Comment créer un organigramme de base

Les organigrammes sont des diagrammes qui représentent le début à la fin du fonctionnement d'un flux de travail, d'un processus ou d'un algorithme. Ces graphiques sont utilisés pour documenter, concevoir et analyser dans tous les domaines d'activité.

Créé par Joshua Crowder

Comment planifier un organigramme

Créer un organigramme pour un processus est facile. Il suffit d'avoir les bons outils et un peu d'imagination. Pour télécharger une feuille de calcul avec des outils d'organigramme, cliquez ici. Le fichier contient tous les symboles de base que la plupart des professionnels pourront lire et comprendre. Vous pouvez utiliser plus de 80 symboles, mais il est inutile de les apprendre si vos téléspectateurs ne savent pas ce qu'ils représentent. Cela dit, le fichier contient les symboles les plus populaires.

Avant de commencer, il vous suffit de savoir à quel point vous voulez être descriptif. La cartographie de grands processus avec beaucoup de détails peut être laborieuse. Il est recommandé de dessiner un graphique plusieurs fois à la main avant d'utiliser des outils électroniques.

Étape 1: Tenez compte de la direction du flux

Lorsque vous démarrez un processus, il y a un rectangle arrondi qui appelle un terminal qui donne à votre utilisateur une file d'attente. Le meilleur endroit pour démarrer votre processus est de placer votre terminal de démarrage dans le coin supérieur gauche de votre graphique. Il n'y a pas de règles réelles sur la façon dont vous devez créer des organigrammes, mais j'ai trouvé qu'il était préférable de démarrer un processus dans le coin supérieur gauche et de terminer le processus dans le coin inférieur droit de la zone de graphique.

En partant de la zone en haut à gauche et en vous déplaçant vers la zone en bas à droite, vous voyez un flux clair pour l'activité. Certaines personnes utilisent une approche descendante et ce n'est pas grave tant que c'est cohérent.

Créé par Joshua Crowder

Étape 2: Ajouter des voies d'organigramme

Lorsque vous créez un organigramme, vous ne voulez pas vraiment que vos données soient partout. Les éléments de votre processus seront plus faciles à comprendre si vous les regroupez. Vous trouverez ci-dessous un exemple d'organigramme séparé par des «voies». Bien que ce ne soit pas obligatoire et qu'il sera parfois difficile à suivre, l'utilisation des voies gardera votre carte organisée.

Généralement, lorsque vous utilisez des voies comme celle-ci dans un organigramme, le nom du graphique est généralement appelé un organigramme de voie de nage.

Créé par Joshua Crowder

Étape 3: utiliser les symboles de démarrage, d'arrêt et de transition

Pour démarrer un organigramme, vous devez disposer d'un terminal. Ce symbole démarre le processus de flux et l'arrête. Il n'y a vraiment aucune autre raison d'avoir plus de deux terminaux.

Vous pouvez arriver à un point où vous ne pouvez plus insérer de données cartographiques sur une seule page. À ce stade, vous utiliseriez un connecteur hors page. Ainsi, au lieu d'utiliser un terminal pour terminer le processus, vous utilisez un connecteur hors page et une référence à lui comme "a". Lorsque vous démarrez sur votre page suivante, faites référence à ce connecteur hors page avec le «a» avec un autre connecteur hors page. La référence vous aidera à identifier où ramasser à nouveau.

Un connecteur non-page fonctionne de la même manière, mais est utilisé lorsqu'il n'y a pas assez de place sur une page pour dessiner une flèche vers une autre partie du processus. Dans ce cas, vous ignorez la flèche et utilisez une référence de connecteur sur la page pour vous rapprocher de l'autre partie du processus. Par exemple, si vous avez plusieurs processus qui sont enregistrés sur un disque, mais que le disque est situé en haut de la page lorsque vos processus qui doivent être enregistrés sont tous en bas de la page. Dans ce cas, il peut être judicieux d'utiliser le connecteur sur la page pour empêcher les lignes de confondre d'autres parties de vos processus.

Sous les directives générales de diagramme de flux, ces formes sont les seuls symboles qui représentent un point de départ ou d'arrivée dans un diagramme de flux.

Créé par Joshua Crowder

Étape 4: connectez les symboles avec des lignes

Les lignes sont ce que vous utilisez pour connecter vos symboles. Une ligne droite représente le passage d'une partie du processus à une autre. Une ligne droite ne se déplace que dans un seul direct et n'implique jamais de reflux dans le processus. →

Il existe également une ligne bidirectionnelle et une liaison de communication et ils ont tous deux deux flèches. La ligne bidirectionnelle montre un processus qui peut aller dans les deux sens ou dans les deux sens. Vous pouvez utiliser une ligne bidirectionnelle pour enregistrer un programme informatique sur le disque, mais pointez vers l'endroit où vous étiez pour que le processus puisse se poursuivre. Le lien de communication montre une ligne de communication que ce soit d'ordinateur à ordinateur, d'ordinateur à serveur. téléphone à téléphone, fax à téléphone ou même personne à personne.

Les organigrammes ne se limitent pas à l'utilisation des lignes ci-dessus. Plus de lignes sont disponibles pour des graphiques de flux plus avancés.

Créé par Joshua Crowder

Étape 5: Ajouter des symboles de stockage

Vous trouverez ci-dessous les symboles qui représentent un type de stockage. Le disque est utilisé lorsque vous enregistrez un type de processus informatique comme indiqué précédemment.

Un autre symbole de stockage est la bande et est généralement appelé symbole de données séquentielles. Ceci est utilisé pour sauvegarder un serveur. En général, la bande est considérée comme un disque de sauvegarde qui est retiré pour un stockage sûr ou un disque utilisé pour récupérer des informations. Vous pouvez en fait référencer un lecteur flash avec ce symbole.

Le symbole triangulaire avec le côté plat vers le haut sert au stockage manuel des fichiers. Vous indiqueriez à l'intérieur du triangle comment les fichiers sont triés (par exemple, «A» pour alphabétiquement, «N» par nom).

Symboles de stockage

Créé par Joshua Crowder

Étape 6: Ajouter des symboles de processus

Un symbole rectangle posé sur le côté long représente un processus informatisé. Vous souhaitez utiliser ce symbole lorsqu'un type de tâche pilotée par un programme est utilisé. Si cette tâche implique une sauvegarde, le processus informatique doit mettre à jour un disque. Le trapèze sert de processus manuel. Il peut s'agir de toute action physique telle qu'une inspection ou une tâche qui nécessite un mouvement. La forme du diamant sert à la prise de décision. Vous devez vous assurer que vous placez vous oui / non et les flèches dans les bonnes positions.

Symboles de processus

Créé par Joshua Crowder

Étape 7: Ajouter des symboles d'entrée-sortie

Enfin, nous avons les symboles qui représentent les données d'entrée et de sortie. Vous avez la possibilité de déplacer un ou plusieurs documents tout au long du processus. Le trapèze représente une entrée à clé. Cela prend vraiment la forme d'un clavier et représente toutes les entrées de données saisies.

Symboles de sortie d'entrée

Créé par Joshua Crowder

Exemple de graphique 1: explication

L'exemple ci-dessous montre un processus qui représente la durée de vie d'une commande dans une entreprise de distribution de résine plastique. Comme vous pouvez le voir, la voie qui a été discutée précédemment maintient le processus organisé en permettant à l'utilisateur du document de savoir où il se trouve dans le processus.

Exemple 1 Organigramme. Ce processus a été écrit pour le traitement des commandes de distribution de résine plastique. Lorsque des problèmes surviennent et que le processus n'atteint pas un point final, il reste réciproque jusqu'à ce qu'une commande soit terminée.

Créé par Joshua Crowder

Exemple de graphique 2: explication

L'exemple 2 montre un processus de la même entreprise. Plus en détail, ce graphique montre les étapes exactes prises pour démarrer un devis client dans le système CRM. Comme vous pouvez le voir, le processus se poursuit sur une autre page avec un connecteur hors page.

Exemple 2 Organigramme

Créé par Joshua Crowder

En conclusion

J'espère que vous avez pu profiter de ce court tutoriel. Je ne voulais pas donner trop de règles, car le diagramme de flux ne devrait pas avoir trop de restrictions. Votre travail consiste à rendre le processus apparent sur papier afin que votre public sache ce qui se passe dans votre tête. Cela dit, gardez vos organigrammes simples à moins que les gens n'aient besoin de plus de détails. Il n'y a rien de pire que des employés qui passent du temps sur des graphiques que personne ne prendra le temps d'apprendre. D'accord, il y a pire…

© 2018 Joshua Crowder