Comment utiliser efficacement un système de journal au travail

Mike Tinnion (CC0) via Unsplash (modifié avec Canva)

Un système de journal est maintenu pour utiliser le temps et effectuer les tâches et les rendez-vous de manière très efficace et efficiente. Cela aide l'organisation dans son ensemble et aide à gérer mon propre temps et celui des autres. Les journaux peuvent être tenus à jour manuellement ou électroniquement.

J'ai personnellement les deux types d'agendas. J'ai mon calendrier électronique sur Outlook qui est partagé avec mon responsable et d'autres administrateurs. J'ai aussi un agenda manuel qui peut être utilisé en cas d'urgence.

Pourquoi est-il important d'avoir un agenda manuel?

Le journal manuel que j'utilise est un livre relié avec trois jours par page car je n'ai pas beaucoup d'entrées pour chaque jour.

Comme je l'ai mentionné ci-dessus, je n'utilise ce journal qu'en cas d'urgence. Cela comprend les moments où je suis malade ou absent du travail et que je ne peux pas accéder à mon agenda électronique ou lorsque les systèmes informatiques sont en panne et Outlook n'est pas accessible.

Quels sont les avantages d'un agenda électronique?

Comme je l'ai mentionné, le journal électronique que je tiens à jour se trouve dans le calendrier Outlook de mon ordinateur de travail.

Voici les avantages d'avoir un calendrier électronique:

• Je suis en mesure de mettre en évidence un conflit potentiel entre les rendez-vous.
• Je n'ai besoin de saisir qu'une seule fois les événements qui se produisent régulièrement.
• Aucun papier n'est utilisé.
• Il existe une protection par mot de passe.
• Je peux y accéder à peu près n'importe où.
• Il y a des rappels de rendez-vous à l'écran.
• Il communique automatiquement les changements aux personnes impliquées dont les systèmes sont connectés au mien.

Comment utiliser mon agenda?

J'utilise mon agenda pour des choses comme des alertes et des rendez-vous.

Les entrées les plus courantes dans mon agenda seront:

• réunions de groupe
• réunions d'équipe
• commandes stationnaires
• sessions d'entrainement
• visites
• préparation des agendas
• congé annuel
• autres tâches de bureau
• surveillance
• d'autres tâches hebdomadaires et bimensuelles qui se répètent à une certaine fréquence (cela garantit que je ne les manquerai pas)

Je dois parfois réserver des réunions et envoyer des invitations à des réunions à des collègues ou à d'autres délégués, et cela se fait électroniquement.

Voici comment je gère ces types de réunions.

• J'essaie de saisir autant de détails que possible, comme la date, le lieu, la durée, les visiteurs, etc.
• Je rencontre rarement une situation où une réunion est annulée ou reportée, mais si cela se produit, je m'assure de vérifier les effets d'un changement demandé avant de l'accepter.
• Je rassemble également toutes les informations pertinentes pour m'assurer que toutes les personnes participant à la réunion ou au rendez-vous ont accès à tous les détails pertinents afin qu'il n'y ait pas de place pour une mauvaise communication.
• Je traite généralement les demandes et les modifications des autres participants dans l'ordre chronologique, mais je donnerai la priorité aux demandes les plus urgentes si je traite un grand nombre d'entre elles.
  • Lorsque des demandes sont acceptées ou que des modifications sont apportées, je m'assure que toutes les personnes impliquées sont contactées et que cela leur convient avant que les modifications ne soient confirmées.
• Je m'assure également que chaque personne impliquée dans le rendez-vous ou la réunion dispose de suffisamment de temps pour la planification, les voyages et tout autre besoin afin que la réunion se déroule sans heurts.

Je suis conscient que les journaux doivent être tenus à jour lorsque des changements ont été convenus. Je m'assure d'avoir supprimé tous les rendez-vous annulés. Un journal qui n'est pas tenu à jour de façon complète peut risquer toutes sortes de confusion. Cela sapera également la confiance et encouragera les gens à ressentir le besoin de vérifier les arrangements, ce qui est une perte de temps ou, pire encore, à tenir leur propre journal.

Une dernière note

Sur une note aimable, veuillez ne pas copier quoi que ce soit soumis ici et l'afficher dans votre fichier. Ceci a été publié ici uniquement pour vous aider à avoir une idée / compréhension de ce qu'ils attendent de vous. Vous devrez vous rapporter à votre propre zone de travail et organisation et vous y tenir lors de la préparation des fichiers. Merci de votre collaboration.

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