Comment donner du feedback à votre personnel

Les dirigeants et les superviseurs intelligents savent comment donner des commentaires clairs.

De solides leaders en milieu de travail maîtrisent l'art de donner une rétroaction significative à leur personnel. Voici quelques conseils sur la façon de vous aider à communiquer efficacement avec un employé lors d'un examen de performance.

Les avantages de fournir une rétroaction efficace

Lorsque les superviseurs et les gestionnaires sont qualifiés pour fournir des commentaires à leur personnel, les résultats sont généralement toujours positifs pour le personnel et les chefs d'équipe. Les membres du personnel atteignent leurs objectifs. Ils acquièrent de nouvelles compétences en cours de route lorsque les dirigeants fournissent des conseils et des commentaires sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Leur confiance est renforcée, leur énergie et leur enthousiasme pour leur projet se renouvellent à chaque fois qu'ils sont reconnus pour leurs efforts.

Sur quoi la rétroaction devrait-elle se concentrer?

Pour qu'une organisation grandisse et prospère, son chef doit être en mesure d'offrir confortablement des commentaires aux membres du personnel. Une rétroaction efficace sur le lieu de travail se concentre généralement sur quatre éléments clés:

Comportement du membre du personnel: l'employé se présente-t-il à l'heure? Exécute-t-il ses fonctions de manière sûre et consciencieuse? Suit-il les instructions et fait-il attention aux détails?
Attitude: l'attitude du membre du personnel est-elle positive et énergique? Ou est-ce négatif et lent? Le membre du personnel semble-t-il être fier de son travail?
Relations interpersonnelles: dans quelle mesure l'employé s'entend-il avec les autres membres du personnel? Comment le membre du personnel traite-t-il les clients? L'employé montre-t-il de bonnes limites?
Progrès vers un objectif établi: dans quelle mesure l'employé fonctionne-t-il par rapport aux buts et objectifs établis?

Comment fournir une évaluation significative

Lors de la mise en place, de la préparation et de la réalisation d'une évaluation, en suivant les quatre étapes suivantes, les gestionnaires peuvent donner à leur personnel et à leurs bénévoles des commentaires significatifs et appropriés.

1. Définissez des objectifs clairs

L'une des premières étapes pour donner une rétroaction efficace au personnel est de les préparer à réussir dès le début. Et la meilleure façon d'y parvenir est d'établir des buts et des objectifs concrets, puis de les communiquer de manière claire et concise avant qu'un projet ou une tâche ne soit entrepris.

2. Observez les performances du personnel sans trop planer

Afin d'être un leader efficace qui donne une rétroaction utile au personnel, il est important d'être présent et solidaire lors de la supervision du personnel. Vous ne pouvez pas offrir de suggestions utiles d'amélioration si vous n'avez pas passé du temps à regarder vos employés s'acquitter de leurs tâches dans un environnement de travail aussi «naturel» que possible.

Lorsque vous observez le rendement de l'employé, notez soigneusement ce qu'il fait bien et les domaines à améliorer. Les notes que vous prenez seront précieuses lorsque vous transmettez vos commentaires au membre du personnel.

3. Enregistrez-vous régulièrement avec votre personnel

Fournissez toujours des commentaires en temps opportun. La meilleure façon de vous assurer que vos commentaires au personnel sont compris et traités est de vous assurer que vous donnez les commentaires sur les performances aussi près que possible de l'action ou de l'activité. Ce faisant, si le membre du personnel se dirige dans la mauvaise direction, vous pouvez l'aider à le remettre sur la bonne voie dès que possible.

Il est incroyablement décourageant de travailler sur un projet, en voie d'achèvement, puis de demander à un responsable de vous dire qu'il pense que vous ne le faites pas correctement. L'employé va probablement crier: «Pourquoi ne m'as-tu pas dit ça plus tôt!» dans sa tête, sinon le dire à voix haute.

4. Reconnaître la performance

Les bons leaders savent que l'appréciation et la reconnaissance sont les pierres angulaires de la création d'une dynamique d'équipe saine. Assurez-vous de toujours trouver des éléments positifs à commenter lors de l'évaluation d'un employé.

Fournir une rétroaction claire et pertinente à votre personnel améliorera non seulement les performances sur le lieu de travail, mais augmentera également la satisfaction professionnelle des employés.

Comment garder les commentaires utiles et encourageants

Gardez toujours à l'esprit que lorsque la rétroaction est fournie efficacement, elle soulève toujours les gens plutôt que de les démolir. Voici quelques conseils et suggestions sur la façon de garder les commentaires utiles et encourageants.

1. Reconnaître les progrès

Une rétroaction efficace doit toujours comprendre la reconnaissance des améliorations qu'un employé a apportées au cours du projet ou de la période d'évaluation.

2. Utilisez la reconnaissance comme un outil pour inspirer les autres

Lorsqu'il est livré de manière équitable et respectueuse, le partage des réalisations et du succès d'un membre de l'équipe avec d'autres membres du personnel peut les inciter à continuer. Reconnaître un membre du personnel devant d'autres membres du personnel ne devrait jamais être fait dans le but de faire honte aux mauvais interprètes. Cela entraînera probablement des sentiments de ressentiment, car certains employés seront considérés comme étant mieux traités que d'autres.

3. Donnez des exemples précis de ce que l'employé a bien fait

De cette façon, il leur sera plus facile de continuer à bien faire cette tâche particulière. Si vous utilisez des déclarations générales et des phrases telles que «C'était une excellente présentation que vous avez faite à nos parties prenantes la semaine dernière, vous faites simplement des éloges et non des commentaires qui peuvent être utilisés pour aider l'employé à continuer dans la bonne direction.

Au lieu de cela, essayez de dire quelque chose de spécifique comme «Je peux voir à partir des infographies que vous avez conçues que vous avez vraiment une bonne compréhension de la structure de gestion de la chaîne d'approvisionnement. J'ai trouvé que vos diapositives étaient bien présentées, faciles à comprendre et rédigées dans une langue que le public pouvait comprendre. Vous n'avez pas utilisé trop de jargon et je pense que cela aide les gens à assimiler l'information plus facilement. "

4. Exprimez votre gratitude

Remerciez les efforts de vos employés. Donnez-leur un ou deux exemples de la manière dont leur bon travail a eu un impact positif sur l'organisation.

5. "Laver. Rincer. Répéter."

Assurez-vous d'encourager votre employé à continuer à faire plus du même bon travail.

La façon dont vous parlez à votre employé lors d'une évaluation peut avoir un impact majeur sur la capacité ou non de l'employé à intégrer avec succès les commentaires dans son travail.

Conseils pour fournir des commentaires

Ce n'est pas seulement ce que vous dites, mais comment vous le dites.

Soyez conscient des phrases qui portent un jugement. Faire des déclarations générales telles que «Les bons leaders ne font pas…» ou «Si vous aviez juste fait ceci au lieu de…».
Souvenez-vous de qui vous parlez: vous-même. Vous n'évaluez pas l'employé au nom du monde. Utilisez des expressions «je» à la première personne, telles que «je pense…» ou «d'après mon expérience…» Même si vous êtes le chef de la direction de la plus grande entreprise du monde, vous ne pouvez parler que pour vous-même.
N'abusez pas de vos points. Lorsque vous donnez des commentaires à un membre du personnel, restez concentré et ne répétez pas un élément dont vous avez déjà discuté dans la conversation. Cela peut donner l'impression que l'employé est réprimandé. Votre objectif est de communiquer vos préoccupations, pas d'insister sur les points négatifs encore et encore.
N'utilisez pas d'absolus dans votre évaluation. Les expressions qui utilisent des absolus incluent «vous jamais» ou «vous toujours». Il est rare que les gens se comportent de la même manière encore et encore. Soyez réaliste dans vos évaluations. Étiqueter un employé avec un absolu, qu'il soit positif ou négatif, exerce une pression de performance impossible sur l'individu. Par exemple, si l'employé apprend que vous pensez qu'il est toujours en retard, il semble que vous ayez déjà porté un jugement sur l'employé, alors où est l'incitation à corriger son comportement.

Respectez la dignité de votre employé. Si vous avez besoin de donner une rétroaction sévère sur la performance d'un employé, faites-le en privé. Il n'est pas nécessaire de crier dessus, d'embarrasser ou d'humilier un employé devant les autres. Non seulement le fait de traiter un employé de manière irrespectueuse devant les autres nuira à la confiance et à la motivation de l'individu, mais les autres témoins de votre dénomination et de votre honte seront affectés. Votre travail en tant que leader consiste à cultiver une atmosphère respectueuse, sûre et saine sur le lieu de travail.

Extrait du guide Évaluation efficace: conseils et techniques pour donner des évaluations utiles publié par Toastmasters International.

Un employé doit se sentir habilité et motivé à faire de son mieux à la fin d'une évaluation.

Les évaluations aident les employés et les gestionnaires à atteindre leurs objectifs

Prendre le temps de préparer et de fournir une évaluation significative du rendement au travail d'un employé renforcera et améliorera non seulement la capacité de l'employé à faire son travail, mais cela vous aidera en tant que gestionnaire ou superviseur à atteindre les objectifs que votre organisation s'est fixés pour vous!