9 domaines de la gestion de projet (et pourquoi ils sont importants)

La réussite du projet compte

Le fait est que, dans la vie et dans les affaires, la plupart des projets échouent. Mais le succès compte. Chaque fois qu'un projet échoue, du temps et de l'argent sont gaspillés. Parfois, des vies sont perdues, comme lors d'une mission de sauvetage après un ouragan ou une autre catastrophe naturelle.

Il existe deux types de projets. La première est, selon le gourou des affaires Joseph M. Juran, «Un problème dont la solution est prévue». Si un projet comme celui-ci échoue, tout le temps, les efforts et l'argent sont gaspillés, et le problème est toujours avec nous. L'autre type de projet est un effort pour transformer un rêve en réalité. Lorsque ce type de projet échoue, le rêve ne se réalise jamais. Par exemple, plus tôt ce mois-ci, une entreprise avec une grande vision a fermé ses portes. Je connais vingt personnes qui ont perdu une grande partie de leurs revenus, et il y en avait des centaines d'autres. Et l'entreprise a aidé des milliers de personnes, mais elle est partie.

Le fait est que plus de la moitié de tous les projets échouent - et cela fait référence à des projets bien conçus et bien gérés, et inclut, en cas de succès, des projets livrés en retard et dépassant le budget. Le véritable taux de réussite - des projets qui donnent des résultats acceptables ou merveilleux dans les délais et en deçà du budget - est extrêmement faible.

Nous pouvons faire beaucoup mieux. Nous le faisons en prêtant attention à toutes les parties d'un projet, c'est-à-dire en gérant les neuf domaines de gestion de projet tels qu'ils s'appliquent à notre projet.

Dans cet article

Nous examinerons:

La définition de la réussite d'un projet
Comment définir un objectif de projet
Les neuf domaines de la gestion de projet
Comment j'ai appliqué ces domaines dans un scénario d'exemple réel
Les trois phases d'un projet, y compris la préparation, l'exécution et le suivi

L'objectif: la réussite du projet

«La réussite du projet» sonne comme un objectif terriblement vague. En fait, ce n'est pas vague, mais c'est trop général.

Nous pouvons facilement le rendre spécifique pour chaque projet. Et, en fait, cette définition spécifique de l'objectif du projet est la première étape vers la réussite du projet. Le Project Management Institute (PMI) définit formellement un projet comme «une tentative temporaire entreprise pour créer un produit, un service ou un résultat unique». Les éléments clés sont:

Chaque projet est temporaire. Cela ne durera pas éternellement. Il commencera à une certaine date et se terminera à une date ultérieure.
Chaque projet est unique. Chaque projet produit un résultat nouveau, nouveau et différent.
Chaque produit fournit un résultat spécifique une fois terminé.

Définition de l'objectif du projet

Voici quelques exemples d'objectifs de projet:

Nous aurons un merveilleux mariage avec 300 invités le 20 juin.
Un nouveau pont à quatre voies entre l'île Marcos et le continent sera ouvert à la circulation automobile le 30 novembre pour un coût de moins de 4 millions de dollars.
Notre dernière version du logiciel Amazing Planning, la version 10.0, sera publiée le 20 août au prix de 29,99 $ avec tous les bogues connus du test bêta corrigés avec un coût de développement inférieur à 50 000 $.

Comme vous pouvez le voir, les projets sont à la fois personnels et professionnels. Vous verrez également qu'une bonne définition de projet comprend ce qui sera livré, quand et combien cela coûtera. (Il y a un coût pour le mariage, mais c'est personnel. Je ne l'ai pas inclus car ce ne sont pas vos affaires.)

Ces exemples illustrent les trois premiers domaines d'un projet que nous devons gérer.

Scope est un mot sophistiqué pour ce que nous fabriquons.
Adresses de temps: quand le projet commencera; quand il se terminera, produisant des résultats; la durée du début à la fin; et la quantité d'effort (heures-personnes) de travail.
Le coût est une définition du coût du projet.

Ce sont les trois premiers domaines d'un projet que nous définissons, et nous les appelons les facteurs Résultats (r) car ils peuvent être mesurés en termes de résultats clairs et définissables. Pour la portée, soit l'objectif est atteint, soit il ne l'est pas. En ce qui concerne le temps: soit c'est une fois, soit il est en retard. En ce qui concerne les coûts: soit nous avons respecté le budget, soit nous avons dépassé le budget. Pour en savoir plus sur ces facteurs de résultats et pourquoi ils sont appelés le triangle de fer, vous pouvez lire Comment établir un plan de gestion de projet.

Mais les facteurs de résultats (r) ne suffisent pas. Si nous travaillons uniquement avec ces trois éléments, notre projet échouera.

Quels sont les neuf domaines de la gestion de projet?

Portée, temps, coût, risque, qualité, communication, ressources humaines, approvisionnement, intégration

Un exemple concret: l'excursion d'une journée

Il y a environ des années, ma femme et moi avons passé une journée vraiment amusante. En tant que chef de projet, je veux dire que c'est parce que je l'ai géré en tant que projet. Quoi qu'il en soit, c'est un bon exemple de la façon dont la réussite d'un projet repose sur plus que les trois facteurs de résultats (r): portée, temps et coût.

Notre plan était de prendre un samedi de juin et de cueillir des litchis (nous adorons les fruits de litchi) dans une ferme de litchis à cueillir à environ une heure au nord de l'endroit où nous vivions. Nous voulions ramener à la maison cinq livres de litchis, ce qui était suffisant pour nous durer tout l'été. Les litchis coûtaient 4 $ / livre, et le gaz pour le voyage était d'environ 10 $, donc le coût total du projet était de 30 $.

Les résultats reposent sur des processus

Cela semble simple. La plupart des projets semblent simples. Mais quand vous vous arrêtez et pensez à combien de choses vont mal, cela raconte une histoire différente. Voici un tas de choses qui pourraient mal tourner, organisées pour illustrer les neuf domaines de la gestion de projet.

Portée. Si nous nous sommes perdus et que nous n'avons jamais trouvé les fermes de litchis - pas de litchis!
Temps. Si on commençait tard, on arriverait en milieu de journée. Cueillir des litchis sous un soleil brûlant n'est pas du tout amusant. Et, pour une excursion d'une journée, aucun plaisir n'est un échec de projet!
Coût. Oops! Les litchis sont un fruit très sensible. Ils ont besoin d'une glacière et de glace, sinon ils iront mal avant de rentrer à la maison. Ajoutez 5 $ pour une glacière en polystyrène et 1 $ pour la glace.
Risque. Et si la voiture tombe en panne - une journée misérable! Faites-le régler et vérifiez avant de partir.
Qualité. Choisissez avec soin! Nous voulons ramener à la maison uniquement les meilleurs litchis.
Communications. En voiture, à une demi-heure de la maison. "Chérie, as-tu la carte?" "Quoi! Je pensais que tu avais la carte?"
Ressources humaines. "Chérie, il est temps de se lever et de ramasser des litchis?" "Vas-y, je n'en ai pas envie. De plus, mon amie Barbara m'emmène pour un brunch." Une excursion d'une journée s'est transformée en divorce!
Approvisionnement. Appel téléphonique tôt samedi matin. "M. Kemp, merci beaucoup d'avoir amené votre voiture pour une mise au point hier. Malheureusement, nous avons été sauvegardés, et nous n'avons pas encore commencé à travailler dessus." "Mais c'était censé être fait hier soir!" "Je comprends, monsieur, mais, vraiment, nous faisons de notre mieux. Votre voiture devrait être disponible vers cinq heures cet après-midi. Merci d'avoir choisi le centre de service de voiture Speedy & Reliable!" Pas de voiture, pas de voyage, pas de litchis!
L'intégration. Nous retournons à la voiture avec nos litchis. "Chérie, où est la glacière?" "Je l'ai payé, je pensais que vous l'aviez emporté hors du magasin." "Je l'ai emporté hors du magasin et vous l'avez mis dans le coffre." "Non, j'ai ouvert le coffre. Je pensais que tu avais mis la glacière." "Mais tu as fermé le coffre." "J'ai fermé le coffre parce que je pensais que tu avais mis la glacière." "Non, j'ai posé la glacière sur le sol, parce que tu n'as pas ouvert le coffre assez vite." "Alors tu dis que c'est ma faute si tu as laissé la glacière dans le parking de l'épicerie!" Pas de glacière; litchis chauds; femme en colère.

Comme vous pouvez le voir, beaucoup de choses peuvent mal tourner dans le processus même d' un simple excursion d' une journée. Combien de plus peut mal tourner sur un projet d'entreprise de 10 000 $ ou 10 millions de dollars!

Si nous regardons honnêtement, ce genre de problèmes se produit tout le temps sur chaque projet. Et c'est pourquoi la plupart des projets échouent. Mais le succès est plus facile que vous ne le pensez - si vous prêtez attention aux neuf domaines.