Comment concevoir un kit média

Heidi Thorne (auteur) via Canva

Vous pensez que vous n'êtes pas digne de la presse? Le fait est que vous l'êtes probablement. La clé est de savoir comment vous présenter et présenter votre entreprise aux médias afin que vous et votre histoire puissiez être considérés pour publication dans les journaux, magazines, émissions de télévision, sites Web, etc.

Votre kit média est votre «brochure commerciale» de relations publiques. Dans cet article, vous apprendrez à concevoir un kit média qui montre aux rédacteurs et journalistes potentiels ce que vous avez à leur offrir ainsi qu'à leur public.

Qu'est-ce qu'un kit média?

Tout d'abord, parlons de ce qu'est un kit média. En fait, il existe deux types de kits média: l'un pour attirer l'intérêt potentiel des médias et l'autre pour attirer des annonceurs potentiels pour votre publication, blog ou émission. Celui dont nous parlerons dans cet article est d'attirer les médias.

C'est tout simplement un outil de relations publiques qui est une collection de documents, généralement emballés de manière attrayante dans une sorte de dossier ou d'enveloppe, distribués aux membres de la presse et aux autres parties intéressées afin qu'ils puissent facilement en savoir plus sur vous. Contrairement à un kit de vente que vous donneriez aux clients, il vous vend, vous et votre entreprise, en tant que sujets potentiels à présenter dans diverses publications, émissions et événements.

Voici une liste d'éléments courants que vous incluriez dans un kit média:

• Fiche de contact et / ou carte de visite.
• Dernière brochure de l'entreprise.
• Copies de communiqués de presse récents et / ou pertinents.
• Liste ou copie des mentions ou articles récents publiés sur vous et votre entreprise.
• Des photos de haute qualité (un gros argument de vente), des vidéos et / ou des clips audio mettant en valeur vous, votre entreprise, vos produits et services rassemblés dans une liste indiquant où ils peuvent être téléchargés sur le Web. Vous pouvez également en inclure un CD / DVD, mais cela ne vaut généralement pas la peine.
• Livres blancs ou autres rapports que vous avez peut-être publiés.
• Une feuille de conférencier promotionnel (si vous poursuivez des allocutions).

(Un peu plus tard, nous parlerons des kits multimédias numériques qui remplacent, dans de nombreux cas, les kits physiques.)

Les rédacteurs en chef et les journalistes peuvent prendre vos communiqués de presse et photos directement à partir de votre kit et les inclure automatiquement dans un numéro ou une diffusion à venir. Ils peuvent également vous contacter pour plus d'informations s'ils pensent que votre histoire a du mérite et s'inscrit dans leurs calendriers éditoriaux ou d'autres projets de publication en cours. Ou ils peuvent ne jamais vous contacter. (Désolé, cela arrive.) Mais votre package bien conçu peut vous aider à ouvrir davantage de portes à des opportunités de relations publiques rentables.

Conseils pour économiser de l'argent

Je vais présumer que, parce que vous recherchez sur Internet des conseils sur les kits médias, vous ne travaillez pas pour une grande agence de publicité ou de relations publiques. Si c'était le cas, vous ne demanderiez même pas. Je présume également que vous n'avez pas engagé une telle agence pour préparer votre trousse médiatique de relations publiques. Si vous le faisiez, ils géreraient tout cela pour vous.

Donc, en tant que propriétaire ou entrepreneur d'une petite entreprise, vous allez probablement le faire vous-même. Et avec des budgets généralement serrés dans les petites entreprises, vous voulez trouver des conseils pour économiser de l'argent pour avoir l'air professionnel sans avoir à engager quelqu'un pour le faire pour vous.

En fait, c'est un processus assez simple. Les grands du monde de l'entreprise dépensent généralement pour avoir des dossiers et des encarts spécialement imprimés et conçus. Mais ce n'est généralement pas nécessaire.

Alors regardons rapidement les pièces de cette liste de contenu du kit ci-dessus. Certains de ceux-ci, à l'exception de votre brochure commerciale, doivent-ils être imprimés dans le commerce? Non! Avec les services de photocopie actuels (comme chez FedEx, UPS, les magasins de fournitures de bureau et les ateliers d'impression rapide), vous pouvez souvent imprimer directement à partir de votre fichier numérique pour créer des copies nettes et propres de vos encarts. Beaucoup moins cher que de les imprimer commercialement, surtout si vous n'avez besoin que de quelques kits, disons moins de 100.

Pour votre dossier, vous pouvez acheter des dossiers à deux poches en papier de haute qualité, généralement pour moins de quelques dollars chacun (parfois beaucoup moins) en ligne ou dans des magasins de fournitures de bureau. Les chemises au fini brillant lui donnent un look élégant.

Pour personnaliser le dossier pour votre entreprise, placez une étiquette plus grande avec le nom de votre entreprise, le logo, le slogan (ou une description de deux mots de votre entreprise) et le site Web sur le devant du dossier. Si vous prévoyez d'imprimer sur votre imprimante à jet d'encre, utilisez les étiquettes de la plus haute qualité que vous puissiez trouver.

Le kit média numérique

Il est vraiment facile - et bon marché - de créer un kit multimédia numérique. De nos jours, de nombreux rédacteurs en chef et journalistes préfèrent même vos documents numériques à un dossier rempli de papier.

Tout d'abord, vous devez créer une page "Presse" sur votre site Web ou votre blog. Téléchargez tous les documents de votre kit média sur votre site Web. Sur la page Presse nouvellement créée, créez un court paragraphe d'introduction qui donne aux membres des médias un aperçu rapide de vous et de votre entreprise. Puis suivez cela avec une liste de liens vers chacun de vos documents de kit média.

Facile, schmeasy, fait!

Que dois-je faire avec mon kit média?

Vous avez votre kit média prêt à l'emploi. Maintenant quoi?

Encore une fois, contrairement à un kit de vente, vous n'allez pas envoyer votre dossier de presse comme un article de publipostage. Voici comment les kits de médias sont généralement distribués:

• Envoyer aux contacts des médias concernés sur demande.
• Envoyez-les avec les articles aux éditeurs.
• Mettez-les à disposition dans les salles de presse ou les salons des salons et expositions. Ce privilège de distribution n'est généralement accordé qu'aux entreprises qui exposent officiellement à ces événements. Juste un avertissement: quand j'étais dans le secteur des salons, nous avions l'habitude de jeter tous les kits média qui étaient introduits dans l'espace presse par des non-exposants.
• Mettez-les à disposition sur le stand de votre salon pour les contacts médias qui pourraient s'arrêter.
• Affichez votre kit média numérique sur la page Presse de votre site Web pour un accès 24/7/365 par les membres des médias.
• Envoyez aux organisateurs d'événements qui pourraient vouloir vous embaucher pour des allocutions.

© 2013 Heidi Thorne