Comment organiser votre patron désorganisé

Ils sont patron pour une raison (mais les compétences organisationnelles ne le sont pas)

Aider votre patron à s'organiser renforcera son image professionnelle. Aidez-les à le faire sans être un show-off.

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Aidez votre patron à rassembler ses (ou ses) affaires

Il est le patron pour une bonne raison, mais cette raison n'est certainement pas ses compétences organisationnelles.

Parfois, il néglige les détails clés. Son bureau est une montagne de fichiers égarés. Lorsque votre patron ne peut pas trouver ce document important, les délais imminents peuvent donner l'impression que le bureau est un autocuiseur. Semble familier? Si c'est le cas, aidez votre patron à gérer son temps et à établir des priorités, tout en lui laissant penser que c'était son idée.

Au fur et à mesure que votre patron s'organise, il rehaussera son image professionnelle. Il sera également plus conscient de ce qui est sur son emploi du temps et développera une plus grande maîtrise de son temps. En retour, vous pouvez récolter les avantages résiduels de moins de stress et plus d'efficacité.

Pensez au temps et aux efforts supplémentaires nécessaires pour s'organiser en tant qu'investissement. En gérant, vous gérerez en même temps votre propre progression de carrière et votre image professionnelle.

Prêt à commencer?

Tu as ça!

Mener par l'exemple. Démontrez d'abord vous-même de solides compétences organisationnelles.

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Première construction de la confiance

Avant d'essayer de réparer quoi que ce soit, vous devez gagner le droit de le faire. Cela signifie bâtir une base de confiance.

Mener par l'exemple

Assurez-vous de démontrer vous-même de solides compétences en organisation en affinant votre système pour rester sur la bonne voie. Gardez votre propre espace de travail en ordre. Présentez-vous aux réunions préparées. Respectez tous les délais. De plus, démontrez votre ingéniosité en ayant à portée de main les informations les plus fréquemment utilisées (p. Ex. Contacts clés, rapports fréquemment consultés).

Cherchez à comprendre

Au fur et à mesure que vous gagnez la confiance de votre patron, écoutez également, en accordant une attention particulière aux sentiments exprimés. Écoutez les signes indiquant que les faibles compétences organisationnelles de votre patron lui causent de la frustration, des conflits ou même des conséquences dans l'organisation. Les exemples incluent des délais ou des réunions manqués, des documents perdus et des commentaires d'autres personnes.

Évaluez d'abord la situation avant de vous lancer pour l'aider, et surtout évitez de lui fournir des commentaires qui pourraient se retourner contre vous. (N'oubliez pas que vous êtes dans un mode de collecte d'informations.) Il peut y avoir une méthode à sa folie, même inefficace, que vous devez comprendre.

Aussi, peu importe à quel point sa négligence vous rend irrité, n'intervenez jamais avec quelqu'un qui lui fait du mal. Votre ventilation pourrait lui revenir, et de tels commentaires critiques sont incompatibles avec votre intention d'aider.

Construire un partenariat de confiance est la clé du succès

Démontrez vous-même de solides compétences organisationnelles en vous présentant à des réunions préparées et en gardant votre propre espace de travail en ordre. Écoutez ce que ressentent les sentiments ou les conséquences auxquels les faibles compétences organisationnelles du patron sont liées.

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Fournir un soutien stratégique

Assurez-vous que votre rôle et votre comportement soutiennent les meilleures performances de votre patron en minimisant les distractions et en améliorant son efficacité.

Aligner les objectifs

Apprenez quels sont les objectifs de votre patron et comment il est évalué dans l'entreprise. Assurez-vous que vos objectifs de performance sont liés aux siens. Si vous percevez une déconnexion, dites-lui que vous aimeriez savoir comment vos objectifs peuvent soutenir plus pleinement le sien et celui de l'organisation.

Minimiser les interruptions

Demandez-lui comment il préfère recevoir des informations, à la fois en termes de canal (par exemple, électronique, en personne, par téléphone) et de préférences de synchronisation. Certaines personnes sont "matinales" et aiment plonger dans leur journée, tandis que d'autres tardent à se réchauffer.

Comprenez également comment il souhaite gérer les interruptions et aidez-le à éviter celles qui sont inutiles. Les recherches indiquent que les employés de bureau sont interrompus en moyenne une fois toutes les trois minutes. ¹ Étant donné que cela peut prendre jusqu'à 23 minutes pour revenir à la tâche d' origine, il est pas étonnant que tout le monde peut finir ce qu'ils ont commencé.

Plutôt que de poser cette question rapide - qui n'est souvent pas si rapide, n'est-ce pas? - essayez cette technique. Regroupez plusieurs éléments moins importants, puis réservez 15 minutes sur le calendrier de votre patron pour prendre soin de tous en une seule séance. Après avoir utilisé cette technique à quelques reprises, expliquez-lui que votre raisonnement est l'efficacité et la minimisation des perturbations. Discutez de la façon dont cela fonctionne pour vous deux. Vous constaterez peut-être que c'est un excellent déclencheur de conversation concernant l'efficacité.

Faire d'un bon patron un patron organisé

Soyez succinct dans vos communications et aidez votre responsable à éviter les distractions.

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Communiquez clairement

Soit bref

Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.

Use "Reply All" Sparingly

Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.

You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.

Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.

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Employ Consistent Labeling

Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.

Help Your Boss Share Information

In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!

Present Solutions, Not Problems

When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)

One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.

Manage Your Time and Help Your Boss Manage His

Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.

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Time Management

Help your boss with time management using the following tips:

Create and Share a Calendar

Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.

When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.

Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.

Meeting Management

If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.

Conquer Disorganization Together

Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.

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Divide and Conquer

Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.

Label, File, and Store

Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.

First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.

Adopt the "One Touch" Rule

As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.

Yes, Change Is Possible

When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.

Jill Clardy via Flickr, CC-BY-SA 2.0

The Soft Sell

Small Changes and Buy-In

Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.

Don't Be a Know-It-All

Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:

"How about if I help you…"
"I bet we can figure out how to…"
"I've learned…"
"One thing I have found is…"
"What do you think if…?"
"Would you find it helpful…?"

Encourage

Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.

Sources

¹ Le Wall Street Journal. "Distractions en milieu de travail: voici pourquoi vous ne terminerez pas cet article." Dernière modification le 11 décembre 2012.