Comment gérer le vol des employés

Comment gérer le vol des employés

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Vol d'employés: cela peut vous arriver

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, faire confiance à vos employés est à la fois nécessaire et risqué. D'une part, vous avez besoin de personnes capables de vous aider dans tous les aspects de la gestion de l'entreprise, de l'interaction avec les clients et les clients aux relations avec les fournisseurs, en passant par les paiements, la comptabilité, le suivi des dépenses et le stockage des étagères. Cependant, même certains employés avec des CV et des références impressionnants peuvent être malhonnêtes. Lorsqu'un tel employé est chargé d'accepter les paiements, d'acheter des articles liés à l'entreprise et / ou d'équilibrer les comptes, la tentation de vous échapper de votre entreprise peut être trop grande. Certains employés sont habiles à cacher leur vol, mais d'autres se livrent carrément à des fraudes.

Les statistiques sur le vol d'employés sont surprenantes, voire choquantes.

En 2011, une enquête de la National Retail Federation a révélé que les pertes résultant du vol d'employés, du vol à l'étalage, des erreurs de paperasse et de la fraude des fournisseurs représentaient 34,5 milliards de dollars, soit 1,41% des ventes au détail, sur ce total, 43,9% étaient attribuables au vol d'employés, nettement plus que les pertes de vol à l'étalage (35,7%).

Alors que certains vols d'employés peuvent être classés comme relativement petits (vol de fournitures de bureau, utilisation de l'équipement de l'entreprise à des fins personnelles), des pertes plus importantes sont causées par la falsification des registres de temps, le vol d'informations commerciales exclusives telles que les listes de clients et le traitement des comptes et des registres pour investir plus d'argent. dans la poche de l'employé.

Malheureusement pour cet auteur, j'ai découvert qu'une employée de confiance qui travaillait dans mon cabinet d'avocats depuis le jour de son ouverture se surpayait à la fois via la paie et en utilisant la carte de crédit professionnelle pour une grande variété d'achats personnels sur une période de 5 mois en 2019. Elle était ma seule employée et j'avais travaillé avec elle lorsque nous étions tous les deux employés par une autre entreprise l'année précédente. Cette employée était responsable de l'accueil des clients, de la paie (pour nous deux), des comptes débiteurs, et elle a également été ma secrétaire et parajuriste. Elle avait accès à la fois à une carte de crédit d'entreprise et à des comptes chèques d'entreprise. L'employé a également mis en place, à ma demande, nos services de paie, site Web, publicité et marketing. Elle m'a dit à plusieurs reprises: "Je veux que vous puissiez vous concentrer sur la pratique du droit - je m'occuperai de tout le reste."Ces mots sont revenus me hanter car le vol de son employé m'a coûté un peu plus de 20 000 $ en cinq mois.

Cinq signes de vol d'employés

Que faire si vous découvrez ou soupçonnez le vol d'un employé

1. À moins que vous ne surpreniez l'employé en flagrant délit (voir le point 7 ci-dessous), signalez immédiatement le vol présumé à votre service des ressources humaines, si vous en avez un, et coordonnez-vous avec le service, en suivant toutes les procédures publiées dans le manuel de l'employé. Vous voudrez peut-être discuter de la question avec votre service de comptabilité, si vous en avez un, également.
2. Si l'employé a accès aux cartes de crédit professionnelles, aux espèces, aux comptes bancaires, aux comptes clients ou à la marchandise, restreignez ou gelez immédiatement l'accès. Cela comprend le signalement du vol présumé aux banques et le retrait de l'employé en tant que signataire ou agent autorisé sur tous les comptes. Restreignez l'accès des employés aux locaux de l'entreprise et à tous les endroits où votre entreprise est traitée, si possible.
3. Si vous ne disposez pas d'un service des ressources humaines et / ou n'avez pas de manuel de l'employé publié, faites en sorte qu'un tiers soit présent lors d'un appel téléphonique ou d'une rencontre avec l'employé soupçonné de vol.
4. Préparez-vous à un appel téléphonique ou à une réunion avec l'employé, en tirant des preuves que vous avez des documents ou à l'appui d'un soupçon de vol.
5. Suspendre ou licencier immédiatement l'employé, selon votre preuve et s'il existe un manuel de l'employé, après avoir suivi les politiques et procédures publiées. Il est suggéré qu'une troisième personne soit présente lors de cette réunion ou de cet appel téléphonique.
6. Signalez immédiatement le vol au service de police.
7. Si vous surprenez l'employé en train de voler, appelez la police immédiatement avant de permettre à l'employé de partir.
8. Signalez immédiatement le vol aux clients ou clients si l'employé a eu accès à des informations sensibles, y compris, mais sans s'y limiter, les numéros de sécurité sociale, les numéros de compte bancaire et / ou les numéros de carte de crédit.
9. Si l'employé se fait remettre un ordinateur portable ou un autre appareil portable sur lequel sont stockées des informations sensibles sur le client ou le client, sécurisez immédiatement le retour de cet ordinateur ou de ces appareils. Tous les biens de l'entreprise doivent être retournés, y compris les téléphones portables, les cartes de membre et toute autre méthode par laquelle les dépenses de l'entreprise peuvent être effectuées (par exemple les cartes de crédit de carburant).

Prévenez le vol d'employés dans votre entreprise

Mesures que vous pouvez prendre pour prévenir ou minimiser le vol des employés

L'embauche d'employés est une pratique délicate. Vous voudrez peut-être consulter un avocat du travail pour vous assurer que vos pratiques d'embauche ne sont pas discriminatoires. Un avocat peut également vous aider à élaborer un manuel des employés qui traite de situations telles que le vol d'employés. Un accord de non-concurrence peut également être souhaitable pour protéger les secrets commerciaux et les listes de clients.

Soyez proactif dans la prévention des pertes dès le départ. Ceci, combiné à des pratiques prudentes et légales de filtrage des employés, peut fournir une certaine assurance au propriétaire d'une petite entreprise.

Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour prévenir ou minimiser le vol des employés:

• Demander et contacter au moins trois références professionnelles répertoriées par un employé potentiel avant l'embauche
• Si l'employé a accès à des espèces et / ou des comptes, effectuez des audits réguliers et équilibrez les livres fréquemment (pas moins d'une fois par mois)
• Expliquer et demander à l'employé de signer les politiques et procédures d'emploi concernant l'utilisation autorisée des cartes de crédit de l'entreprise et le paiement avec les fonds de l'entreprise de tout achat lié à l'entreprise
• Expliquer et demander à l'employé de signer les politiques et procédures d'emploi interdisant l'utilisation des cartes de crédit de l'entreprise et le paiement avec les fonds de l'entreprise pour toute dépense personnelle
• Envisagez de demander à un avocat de rédiger un accord de non-concurrence exécutoire afin de protéger les listes de clients propriétaires et les stratégies de marketing de l'entreprise
• Envisagez d'exiger une préautorisation de toute dépense pour un achat lié à l'entreprise dépassant cent dollars dans une seule transaction, et pour toute situation dans laquelle plusieurs transactions liées à l'entreprise dépassent trois au cours d'une semaine donnée
• Envisagez d'exiger de chaque employé (pas sur une horloge) de comptabiliser les heures consacrées quotidiennement aux tâches de travail avec une description de chaque tâche
• Si vous acceptez de payer pour l'assurance maladie ou d'autres dépenses (par exemple, le service de téléphonie cellulaire), envisagez d'organiser un paiement direct au fournisseur, plutôt que de rembourser directement l'employé.

Connaissez vos droits si un employé vous a volé

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Vol d'employés: les plats à emporter

Les leçons que j'ai apprises à la suite du vol d'employés ont été difficiles. À la date de rédaction de cet article, l'affaire est en cours de procédure pénale. Je n'ai pas encore décidé de poursuivre mon ancien employé dans une procédure civile.

Ce propriétaire de petite entreprise pourrait ne jamais récupérer les pertes que j'ai subies. Je ne récupérerai certainement pas les innombrables heures passées à déposer des rapports auprès de la police et du FBI, à rencontrer des institutions bancaires et de cartes de crédit, à faire le suivi des clients pour les alerter du vol et à faire face à la compromission potentielle des informations sensibles des clients. Cette fois et le bilan émotionnel que cela a coûté dépasse de loin le montant réel volé à ma petite entreprise.

Depuis que j'ai découvert le vol d'un employé, j'ai appris que de nombreux autres amis et collègues ont vécu des situations similaires. Bien que je pense qu'une prévention complète soit difficile à réaliser, les petites entreprises peuvent certainement prendre certaines mesures pour minimiser le risque de perte.

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© 2020 Stéphanie Marshall