contrôle papier pour les coupures de courant.

Pourquoi vous devriez rester organisé avec une liste de contrôle

En utilisant un organisateur de liste de contrôle tel qu'une liste de tâches à effectuer, vous reprenez le contrôle de votre travail. Plutôt que de vous souvenir constamment de tout ce que vous devez faire, écrire vos tâches vous permet de vous concentrer sur le travail à accomplir.

Un organisateur de liste de contrôle va également au-delà de la liste des tâches quotidiennes. Utilisez-le pour effectuer un processus spécifique, tel qu'un contrôle de santé et de sécurité au travail ou un audit de site. Ou pour organiser tout ce dont vous avez besoin pour vous détendre et profiter d'un week-end.

En intégrant les listes de contrôle à votre journée, vous soulagez le stress au travail. Vous pouvez également utiliser une liste de tâches pour:

Présentez une analyse de rentabilisation pour plus de ressources
Mettre à jour une description de poste et attribuer des responsabilités

Surtout, les listes de contrôle aident à gérer et à organiser visuellement un processus ou des choses que vous devez faire. En conséquence, cette dernière tique vous enlève beaucoup de pression.

Comment restez-vous organisé? Utilisez-vous des listes?

Will English le 01 mai 2013:

non organisé? C'est moi tous les jours lol. Ce n'est pas étonnant que je sois toujours sain d'esprit. En fait, j'ai un iphone et j'utilise l'application "Reminder" tout le temps, je ne sais pas à quel point je suis organisé grâce à elle, mais cela aide beaucoup. Bon moyeu.