Comment formater et rédiger une lettre commerciale professionnelle

Une lettre commerciale est un rituel quotidien pour certains.

Par Petar Miloševi? (Travail personnel), CC-BY-SA-3.0, via Wiki Commons

La communication d'entreprise est la clé de la gestion d'une entreprise rentable et respectée. Une lettre commerciale est un rituel quotidien pour de nombreuses entreprises et leurs employés. Une lettre commerciale peut faire ou défaire un accord commercial, et évidemment, une lettre bien rédigée est mieux à même de sceller l'accord.

Exemple de format de lettre commerciale professionnelle. Les nombres font référence aux principaux composants d'une lettre commerciale.

Teresa Coppens, 2012

Principaux composants d'une bonne lettre commerciale

Une excellente lettre commerciale comprend dix éléments principaux:

L'adresse de l'expéditeur
Date
Adresse du destinataire
Une bonne première impression (salutation)
Raison de l'écriture (le corps de la lettre)
Fin à la lettre
Se référer à un futur contact
Clôture de la lettre
Boîtiers
Initiales des dactylos

1. Adresse de l'expéditeur

Ce composant est souvent inclus sur le papier à en-tête de l'entreprise. Toutefois, si vous n'utilisez pas de papier à en-tête, l'adresse de l'expéditeur apparaît justifiée à gauche à deux pouces du haut de la page. Incluez uniquement l'adresse postale, la ville et le code postal, suivis d'un numéro de téléphone, d'un numéro de fax et d'une adresse e-mail, le cas échéant. La police appropriée pour votre lettre doit être facile à lire et formelle. La police largement acceptée est Times New Roman, taille 12 qui est une police conservatrice.

2. Date

Ce composant est utilisé pour indiquer la date à laquelle la lettre a été écrite. S'il vous a fallu plusieurs jours pour rédiger la lettre, utilisez la date à laquelle la lettre a été terminée. Lorsque vous écrivez à des entreprises situées aux États-Unis, utilisez le format de date américain qui place le mois avant le jour (12 avril 2012). La ligne de données doit être justifiée à gauche et apparaître une ligne sous l'adresse de l'expéditeur.

3. Adresse du destinataire

Laissez une ligne vide après l'adresse de l'expéditeur suivie de l'adresse du destinataire qui doit également être justifiée à gauche. Pour les adresses internationales, tapez le nom du pays en lettres majuscules sur la dernière ligne. Vous devriez si possible écrire à une personne spécifique. Appelez l'entreprise ou parlez aux employés de l'entreprise si vous ne connaissez pas le nom de la personne. Incluez un titre personnel précis tel que Mme, Mme, M. ou le Dr En cas de doute sur la préférence d'une femme pour son titre personnel, utilisez Mme

4. Une bonne première impression (Salutation)

Votre première impression sur le lecteur sera la salutation de votre lettre. Assurez-vous que le nom et le titre de la personne sont exacts et correctement orthographiés. S'il a été impossible de trouver le nom de la personne, utilisez «Cher Monsieur ou Madame:» Si vous n'êtes pas sûr du sexe de la personne, vous pouvez utiliser le nom complet dans une salutation. Par exemple, vous pourriez écrire Cher Chris Williams: si vous n'êtes pas sûr du sexe de Chris. Le nom dans votre salutation doit être le même que celui utilisé pour l'adresse du destinataire. Laissez une ligne vierge après la salutation.

5. Raison de la rédaction d'une lettre commerciale (le corps de la lettre)

Les lettres commerciales peuvent être rédigées pour de nombreuses raisons, telles que:

Enquête (pour demander des informations)
Demande (demander à quelqu'un de faire quelque chose)
Excuses (pour dire pardon)
Réclamation (pour se plaindre d'un problème)

En écrivant une lettre d'enquête ou de demande, vous pouvez commencer votre lettre en disant: «Pourriez-vous peut-être…» ou «Je vous serais reconnaissant de le faire…» Lorsque vous donnez de mauvaises nouvelles ou que vous vous excusez, vous devez faire preuve de tact et de politesse, en donnant la raison pour le problème. "Malheureusement, nous ne serons pas en mesure de traiter votre commande à temps en raison de…" ou "Malheureusement, nous ne serons pas en mesure de vous rencontrer pour le moment en raison d'engagements antérieurs écrasants."

Utilisez un format de bloc lors de la rédaction de votre lettre. Ne mettez pas en retrait les paragraphes mais faites un seul espace. Laissez un espace vide entre les paragraphes. Lors de la rédaction d'une lettre commerciale, il est très important de se rappeler que la concision est essentielle. Dans le premier paragraphe, ouvrez-le de manière amicale, puis indiquez votre objectif par écrit. Le paragraphe suivant devrait fournir des détails justifiant la raison de l’écriture. Un troisième paragraphe peut fournir des informations générales et des détails complémentaires.

6. Fin de la lettre commerciale

Le paragraphe de clôture doit réaffirmer le but de la lettre et, si nécessaire, demander un certain type d'action. "Merci de nous contacter si vous avez plus de questions." «J'aimerais vous rencontrer à votre convenance pour discuter de cette question plus en détail.» De plus, si des documents doivent être joints, cela doit être indiqué dans le dernier paragraphe. «Veuillez trouver ci-joint…»

7. Permettre un contact futur

Le paragraphe de clôture devrait également faire référence à de futurs contacts, tels que: «J'ai hâte de vous rencontrer mercredi prochain.

8. Clôture de la lettre

La clôture de votre lettre dépend de votre relation avec le destinataire. «Bien à vous» est beaucoup plus formel que «Vôtre sincèrement». Si le lecteur est bien connu de vous, alors «Meilleures salutations» peut être utilisé. Après la fermeture appropriée suivie d'une virgule, laissez quatre lignes pour votre signature, puis tapez votre nom et votre position.

9. Boîtiers

Si des pièces jointes sont jointes à la lettre, indiquez-le en écrivant «Enc. une ligne en dessous de la fermeture. Si plusieurs documents sont inclus, il convient de nommer chaque document.

10. Initiales des dactylos

Si vous avez composé la lettre mais que quelqu'un d'autre l'a tapée ou si vous avez tapé la lettre pour quelqu'un d'autre, les initiales de la dactylo apparaissent après les pièces jointes. Si vous êtes l'expéditeur et que vous avez tapé la lettre vous-même, omettez les initiales de la dactylo.

Prenez votre temps!

Les lettres commerciales professionnelles suivent un schéma formel qui leur donne un aspect soigné. Cependant, le contenu est la caractéristique la plus importante qui garantira un résultat positif à l'objectif de votre lettre. Il est impératif que votre orthographe et votre grammaire soient impeccables. Par conséquent, relisez votre travail deux ou trois fois avant de l'envoyer. Assurez-vous que votre formulation est polie, délicate et pertinente. Les cadres ont des contraintes de temps et ne sont pas susceptibles de passer du temps à lire de la prose qui divague et prend trop de temps pour en arriver là. Prenez le temps de suivre les directives de cet article et éditez soigneusement votre contenu concis, et une lettre professionnelle en sera le résultat.