Traiter le courrier: Diplôme OCR NVQ niveau 3 en commerce et administration

Introduction:

Cette unité est une unité facultative du groupe B au niveau 2 avec un total de trois crédits. Cette unité aide le candidat à présenter ses compétences dans les services de courrier. Les candidats auront une bonne connaissance du respect des procédures de sûreté et de sécurité lors du traitement du courrier interne et externe, à la fois entrant et sortant, et la raison pour laquelle il doit être traité. Ils auront une bonne connaissance des différents services disponibles, pourquoi ces services sont nécessaires et comment ils sont utilisés. Ils sauront choisir des services particuliers en fonction des besoins et des priorités, calculer les frais de port, gérer les problèmes, suivre les procédures et signaler les erreurs et les problèmes.

Une déclaration personnelle pour cet appareil a également été incluse!

1.1 / 2 À quoi servent les procédures de sécurité pour le traitement du courrier ou des colis?

Le courrier peut contenir des informations confidentielles. Il peut inclure des informations personnelles sur les employés ou contenir des secrets commerciaux tels que les noms des clients et des informations confidentielles relatives à l'entreprise, aux clients et aux clients. Le courrier et les colis doivent également être vérifiés pour détecter les fonctionnalités suspectes. Les procédures de sécurité devront donc être suivies.

Par exemple, lorsque nous recevons du courrier ou des colis d'adresses étranges ou qui se présentent sous des formes, formes ou tailles suspectes, les procédures de sécurité doivent être suivies et signalées au responsable du bureau.

2.1 Pourquoi devriez-vous distribuer / expédier le courrier au bon destinataire dans les délais convenus?

Les courriers doivent toujours être expédiés ou distribués au bon destinataire, car ils peuvent être des informations importantes et confidentielles qui ne doivent pas être divulguées à des tiers. Ils doivent également être distribués à temps, afin que la tâche spécifiée sur l'e-mail soit terminée dans les délais mentionnés et que le délai soit respecté, afin d'éviter les plaintes ou autres problèmes graves.

2.2 Quelle est la structure organisationnelle et les noms, rôles et emplacements des individus et des équipes?

Je n'ai pas publié mes réponses ici, car il s'agit d'informations confidentielles. Vous pouvez dessiner un organigramme pour votre organisation ou supprimer le site Web de votre organisation si vous en avez un. Commencez par le chef de votre département, puis branchez-vous aux différentes équipes et responsables, et enfin terminez par les membres de votre équipe. Assurez-vous de mentionner le nom, la position et l'emplacement de chaque personne pour un portrait clair.

J'espère que cela t'aides!

2.3 Quels services de messagerie internes et externes sont disponibles pour les organisations?

Les services de courrier interne disponibles sont destinés à la distribution du courrier dans les bureaux et départements de ______________________ (supprimés à des fins de confidentialité) . Ils sont collectés et livrés quotidiennement.

Le courrier externe est envoyé via ___________________ (supprimé à des fins de confidentialité) . Les services de messagerie externes sont utilisés lorsque le courrier peut couvrir ou non les critères des services de messagerie internes. Par exemple, lorsque le courrier doit être livré à des clients ou à d'autres entreprises, ou à des correspondances hors du comté. Il est également livré et collecté quotidiennement.

2.4 Donner les raisons du choix des services de messagerie internes et externes

Les services de courrier externe sont sélectionnés là où la livraison se fait à l'extérieur du comté et là où elle se fait pour d'autres entreprises ou clients. Il s'agira de zones qui ne relèvent pas des zones de bureau ___________________ (supprimées à des fins de confidentialité) .

Le courrier interne est utilisé lorsque les livraisons doivent être effectuées aux bureaux ou départements relevant du ____________________ (supprimé à des fins de confidentialité) . Le courrier interne permet d'économiser du temps et de l'argent. Ainsi, tout courrier pouvant être envoyé par courrier interne est envoyé par ce moyen et seul le reste est envoyé via un système de messagerie externe.

2.5 Quelles méthodes utilisez-vous pour calculer les frais de port?

Le message doit être trié en fonction de l'urgence et de l'importance en première ou en deuxième classe. Tous les postes à l'étranger doivent être triés. Il faut connaître les frais postaux pour les messages de différentes tailles, ainsi que les frais postaux pour le courrier en nombre. Les services de messagerie peuvent offrir une réduction pour le courrier en masse et cela ne peut être appliqué que si nous pré-trions le courrier.

Si nous devons envoyer un article et garantir qu'il sera livré le jour ouvrable suivant ou le jour même, ou si le courrier doit être envoyé en recommandé, nous devons rechercher les frais postaux et le délai dans lequel le courrier doit être envoyé. envoyé et envoyez-le en conséquence.

2.6 Quels types de problèmes peuvent survenir avec le courrier entrant et sortant et comment les gérez-vous?

Les principaux problèmes qui peuvent survenir sont les retards, les livraisons manquantes et le courrier suspect. Pour éviter les retards, nous devons envoyer le courrier au bon moment, avec le bon affranchissement. Pour éviter les livraisons manquantes d'un document important, celui-ci peut être livré par courrier recommandé qui permet de suivre la livraison. Tout courrier ou colis suspect doit être traité avec le plus grand soin et signalé au responsable concerné.