Comment créer un calendrier de projet précis et une estimation des coûts

Apprenez à faire de meilleures estimations de projet et à les accélérer.

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Pourquoi la précision est importante

En tant que chefs de projet, nous sommes souvent contraints de créer des devis très rapidement et avec trop peu d'informations. Pire encore, nous sommes obligés de dire ce que les sponsors exécutifs veulent entendre: "Je n'ai que 15 000 $ pour cette mise à jour de la base de données. Vous pouvez le faire, n'est-ce pas? Et cela doit être fait en deux mois aussi!"

Pourtant, si nous disons oui, et ce n'est tout simplement pas possible, cela aggrave les choses. Nous n'avons pas l'air très bien deux mois et quinze mille dollars plus tard quand nous revenons et demandons encore dix mille dollars, et un autre mois. Et pourtant, 3 mois et 25 000 $ était le mieux que quiconque puisse faire, et nous aurions pu le savoir dès le départ.

Le monde professionnel s'attend à de mauvaises estimations

Malheureusement, de nombreuses organisations se sont habituées à accepter de faibles estimations et à penser que la plupart des projets dépasseront le budget et seront livrés en retard. Selon le Project Management Institute, 55% de tous les projets ne donnent pas de résultats satisfaisants. Le pourcentage de projets qui donnent des résultats satisfaisants dans les délais et en deçà du budget est bien inférieur à cela.

Les chefs de projet aussi en sont venus à croire que nous ne pouvons pas faire d'estimations réalistes ou, même si nous le pouvions, nous ne pouvons pas le faire dans le temps dont nous disposons. Et, si nous pouvions, le patron ne voudrait pas l'entendre.

Pour faire simple, le monde professionnel s'attend à de mauvaises estimations.

Pourquoi nous avons besoin de bonnes estimations

Cela signifie que nous serons vraiment bien si nous pouvons faire de bonnes estimations. Maintenant, je vais être honnête, les présenter ne sera pas facile. Convaincre nos patrons que nous avons besoin de bonnes informations et de suffisamment de temps pour bien estimer sera un défi. Fournir des estimations réalistes signifie, dans un premier temps, présenter des budgets de projet plus élevés et des calendriers plus longs - plus d'arguments. Mais regardez ce qui se passe de l'autre côté: nous commençons à livrer nos projets à temps et dans les limites du budget - ou de très près. Et nous sommes les seuls à le faire.

Cela vaut son pesant d'or.

Le bandeau sur Lady Justice est un signe de son aveuglement aux agendas personnels, au statut, à la corruption et à d'autres éléments qui nous détournent de la vérité.

Par son propre travail (retouché), via Wikimedia Commons

Éliminer les biais

Dans l'estimation, le biais est une pression qui nous conduit à arriver à une estimation trop basse ou trop élevée. La première chose à faire est donc de vouloir faire une estimation précise. N'oubliez pas qu'à la fin du projet, vous voulez regarder en arrière et dire: mon estimation était juste; ma gestion était bonne et j'ai livré les bons résultats.

En fait, une façon de comprendre les préjugés est de penser que c'est quelque chose qui vous rend constamment hors cible. Au tir à l'arc, un vent de travers soufflera les flèches hors de la cible dans la direction du vent. C'est de la partialité. Nous compensons les préjugés en étant conscients de la pression et en refusant de nous laisser nous rejeter.

Voici quelques éléments qui pourraient nous déranger et que faire pour chacun d'eux:

• Budgets requis ou imposés et états des fonds disponibles. Un budget requis ou imposé est une déclaration de ce que le promoteur du projet, ou le client, est prêt à dépenser. Un état des fonds disponibles indique le montant du budget. Soyez clair que rien de tout cela n'a rien à voir avec une estimation. Soit vous ne connaissez pas ce montant avant d'estimer (comme le juge aveugle de la figure 2), soit, si vous le savez, mettez-le de côté. Après avoir fait votre estimation réaliste, vous pouvez présenter une comparaison du budget estimé et du budget requis.
• Pensées vœux ou irritées. Si nous aimons notre patron, nous voudrons adapter le travail à ce qu'il dit pouvoir se permettre. Si nous pensons que notre patron est irréaliste, nous voudrons exiger deux fois plus. Ce sont des réactions humaines naturelles de convivialité ou de ressentiment. Veuillez les mettre de côté. Concentrez-vous sur la fierté professionnelle qui accompagne la création d'une estimation réaliste et précise du travail à effectuer, de son coût et de son temps.
• Vous voulez simplement utiliser une copie d'un ancien devis de projet. Ne copiez pas simplement une estimation d'un autre projet. Il y aura deux erreurs si vous le faites. Premièrement, cette estimation n'était peut-être pas exacte. Utilisez toujours des relevés et des calendriers précis des coûts réels et non des estimations antérieures. Deuxièmement, il n'y a pas deux projets identiques. Même si votre projet est très similaire à un projet antérieur, concentrez-vous sur les différences, pas sur les similitudes.
• Estimer l'ensemble du projet comme une seule chose. Cela ne marche pas. Des estimations précises reposent sur des détails. Pensez au coût de chaque élément du projet et au temps que cela prendra. Vous obtiendrez une image plus précise. De plus, si un élément est élevé et un autre faible, tout s'équilibrera.

Vous savez maintenant comment éviter les pressions qui créent des biais. Regardons quelques conseils pour faire une bonne estimation.

Trop souvent, les gens au travail se disputent sans écouter. Apporter des estimations réalistes à nos patrons peut être un défi dans votre culture d'entreprise.

Tambako la Jaguar (CC BY-ND), via flickr

Conseils pour faire une bonne estimation

Voici ce que vous pouvez faire pour faire une bonne estimation:

• Assurez-vous que vous savez ce que le projet est censé livrer. Sans une portée clairement définie, une estimation précise est impossible.
• Donnez-vous le plus de temps possible. Vos premières estimations avec une nouvelle méthode iront lentement. Après cela, vous saurez de combien de temps vous avez besoin.
• Obtenez de bonnes informations. Ne vous contentez pas d'envoyer quelques e-mails. Prenez le temps de parler aux gens, d'expliquer ce que vous faites, de vous assurer qu'ils comprennent et de vous assurer qu'ils réfléchissent à ce que vous demandez et vous donnent de bonnes informations.
• Concentrez-vous d'abord sur les pièces uniques. Chaque projet a des éléments uniques. Estimez-les soigneusement en premier. Ensuite, vous pouvez copier le budget et les calendriers réels du projet antérieur pour les pièces qui sont plus courantes.
• N'oublie rien. Une fois le biais éliminé, les plus grosses erreurs d'estimation proviennent du simple oubli d'une partie du plan de projet.

Processus et techniques d'estimation

Dans un projet de taille moyenne ou grande, nous pouvons créer deux estimations. La première estimation, ou estimation précoce, est effectuée après que nous ayons une déclaration de portée claire, mais avant qu'elle ne soit élaborée exactement dans la structure de répartition du travail. L'estimation précoce peut être créée par comparaison avec des projets précoces, par la méthode Bucket, ou par une technique sophistiquée (et coûteuse) appelée Modified Wide-Band Delphi.

Une fois l'OTP et la liste des activités complètes, des estimations très précises sont créées à l'aide de PERT, la technique d'évaluation et d'examen de projet.La relation entre le processus de planification de projet et l'estimation précoce et tardive est décrite plus en détail dans Techniques d'estimation du temps et des coûts de gestion de projet: Un Aperçu.

Où que vous soyez dans le processus de planification de projet et quelle que soit la technique d'estimation que vous utilisez, toutes les méthodes de cet article pour éviter les biais et faciliter l'estimation s'appliquent.

Faire une bonne estimation - rapidement

Au fur et à mesure que vous effectuez vos premières estimations, vous voudrez configurer les choses pour le faire plus rapidement la prochaine fois. Voici comment:

• Organisez et stockez vos données. Vous utiliserez souvent les données réelles de projets antérieurs (calendriers et budgets). Assurez-vous qu'il est facilement disponible, bien organisé et, si possible, dans des formats standard et consultable. Idéalement, il doit être dans un format facile à copier, tel qu'une base de données, une feuille de calcul ou un document modifiable, plutôt que dans un document prêt à imprimer tel qu'un fichier PDF.
• Créez une liste de contacts. Vous constaterez que certaines personnes sont vraiment utiles. Ils comprennent le type de données que vous souhaitez. Certains seront d'autres chefs de projet. Certains seront comptables. Certains seront des vendeurs qui seront heureux de faire une estimation rapide, dans l'espoir que vous achèterez chez eux. Dressez une liste de contacts de personnes particulièrement douées pour vous donner des informations sur les estimations et notez leurs domaines d'expertise.
• Créez des modèles. Créez vos propres modèles, formulaires et feuilles de calcul d'estimation. Cela rendra les choses très rapides la prochaine fois. Assurez-vous d'effacer toutes les données de l'estimation actuelle de votre modèle - vous ne voulez pas que des erreurs s'infiltrent. Grâce à ces modèles, il est également très facile de former d'autres personnes pour vous aider à réaliser vos estimations plus rapidement.
• Construisez une équipe. Le moyen le plus rapide de vérifier les numéros est de demander à une personne de lire la source, tandis que l'autre vérifie le document final. Vous pouvez également fractionner des parties du projet et demander aux travailleurs d'estimer leur temps et leurs coûts. Ceci est beaucoup plus précis et encourage également à s'approprier l'estimation, afin qu'ils essaient d'être à la hauteur de ce qu'ils ont dit pouvoir faire.

Enfin, lorsque le projet est terminé, comparez ce qui s'est réellement passé sur le projet à votre estimation. Si votre estimation était juste, vous avez un excellent processus. Si votre estimation était erronée - et ça va, parfois ça le sera - alors fouillez et découvrez pourquoi et mettez à jour vos modèles pour améliorer votre processus.

Vous serez un estimateur rapide et précis en un rien de temps. Eh bien, non, ce n'est pas exact. C'est un battage médiatique biaisé. Vous serez un estimateur rapide et précis très bientôt, et plus tôt si vous faites de votre mieux!