Comment gérer plus efficacement vos e-mails au travail

Ne serait-il pas agréable que votre boîte de réception ressemble à la pile de papier à droite, pas à celle de gauche? Voici comment commencer à trier vos e-mails.

Comment gérer efficacement les e-mails au travail

Avez-vous l'impression de recevoir beaucoup trop de courriels au travail? Vous roulez des yeux et soupirez lorsque vous ouvrez votre compte de messagerie et trouvez des centaines de messages en attente d'être ouverts, analysés, supprimés ou traités?

Certains jours, il semble qu'il faut plus de temps pour s'occuper des tâches de courrier électronique que pour effectuer un travail. Le courrier électronique n'était pas destiné à rendre nos journées de travail plus occupées. Le courrier électronique a été développé pour accélérer la livraison des messages importants et réduire le gaspillage de papier. Mais la réalité est que la technologie du courrier électronique n'est pas une panacée pour améliorer l'efficacité de vos communications d'entreprise. Pourquoi? Parce que comme toutes les technologies, le courrier électronique dépend entièrement de la façon dont vous choisissez de l'utiliser pour répondre à vos besoins. L'adage «garbage in, garbage out» s'applique à la façon dont vous utilisez (ou abusez) de vos comptes de messagerie professionnels.

Dans son livre Managing Your E-mail: Thinking Outside the Inbox, Christina Cavanagh , experte en communication, donne des conseils sur la façon de:

Contrôlez et filtrez efficacement ce qui se retrouve dans votre boîte de réception

Identifiez et gérez les messages triviaux et de faible valeur qui créent de l'encombrement dans votre boîte de réception

Comprendre et gérer les problèmes causés par les e-mails de groupe et les listes de distribution

Le livre propose également des conseils et des suggestions utiles pour éviter les problèmes juridiques causés par l'utilisation inappropriée du courrier électronique sur le lieu de travail. Voici quelques rappels simples pour vous aider à éviter les pièges courants liés aux e-mails.

1. Rappelez-vous toujours que les e-mails sont des enregistrements permanents.

Le courrier électronique supprimé n'existe pas. Même si un e-mail semble avoir été supprimé de votre système, vous n'avez aucun moyen de savoir si votre message a été supprimé par le destinataire. En fait, une fois que vous envoyez un e-mail, il n'y a aucun moyen de savoir ce qui va arriver. Il peut être transféré, copié ou enregistré en tant que capture d'écran. N'utilisez la messagerie professionnelle que pour les messages professionnels et légitimes. Évitez toujours d'inclure dans vos e-mails liés au travail des informations que vous ne voudriez pas voir publiquement ou examinées par vos supérieurs.

2. Ne laissez jamais votre e-mail sans surveillance.

Protégez toujours votre compte de messagerie avec des mots de passe et assurez-vous que vos programmes de messagerie ne sont pas laissés ouverts sur votre ordinateur portable ou de bureau. Cavanagh note que si quelqu'un d'autre accède à votre compte de messagerie pour envoyer des informations offensantes, potentiellement illégales ou dommageables en votre nom, il peut être très difficile de prouver que vous n'êtes pas l'auteur de ce message.

3. Soyez transparent sur les politiques de votre organisation concernant l'utilisation, le stockage et la surveillance des e-mails sur le lieu de travail.

Utilisez des bannières à la fin des e-mails pour informer les utilisateurs (expéditeurs et destinataires) de leurs droits et responsabilités légaux concernant les transmissions d'e-mails. Les bannières peuvent être utilisées pour informer les utilisateurs de messagerie si et comment leurs transmissions de courrier électronique seront surveillées. Un extrait de Managing Your Email fournit un exemple de libellé pour une bannière informant les utilisateurs du réseau de messagerie gouvernemental des limites de la confidentialité:

La prochaine fois que vous enverrez ou recevrez un e-mail d'une société ou d'un organisme gouvernemental, regardez attentivement et voyez s'ils utilisent une bannière de divulgation dans leurs e-mails.

Ce livre électronique gratuit que vous avez obtenu pour vous inscrire à un bulletin électronique vaut-il vraiment l'encombrement supplémentaire dans votre boîte de réception?

4. Arrêtez de vous inscrire aux abonnements par e-mail que vous ne lirez jamais.

Une fois, j'ai eu un compte de messagerie supplémentaire qui ressemblait à celui-ci. J'ai continué à retarder le traitement des courriels et ils ont donc continué à s'accumuler. J'ai finalement décidé de fermer tout le compte. Je l'avais configuré pour lire la newsletter électronique, les flux et autres abonnements gratuits, mais je n'avais tout simplement pas le temps de lire toutes les lettres électroniques gratuites auxquelles je m'étais inscrit.

5. Utilisez le courrier électronique moins souvent.

Le contrôle du nombre d'e-mails que vous générez permet de contrôler la quantité d'e-mails que vous recevez en retour.

Si vous souhaitez réduire la quantité de courrier indésirable et d'informations inutiles que vous recevez, faites attention à la quantité de courrier électronique que vous envoyez à d'autres personnes. Cavanagh note que ce que nous aimons le plus dans le courrier électronique, c'est aussi ce que nous détestons le plus. Elle dit: "Nous adorons cela parce que nous pouvons envoyer le même message à de nombreuses personnes en une seule pression sur une touche; nous le détestons parce que nous recevons trop de ces messages.

De l'utilisation de la fonction «répondre à tous» au lieu de prendre le temps de sélectionner les destinataires appropriés, au transfert de chaînes de lettres «inspirantes ou amusantes», la plupart d'entre nous se sont livrés à de mauvaises pratiques de messagerie qui nous ralentissent, nous et nos collègues. Essayez d'adopter quelques bonnes habitudes de messagerie telles que celles-ci:

Gardez vos messages courts et précis.

Gardez vos listes de distribution à jour et supprimez les destinataires des e-mails qui ne font plus partie d'un service ou qui participent activement à un projet partagé.

N'utilisez pas les listes de distribution de votre organisation pour promouvoir des projets personnels ou la prochaine campagne de financement de votre enfant. Partagez ces types d'avis dans la salle à manger ou sur un tableau d'affichage commun.

Qu'est-ce que tu penses? Quels sont vos plus gros soucis dans la gestion de votre messagerie? Partagez votre opinion dans les commentaires.

Rappel: ne devenez pas trop dépendant du courrier électronique!

Quelle que soit l'efficacité avec laquelle vous gérez votre courrier électronique et l'empêche de prendre le dessus sur votre journée de travail, un appel téléphonique personnel est parfois le meilleur moyen de gérer une situation. Mais si l'idée de décrocher le téléphone et de parler à un vrai être humain vous rend nerveux, détendez-vous, vous êtes en bonne compagnie. Nombreux sont ceux qui préfèrent envoyer un SMS ou un e-mail plutôt que de parler au téléphone. Un article en ligne dans The Science of Us offre des conseils et des idées de psychologues sur les raisons pour lesquelles certains d'entre nous ont peur de passer des appels téléphoniques et ce que nous pouvons faire pour surmonter cette peur.

Les psychologues expliquent votre anxiété au téléphone et comment la surmonter

Astuce pour l'envoi d' e-mails en prime: Si l'une des choses qui vous rend fou d'utiliser l'e-mail est le fait que les gens mettent une éternité à répondre à vos messages, il est peut-être temps d'examiner la fin de votre message. Terminez-vous votre e-mail par un appel à l'action précis et clair ou votre signature est-elle trop insensée?

Au lieu de fermer un long message avec: "Que pensez-vous de ce plan?" essayez de poser une question plus précise. Vous pourriez essayer de demander: "Lequel des cinq points que j'ai énumérés pensez-vous que nous devrions mettre en œuvre tout de suite?" Vous posez une question spécifique qui concerne les points que vous avez soulevés dans votre e-mail et vous créez un sentiment d'urgence en demandant quels éléments nécessitent le plus d'attention en ce moment.