Comment déléguer des tâches à des subordonnés

La délégation des responsabilités démontre la confiance du superviseur dans ses suboridnées.

Auteur

L'art de la délégation

Avec des budgets maigres et moins d'employés pour faire la même quantité de travail, les employeurs ont dû apprendre à travailler avec moins. Le fait est que les défis économiques des dernières années ont nécessité des changements dans la façon dont les employeurs mènent leurs affaires. Les gestionnaires ont dû déléguer des tâches à des subordonnés et réaffecter le travail en raison de lourdes charges de travail qui ne peuvent plus être gérées par une seule personne. Le lieu de travail n'est tout simplement plus ce qu'il était. Les employeurs ont appris une nouvelle façon de faire de vieilles affaires tout en continuant de croître. L'art de la délégation est un outil fréquemment utilisé par les managers au fil des ans, car ils savent qu'ils ne peuvent pas tout faire. Lorsque le travail est délégué de manière appropriée, les gestionnaires peuvent atteindre les objectifs de l'organisation d'une manière efficiente et efficace. Par la suite,les employés bénéficient de pouvoir briller à mesure qu'ils grandissent et se développent professionnellement à partir de l'expérience.

Quelle est la définition de la délégation?

La «délégation», telle que définie par le dictionnaire gratuit Merriam-Webster, est «l'acte de donner le pouvoir d'agir pour autrui».

Quelles tâches pourriez-vous déléguer à des subordonnés?

Sur le lieu de travail, les superviseurs délèguent souvent des responsabilités, des tâches spécifiques ou des tâches à un employé. La délégation de telles tâches permet à cet employé de prendre certaines décisions qu'il ne prendrait normalement pas. Le fait de donner à un employé le pouvoir d'exécuter une tâche ou d'assumer une responsabilité est une excellente ressource pour toute organisation car il permet aux employés d'acquérir une expérience de travail précieuse. L'expérience pratique acquise en faisant réellement le travail, plutôt qu'en regardant les autres le faire, peut être enrichissante.

Dans certaines organisations, les superviseurs hésitent à déléguer des responsabilités. Pour ces superviseurs, il est nécessaire d'avoir un contrôle total sur tout ce qui est sous leur autorité. D'autres poussent cette philosophie de contrôle plus loin en supposant que la seule façon de bien faire quelque chose est de le faire soi-même. Penser que l'on peut tout faire seul est une folie car il faut l'effort de toute l'équipe pour vraiment réussir. Les raisons pour lesquelles les superviseurs délèguent des responsabilités à des subordonnés varient. Le résultat final, cependant, peut être gratifiant pour l'employé, le superviseur et le lieu de travail.

Pourquoi les superviseurs délèguent-ils?

Les superviseurs choisissent de déléguer des tâches à des subordonnés pour diverses raisons. Les raisons courantes de déléguer sont:

Opportunité de croissance professionnelle - Les employés auxquels de nouvelles responsabilités ont été déléguées ont la possibilité d'exceller dans une tâche qui leur a été confiée. Les superviseurs qui délèguent certaines tâches sélectionnent quelqu'un qui peut effectuer le travail d'une manière qui mènera à un résultat satisfaisant.
Formation croisée - Les superviseurs intelligents savent qu'une organisation efficace comprend un personnel bien équilibré qui peut intervenir pour couvrir lorsque le superviseur est absent pour cause de maladie ou de vacances. La délégation de tâches permet cette opportunité.
Nouveaux projets et tâches pour l'employeur - Si l'organisation s'est vu confier une nouvelle responsabilité, les superviseurs pourraient considérer la nouvelle tâche comme une excellente occasion de déléguer de nouvelles responsabilités. Étant donné que la tâche déléguée devrait être celle que le superviseur ferait, la nouvelle tâche pourrait être quelque chose de nouveau pour l'organisation qui pourrait exiger la diligence du subordonné sous la supervision du superviseur. Bien que le superviseur ne doive pas être autoritaire ou scruter chaque mouvement, il doit se rendre disponible si le subordonné chargé de la nouvelle tâche déléguée a besoin d'aide ou de direction.
Personnel limité dans l'organisation - La réduction du personnel due aux contraintes budgétaires oblige les organisations à réaffecter les tâches de temps à autre. Les superviseurs évaluent souvent leur personnel pour ses forces et ses faiblesses afin de déterminer la meilleure personne pour exécuter la tâche déléguée. Étant donné que les superviseurs seront mis à rude épreuve pour continuer à être «actifs» dans une grande partie du travail, il devient souvent nécessaire de déléguer certaines responsabilités à des subordonnés.
Besoin de démontrer son soutien à l'équipe - La délégation de responsabilités démontre la confiance que le superviseur a envers ses subordonnés sous leur supervision pour assumer la responsabilité.

L'essentiel pour la plupart des superviseurs est qu'ils ne peuvent pas tout faire eux-mêmes. Tout superviseur qui pense que c'est possible est insensé car il faut la contribution de tous les membres de l'équipe pour qu'une organisation réussisse. Les superviseurs doivent se souvenir que lorsque leurs employés brillent, ils le font aussi. De plus, en confiant certaines responsabilités aux employés, le superviseur démontre sa confiance et sa confiance dans l'équipe. Chaque employé d'une organisation a une contribution à apporter au succès de l'organisation. Penser que tout objectif atteint ou tout succès connu n'est pas dû aux employés qui aident à atteindre ces objectifs est une vision à courte vue du superviseur. Un grand leadership est nécessaire pour diriger et donner de bons exemples à l'équipe. cependant,il faut les efforts de toute l'équipe pour réussir. Déléguer des tâches au personnel approprié aidera le superviseur à diriger les autres vers leur propre développement professionnel.

Sélectionner la bonne personne pour le poste

Une fois qu'un superviseur a déterminé la nécessité de déléguer une responsabilité, l'étape suivante consistera à sélectionner la meilleure personne pour la tâche. La délégation de tâches aux employés doit être effectuée de manière à garantir une expérience réussie pour l'employé à qui la nouvelle opportunité est confiée. Bien qu'il y ait certainement de nombreux niveaux de responsabilités et d'importance des tâches réaffectées, il y a des choses similaires à considérer de la part du superviseur. Voici quelques éléments utiles à prendre en compte lors de la décision de déléguer des responsabilités:

Ne déléguez jamais une tâche à un subordonné en colère. Laissez les têtes plus fraîches l'emporter en examinant vraiment la nature du travail et qui dans l'équipe a la capacité de réussir à l'exécuter. Déléguer une tâche ne doit jamais être fait dans la colère ou comme punition.
Sélectionnez la personne ayant une expérience et une formation pertinentes. Afin de sélectionner la meilleure personne pour la tâche, les superviseurs devraient examiner l'expérience, l'éducation et la formation des membres de l'équipe. Puisque le superviseur veut que l'employé réussisse, il sera important de sélectionner l'employé qui a la capacité d'exécuter les tâches déléguées.
Ne considérez pas non comme une réponse. Puisque l'occasion d'assumer la responsabilité peut être quelque peu décourageante pour l'employé sélectionné, il sera nécessaire d'offrir la tâche d'une manière de soutien pour faire savoir à l'employé qu'il ne sera pas «jeté aux loups». Au contraire, le superviseur doit être en communication constante pour montrer son soutien à cet employé et sa conviction qu'il fera le travail.
Récompensez les bonnes performances. Déléguer une tâche est l'occasion de récompenser une bonne performance et d'offrir une nouvelle occasion de voir un employé briller et grandir professionnellement.
Ne laissez pas les préjugés personnels être le facteur déterminant pour la sélection de l'employé. Les superviseurs doivent toujours sélectionner l'employé d'une manière qui est uniquement pour des raisons professionnelles. Laisser tous les préjugés en dehors de la sélection de l'employé est primordial car cette tâche peut être considérée comme un avantage. La délégation ne devrait pas être une occasion de faire preuve de favoritisme.

La communication est cruciale

Une fois que la décision de déléguer a été prise et que le subordonné a été sélectionné, il sera important pour les superviseurs de vérifier périodiquement avec l'employé pour lui offrir le soutien ou les conseils nécessaires. La communication avec cet employé devient cruciale car elle offre une autre occasion d'afficher la foi qui a confié à l'employé la responsabilité déléguée. Les superviseurs peuvent choisir d'exiger de ces employés qu'ils fournissent des mises à jour régulières sur l'avancement de la tâche. De plus, lors des réunions régulières et de la réunion annuelle d'évaluation des performances, les superviseurs peuvent donner des informations importantes sur la progression de la responsabilité déléguée. Les employés apprécieront l'occasion de faire part de leurs commentaires au superviseur.

La délégation peut renforcer le lieu de travail

Comme mentionné ci-dessus, chaque employé sur le lieu de travail a une contribution précieuse à apporter pour atteindre les objectifs du lieu de travail. Les liens renforcés qui existeront entre les superviseurs et les employés seront le résultat direct de l'expérience acquise par l'employé en se voyant confier une tâche déléguée. La nécessité pour l'employé et le superviseur de travailler ensemble pour communiquer tout problème qui se produit sera satisfaite lorsque l'employé et le superviseur se rencontreront régulièrement pour discuter du travail effectué. La relation de travail peut certainement être améliorée car la confiance s'établit régulièrement entre le superviseur et le subordonné. Les employeurs qui utilisent la délégation pour les raisons appropriées et pour les personnes qui peuvent assumer la responsabilité auront plus de succès grâce à la performance unifiée des superviseurs et des subordonnés.