Comment déléguer

Ne vous contentez pas de jeter votre travail, délégué

Pour toute personne qui découvre un poste de direction, il peut être important d'apprendre à déléguer efficacement des missions. La délégation vous permet de développer les employés, d'accomplir plus et de rendre les choses que vous mettez en place plus efficaces.

Dans les premières étapes du processus, déléguer à un subordonné peut prendre du temps pendant que vous le guidez et le surveillez, mais à la fin, vous gagnerez du temps et de la frustration à mesure que vous gagnerez des employés de plus en plus compétents et investis qui peuvent vous décharger de tâches qui ne nécessitent pas votre expertise.

Des tâches correctement déléguées peuvent également motiver les employés, contrecarrer l'ennui et dynamiser les employés dont les performances sont insuffisantes. Certes, les salariés qui prennent la responsabilité d'une mission ou d'un projet sont plus investis dans son aboutissement et susceptibles d'être motivés par la responsabilité.

Une délégation efficace, cependant, exige beaucoup plus que le dumping du travail sur les autres. C'est un processus qui vous oblige à:

• identifier soigneusement les types de tâches à déléguer
• déterminer qui devrait assumer la mission
• faire un suivi de manière cohérente et solidaire pour assurer leur succès

Quels types de choses devraient être déléguées?

Pour apprendre à déléguer le travail, la première étape consiste à comprendre quels types de choses se référer aux autres.

Il existe une variété de tâches et d'affectations qui peuvent être déléguées de manière appropriée.

• Certes, les tâches qui ne nécessitent pas le niveau de compétence d'un manager ou celles qui nécessitent une expertise que le manager ne possède pas font partie de celles qui peuvent être envisagées pour une réaffectation.
• Dans une situation idéale, les choses qu'un gestionnaire délègue aux employés devraient les motiver ou leur apprendre. Le simple fait de donner un travail supplémentaire à un employé, qui ne lui donne pas la possibilité de grandir ou d'apprendre, n'est pas motivant. Pour certains employés, cela signifie qu'ils ont besoin de la responsabilité d'une tâche entière, tandis que pour d'autres travaillant à un niveau différent, il suffit d'obtenir la responsabilité d'un seul aspect d'un projet.
• Déléguer des tâches qui ne font que stimuler un employé peut également être une bonne chose, car l'ennui peut être une force destructrice au travail.
• Fournir des tâches qui se multiplient sont bons pour des raisons similaires et peuvent aider à assurer un lieu de travail qui fonctionne bien.

Toute tâche ou affectation déléguée à quelqu'un d'autre doit être spécifique dans sa portée et quelque chose que vous pouvez mesurer tous les deux afin de savoir quand elle est terminée et dans quelle mesure elle a été réussie. Dans l'idéal, l'employé qui assume la mission sera d'accord pour en assumer la responsabilité.

Remarque: aucune tâche ne doit être déléguée qui nécessite de traiter des informations confidentielles ou des décisions qui relèvent de la responsabilité de la direction; comme les éléments liés à la planification stratégique, à la surveillance budgétaire, à la dotation en personnel et à l'évaluation.

À qui la tâche ou l'affectation devrait-elle être déléguée?

La prochaine étape pour apprendre à déléguer est de comprendre quelles personnes devraient recevoir le travail assigné.

• Pour que la mission ou la tâche réussisse, la personne qui la prend en charge doit avoir le temps de le faire. Ecraser un employé avec une attente déraisonnable assurera l'échec du projet et détruira probablement le moral de l'employé.
• Bien entendu, il est tout aussi important d'identifier un employé possédant les bonnes compétences et qualifications pour le poste. Par exemple, demander à un employé ayant une mauvaise communication de diriger un projet de groupe est probablement un mauvais choix.
• Bien qu'il soit important de choisir quelqu'un avec des compétences qui correspondent, il est également bon d'avoir une tâche qui incite un employé à en faire un peu plus.
• En général, un employé assumera facilement une fonction déléguée s'il estime qu'il a tout à gagner de sa carrière en lui donnant la possibilité de mettre en valeur ses talents, de progresser ou de développer une compétence recherchée. Cela devrait également être pris en compte lors de votre sélection.

Planification

Une fois que vous avez décidé quelle tâche ou affectation vous souhaitez déléguer et quel employé est le candidat le plus probable, il est temps de discuter pour définir des objectifs clairs et mettre en place un plan.

De toute évidence, le superviseur doit discuter:

• exactement ce qu'ils demandent à l'employé de prendre en charge,
• quelle est la portée de la mission,
• pourquoi la tâche est critique
• ce que l'employé gagnera en assumant ce travail; Est-ce que ce sera pour développer de nouvelles compétences, plus de rémunération ou simplement pour satisfaire leur intérêt pour un domaine donné?

Pour assurer la réussite du projet qui répond à votre satisfaction, il est important de:

• définir exactement ce qui doit être réalisé
• ce qui constituera le succès
• le calendrier général pour l'achèvement. Si l'employé est alors disposé à accepter l'affectation, la planification sera la prochaine étape du processus.

Une délégation efficace à partir de ce moment sera le pivot de cette prochaine étape de planification. Un bon plan bien pensé garantira que l'employé sait:

• leurs attentes
• contraintes de temps
• l'étendue de leur responsabilité
• votre rôle dans la tâche

Vous devez tous les deux élaborer un plan définissant:

• toutes les ressources nécessaires (personnes, équipement, matériel, etc.) nécessaires à la mission
• des délais précis pour la réalisation des différentes phases du projet
• comment les progrès seront suivis par vous, le superviseur.

Définir comment les progrès seront surveillés est essentiel à ce stade pour vous assurer que votre rôle est discret et attendu. Il peut s'agir de:

• un calendrier régulier de rapports écrits
• brèves réunions avec mises à jour verbales
• observations
• ou une combinaison de chacun

Il est également important de s'assurer que l'employé qui assume la responsabilité du travail a une voix active dans la planification. Ils peuvent ne pas faire les choses comme vous le feriez, mais ils doivent avoir un certain contrôle sur la façon dont les choses sont faites, car ils seront au moins partiellement responsables du résultat. Encore une fois, ils n'acceptent pas seulement du travail supplémentaire, ils acceptent la responsabilité.

Un autre élément important de la prise de responsabilité consiste à se voir accorder l'autorité nécessaire. Par exemple, si un employé assume la responsabilité de diriger un groupe lors d'une affectation, le groupe et tout autre membre du personnel associé doivent être informés du nouveau rôle de leadership. Tous les autres gestionnaires impliqués devraient être invités à les soutenir et à reconnaître leur autorité sur les questions connexes.

De même, l'employé doit comprendre les limites de son autorité sur le projet dès le départ, pendant la phase de planification. Par exemple, si des matériaux doivent être achetés, ils doivent savoir si toutes les demandes doivent passer par le gestionnaire ou si leur jugement sera le dernier mot.

Se mettre en route

Un gestionnaire qui sait vraiment déléguer comprend qu'une fois le plan en place, son devoir est loin d'être accompli. C'est une grave erreur de libérer l'employé, de ne pas le surveiller régulièrement ou de fournir des conseils au besoin. En fin de compte, le succès est toujours la responsabilité du gestionnaire superviseur bien que le travail quotidien incombe à l'employé affecté.

Une fois le plan en place, les rapports et les mises à jour devraient être effectués régulièrement et sans aucune interruption. Le responsable peut auditer les interactions planifiées.

En fonction de l'affectation et du salarié, le manager peut fournir:

• encouragement
• retour d'information
• conseils généraux
• aide à la résolution de problèmes au besoin

Cependant, l'employé affecté doit être guidé vers une réflexion sur les problèmes et les solutions plutôt que de les renvoyer au gestionnaire. Le gestionnaire ne devrait intervenir que lorsque son rôle est nécessaire pour obtenir une coopération, pour résoudre des problèmes de nature plus large, etc. En général, le manager doit agir en tant que coach et mentor.

Emballer

À la fin de la mission, il est important de reconnaître l'événement. Si un projet échoue, le gestionnaire devra assumer la responsabilité. Si la mission a réussi, ce qui est généralement le cas, le travail accompli devrait être reconnu publiquement.

Les domaines à développer peuvent être identifiés quel que soit le résultat global. Ceux-ci peuvent guider les affectations futures.

Comme indiqué précédemment, la délégation peut aider à faire plus de travail, mais en fin de compte, elle devrait également aider à développer et à motiver les employés. C'est au gérant de:

• faire les affectations appropriées
• planifier soigneusement
• surveiller régulièrement
• assurer le succès de la mission pour une expérience positive

© 2009 Christine Mulberry