Comment élaborer un plan de gestion de projet

Le plan de projet: quoi et pourquoi?

Un plan est essentiel à la réussite de tout projet. Pour être honnête, la plupart des projets échouent, même ceux qui ont de bons plans. Mais un projet sans plan est sans espoir. L'équipe de projet est sûre de livrer une chose lorsque le client en veut une autre, ou arrive en retard ou dépasse le budget. Un bon plan de projet peut nous aider à réussir en évitant tous ces problèmes, et bien d'autres également.

Un plan de projet nous met en place pour gérer le projet. Qu'est-ce que cela veut dire exactement? Avec un plan, nous pourrons:

• suivez les étapes du plan
• coordonner les efforts d'une équipe aux multiples compétences
• être suffisamment flexible pour faire face au changement, y compris les nouvelles bonnes idées et la gestion des problèmes
• livrer les résultats souhaités dans les délais et en deçà du budget

En tant que chef de projet, mon objectif est plus que la satisfaction du client, c'est le plaisir du client. Et le plan de gestion de projet est mon outil le plus important.

Un bon plan de gestion de projet couvre tous les aspects d'un projet. Selon le Project Management Institute (PMI), il y a neuf domaines que nous devons planifier et mettre sous gestion pour réussir un projet. Marchez avec moi et je vous montrerai ce qu'ils sont et comment élaborer un plan de gestion de projet pour votre prochain projet.

J'ai enseigné à plus de 4 000 chefs de projet et écrit quatre livres sur la gestion de projet. Vous n'avez pas besoin de tous les lire. En fait, si vous suivez les étapes de cet article, vous serez bien en avance sur la plupart des professionnels que j'ai rencontrés!

Table des matières

• Un plan complet est payant

  Un projet avec un plan se fait plus tôt, à moindre coût.

• Le plan de projet le plus simple: portée, temps et coût

  Planifiez ce que vous allez livrer, quand vous le réaliserez et combien cela coûtera.

• Éléments cruciaux d'un bon plan de projet

  Apprenez à planifier les six facteurs de processus (p) qui assurent le succès du projet

• Préparez votre prochain plan de projet En

  suivant les étapes de cet article, vous pouvez établir votre prochain plan de projet.

• Utilisez votre plan de projet tous les jours

  Votre plan guide votre projet, tous les jours!

Un plan complet est payant

Lorsque vous aurez terminé de lire cet article, vous saurez comment créer un plan de gestion de projet complet, couvrant neuf questions qui nécessitent une planification et une gestion.

Cela ressemble à beaucoup de travail, mais ce n'est pas nécessairement vrai.

Je peux établir un plan comme celui-ci en 45 minutes environ pour un petit projet. Et, si je le fais, ce projet prendra probablement 5 heures, au lieu de 8, et ravira le client, au lieu de le frustrer. En fait, je viens de doubler mes revenus en établissant un plan de projet. Je travaille plus intelligemment - j'ai réduit la frustration et le gaspillage.

Bien sûr, un plan de projet pour un grand projet prend plus de temps. Mais c'est toujours payant. Le temps consacré à la planification finit par gagner plus de temps sur le projet qu'il n'en faut, à chaque fois.

En fait, les économies peuvent être énormes. Une fois, j'ai été appelé pour sauver un projet doté d'un budget de 10 millions de dollars. C'était déjà un désastre total - 1,5 million de dollars dépensés, rien à prouver et des mois perdus. Le stock de la société allait plonger si ce produit sortait également en retard. J'ai appris à l'équipe comment créer un plan de projet et nous l'avons élaboré ensemble. Moins d'un mois plus tard, nous avions un nouveau plan qui utilisait les meilleures compétences de chaque membre de l'équipe et de chaque consultant, et le nouveau produit devait être livré à temps dans le cadre du nouveau plan de projet.

Bien sûr, ce plan coûte environ 10 000 $ à créer. Mais cela a permis à l'entreprise d'économiser 10 millions de dollars et l'a aidé à gagner une centaine de millions de dollars au cours des prochaines années.

Figure n ° 1: Le triangle de fer

Le triangle de fer: une augmentation de la portée demande plus de temps et plus d'argent.

Sid Kemp

Le plan de projet le plus simple: portée, temps et coût

Le plan de projet le plus simple comprend au moins trois éléments: la portée, le temps et le coût. Ou, en anglais simple:

• Portée: que faisons-nous?
• Temps: combien de temps cela prendra-t-il? Quand allons-nous commencer et quand finirons-nous?
• Coût: combien cela coûtera-t-il?

Supposons qu'un client engage mon équipe pour lui créer un site Web. Si je dis: «Je vais faire réaliser le site Web que vous voulez en deux semaines pour 1 200 $», alors c'est le résumé de la portée, du temps et du coût du projet. Mais je dois présenter le plan complet pour m'assurer que le site Web que nous construisons correspond à ce que veut le client et que nous pouvons vraiment le faire en deux semaines pour 1 200 $.

La portée, le temps et le coût sont appelés le «triangle de fer», comme le montre la figure 1. Pourquoi? Parce que le fer ne s'étire pas, et, une fois qu'un triangle a deux côtés fixes, l'autre côté ne peut pas changer sans casser le triangle. Le triangle de fer est un moyen de rappeler aux clients qu'ils ne peuvent pas obtenir plus que ce pour quoi ils ont payé. S'ils s'entendent sur une certaine portée pour un certain temps et un certain coût, ils ne peuvent pas revenir plus tard et dire: «Je veux plus». S'ils le font, nous leur montrons le diagramme du triangle de fer et disons: "Vous ne pouvez pas étirer un triangle de fer. Si vous voulez plus de résultats, nous avons besoin de plus de temps pour faire le travail, et cela coûtera plus cher aussi."

Examinons de plus près chacun de ces trois éléments.

Portée: que faisons-nous?

Cela peut paraître simple: nous créons un site Web. Mais le client peut supposer qu'il y aura une vidéo, seize pages et un panier, même si votre offre indiquait clairement qu'un site Web à 1200 $ contenait jusqu'à cinq photos, six pages, aucune vidéo et aucun panier. Donc, pour faire une déclaration de la portée, qui est la première section du plan de projet, nous écrivons ce que nous allons livrer.

Et nous notons également ce que nous ne livrerons pas . Les clients ont tendance à se rappeler que vous avez dit «oui» à tout ce qu'ils voulaient, même lorsque vous avez dit «non». Alors, disons que le client a demandé une vidéo et que vous avez dit: "Je serai heureux de créer un lien dans une vidéo si vous en fournissez une. Mais la création d' une vidéo n'est pas couverte par le prix de 1 200 USD et ne peut pas être effectuée en deux. semaines." Si cela s'est produit lors de la réunion de planification, assurez-vous que cela figure également dans le plan de projet, dans une section intitulée «exclusions». Nous pouvons être polis. Nous n'avons pas besoin de dire «ÉCOUTEZ: PAS DE VIDÉO». Mais nous pouvons dire: "Le plan actuel de 1 200 $ n'inclut aucune production vidéo. Si vous voulez une vidéo sur le site, nous pouvons produire une vidéo de 3 minutes et l'ajouter pour 350 $ supplémentaires après la mise en service du site.Il faudra une semaine supplémentaire pour créer la vidéo. "

Une autre erreur courante dans les déclarations de portée est de savoir si la prise en charge est incluse. Un client peut supposer qu'une fois le site Web ouvert, vous apporterez gratuitement des modifications et des ajouts. Votre déclaration de portée doit inclure le support que vous fournirez et exclure explicitement tout support que vous ne fournirez pas.

Un bon énoncé de la portée expose clairement toutes les hypothèses, de sorte que vous puissiez être sûr que toutes les personnes impliquées dans le projet ont le même objectif en tête. Au fur et à mesure que le projet avance, vous rappellerez aux gens l'énoncé de la portée pour que tout le monde reste sur la même longueur d'onde. Et lorsque vous avez terminé, vous comparerez vos livrables à votre déclaration de périmètre. Vous livrerez tout ce que le client veut et assurerez le plaisir du client!

Temps: combien de temps cela prendra-t-il?

Cela peut sembler simple de dire: «Je peux créer un site Web en deux semaines». Mais qu'est-ce que cela signifie réellement? Une bonne planification et estimation du temps de projet est bien plus qu'une affirmation comme celle-là. Voici quelques points à considérer:

• L'effort est le nombre total d'heures que nous et notre équipe travaillerons.
• La durée est la durée totale du projet, du début à la fin.
• La durée et l'effort n'ont pas une relation simple. Par exemple, nous pourrions livrer plus tôt avec plus de personnes travaillant sur le même projet en même temps. Ou nous pouvons avoir besoin de plus de temps pour attendre la livraison des informations du client, ou parce que nous travaillons sur plusieurs projets à la fois.

Si nous réalisons un projet très routinier pour nous et notre équipe, nous pouvons estimer le temps en le comparant à un projet antérieur similaire. Mais veillez à ne pas faire d'hypothèses sur le projet. Vérifiez soigneusement les différences de portée, car une petite différence de portée peut faire une grande différence dans le temps. Par exemple, si tous vos sites Web précédents étaient hébergés sur un hôte Web et que ce client souhaite que vous utilisiez un hôte différent, cela peut prendre beaucoup plus de temps.

Il existe également d'autres pièges temporels. Que faire si le client ne fournit pas le texte du site Web au début du projet? Et s'ils n'approuvent pas vos graphiques et vos pages rapidement? Cela pourrait augmenter la durée du projet. Et, à moins que vous ne communiquiez très clairement, le client ne saura pas qu'il ou elle est celui qui retarde son propre projet.

Coût: combien cela coûtera-t-il?

Le plan de coûts le plus simple est le temps et les matériaux: heures de travail multipliées par le taux des services, plus le coût de tout article que vous achetez pour le client. Souvent, cela suffit. Mais vous devez également inclure les conditions de facturation et une déclaration sur la façon dont les dépassements de coûts seront traités.

Lorsque votre plan de projet comprend la portée, le temps et le coût, vous avez les bases en place. Le plan est-il fait? Loin de là! La portée, le temps et les coûts sont le résultat d'un bon travail, de ne pas commettre d'erreurs et de régler les problèmes dès qu'ils surviennent. Nous devons donc également planifier ces facteurs de processus .

Figure n ° 2: Le triangle de fer est soutenu par 6 facteurs de processus

Nous pouvons livrer la portée dans les délais et dans les limites du budget uniquement si nous gérons également six autres domaines de processus.

Sid Kemp

Éléments cruciaux d'un grand plan de projet

Planifier le triangle de fer ne suffit pas. Si nous planifions et gérons uniquement la portée, le temps et les coûts, les choses iront mal avant que nous le sachions. Nous échouerons, livrerons en retard ou dépasserons notre budget. En fait, la dernière fois que quelqu'un a pensé qu'un plan de projet établi avec la portée, le temps et le coût était complet, c'était il y a environ 50 ans.

La figure 2 ci-dessus montre comment le triangle de fer, les trois facteurs Résultats (r), dépend de six autres facteurs Process (p). Nous garantissons une livraison réussie des résultats dans les délais et dans les limites du budget en gérant les neuf facteurs, les trois (r) facteurs décrits ci-dessus, ainsi que ces six (p) facteurs:

• Qualité: qu'est - ce qui la rend bonne?
• Risque: qu'est-ce qui pourrait mal tourner et que ferons-nous à ce sujet?
• Ressources humaines: qui fera le travail et qui fera quel travail?
• Communications: comment resterons-nous en contact et resterons-nous sur la même longueur d'onde?
• Achats: qu'achèterons-nous et comment l'obtiendrons-nous?
• Intégration: comment allons-nous garder ces neuf domaines ensemble et comment allons-nous gérer le changement?

Désormais, vous n'aurez peut-être pas besoin d'établir un plan pour chacun de ces neuf domaines. Mais vous devez demander si vous devez établir un plan pour chaque zone. Tout domaine qui a besoin d'un plan et n'en obtient pas est construit sur des conjectures et des hypothèses. Il est à peu près aussi susceptible de réussir qu'un avion tenu avec du fil de fer et du chewing-gum. Voici donc un guide rapide des six domaines de processus (p) d'un plan de gestion de projet bien conçu.

Qualité: qu'est-ce qui la rend bonne?

Questions clés: Quelles sont les parties les plus cruciales du livrable pour le client? Qu'est-ce qui les ravirait? Comment pouvons-nous nous assurer que nous faisons un excellent travail sur ces éléments spécifiques?

Risque: qu'est-ce qui pourrait mal tourner? Et que pouvons-nous y faire?

La façon la plus simple de créer un plan de gestion des risques est de se demander: qu'est-ce qui n'a pas fonctionné les cinq dernières fois où nous avons réalisé un projet comme celui-ci? Nous pourrions obtenir une liste comme:

• Nous avons accouché en retard parce que quelqu'un est tombé malade.
• Le client a mis trois jours pour délivrer l'approbation des graphiques, et nous les avons reçus vendredi, et nous avons dû travailler tout le week-end pour terminer.
• Le client ne nous a pas donné le mot de passe du site et nous avons commencé avec trois jours de retard.
• Le client a adoré le site Web, mais n'a jamais payé sa facture.

L'un de ces éléments vous semble-t-il familier? Eh bien, faites votre propre liste comme celle-ci, puis écrivez comment vous pouvez prévenir le problème, réduire les chances qu'il se produise ou bien le gérer s'il se produit. Voici des solutions de gestion pour chacun de ces risques:

• Formez deux personnes de l'équipe à effectuer chaque tâche ou demandez à un consultant de combler une lacune de l'équipe.
• Éduquer le client avant le début du projet, en lui disant à quelle vitesse nous attendons les approbations ou les demandes de changement, et que le retard du client retarde la date de livraison du projet.
• Faites une liste de contrôle de tout ce dont nous avons besoin du client, remettez-la au client et ne démarrez pas le projet tant que nous n'avons pas tout en main.
• Exiger un acompte. Pour les clients sans historique de paiement prouvé, exiger un séquestre.

Un plan de gestion des risques peut être beaucoup plus compliqué que cela. En fait, les chefs de projet lourds planifient les risques à l'aide de statistiques! Mais si vous avez dressé une liste de risques et planifié comment les prévenir ou les gérer, vous courez bien au-dessus de la moyenne.

Ressources humaines: qui fait partie de l'équipe et que fera chaque personne?

Ici, le plus important est de nous assurer que nous avons une équipe avec toutes les compétences nécessaires pour faire le travail. Mais, pour les projets importants et complexes, la planification des ressources humaines de projet peut inclure des éléments tels que l'embauche, la rétention, les heures supplémentaires, les horaires de vacances et les règles syndicales.

Communications: comment resterons-nous en contact et resterons-nous sur la même longueur d'onde?

La plupart des projets sont retardés car les décisions cruciales ne sont pas prises à temps et le travail s'arrête. Il y a une scène dans le film Aviator, à propos d'Howard Hughes, où il commence à devenir fou, et des centaines de travailleurs sont inactifs, attendant des instructions, tandis que Hughes essaie de décider de la bonne forme pour le joystick. Malheureusement, cette scène ne nous est que trop familière, les chefs de projet, même quand personne ne devient fou!

J'ai également vu des projets échouer parce que différents membres de l'équipe ont reçu différentes versions du plan. Une fois, nous avons décidé de supprimer un certain module d'un produit, et le client a accepté. Mais personne ne l'a dit au programmeur, et il est resté littéralement éveillé toute la nuit à essayer de le faire fonctionner. Je n'ai pas besoin de vous dire comment le programmeur s'est senti le lendemain matin, quand nous lui avons dit qu'il était resté éveillé toute la nuit sans raison. Disons simplement que de telles erreurs de communication ne fidélisent pas! Avec de mauvaises communications, la moitié de l'équipe pense que nous fabriquons un cheval et l'autre moitié pense que nous faisons un âne. Lorsque le projet est terminé, nous avons quelque chose avec la tête d'un cheval et la queue d'un âne, et cela fait ressembler le chef de projet à l'arrière d'un cheval!

La communication est donc essentielle. Et c'est encore plus vrai de nos jours, lorsque de nombreux projets sont réalisés par Internet, par e-mail et par téléphone. Souvent, nous travaillons avec des membres de l'équipe qui vivent dans des fuseaux horaires différents et parlent différentes langues. Dans ces cas, un plan de communication est la clé du succès. Demandez simplement à chaque personne quand et comment le contacter et écrivez des directives pour les réunions, les conversations et les demandes d'approbation ou de changement.

Achats: qu'achèterons-nous et comment l'obtenir?

Certains projets n'ont aucun besoin d'approvisionnement. Si nous n'achetons, ne louons ou ne louons rien et ne retenons pas les services d'un sous-traitant, nous pouvons ignorer cette section. Mais si nous faisons l'une de ces choses, nous devons coordonner les contrats, les lettres d'entente, les assurances, le respect des règlements, etc. avec le plan de projet. C'est ainsi que nous élaborons un plan de passation des marchés de projet.

L'intégration

Lors de l'élaboration d'un plan de projet, l'intégration a deux significations. La première est la suivante: nous devons nous assurer que toutes les parties du plan sont liées entre elles. Supposons que le client demande des pages supplémentaires sur le site Web, et nous sommes d'accord. Ensuite, nous ajoutons dix heures de travail. Mais avons-nous mis à jour le coût pour refléter les changements de portée et de temps? Et si ces 10 heures comptent comme des heures supplémentaires et que, selon les règles des ressources humaines, nous devons payer à temps et demi? Les neuf domaines sont liés et, lorsque nous établissons le plan de projet, nous devons tout recouper.

Même si nous vérifions tout, cela ne suffit pas. Les projets changent au milieu, en. La deuxième partie de l'intégration vient donc après la planification: il s'agit de gérer le contrôle des changements pendant le projet pour que tout reste sur la bonne voie.

Préparez votre prochain plan de projet

En suivant les étapes de cet article, vous pouvez élaborer votre prochain plan de projet. Si vous avez déjà planifié un projet, vous pouvez probablement l'améliorer, simplement en vous assurant de prêter attention aux neuf domaines.

Le Project Management Institute appelle ces neuf domaines de connaissances en gestion de projet. Mais je vous encourage à rester simple. Le bon sens est beaucoup plus important dans la gestion de projet que la connaissance. Prenez le temps de réfléchir à ces neuf domaines qui devront être gérés, et ce que vous proposez sera formidable.

Bien sûr, certains plans de projet sont beaucoup plus faciles que d'autres. Le caractère unique du projet est un facteur clé: plus un projet est routinier, plus il est facile à planifier. Et bien sûr, la taille, la complexité et la pression pour réduire les coûts ou livrer rapidement font également appel à la planification. Si vous avez besoin de plus d'aide, vous pouvez consulter mon livre Project Management Made Easy ou consulter les ressources disponibles sur PMI.

Utilisez votre plan de projet tous les jours

La principale raison de l'échec du projet est l'absence d'un bon plan. Toutes nos félicitations! Vous avez dépassé ce problème. Maintenant, vous êtes prêt à faire la deuxième plus grosse erreur, qui est de jeter le plan dans le tiroir, de vous mettre au travail et de ne pas faire bon usage du travail que vous avez fait.

Lorsque vous conduisez quelque part où vous n'êtes jamais allé auparavant, réglez-vous le GPS dans votre voiture, puis ignorez-le et conduisez jusqu'à ce que vous soyez complètement perdu. Bien sûr que non!

C'est pourtant ce que font trop de chefs de projet. Utiliser votre plan de projet chaque jour et chaque semaine, c'est comme écouter votre GPS. Chaque jour, laissez votre plan vous dire:

• Que faire aujourd'hui
• que faire ensuite
• que dire à votre équipe de faire
• quand contacter votre client et que dire
• quels risques surveiller et prévenir ou gérer

Chaque semaine, vérifiez le travail que vous avez effectué par rapport à votre plan et résolvez les problèmes qui surviennent. Si vous faites simplement le suivi du temps et des coûts par rapport aux résultats, vous découvrirez simplement que vous êtes en retard et que vous avez dépassé votre budget. Mais si vous gardez également un œil sur les six facteurs de processus, vous détecterez les problèmes avant qu'ils ne font exploser votre budget, ne créent de gros retards et ne reviennent à votre projet. Avec un bon plan établi, vous êtes sur la voie du succès.