Conception d'une page de garde de proposition commerciale

En parcourant Internet, j'ai remarqué qu'un certain nombre de termes utilisés de manière interchangeable avec «page de garde» pouvaient créer de la confusion. La page de garde, la page de titre et la lettre de motivation sont tous des éléments différents utilisés à des fins différentes.

Une page de couverture est ce qui précède un long rapport d'un type quelconque - comme des propositions de contrat ou de projet, des propositions de subvention ou des rapports d'activité - et le processus de conception est fondamentalement le même pour chacun. Dans ce cas, j'utiliserai l'exemple d'une proposition de contrat (ou soumission) rédigée en réponse à une «demande de proposition» émise par une agence gouvernementale (style non APA).

Page de couverture conçue pour une proposition (pas réelle) - pour préparer un manuel d'instructions sur la façon de mener des audits de système d'irrigation. Notez à quel point la photo illustre bien le projet, mais ne domine pas.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (les deux)

Qu'est-ce qu'une demande de proposition (RPF)?

Une demande de propositions est un document détaillé, généralement publié par une agence gouvernementale, qui informe le public qu'il a un projet sur lequel il souhaite soumissionner. Un appel d'offres bien rédigé décrit l'objectif poursuivi par l'agence, la raison du projet, son contexte et des détails sur ce qu'ils veulent faire.

Si vous rédigez une proposition en réponse à un appel d'offres, il est important de l'écrire dans le même ordre que l'agence demande. Si vous ne le faites pas, l'agence le rejettera. Pourquoi? Ils le voient comme un soumissionnaire refusant d'accéder aux besoins de l'agence, ce qui signifie qu'ils peuvent s'attendre à des problèmes pendant le contrat, si vous êtes celui qui est sélectionné. Cela dit, il existe une manière standard d'organiser la plupart des propositions.

Format de proposition commerciale

Dans une proposition commerciale standard, les pages de couverture avant et arrière renferment le document. La couverture avant est comme une couverture de magazine avec des graphiques, un joli design, affichant des informations clés et imprimée sur du papier cartonné.

Une très grande proposition peut avoir une page de titre qui, s'ils en demandent une, se trouve juste à l'intérieur de la couverture. La page de titre doit être presque ou uniquement du texte, généralement imprimé en noir et blanc dans un format facile à lire, avec le titre de la proposition en évidence.

Vous trouverez ci-après soit la lettre de la direction de l'entreprise, soit la table des matières (TOC), dans l'ordre demandé par la DP. Vient ensuite le reste du contenu, avec chaque numéro de section et de page répertorié dans la table des matières. La couverture arrière étend la palette de couleurs de base de l'avant, mais n'a pas grand-chose d'autre.

La couverture arrière suit la palette de couleurs, mais reste minimale. Le seul texte sur cette couverture est le nom et l'adresse de l'entreprise. Cela pourrait tout aussi bien être une citation connexe, selon le type de rapport.

Exemples et caractéristiques de la page de garde

Une page de couverture de proposition est la première chose que tout le monde verra de votre proposition. Il doit refléter le meilleur de qui vous êtes et être reconnaissable. Une bonne page de garde a les qualités suivantes:

Semble soigné et propre.
Les composants sont informatifs et bien organisés, mais assez simples.
La mise en page est attrayante d'une manière qui reflète l'entreprise ou le projet.
Le texte comprend le nom, l'adresse et le logo de votre entreprise, le nom de la proposition, sa date d'échéance et la destination de la proposition.

Les exemples ci-dessous ont été conçus par des services d'eau ou des organismes gouvernementaux liés au Département d'État des ressources en eau. Ils couvraient tous des demandes de décaissement de subventions pour des projets de protection ou de restauration de l'eau. Comme vous pouvez le voir, ils sont très différents les uns des autres. Chacun a ses forces et ses faiblesses.

Le premier exemple, de la ville des hautes terres, est assez bien présenté et contient la plupart des informations nécessaires. Ce n'est pas très attrayant, cependant, d'avoir le logo Upland en noir et blanc comme seul graphique. Il pourrait être utile de rapprocher tout le texte, de sorte qu'il y ait plus d'espace blanc sur les bords. Le logo et la deuxième zone de texte pourraient être déplacés un peu plus près du nom de la ville, afin qu'ils forment un grand groupe. Il a également besoin d'une date de soumission, que j'ajouterais à la fin de la deuxième zone de texte.

Le deuxième exemple, du district de contrôle des inondations du comté de Riverside, utilise le logo plus coloré du comté comme graphique - bien placé et agrandi. Le petit texte en haut à droite indique la date de soumission de la proposition. La première zone de texte principale semble un peu gênante avec la ligne des années courtes suivie de la ligne longue du programme de subventions, puis des lignes courtes encore. Je changerais cela de plusieurs manières mineures mais efficaces:

Déplacez la date de soumission juste en dessous des mots «PROPOSITION DE SUBVENTION» et augmentez sa taille. Élevez les deux lignes pour qu'elles forment un groupe distinct du reste. Ceux-ci deviennent alors le "titre" du document.
Dans la zone de texte suivante, supprimez les années et déplacez la ligne la plus longue vers le bas de ce groupe. Il devient alors un programme du Département des ressources en eau, ce qu'il est. Visuellement, cela donne également au groupe de texte au-dessus du logo un aspect similaire (mais inversé) au groupe sous le logo. Ensemble, ils encadrent le logo.

Le troisième exemple, du Reclamation District 2107, a une belle photographie d'une zone inondée, directement liée au projet pour lequel ils demandent un financement, mais le formatage n'est pas très attrayant. Ce serait bien mieux avec la photo un peu plus petite et légèrement cadrée, et le texte plus grand, placé un peu plus près de la photo. La date pourrait rester petite. Pour être équilibré, l'espace blanc en haut et en bas de la page doit être plus grand que les espaces entre le texte et la photo.

Notez les choses que les trois ont en commun:

Texte indiquant ce qu'est le document (financement de la proposition 13, proposition de subvention, demande de subvention).
Nom du projet pour lequel ils demandent un financement.
Nom de l'agence qui soumet (elle-même).

Ce qu'ils n'ont pas en commun, mais qui est souhaitable:

Deux ont des dates.
Deux ont des logos.
Seul le comté de Riverside énumère l'agence à laquelle la subvention est soumise.

Trois échantillons de pages de couverture réelles. Toutes sont des demandes de subventions d'agences gouvernementales pour des projets d'eau (sont donc du domaine public).

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Éléments souhaitables dans une page de garde

Les trois exemples de page de garde présentés ci-dessus contiennent certains de ces éléments, mais aucun d'entre eux ne contient tous. Le comté de Riverside est le plus proche.

Article	Hautes terres	Riverside	District 2107
Type de document	X	X	X
Nom du projet	X	X	X
			X
Soumettre au nom		X
Soumettre de nom	X	X	X
Logo de l'expéditeur	X	X
Date butoire		X	X

Conception d'une page de garde

Si vous rédigez de nombreuses propositions (ou rapports) qui nécessitent des pages de garde, il est toujours utile d'établir une routine de conception. Voici l'ordre que je suggère:

Consultez la demande de propositions pour toutes les exigences de page de garde.
Choisissez du texte.
Choisissez des graphiques liés au type de proposition (y compris le logo). La page de couverture et le contenu de la proposition doivent correspondre, car la couverture est l'introduction au contenu. Si la proposition concerne un projet effectuant des audits de l'eau, mettez une photo sur la page de couverture d'une personne effectuant un test d'uniformité d'irrigation, ou regardant des arroseurs avec un presse-papiers à la main, ou quelque chose qui reflète la nature de la proposition. Ne mettez pas de photo de vous-même en train de parler à un groupe de personnes, même si cela peut sembler bon, si cette compétence n'est pas demandée.
Choisissez une palette de couleurs qui correspond au logo ou aux couleurs de la photo principale.
Développez une mise en page de base. Ajoutez un jeu de couleurs, puis des zones de texte et du texte, puis des graphiques et tout le texte qui les accompagne.
Déplacez les graphiques et les zones de texte, en expérimentant avec différents emplacements et files d'attente, jusqu'à ce que toute la couverture soit exactement comme vous le souhaitez.
À un moment donné, vous développerez une couverture que vous savez magnifique. Si tel est le cas, transformez-le en modèle lorsque vous l'enregistrez, afin de pouvoir l'utiliser à nouveau avec d'autres propositions.

Le format général de la page de garde ci-dessus est l'une des trois bandes, chacune augmentant en profondeur, la plus lourde en bas. Le sommet est la bande de vert et de bleu, représentant les couleurs de l'environnement et de l'eau. Le 2e au centre montre le nom du projet, avec une photographie illustrant le type de manuel à rédiger et les compétences pertinentes énumérées à côté. Cela place le projet et mes qualifications dans la position la plus centrale et la plus attirante. La bande inférieure est constituée d'un bloc de texte composé des détails de soumission: Mon entreprise et adresse, leur entreprise et adresse, et la date de soumission. L'œil se déplace naturellement vers la droite vers le petit élément «logo» vert correspondant, les liant inconsciemment ensemble dans une large bande inférieure.Les espaces blancs entre les bandes s'équilibrent et donnent à la couverture un aspect «propre».

L'analyse des pages de garde comme celle-ci peut vraiment entraîner votre œil. Lorsque vous concevez et analysez l'un des vôtres, cela peut être effrayant les premières fois. Mais le processus deviendra plus intéressant à mesure que vous vous détendrez, deviendrez plus créatif et commencerez à voir des résultats.

Pour surmonter les effrayants, il est parfois utile d'utiliser un modèle créé par quelqu'un d'autre - votre logiciel ou en ligne - ou une proposition de couverture que quelqu'un d'autre a faite avant votre arrivée.

J'ai d'abord placé les couleurs et la ligne centrale comme guide. Puis ajouté le titre de la proposition, puis les adresses et la photo du logo.

J'ai terminé avec la photo choisie pour représenter le projet, ainsi que quelques compétences pertinentes. Puis déplacez légèrement les objets d'un côté à l'autre, de haut en bas, pour trouver le meilleur équilibre.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (les deux)

Modèle de page de garde

Si vous décidez d'essayer d'utiliser un modèle, recherchez la collection dans votre logiciel ou sur Internet et parcourez quelques modèles qui ressemblent à votre entreprise. En gardant à l'esprit les composants de conception que vous avez déjà définis (couleurs, texte, graphiques), commencez à remplacer les objets de l'un des modèles par votre propre matériau et voyez ce qui se passe. En faisant de même avec les autres, vous constaterez probablement que l'un se distingue comme étant bien meilleur que les autres.

Ensuite, si vous êtes comme moi, vous verrez probablement quelques changements que vous souhaitez apporter à celui que vous préférez. Vous apporterez les modifications et en verrez une autre. Avant de vous en rendre compte, vous aurez créé votre propre modèle. Assurez-vous de l'enregistrer dans un endroit séparé pour qu'il soit facile à retrouver. Une fois que vous avez créé votre modèle, il sera beaucoup plus facile de créer des pages de couverture à l'avenir, en utilisant la même mise en page.

Gardez à l'esprit que, bien que la page de garde donne une première impression, ce n'est pas la seule impression. Un bon évaluateur regardera également au-delà du contenu, alors ne vous inquiétez pas trop de savoir si votre page de couverture sera assez bonne ou non. Trop de frétillement peut inhiber la créativité.

Ce didacticiel montre comment créer une conception de base à l'aide de Microsoft Publisher, un logiciel simple et plus qu'adéquat. Les autres logiciels que vous pouvez utiliser sont Word ou InDesign (Mac). J'ai conçu les couvertures ci-dessus en modifiant un modèle dans InDesign. Je préfère en fait Publisher, mais il ne fonctionnera pas sur un Mac.