Comment allouer des ressources dans Excel

introduction

La planification des ressources peut être l'un des aspects les plus difficiles de la gestion de projet, en particulier si vous demandez à le faire pour plusieurs équipes de projet dans toute une organisation sur une longue période. Si vous disposez de Microsoft Project Server, vous pouvez effectuer une allocation de ressources assez facilement, car Microsoft Project Server peut rechercher dans tous les projets de votre organisation et vous indiquer où une ressource spécifique est allouée. Cependant, l'édition standard de Microsoft ne vous permet pas de faire cela, et à ce stade, il est plus facile de faire référence à vos calendriers de projet dans Microsoft Project ou ailleurs et de créer votre documentation d'allocation de ressources dans Excel. Cet article vous explique tout ce dont vous aurez besoin pour créer la documentation de vos ressources dans Microsoft Excel.

Travailler sur l'allocation des ressources peut donner l'impression de résoudre un très gros puzzle.

Construire une liste

La première étape consiste à créer une liste de toutes les ressources que vous serez responsable d'allouer. S'il s'agit d'un seul projet ou d'un petit département, vous pouvez probablement le faire vous-même, mais si vous allouez des ressources pour un grand département où les employés travaillent sur des centaines de projets, vous devrez peut-être travailler sur un service d'assistance pour s'assurer que vous disposez de la liste complète des noms. Demandez à quelqu'un de revoir la liste. Vous ne voulez pas commencer à déplacer les gens et à ajuster les calendriers des projets, seulement pour découvrir qu'il y avait d'autres personnes qui auraient pu combler certains des trous.

Facteur dans le travail de soutien

Dans certaines entreprises, les employés qui travaillent sur des projets font également une bonne partie du travail de soutien. Le pourcentage de travail de soutien effectué par les employés varie d'une entreprise à l'autre et d'un employé à l'autre. Il est important de comprendre le pourcentage de travail de soutien dont vous avez besoin pour intégrer les chiffres de chaque employé au cours de la journée de travail ou de la semaine de travail moyenne pendant la durée pour laquelle vous allouez des ressources. Et si vous n'êtes pas suffisamment familier avec la charge de travail des employés, assurez-vous d'obtenir cette information de quelqu'un qui l'est. Si vous faites une supposition et que ce n'est pas le cas, cela nuira à vos chiffres, ce qui peut entraîner beaucoup de douleur.

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Connaissez la durée que vous allouez

À titre de précision, vérifiez toujours la durée pour laquelle vous êtes invité à allouer des ressources. Prévoir où les gens seront à court terme est une chose plus facile à faire, mais plus on vous demandera de regarder plus loin sur la route, plus vous risquez de vous tromper, et si vous n'avez pas à mettre un chiffre là-bas, vous voudrez peut-être fortement envisager de ne pas le faire.

Rassembler les calendriers de projet

Les prévisions que vous faites dans le cadre de l'allocation des ressources deviennent beaucoup plus précises si vous avez des calendriers de projet complets en entrée. Même si le projet n'a pas encore officiellement démarré, vous devriez être en mesure de rassembler un calendrier de projet de haut niveau simple qui appelle toutes les tâches connues qui devront être effectuées. Cependant, à ce stade, le travail de développement ne sera probablement qu'une longue période sans détails, car une structure de répartition du travail qui détaille toutes les tâches n'aura pas encore été construite. Mais vous devriez toujours pouvoir rassembler les noms des personnes effectuant le travail de développement, ainsi que les noms des personnes associées à toutes les autres tâches. Après avoir examiné l'analyse de rentabilisation et une conversation avec l'entité commerciale qui a demandé le projet, vousJ'aurai une idée de très haut niveau de la complexité du projet et je serai en mesure de prévoir les durées de chacune des tâches à partir de là. Si le projet est déjà en cours et qu'il existe une structure de répartition du travail qui fait appel à toutes les tâches associées au travail de développement, vous aurez alors des informations encore plus détaillées sur qui travaillera sur quoi et quand.

Le nivellement des ressources est une étape finale critique dans le travail sur l'allocation des ressources, car il aide les entreprises à comprendre quand augmenter et réduire leur main-d'œuvre, et il aide les chefs de projet à établir des calendriers de projet réalistes.

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Créez votre feuille de calcul d'allocation de ressources

Les étapes pour canaliser toutes les informations que vous avez rassemblées dans une feuille de calcul d'allocation de ressources dans Excel sont les suivantes:

Ouvrez un nouveau classeur dans Excel et créez de nouvelles feuilles pour chaque ressource pour laquelle vous devrez effectuer des prévisions.
Dans la première feuille en commençant par une poignée de lignes vers le bas, commencez à brancher les noms des projets sur lesquels l'individu travaillera dans la première colonne, chaque projet étant dans sa propre ligne.
Dans la ligne vide directement au-dessus de l'endroit où vous avez entré votre premier projet, passez à la deuxième cellule de la ligne et commencez à saisir les jours individuels ou les plages de dates d'une semaine pour la durée pendant laquelle vous devez allouer des ressources sur cette ligne. En fin de compte, cela dépend de la granularité que vous, ou votre patron, souhaitez obtenir.
Ouvrez le calendrier de projet pour le premier projet de votre liste et filtrez uniquement les tâches auxquelles la ressource que vous examinez était impliquée. Recherchez la durée de la première tâche à laquelle la ressource a été impliquée et passez à la feuille de calcul d'allocation de ressources que vous créez. Accédez aux cellules de cette ligne de projet qui correspondent à ce jour ou à cette plage d'une semaine, puis saisissez le nombre d'heures pendant lesquelles cette ressource est active pendant cette période. Répétez cette étape pour toutes les tâches de tous les projets pour tous les employés.
Entrez une formule au bas de chaque colonne de plage de dates de jour ou d'une semaine qui résume le nombre total de la nôtre dans cette colonne qui prend également en compte le travail de support nécessaire pour cette ressource.
Vérifiez les totaux. Si vous avez utilisé des jours de travail simples et standard, que tous les jours où il semble qu'un employé consacrera plus de huit heures est un signal d'alarme et doit être examiné. C'est très normal d'avoir cela lorsque vous faites la somme des chiffres, et cela montre vraiment comment la plupart des organisations surallouent leurs ressources et ne s'en rendent même pas compte jusqu'à ce qu'elles passent par un exercice comme celui-ci.
Nivelez vos ressources. C'est là que vous passez par l'exercice de transfert du travail à d'autres personnes ou d'allongement de la durée des tâches afin que tout le monde soit correctement réparti.