Conseils aux employés: comment respecter le matériel de bureau

Veuillez ne pas casser l'équipement de bureau: lorsque les employés non investis deviennent escrocs

Avez-vous déjà remarqué que certains employés ne semblent pas vraiment se soucier d'économiser de l'argent ou de s'occuper des biens de l'entreprise comme s'ils étaient les leurs?

Quand j'étais petit, il y avait un certain nombre de maisons de location près de chez moi. Ils semblaient toujours délabrés avec de vieilles voitures poubelles dans la cour avant, des chats ayant plusieurs ensembles de chatons à moitié sauvages et des jouets cassés et battus éparpillés dans la cour.

Ma mère nous a dit que les personnes qui louaient des maisons n'étaient souvent pas acquises ou ne se souciaient pas autant de les entretenir que les personnes qui les possédaient parce qu'elles n'avaient pas travaillé dur pour obtenir la propriété et avaient prévu de déménager ailleurs, alors elles ne l'ont pas fait '' T vraiment se soucier s'ils ont saccagé l'endroit et l'ont laissé à quelqu'un d'autre pour nettoyer et réparer après qu'ils soient partis. Bien que je pense que ma mère avait peut-être un peu de préjugés, elle a marqué un point.

Parfois, il semble que les nouveaux employés et employés en dehors du bureau ne respectent pas les fournitures et l'équipement. Ils ne semblent pas investis dans l'entreprise et s'en moquent quand quelque chose ne va pas, car ils peuvent s'éloigner et laisser quelqu'un d'autre s'occuper du problème. Ils refusent d'assumer la responsabilité de leur manque d'inquiétude, ce qui peut créer beaucoup de tension dans un bureau, coûter de l'argent et nuire à la productivité du travail.

La formation en bureau devrait couvrir l'utilisation de l'équipement de base

Avoir une formation de base sur la façon d'utiliser correctement l'équipement de bureau devrait faire partie de la formation de tout le monde, et même s'il semble évident que tout le monde sait comment utiliser un copieur, un télécopieur, une agrafeuse et un téléphone, allumer un ordinateur, envoyer des documents au imprimante, et mettre les fichiers par ordre alphabétique, malheureusement ce n'est souvent pas le cas.

Comment être un employé respectueux dans un bureau

1. Soyez prudent et courtois avec l'imprimante / copieur

• Ne laissez pas de papier sur le copieur avec le dessus fermé afin que les gens doivent retirer votre papier avant de pouvoir copier le leur.
• Ne laissez pas le couvercle ouvert (la poussière et les débris peuvent entrer et endommager les rétroviseurs).
• Ne blanchissez pas quelque chose, puis essayez de copier le papier sans laisser sécher le blanc.
• N'exécutez pas de copies froissées ou agrafées dans la machine. Les résultats devraient être évidents avant même de l'essayer.
• Ne créez pas de bourrage papier et laissez-le à quelqu'un d'autre pour le résoudre.
• N'utilisez pas tout le papier et n'en mettez pas plus.
• Enfin, prévisualisez ce que vous avez l'intention d'imprimer afin de ne pas gaspiller des centaines de feuilles de papier qui peuvent ne coûter que sept cents la pièce, mais ajouter jusqu'à des centaines de dollars gaspillés au fil du temps.

2. Gardez les trombones séparés des punaises et replacez les capuchons sur les marqueurs

Il y a une raison pour laquelle nous gardons les trombones séparés des épingles et remplaçons les capuchons de marqueurs. Vous le sauriez si vous avez déjà travaillé vous-même dans un bureau. Mettre la main dans la boîte à trombones et se retrouver coincé par une demi-douzaine de punaises n'est pas aussi excitant que cela puisse paraître.

De plus, lorsque de nouveaux surligneurs et marqueurs noirs que nous utilisons presque tous les jours se gâtent ou saignent partout parce que vous avez oublié de remettre le capuchon ou tenté à demi de le remplacer, mais vous n'avez pas attendu de l'entendre cliquer en place, il nous coûte un minimum de 1 $ chacun et rend notre travail beaucoup plus difficile qu'il ne devrait l'être. À propos, utiliser un Sharpie noir pour mettre en évidence le texte a l'effet inverse de ce que vous vouliez et ne peut pas être défait… soupir!

3. Remettez les choses comme vous les avez trouvées

Lorsque nous travaillons avec des clients dans un environnement au rythme rapide, nous n'avons pas besoin de penser à l'endroit où l'agrafeuse ou le rouleau de ruban pourrait se cacher ou d'attraper notre stylo et de trouver une liasse d'emballage pour rouleaux de tootsie à sa place. Le téléphone doit faire face à l'utilisateur et ne pas être tourné dans le sens inverse. Il est difficile de composer un numéro lorsque le clavier est à l'envers. Veuillez tout remplacer comme vous l'avez trouvé ou mieux encore, ne le touchez pas du tout! Ce n'est pas comme si vous l'utilisiez pour quelque chose de productif.

4. Utilisez les pense-bêtes comme prévu

Les notes autocollantes sont destinées aux messages temporaires et non à la création d'un collage autour de l'ordinateur. Les notes autocollantes, qui sont également assez chères, ne doivent pas être utilisées comme un substitut à une bonne comptabilité. Bien qu'il soit bon de noter un numéro de téléphone ou de laisser un message à quelqu'un qui vient au prochain quart de travail, les notes doivent être supprimées après avoir été lues, et non laissées pendant des semaines pour que personne ne sache si elles sont importants ou non et cessez donc de leur prêter attention, car ils se rassemblent comme des feuilles sèches autour du bureau sans que personne ne prenne l'initiative de les supprimer au cas où ils pourraient être importants.

5. Respectez l'équipement et les personnes qui l'utilisent

Ne cognez pas sur les copieurs, n'étirez pas les cordons de téléphone autour des ordinateurs et ne coincez pas vos collègues ou n'accaparez pas l'espace de bureau commun afin que personne ne puisse y accéder ou utiliser autre chose que vous. Replacez doucement les couvercles du copieur. Ne placez pas une tasse de café ouverte près du clavier de l'ordinateur et ne laissez pas de taches d'égouttement ou pire encore, votre mauvaise haleine, votre eau de Cologne ou des résidus de peau grasse sur n'importe quelle surface, en particulier les récepteurs de téléphone s'il vous plaît!

6. Ne téléchargez pas d'objets sur l'ordinateur de l'entreprise à moins que ce ne soit votre travail.

Au cas où vous ne l'auriez pas remarqué, il existe des choses appelées virus qui se cachent dans les téléchargements et désactivent les ordinateurs. La société a peut-être installé un logiciel antivirus, mais ne tentez pas le destin. Il est normal de naviguer occasionnellement sur des sites Web lorsque les affaires sont lentes et que tout votre travail est terminé, mais soyez prudent lorsque vous téléchargez des virus qui peuvent effacer les données stockées et faire de vos collègues et patrons vos pires ennemis.

7. N'empruntez pas de fournitures auprès d'autres départements

Si vous partagez des départements à proximité d'autres bureaux, n'empruntez pas leurs fournitures et ne les retournez pas ou mieux encore, ne les empruntez pas du tout. Obtenez le vôtre! D'accord, nous savons tous que certains bureaux ne sont pas aussi bons que d'autres pour l'entretien des fournitures, mais comme à la maison, si vous utilisez la dernière goutte de lait, ne remettez pas le carton vide dans le réfrigérateur. Si vous avez besoin d'utiliser quelque chose qui ne vous appartient pas, demandez d'abord, assurez-vous que tout va bien, puis remplacez-le par le fonds de fournitures de votre propre bureau.

8. Lorsque vous planifiez de gros travaux, informez quelqu'un à l'avance

Si vous prévoyez de copier 200 livrets qui doivent être assemblés et agrafés, vous devez planifier à l'avance. Assurez-vous qu'il y a suffisamment de papier pour ne pas utiliser le dernier. Assurez-vous que personne d'autre n'a besoin d'utiliser l'imprimante ou le copieur pendant le temps que vous l'utilisez et utilisez les fonctions du copieur (c'est-à-dire le regroupement, l'agrafage, la perforation) afin de ne pas forcer les sous-jacents à mettre 800 feuilles de papier dans l'ordre et agrafez-les à la main. Ce qui nous amène au numéro neuf!

9. Demandez comment utiliser l'équipement de bureau

Si vous ne savez pas comment utiliser un équipement de bureau, apprenez comment ou demandez à quelqu'un de vous le montrer. De plus, ce serait bien si vous vous souveniez, donc la prochaine fois, vous ne dérangerez pas les autres qui font leur propre travail. Je suis toujours étonné de voir quelqu'un qui demande, dans quelle direction le journal va-t-il dans ce «truc». Il y a un diagramme de tout l'équipement de bureau moderne qui vous montre où placer le papier et dans quelle direction. Je pourrais vous montrer «où le mettre», mais vous n'aimerez peut-être pas ma réponse.

10. Utilisez l'équipement approprié pour le bon travail

• N'utilisez pas le ruban de bureau pour mettre un dépliant sur le mur peint. Cela arrachera la peinture du mur.
• Ne bloquez pas l'agrafeuse, ne la battez pas et ne cassez pas le ressort.
• N'essayez pas d'agrafer 200 copies avec une agrafeuse conçue pour les petits travaux, pas pour les gros travaux, cela entraînera un mauvais fonctionnement de l'agrafeuse et laissera probablement des broches métalliques pointues dépliées dans la main de la prochaine personne qui manipulera les documents agrafés.

11. Utilisez le bon sens

Il n'y a rien de mal à demander à quelqu'un comment faire quelque chose, mais si vous vous attendez à ce qu'il le fasse pour vous alors qu'il est occupé à faire son propre travail au lieu de le faire correctement vous-même, alors vous êtes une responsabilité pour le bureau, pas un atout. Tout le monde, quel que soit son statut, doit connaître les compétences de base de bureau et la courtoisie lors du partage et de l'utilisation des fournitures. Il peut sembler ridicule de mentionner ces choses quand il y a des choses beaucoup plus importantes à considérer, mais garder le bureau en bon état, respecter l'équipement et ne pas abuser des fournitures peut conduire à plus d'argent et plus de temps passé à d'autres choses comme la fin de l'année. bonus et pizza parties

Donc, ne jetez pas l'agrafeuse avec les agrafes coincées dans la poubelle ou ne l'éteignez pas avec l'agrafeuse de votre collègue comme si vous ne l'aviez jamais cassée. Ne copiez pas vos fesses ou votre visage sur le copieur et respectez où vont les choses et lorsque vous demandez à emprunter des choses, remplacez les choses dès que possible car il y a des chances que l'agrafeuse, du ruban adhésif et des ciseaux soient nécessaires minute par minute et pas quelque chose dont vous pouvez vous passer pendant dix jours sans avoir à emprunter à quelqu'un d'autre pendant que vous en commandez un autre jusqu'à ce que l'ancien apparaisse dix minutes avant l'arrivée du nouveau. Remettre les choses en place et faire votre part pour garder les choses propres et bien entretenues contribuera grandement à assurer un lieu de travail heureux et productif pour tous!

Avez-vous déjà atteint le porte-trombone et inventé un collier à chaîne de 20 pieds? Ouais, quelqu'un a fait bon usage de ces 10 $ de l'heure pour apprendre un nouveau métier.

Qui savait qu'il fallait du talent pour utiliser des outils tels que des coupe-papier, des agrafeuses et des perforatrices?

J'ai passé la majeure partie de ma vie d'adulte à travailler dans un bureau d'un certain type et j'ai passé la moitié de ce temps à travailler en tant que chef de bureau, afin que je puisse raconter des histoires. J'ai vu du papier gaspillé par la forêt, des armes mortelles fabriquées à partir d'élastiques et de crayons qui ont été lancés sur des boîtes vides empilées le long d'un mur, et de toutes nouvelles chaises de bureau détruites en moins d'une semaine avec des accoudoirs et des dossiers de siège complètement déchirés. éteint. Pensiez-vous que c'était un fauteuil inclinable ou un escabeau?

Récemment, le coupe-papier que nous avions utilisé au bureau pendant près de vingt ans a été retrouvé écrasé entre le copieur et le destructeur de papier avec la poignée arrachée. Un modèle de remplacement du même calibre coûterait 150 $, mais avec quelques comparaisons frugales en ligne, nous avons pu convaincre notre fournisseur de remplacer décent pour 35 $.

Moins d'un mois après avoir acheté le nouveau cutter, je suis venu un matin pour entendre un bruit affreux et j'ai trouvé un nouvel employé essayant de couper 20 feuilles de papier avec une lame conçue pour pas plus de cinq à la fois !!!

J'ai résisté à l'envie de crier: "Que pensez-vous que vous faites?" et à la place demandé, "Vous savez que vous n'êtes pas censé couper plus de cinq feuilles à la fois, non?"

L'employé m'a regardé d'un air vide et a continué d'essayer de couper les 20 feuilles, mettant un peu plus de puissance dans la coupe en pensant que cela résoudrait le problème plutôt que d'en créer un plus grand et de détruire notre deuxième coupe-papier en moins de deux mois.

«Ca-Runch, Quoosh», retentit le son lorsque la lame coupa six pouces dans les papiers et plia et déchiqueta le reste. en moins de deux secondes, vingt feuilles de papier déchiqueté, plié et préimprimé sont jetées à la poubelle, pas dans la corbeille et c'est tout ce que je peux faire pour ne pas me serrer le cœur et m'évanouir mort sur le tapis usé.

Aucun responsable de bureau ne veut microgérer de petits travaux, mais de petites erreurs peuvent coûter beaucoup d'argent au fil du temps

Si vous devez commander les fournitures, vous savez combien elles coûtent et quand vous savez que votre département respecte un budget et que les heures de travail des employés seront réduites et que les augmentations de salaire sont conditionnelles à respecter votre budget, vous avez tendance à être extrêmement prudent. à propos de petites choses qui ajoutent beaucoup d'argent au fil du temps, comme utiliser plus de la moitié des mouchoirs dans une toute nouvelle boîte de Kleenex pour nettoyer un déversement de café, quand il y a une vadrouille et une vieille serviette derrière l'armoire, ou plier des trombones en formes d'animaux ou les briser en petits morceaux et les laisser allongés sur le bureau comme un chien âgé en train de s'effondrer.

Bien sûr, tout le monde utilise parfois du matériel de bureau à des fins personnelles, comme lors de la copie d'une recette, mais lorsque vous imprimez 200 pages de commentaires sur le copieur couleur, alors que tout ce que vous vouliez était la recette d'une page, mais ne l'avez pas prévisualisée avant d'imprimer une liste de plus de 600 personnes commentant comment elles ont aimé ou pourraient améliorer la recette, alors le mauvais usage de l'équipement devient coûteux pour tout le monde.

J'ai vu des employés utiliser les ciseaux de bureau pour gratter le caca de chien de leurs chaussures et remettre les ciseaux dans le tiroir sans même les essuyer, ou mâcher le dessus de tous les stylos, ou vaporiser une demi-boîte de Lysol dans la salle de bain après avoir passé le vent ou utilisez cinq serviettes en papier de taille normale pour sécher leurs mains et un demi-rouleau de papier hygiénique pour essuyer leur fond et obstruer les toilettes afin qu'elles débordent sur le sol et laissent à quelqu'un d'autre la nettoyer.

Bien que vous ne vouliez pas compter les minutes que les gens passent dans les toilettes ou les limiter à cinq feuilles de papier toilette pour le numéro un et dix pour les gros travaux, il arrive un moment où vous devez rappeler aux gens que gaspiller des fournitures est tout aussi important. mauvais comme perdre du temps à se gaver quand il y a du travail à faire.

Tout est bien qui est bien pris en charge

Il y a certaines choses qu'il est dangereux de négliger, comme laisser un appareil de chauffage autonome pendant la nuit sans le débrancher ou laisser le cutter ouvert et orienté vers l'extérieur et appuyé contre une surface dure. Il y a d'autres choses qui sont ennuyeuses comme laisser des stylos noirs dans les crevasses du clavier noir de sorte que lorsque vous commencez à taper, le stylo saute sur vous et roule sous vos doigts vous empêchant de saisir votre code d'accès et vous obligeant à recommencer..

Être un bon collègue, c'est comme être un bon colocataire. Si vous respectez les autres et l'environnement dans lequel vous travaillez, tout ira bien, mais si vous rendez la vie plus difficile par votre présence, il est peu probable que vous restiez longtemps dans cette position ou que vous ayez beaucoup d'amis.

Regardons les choses en face, nous nous trompons tous et faisons des erreurs et c'est le rare employé qui ne profite pas de l'équipement de bureau moderne pour faire un travail personnel qu'il ne pourrait pas faire à la maison, mais les abus constants de l'équipement et des collègues définissent le lieu de travail pour être un endroit malheureux avec beaucoup d'arguments et de plaintes. Si vous contribuez à un milieu de travail malheureux, vous faites partie du problème en ne faisant pas partie de l'équipe et en prenant soin des fournitures et en respectant l'espace personnel des autres, vous créez un environnement de travail confortable et productif.