Comment gérer et encadrer efficacement un stagiaire d'été

Commencez le premier jour d'un stagiaire du bon pied en vous présentant

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Stagiaires efficaces

Un programme de stage de toute taille a le potentiel d'être un énorme atout pour une entreprise. Vous obtenez une main-d'œuvre bon marché ou gratuite, et votre nouvel employé entre dans vos portes ouvert d'esprit et désireux de faire ses preuves. Alors pourquoi la plupart des stagiaires se sentent-ils sous-utilisés, et pourquoi de nombreux managers déclarent-ils ne pas tirer beaucoup de profit des stagiaires qui travaillent pour eux? La plupart de cela découle de pratiques inefficaces de la direction qui ne permettent pas aux stagiaires de faire du bon travail.

Efficacité dès le premier jour

Vous souvenez-vous de votre premier jour en tant que stagiaire? Si vous aviez un stage, vous étiez probablement très nerveux le premier jour et ne saviez pas à quoi vous attendre. En tant que mentor ou manager d'un stagiaire, vous devez être préparé bien avant son premier jour, car vous savez à quoi vous attendre. Vous savez ce que vous voulez que votre stagiaire fasse et vous connaissez la culture et les attitudes auxquelles vous voulez qu'il adhère pour réussir. Les étapes suivantes vous mettront tous les deux en mesure d'y parvenir.

1. Présentez-vous ainsi que la société

Cela devrait être évident, mais vous devez consacrer du temps le matin où votre stagiaire arrive pour les rencontrer. Rien ne commence pire un stage que de s'asseoir à un bureau (ou pire, de ne pas savoir où s'asseoir ou même de ne pas avoir encore de bureau!) En attendant que quelqu'un vous dise quoi faire.

Trouvez-les tout de suite et dites-leur qui vous êtes. Donnez-leur un aperçu de l'entreprise et de l'équipe sur laquelle ils travailleront. Ils en savent peut-être déjà certains, mais cela vous donne à tous les deux un point de départ pour les choses faciles.

2. En savoir plus sur eux

Tout au long de leur premier jour et probablement de leurs premières semaines, vos stagiaires seront surtout à l'écoute. Faites un point dès le début de leur stage pour leur donner le temps de parler de quelque chose qui n'est pas lié aux affaires. Où vont-ils à l'école? Ce stage est-il pour eux hors de l'état ou restent-ils chez eux? Cette personne dispose d'un temps limité pour effectuer des tâches à votre place avant de retourner à l'école; vous allez devoir faire des efforts pour accélérer le processus d'établissement de rapports.

3. Découvrez leurs compétences et leurs objectifs

Avant de pouvoir les libérer, passez du temps avec eux pour comprendre quelles compétences vous pouvez utiliser en dehors de leur CV. Parcourez les compétences énumérées sur leur CV et demandez-leur de les développer. Vous pouvez tous les deux commencer à parler.

Comment parler aux stagiaires

Parlez en gros aux stagiaires comme vous le faites à vos pairs, avec quelques considérations supplémentaires. La plupart des stagiaires sont une combinaison de confiance et d'insécurité. Ils ont hâte de faire leurs preuves mais ne savent pas comment. Mettez en œuvre quelques-unes des stratégies et des phrases ci-dessous lorsque vous aidez les stagiaires de votre entreprise dans leur travail d'été.

"Vous le savez probablement déjà, mais…"

C'est un excellent moyen de commencer n'importe quelle phrase à un stagiaire si vous ne savez pas comment procéder dans la situation. Ceci est utile si vous pensez: "Sûrement quelqu'un lui a déjà dit cela, alors je vais l'oublier." ou "Vais-je l'offenser en supposant qu'elle ne le sait pas déjà?" ou "Cela devrait être si évident que personne n'a besoin d'être dit, non?" Vous soulagez l'élève de la pression en commençant par montrer que vous avez confiance en lui, mais vous pouvez toujours communiquer des informations importantes pour qu'il continue à avancer dans la bonne direction.

Expliquez-le comme si j'avais cinq ans

D'accord, peut-être pas cinq. Mais assurez-vous de l'expliquer comme s'ils avaient entre 18 et 22 ans. Ils ont probablement une expérience limitée dans un bureau, sur un grand projet, devant un client, et s'exprimant en acronymes. Ce n'est pas de leur faute, c'est pourquoi ils apprennent maintenant. C'est votre travail de faciliter la transition de l'université vers votre entreprise afin que le stagiaire puisse se concentrer sur la production d'excellents résultats.

Quand des questions se posent

Il ne suffit pas de terminer les instructions interminables sur la façon d'accomplir une tâche avec: "Des questions? Non? D'accord, rendez-vous à la réunion hebdomadaire avec cela fait." Bien sûr, ils n'auront pas de questions intelligentes à ce moment-là; ils ne sont pas encore entrés dans le vif du sujet. Ce qu'ils doivent savoir, c'est ce qu'ils doivent faire plus tard lorsqu'ils rencontrent un problème. Devraient-ils le souligner et passer à autre chose? Demandez à Google? Demandez au directeur? Tu? Une compétence importante que chaque employé doit développer est la résolution autonome de problèmes, mais vous devez définir les grandes lignes acceptables dans votre entreprise.

Projets de stages de qualité

Trouver du travail pour les stagiaires peut être difficile. Nous avons tendance à leur lancer des tâches subalternes pour éviter de passer le temps dont nous avons besoin pour expliquer comment faire des tâches plus compliquées. C'est normal de le faire parfois lorsque le travail doit être fait, mais essayez d'intégrer les trois types de tâches suivants à leur charge de travail.

1. Le projet en cours

Chacun de vos stagiaires doit avoir un projet de longue durée à faible priorité en arrière-plan de sa charge de travail. C'est un projet qui peut prendre un peu de temps pour apprendre à le faire et il n'est pas nécessairement nécessaire de repousser les limites de ce qu'ils peuvent faire ou de développer une compétence. En fait, l'objectif est que ce projet soit quelque chose qu'ils peuvent faire principalement de manière autonome. Ce projet est essentiel pour chaque stagiaire car il y aura toujours des temps d'arrêt entre les projets les plus prioritaires. Ou ils seront bloqués sur un projet hautement prioritaire alors qu'il n'y a personne de disponible pour les aider.

Pensez-y: vous avez probablement beaucoup de tâches un peu ennuyeuses de priorité inférieure lorsque vous êtes coincé sur quelque chose de plus important, ou vous avez besoin de quelque chose d'engourdissant après une matinée très engageante. Une structure de tâches similaire peut rendre vos stagiaires plus productifs.

2. Le projet digne de CV

Votre stagiaire travaille peut-être pour un salaire de merde, va chercher du café à tout le monde et rédige des mémos boiteux tous les jours, car c'est ce qu'elle veut faire pour le reste de sa vie. Si c'est le cas, alors continuez à lui confier des tâches comme ça, de sorte que lorsque c'est fait, tout ce qu'elle peut mettre sur son curriculum vitae est «saisie de données» et «gestion de fichiers». Plus probablement, elle a pris ce stage pour relever un défi et gagner de l'expérience. Cette expérience doit se traduire par des réalisations en noir et blanc qu'elle pourra mettre en candidature à l'avenir.

Vous connaissez votre secteur et ce que les responsables du recrutement veulent voir. Vous êtes dans un endroit idéal pour aider les stagiaires sous vous à développer des compétences pour être embauché plus tard: peut-être dans votre entreprise si cela vous convient ou peut-être ailleurs. Trouvez un projet pour lequel ils ont les compétences de départ à gérer, qui peuvent être terminés avant leur départ et qui auront des résultats réels qu'ils pourront enregistrer dans un CV et dont ils pourront parler lors de futurs entretiens d'embauche. Donnez-leur quelque chose à posséder.

3. Le projet Get-out-There

La forme exacte de ce projet varie largement en fonction de l'industrie. Mais si vous pouvez essayer de trouver un projet qui permet aux stagiaires de quitter leur bureau et de parler aux gens ou de voir des choses. Au moins, ce devrait être un projet qui les oblige à interagir avec des personnes en plus de leur mentor, espérons-le en dehors de leur équipe. Si vous ne trouvez vraiment pas quelque chose, c'est peut-être simplement assister à des réunions avec le client et simplement observer.

À la fin du stage

Lettre de recommandation

Postuler à un emploi ou à une école supérieure nécessite souvent une lettre de recommandation d'un ancien employeur. Cela peut sembler vraiment bien venant de quelqu'un avec qui un stagiaire a travaillé et connaît.

Leur avenir dans votre entreprise

À moins que ce ne soit une expérience totalement misérable pour eux, la plupart de vos stagiaires seront impatients de savoir si vous voulez qu'ils reviennent pour leur prochain été ou s'il y aura probablement une offre d'emploi à temps plein sur la table après l'obtention de leur diplôme. Avant le dernier jour du stagiaire, invitez-le à discuter de son avenir et de savoir si l'entreprise a des rôles ouverts qui conviendraient. Il n'y a peut-être pas quelque chose immédiatement disponible, mais aidez-les à comprendre les prochaines étapes pour poursuivre une carrière dans l'entreprise.