Comment organiser des réunions efficaces au travail

Comment éviter que les réunions ne soient une perte de temps

Les réunions sont l'un des moyens les plus courants de communiquer les uns avec les autres au travail. Lorsqu'elles sont bien faites, les réunions peuvent réduire les malentendus, générer de nouvelles idées, renforcer les objectifs communs de l'équipe et résoudre les problèmes. Dans la plupart des organisations, les réunions sont une partie importante du processus de prise de décision. Mais un leader intelligent sait aussi que chaque fois qu'il convoque une réunion, ses employés sont éloignés du travail pour lequel ils ont été embauchés. Lorsqu'elles ne sont pas correctement planifiées et exécutées, les réunions peuvent laisser les gens frustrés, pris pour acquis et surchargés de travail.

Les participants doivent quitter les réunions en se sentant autonomes et inspirés, et non confus et désillusionnés. Voici quelques conseils et suggestions pour vous aider à mener des réunions efficaces et agréables sur le lieu de travail. Lorsqu'elles sont planifiées avec soin, les réunions se terminent et chacun a le sentiment que quelque chose de significatif a été accompli.

Tenir des réunions efficaces commence par choisir le bon espace pour se réunir. Assurez-vous de réserver votre salle de réunion bien à l'avance afin qu'elle soit disponible quand vous en avez besoin.

9 façons de tenir une réunion de travail efficace et productive

1. Choisissez le bon lieu pour la réunion.

Choisissez le bon lieu de réunion et assurez-vous de l'avoir réservé avec un délai raisonnable avant et après la réunion afin que vous puissiez aménager la salle, accueillir les invités et répondre à leurs questions par la suite. En créant de l'espace avant et après la partie principale de la réunion, vous éviterez les situations délicates où les gens se présentent avant que vous ne soyez prêt ou que la réunion se déroule des heures supplémentaires et que vous devez vous dépêcher de quitter la salle pour que le groupe soit programmé après vous. commencer à l'heure.

2. Comprenez quel type de réunion vous allez avoir (et poursuivez cet objectif).

Est-ce que ce sera une réunion de collaboration où tout le monde sera censé participer à la discussion, ou est-ce que ce sera une réunion où vous parlez principalement? D'une manière générale, il existe trois principaux types de réunions basées sur le flux d'informations.

Réunions de diffusion de l'information: l'animateur présente des faits, explique une nouvelle orientation politique ou démontre un processus ou une procédure. Les participants auront peut-être le temps de poser des questions après la présentation principale, mais pour la plupart, les informations circulent de haut en bas.
Réunions de collecte d'informations: l'animateur sollicite les commentaires et les commentaires des participants. Par exemple, les présidents des sous-comités peuvent être invités à fournir les conclusions de leur groupe. Ou peut-être que le responsable de la réunion a besoin d'idées pour aider à améliorer les processus de fabrication ou administratifs et souhaite donner au personnel une chance de proposer ses idées. Dans ce type de réunion, le flux d'informations va des participants du groupe au leader.
Réunions collaboratives: des séances de brainstorming, des ateliers interactifs, une planification stratégique et des réunions dont le but est de générer des idées pour résoudre un problème ou d'élaborer un plan pour aller de l'avant nécessitent un flux mutuel d'informations dans les deux sens. Dans ces types de sessions, le responsable de la réunion sert souvent de facilitateur qui assure le bon déroulement des choses et canalise l'énergie créative du groupe en solutions utiles qui servent toute l'organisation.

3. Faites circuler un ordre du jour à l'avance.

En envoyant un ordre du jour à tous les participants à la réunion à l'avance, les gens peuvent se préparer correctement à leur rôle. Ils sauront quelles questions sont discutées, de quelles sections ils devront parler et qui d'autre participera à la réunion. Il n'est tout simplement pas professionnel et inefficace de s'attendre à ce que les gens se présentent à une réunion à laquelle ils ne peuvent pas se préparer. Vous organisez une réunion d'affaires, pas une fête surprise, alors assurez-vous de fournir des informations claires.

4. Invitez les bonnes personnes.

Avez-vous déjà assisté à une réunion et vous êtes-vous demandé pourquoi diable vous y étiez? Les questions discutées n'affectent pas votre département, vous n'avez pas l'expérience ou les connaissances spécialisées nécessaires pour contribuer à la discussion ou vous avez un délai serré pour un projet départemental de votre choix et vous n'avez tout simplement pas de temps à perdre. Oui, malheureusement, certains gestionnaires planifient des réunions avec un état d'esprit `` le plus, le plus joyeux '' et au lieu d'inviter uniquement les personnes qui ont le plus besoin de discuter des questions à l'ordre du jour, une invitation générale est envoyée et des devrait y assister.

Si vous souhaitez planifier une réunion efficace, soyez sélectif lorsque vous rédigez votre liste de participants. Une façon de décider si quelqu'un doit assister à une réunion est de se demander si la personne devra ou non exécuter l'une des décisions prises lors de la réunion. Si la réponse est oui, incluez cette personne sur la liste des invités.

Les planificateurs de réunions les plus efficaces sont ceux qui apprécient le temps de leurs participants autant qu'ils apprécient le leur.

5. Donnez le ton au départ.

Arrivez tôt et organisez votre matériel avant le début de la réunion. Installez et testez votre équipement audiovisuel avant l'arrivée des participants. Au moment où ils franchissent les portes de la salle de réunion, vous auriez dû avoir le temps de faire un rapide contrôle de toilettage et d'être prêt à les accueillir avec un sourire amical et un accueil chaleureux. Mettez vos participants à l'aise et assurez-vous qu'ils savent que leur présence est appréciée - lorsque la réunion commencera, ils seront plus susceptibles de prêter attention et de rester engagés dans ce qui se passe.

6. Choisissez la bonne configuration de salle pour la réunion.

Le type de réunion que vous organisez (information, prise d'informations ou résolution de problèmes) vous aidera à décider comment installer les tables et les chaises. Par exemple, dans une réunion d'information où une personne fait le plus - sinon la totalité - de la parole, il serait approprié de disposer les tables et les chaises en classe avec les participants face à l'avant. Dans une réunion qui est plus interactive, comme une réunion de résolution de problèmes où vous voulez que les gens puissent se parler et s'écouter, un décor en fer à cheval (un carré ou un rectangle avec des sièges et des chaises sur trois des quatre côtés) convenir.

7. Assurez-vous que vous êtes bien reposé et plein d'énergie.

En tant que responsable de la réunion, vous donnez le ton à la manière dont la réunion se déroulera. Si vous étouffez des bâillements ou que vous vous promenez dans la pièce comme si vos batteries sont en train de mourir, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les autres dans la pièce restent engagés et intéressés par ce que vous dites.

8. Fournissez des rafraîchissements appropriés.

Si vous avez une longue réunion qui prendra la majeure partie de la matinée ou de l'après-midi, dans la mesure du possible, c'est une bonne idée de fournir une sorte de rafraîchissements légers tels que du thé, du café, des biscuits aux fruits et au thé pour aider les gens à marcher. À tout le moins, fournissez de l'eau. Si vous ne pouvez pas fournir de rafraîchissements, assurez-vous de faire une pause pendant la réunion pour que les gens puissent manger leurs propres collations ou prendre quelque chose au kiosque à café.

9. Obtenez une pratique supplémentaire sur la façon d'organiser des réunions efficaces en suivant des cours et des programmes de formation.

Les conseils et suggestions présentés dans cet article sur la façon d'organiser une réunion efficace ont été inspirés par une organisation qui enseigne les compétences de parole et de leadership depuis près de 100 ans: Toastmasters International. Lors d'une réunion Toastmasters, vous apprenez non seulement à calmer vos craintes de parler à un public, mais vous apprenez également à planifier et à présider une réunion, à gérer efficacement le temps, à gérer les distractions et à donner des commentaires et un soutien significatifs à vos pairs. Vous apprenez même à garder votre sang-froid et à réfléchir lorsque les choses ne se passent pas comme prévu.

En développant vos compétences en planification de réunions et d'événements dans le cadre de votre engagement continu envers le développement professionnel, vous vous préparerez au succès au fur et à mesure que vous avancerez dans votre carrière. Qui n'aime pas un employé capable d'organiser avec brio une réunion agréable et productive?