Comment organiser vos dossiers financiers

Année après année, je vivais avec le stress des piles de papier désorganisées éparpillées dans la maison. Il y avait de petites piles ici et là, près de l'entrée, dans la cuisine et sur mon bureau. J'avais un système de boîte de réception / d'envoi, mais cela ne fonctionnait pas efficacement. Les factures se perdaient, les déclarations figuraient rarement dans leurs dossiers et je ne pouvais jamais trouver ce dont j'avais besoin quand j'en avais besoin. De la manière la plus élémentaire, mes finances n'étaient pas organisées correctement.

La gestion efficace de vos finances nécessite un système de suivi de toutes vos factures, états financiers, polices d'assurance et autres documents importants. Il ne vous oblige pas à conserver tous les bouts de papier, reçus ou factures qui passent entre vos mains. Vous trouverez ci-dessous un guide pour vous aider à déterminer ce à quoi vous devez vous accrocher et ce que vous pouvez déchiqueter. Une fois que vous avez compris ces exigences, vous pouvez nettoyer vos anciens fichiers et piles de papiers et mettre en place un système rapide et simple à suivre quotidiennement.

Système de dépôt à domicile

Que doit-on déposer? Que faut-il jeter?

La plupart d'entre nous économisent beaucoup trop de paperasse, ce qui devient un fardeau à gérer. Il n'est pas nécessaire de sauvegarder chaque reçu de guichet automatique ou facture de câble. Combien de fois en avez-vous eu besoin comme référence? Prenez l'habitude de parcourir tous les courriers tous les jours et de vous débarrasser de tout ce dont vous n'avez pas besoin. Restez constamment au courant du flux de papier dans la maison, dans votre bureau ou empilé sur votre bureau.

Une fois que vous avez établi un système opérationnel, il ne vous faudra que quelques minutes chaque jour pour le maintenir en ordre.

Voici un aperçu de certains des documents financiers auxquels vous devez vous accrocher et classer, ainsi que ceux que vous pouvez jeter. Gardez à l'esprit lorsque vous «jetez» que le déchiquetage et le recyclage sont la manière la plus responsable de procéder, pour la protection de votre identité et de la planète.

• Les talons de chèque de paie: une fois que vous avez vérifié l'exactitude de vos talons de paie, ils ne sont pas nécessaires. Vous pouvez sauvegarder le plus récent, au cas où vous en auriez besoin comme preuve d'emploi lors de la demande de prêt.
• Relevés bancaires, chèques annulés: enregistrez et déposez les relevés bancaires pour trois années d'imposition complètes. Ils seront nécessaires si vous êtes audité et peuvent servir de reçu pour prouver les factures payées. Les chèques annulés doivent être conservés pendant au moins un an. Lorsque les relevés et les chèques ne sont plus pertinents, brûlez-les ou déchiquetez-les.
• Factures de services publics: Il n'est pas nécessaire de sauvegarder les factures de services publics pendant des mois ou des années. Lorsqu'une facture arrive, vérifiez que vous avez été crédité pour le dernier paiement, puis jetez ou déchiquetez l'ancienne facture. Enregistrez uniquement les plus récentes.
• Relevés de carte de crédit: Comme pour les factures de services publics, vérifiez que vous avez été crédité pour votre dernier paiement et ne conservez que le relevé le plus récent. Inutile de bloquer vos fichiers avec d'anciens relevés de carte de crédit, sauf si ces cartes ont été utilisées pour des dépenses déductibles d'impôt.
• Polices d'assurance et factures: conservez-les pour le temps où elles sont en vigueur et en vigueur. Les politiques annulées et les déclarations associées peuvent être rejetées.
• Bons de dépôt, reçus de carte de débit et bordereaux de guichet automatique: conservez- les uniquement jusqu'à l'arrivée de votre prochain relevé bancaire afin de pouvoir les vérifier et vérifier les montants. Tant qu'ils ne représentent pas une dépense déductible d'impôt et ne seront pas nécessaires comme preuve pour une réclamation de garantie, vous pouvez les jeter.
• Registres immobiliers: Les registres immobiliers doivent être conservés pendant toute la durée de la propriété. S'il y a une chance que les registres soient nécessaires à des fins fiscales, sauvegardez-les après un transfert de propriété ou une vente.
• Dossiers d'investissement: Tous les dossiers d'investissement et relevés bancaires relatifs aux investissements doivent être sauvegardés. Si vos déclarations sont cumulatives, vous pouvez ne conserver que les plus récentes et déchiqueter les documents obsolètes.

Prenez le temps de parcourir tout votre papier, y compris les anciens fichiers, pour effacer tout ce qui n'est plus nécessaire. Cela rendra la tâche d'organisation de vos dossiers financiers plus facile et moins encombrée. En fin de compte, vous disposerez d'un système de classement organisé qui vous permettra de trouver ce dont vous avez besoin à tout moment.

Le Bill Payer, ensemble d'organisation financière à domicile.

Mettre en place un système de classement

Il existe plusieurs types de systèmes de classement à considérer. Selon vos besoins, n'importe quoi, d'un fichier accordéon portable à un petit classeur, peut être nécessaire. Une fois que vous avez nettoyé tous les excédents de paperasse financière, évaluez l'espace dont vous aurez besoin pour stocker le reste de vos fichiers. Allez juste un peu plus grand que ce dont vous avez actuellement besoin, vous n'aurez donc pas à vous soucier de passer à un système plus grand plus tard et vous pourrez classer des documents rapidement et facilement.

J'utilise un système de classement traditionnel simple avec des onglets pour chaque catégorie (voir la section ci-dessus pour les catégories générales). De plus, j'ai des fichiers séparés pour stocker les papiers importants pour chacun de mes enfants, les factures médicales et les assurances. Chaque police d'assurance et la déclaration connexe ont également leur propre dossier.

Mettre en place une borne de paiement. Il peut s'agir d'une simple petite boîte de rangement contenant tout ce dont vous avez besoin pour payer vos factures, d'un organisateur de fichiers de bureau ou d'un produit d'organisation basé sur un calendrier conçu spécifiquement pour cette tâche. Même si vous payez la majorité de vos factures en ligne, vous devrez inévitablement payer les factures impaires à l'ancienne et exiger votre chéquier, vos timbres, etc. dans un endroit pratique. Au lieu d'un seul fichier «à payer», j'utilise un système basé sur un calendrier. Payer autant de factures en ligne que possible permet de réduire au minimum le papier et je peux également marquer mon calendrier pour les paiements dus.

Documents devant être stockés dans un coffre-fort

Pour plus de sécurité, pensez à ranger les documents importants, souvent irremplaçables suivants dans un coffre-fort loué ou dans un coffre-fort ignifuge de votre maison.

• Certificats de naissance, de décès et de mariage
• Documents de règlement, de garde et de divorce
• Documents d'adoption ou de citoyenneté
• Actes de propriété, titres de véhicules automobiles
• Actions, obligations d'épargne américaines
• Contrats hypothécaires et fonciers, ou tout accord juridiquement contraignant
• Papiers militaires
• Brevets, droits d'auteur
• Une liste de l'inventaire de votre maison comprenant des photos et des reçus.

En cas d'urgence

Êtes-vous le seul de votre famille à gérer le paiement des factures et le dépôt financier? Votre conjoint ou un autre être cher pourrait-il trouver les documents nécessaires en votre absence?

Prenez le temps de créer un fichier «En cas d'urgence» qui explique votre système, clarifie où sont stockées les informations juridiques et d'assurance importantes et des instructions sur la façon de trouver ce qui peut être nécessaire en cas d'urgence. Incluez les numéros de téléphone importants, tels que ceux de votre comptable, avocat et courtier en placement. Marquez clairement le fichier afin qu'il puisse être facilement retrouvé en votre absence. Tenez-le à jour régulièrement.

S'engager

La clé pour faire fonctionner n'importe quel système de classement et garder vos registres financiers bien organisés est de s'engager à le suivre quotidiennement. Une fois votre système en place, prenez quelques minutes chaque jour pour trier le courrier, classer les relevés et rester à jour avec vos factures.

Bientôt, vous aurez acquis une habitude essentielle à votre santé financière à long terme et vous aurez réduit une partie du stress généré par la gestion de vos finances.

Vidéo utile sur la façon d'organiser vos documents