Les règles d'or de l'organisation du bureau

Un bureau organisé signifie un esprit organisé. Lisez la suite pour découvrir de bons conseils d'organisation.

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Nous avons peut-être réduit la quantité de papier que nous manipulons, mais cela ne nous a pas permis de jongler avec toutes les demandes concurrentes de notre temps. En fait, c'est plus difficile, car la «paperasse» arrive dans tellement de formats différents. Cependant, si vous souhaitez organiser votre travail, les règles d'or s'appliquent toujours.

Règles d'or de l'organisation de votre travail

1. Traitez chaque morceau de papier, e-mail ou message téléphonique une seule fois
2. Lorsque vous avez fait cela, classez-le dans un endroit approprié.
3. Quand il est complètement terminé, mettez-le dans le bac ou archivez-le.

Bien sûr, dans la vraie vie, il est souvent difficile d'atteindre ces objectifs. Mais simplement en essayant de vous en tenir aux règles, vous vous faciliterez la vie.

Règle d'or: manipuler chaque objet une seule fois

Lorsque vous êtes occupé, il est tentant de mettre une facture ou quoi que ce soit de côté et de dire que vous «y reviendrez plus tard». La réalité est que vous le regardez déjà, donc vous êtes déjà interrompu. Il sera plus rapide de faire quelque chose avec cela, que de le fermer ou de le poser.

Je sais, vous allez dire, "mais je dois aller à la banque / aller sur Internet / aller à la poste pour payer cette facture, et je ne peux pas le faire pour le moment." Je comprends cela, mais l'idée est d'aller aussi loin que possible pour atteindre cet objectif, même si ce n'est qu'un tout petit pas.

Option 1 - Faites un petit pas en avant

Disons que vous devez vous rendre à la poste pour payer cette facture. Dans ce cas, mettez la facture dans votre sac à main pour que vous ne puissiez pas l'oublier lors de votre prochaine sortie shopping. Ou si vous devez vous connecter à Internet, mettez la facture à côté de l'ordinateur. Vous pouvez avoir un plateau de classement pour les «choses à faire», ou peut-être mettrez-vous simplement la facture sur le dessus du clavier, de sorte que vous ne pourrez pas la rater la prochaine fois que vous vous connecterez. S'il s'agit d'un e-mail ou d'un message, déplacez-le dans un dossier «à faire» ou ajoutez un rappel.

Option 2 - Délégué

Si quelqu'un d'autre doit faire quelque chose avec le document, cela vaut vraiment la peine de prendre quelques minutes pour appeler ou envoyer un e-mail à cette personne immédiatement , peu importe à quel point vous êtes occupé. Cela signifie que pendant que vous êtes occupé, l'autre personne travaille déjà sur le problème - des progrès sont en cours.

Pointe!

Une fois que vous en avez terminé avec un document, ne le laissez pas là où vous l'avez obtenu: prenez l'habitude de le ranger immédiatement et à sa place.

Et si vous n’avez pas de «bon endroit»

Si vous n'avez pas de «bon endroit», organisez quelque chose maintenant! Vous avez besoin d'un «endroit approprié» pour les objets dont vous avez terminé et d'un emplacement approprié pour les objets que vous devez encore faire.

Cela peut être aussi simple qu'un fichier accordéon (un gros fichier en carton avec plusieurs emplacements, soit un pour chaque lettre de l'alphabet, soit avec des étiquettes que vous pouvez décider vous-même). Même si tout ce que vous pouvez gérer est une boîte en carton étiquetée «factures», une autre étiquetée «taxe», assurez-vous d'avoir quelque chose.

Pointe!

N'oubliez pas que parfois le «bon endroit» est la corbeille à papier. Vous n'avez pas besoin de tout garder!

Vous n'avez pas besoin de conserver les factures du ménage

À moins que vous ne dirigiez une entreprise à domicile et que vous n'ayez besoin de réclamer des impôts, vous n'avez pas besoin de conserver les factures du ménage pour toujours. Les factures d'électricité, de gaz et de téléphone peuvent être jetées dès que vous recevez la facture du mois suivant, et vous pouvez voir qu'ils ont reçu votre paiement. La seule raison de conserver les factures de services publics est si vous souhaitez surveiller l'utilisation, et de nombreux fournisseurs peuvent désormais vous fournir ces informations en ligne ou sur demande de toute façon.

Si vous pensez que vous voudrez peut-être demander un prêt dans un proche avenir, conservez les relevés bancaires de six mois, car la banque pourrait vous facturer de les réimprimer. Sinon, une fois que vous avez vérifié une déclaration et que vous savez qu'elle est correcte, il n'y a aucune valeur à la conserver, à moins que vous n'en ayez besoin pour le fisc. La même chose peut s'appliquer aux fiches de paie - vérifiez vos réglementations fiscales locales.

Archivage

Lorsque vous avez terminé avec les documents mais que vous devez les conserver, la méthode la plus économique consiste à utiliser des enveloppes.

Les grandes enveloppes prennent beaucoup moins de place que les chemises en carton ou les classeurs à anneaux, c'est donc le moyen le plus économe en espace de stocker des documents que vous devez conserver, mais que vous devez rarement consulter. Ils sont bon marché aussi! Vous pouvez ranger vos enveloppes dans une vieille valise ou dans une boîte de rangement décorative de votre papeterie.

Lorsque vous avez terminé un projet de quelque nature que ce soit, mettez le tout dans une enveloppe. Étiquetez l'enveloppe avec le sujet et la date en gros caractères, au stylo épais. Un exemple pourrait être une demande d'hypothèque - une fois que vous aurez rempli tous les documents, vous ne regarderez probablement plus jamais les documents, vous ne ferez que payer les versements. Mettez donc toutes les lettres des notaires et documents bancaires dans une enveloppe et rangez-les en lieu sûr.

Les dossiers volumineux prennent trop de place

Qu'en est-il des taxes?

Il en va de même pour les impôts. Vous devez conserver les informations sur votre taxe annuelle pendant plusieurs années (vérifiez vos exigences locales), mais vous ne les regarderez probablement plus jamais à moins que vous ne soyez audité. Mettez la taxe de chaque année dans une enveloppe séparée, étiquetez-la et rangez-la.

Si vous suivez cette routine, vous n'aurez pas besoin d'une grande quantité d'espace pour stocker vos documents actifs, ce qui facilitera le rangement et le classement de nouvelles choses.

Pointe!

Prenez l'habitude de revoir vos dossiers à la fin de chaque exercice.

Chaque fin d'année, nettoyez tous les documents dont vous n'aurez pas besoin au cours de la nouvelle année - enveloppez-les et rangez-les, ou mettez-les dans des bacs. Faites de même pour votre ordinateur.

Les documents seront plus faciles à classer et à trouver, et votre classement «actif» ne prendra pas beaucoup de place.

Trié!