Comment éviter les signaux occupés avec le basculement de la ligne téléphonique

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Vous êtes-vous déjà demandé comment les grandes entreprises peuvent recevoir autant d'appels téléphoniques simultanés sans avoir un signal occupé?

Les téléphones à domicile et les téléphones mobiles offrent la fonction d'appel en attente. Vous connaissez cela. Mais l'appel en attente ne fonctionnera pas avec les systèmes téléphoniques. Si vous souhaitez qu'un système téléphonique, tel qu'un PBX à standard automatique, gère plusieurs appelants, vous avez besoin de plusieurs lignes téléphoniques avec basculement.

Le basculement de ligne téléphonique est la méthode utilisée pour permettre à plus d'un appelant de passer en acheminant chaque appelant via la ligne téléphonique disponible suivante.

Il est important de comprendre que le basculement n'est pas une fonction de votre équipement téléphonique interne. Votre fournisseur de services téléphoniques doit le faire. Vous devez demander à la compagnie de téléphone de transférer les appelants supplémentaires sur la ligne supérieure suivante. Cela est également connu sous le nom de groupe de recherche de ligne.

Tous vos appelants composeront votre numéro principal, mais si la première ligne est en cours d'utilisation, l'appelant suivant sonne sur la ligne suivante non utilisée. Si toutes les lignes sont utilisées, l'appelant suivant recevra un signal occupé.

Par contre, l'appel en attente permettra de répondre à un deuxième appelant sur une seule ligne. Ce n'est pas bon pour un système téléphonique, qui est conçu pour acheminer chaque appelant simultané vers un service ou un personnel particulier.

Un système téléphonique répondra à toutes les lignes téléphoniques qui sonnent. Si votre fournisseur de services téléphoniques ne transfère pas les lignes occupées à la ligne suivante, le système téléphonique ne peut en aucun cas répondre à ces appelants supplémentaires.

De combien de lignes avez-vous besoin?

Réponse simple: une ligne pour chaque appelant. Donc, si vous devez gérer, disons, dix appelants simultanés, vous avez besoin de dix lignes de votre opérateur téléphonique.

Vous n'utilisez toujours qu'un seul numéro de téléphone. Les lignes supplémentaires ont leurs propres numéros et peuvent être composées directement. Mais l'idée principale est que le premier nombre est le seul nécessaire. Si la ligne est en cours d'utilisation, l'appelant passe à la ligne suivante gratuite.

En d'autres termes, le premier appelant sonne sur la première ligne physique et l'appelant suivant "passe" à la ligne physique suivante disponible. Ce survol se poursuit jusqu'à ce que toutes les lignes soient utilisées.

Si toutes les lignes sont utilisées, l'appelant suivant recevra un signal occupé. Donc, si vous souhaitez prendre en charge un volume d'appels élevé pour votre entreprise, vous devez obtenir des lignes supplémentaires auprès de votre compagnie de téléphone et demander à ce que ces lignes soient configurées avec un transfert vers la ligne suivante du groupe.

Le service de roulement est généralement fourni sans frais supplémentaires. La compagnie de téléphone profite de toute façon des frais de ligne supplémentaires.

Plusieurs appels entrants peuvent être reçus en passant à la ligne disponible suivante.

Pourquoi l'appel en attente n'est pas nécessaire

Gardez à l'esprit que le système téléphonique est automatisé pour acheminer les appels entrants.

Si vous avez un appel en attente sur l'une de vos lignes, l'appelant suivant ne passera PAS à la ligne suivante. Ils seront bloqués là en attendant que la personne sur cette ligne réponde à la tonalité d'appel en attente.

Cela fonctionne très bien pour une seule ligne, comme un téléphone résidentiel ou un téléphone portable. Mais lorsque vous utilisez le basculement vers des lignes supplémentaires, l'appel en attente interférera avec son fonctionnement.

Comment fonctionne un système téléphonique PBX avec rollover?

Toutes les lignes entrantes organisées dans un groupe de recherche de secours sont connectées au système téléphonique (PBX), et tous les téléphones internes sont connectés à ses prises d'extension.

Le premier appelant sonnera sur la première ligne. L'appelant suivant passera sur la deuxième ligne, et ainsi de suite.

La ligne d'arrivée de l'appelant ne fait aucune différence. Le PBX traitera tous les appelants de la même manière. Si le système comprend un standard automatique, il aidera à guider l'appelant vers la destination souhaitée en fournissant un menu d'options.

Il existe deux méthodes pour obtenir les mêmes résultats.

1. Chaque téléphone se voit attribuer un numéro de poste interne. Tous les appelants composent le même numéro principal, sélectionnent les options du standard automatique pour faire sonner le poste souhaité ou composent un numéro de poste connu si le système téléphonique offre cette option.
2. Chaque téléphone peut avoir un numéro de numérotation directe. Habituellement, les quatre derniers chiffres du numéro de téléphone représentent l'extension. Le système téléphonique détecte les quatre derniers chiffres et achemine automatiquement l'appelant vers ce poste.

Notez que dans le second cas, vous n'avez pas besoin d'une ligne individuelle pour chaque numéro. Vous avez juste besoin de suffisamment de lignes pour prendre en charge le nombre maximum d'appels attendu aux pires moments de chargement.

Comment fonctionne l'appel avec plusieurs lignes?

L'appel fonctionne différemment avec différents modèles de PBX. Lorsqu'un membre du personnel interne prend un poste, la plupart des systèmes téléphoniques exigent que l'appelant appuie sur 9 pour une ligne extérieure. Le système fournira une tonalité à partir de l'une des lignes extérieures disponibles.

Certains PBX donneront automatiquement la tonalité à partir de n'importe quelle ligne extérieure disponible sans composer le 9, de sorte que les appels peuvent être effectués sans appuyer sur aucune autre touche.

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Pour résumer, toutes choses considérées

Si vous êtes responsable de la configuration du système téléphonique, il y a des choses à considérer.

Savez-vous comment vous allez gérer tous vos appelants simultanément? Avez-vous suffisamment de personnel pour répondre à tous les appels? Sinon, pourquoi ne pas avoir une seule ligne et laisser le débordement aller à la messagerie vocale fournie par votre compagnie de téléphone.

Avez-vous décidé de la manière dont vous acheminerez tous les appels? Bien sûr, vous pouvez simplement avoir un téléphone connecté à chaque ligne. Mais alors vous n'avez aucun moyen de transférer les appels de l'un à l'autre. Vous n'avez pas non plus une transition en douceur pour acheminer les appelants vers le personnel ou les services.

C'est là que le système téléphonique PBX devient si important. Un système téléphonique simple permet à une réceptionniste en direct de répondre à tous les appels entrants et de les transférer aux bons endroits.

Un système téléphonique automatisé est la prochaine étape, surtout si vous n'avez pas de réceptionniste à plein temps pour répondre à tous les appels. Cela vous permet de fournir un message d'accueil à tous vos appelants et un menu d'options qu'ils peuvent sélectionner pour acheminer vers le personnel ou les services souhaités.

Un système téléphonique complet devrait également inclure une messagerie vocale pour chaque poste qui diffusera un message d'accueil personnel pour chacun des membres du personnel et prendra les messages pour les appels sans réponse.

Vous savez maintenant ce qui se cache derrière un frontal bien équipé pour les entreprises comptant de nombreux appelants.

© 2015 Glenn Stok