Les 6 procédures obligatoires selon la norme ISO 9001: 2008

Norme ISO 9001 et procédures de qualité

ISO 9001: 2008 est une norme internationale qui définit les exigences d'un système de management de la qualité: le système par lequel votre entreprise garantit que tous vos processus sont contrôlés et reproductibles pour assurer la qualité de vos produits et services.

Vos processus sont normalement contrôlés par la présence et l'audit de procédures écrites de qualité ISO 9001 qui définissent ce qui doit être fait. ISO 9001: 2008 définit les meilleures pratiques pour chaque processus au sein de votre organisation afin d'assurer le contrôle. Cependant, la norme définit seulement 6 procédures obligatoires que vous devez avoir;

6 Procédures obligatoires pour ISO 9001: 2008

1. Contrôle des documents (4.2.3)
2. Contrôle des enregistrements (4.2.4)
3. Audits internes (8.2.2)
4. Contrôle des produits non conformes (8.3)
5. Action corrective (8.5.2)
6. Action préventive (8.5.3)

Organigramme de la procédure ISO 9001

LeanMan

Organigramme de la procédure ISO 9001

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Qu'est-ce qu'une procédure qualité?

Une procédure est un énoncé de ce qui sera fait, quand cela sera fait et par qui. Il s'agit d'un ensemble d'instructions et d'intentions que tout le monde dans l'entreprise peut suivre (ce n'est pas un document d'entreprise top secret pour les yeux de la direction uniquement comme un responsable de la qualité m'a dit une fois!) C'est une manière spécifique de mener à bien un processus, un ensemble de des instructions auxquelles le personnel peut se référer pour les aider à comprendre et à mener à bien leur travail quotidien de manière efficace et reproductible.

ISO 9001 indique que seules certaines exigences de votre système de gestion de la qualité doivent avoir une procédure documentée. D'autres exigences de procédure dépendent de la taille et de la complexité des processus et du système global ainsi que de la compétence du personnel.

Procédure ISO 9001 simple

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Organigramme: procédures ISO 9001 vs documents Word

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Rédaction d'une procédure ISO 9001

Une procédure ISO 9001 n'a pas besoin d'être un document de cent pages indiquant à l'individu comment et quand prendre un stylo, vérifiez qu'il y a de l'encre de la bonne teinte avant de former des lettres dans la case spécifiquement mise en évidence sur le formulaire n ° XYZ. Trop de personnes et d'organisations compliquent excessivement leurs procédures ISO 9001.

Si vous divisez vos procédures et vos instructions de travail, alors les procédures elles-mêmes peuvent être très simples, rappelez-vous qu'elles ne doivent contenir que la bonne quantité d'informations pour que les personnes qui effectuent le travail le fassent efficacement et de la meilleure manière proscrite. Si votre personnel est de haute qualité, bien formé, expérimenté ou si le processus est très simple et évident, il se peut qu'il n'y ait pas du tout besoin d'une procédure.

Je préfère utiliser des organigrammes simples pour créer des procédures, utiliser des logiciels tels que Visio dans la suite de programmes bureautiques. Ils doivent être simplement de simples instructions étape par étape indiquant ce qui doit être fait, puis l'étape suivante de la séquence. Ils ne doivent pas être trop complexes.

Pour le niveau d'instruction de travail, il est également possible de clarifier le processus en utilisant des choses comme des photographies pour mettre en évidence et clarifier des choses spécifiques.

Beaucoup trop d'organisations vont au-delà de leurs procédures ISO 9001, estimant que le poids de leur manuel de procédures est le reflet de l'efficacité de leur système. Trop de procédures trop compliquées ne font que semer la confusion et la probabilité que le système ne sera jamais lu et suivi.

Vidéo sur les procédures ISO 9001

Procédures ISO 9001 obligatoires

Dans ISO 9001, seules six procédures sont obligatoires. Vous devez documenter ces six. Cela ne signifie pas que vous pouvez vous en tirer avec seulement ces six; les procédures dont vous aurez besoin dépendront beaucoup de la taille et de la complexité de votre organisation. Cependant, ces six sont ceux que vous devez avoir.

4.2.3 Contrôle des documents

Une procédure écrite pour contrôler l'approbation et la réapprobation des procédures avant leur émission et pour s'assurer que l'état actuel de la révision est affiché. S'assurer que les documents sont lisibles et que les versions actuelles sont disponibles au point d'utilisation. Assurez-vous également que les documents obsolètes sont contrôlés et les documents provenant de parties externes telles que vos clients.

4.2.4 Contrôle des enregistrements

Une procédure pour contrôler l'identification, le stockage, la protection, la récupération, la conservation et l'élimination des enregistrements.

8.2.2 Audits internes

Une procédure pour définir un programme d'audits planifié afin de garantir que vos processus répondent à la fois aux exigences ISO 9001 et à vos propres exigences. Également pour le reporting, le suivi et les enregistrements de ces audits.

8.3 Contrôle des produits non conformes

Une procédure pour garantir qu'aucun produit non conforme n'est utilisé et que des mesures sont prises.

8.5.2 Action corrective

Une procédure écrite pour s'assurer que les causes profondes des problèmes sont identifiées et que des mesures sont prises pour les corriger, les actions doivent être vérifiées pour garantir l'efficacité

8.5.3 Action préventive

Une procédure écrite similaire à celle des actions correctives, mais l'organisation doit prendre des mesures pour identifier les problèmes POTENTIELS et les éliminer avant qu'un problème ne survienne.

Mise en œuvre des procédures ISO 9001

Structure de la procédure qualité

Une procédure peut prendre de nombreuses formes différentes. Il peut s'agir d'un aperçu d'un processus indiquant uniquement ce qui doit être fait, par qui et quand ou il peut s'agir d'instructions détaillées spécifiques. La plupart des entreprises essaient de séparer les deux niveaux de documentation par souci de clarté, en ayant des procédures puis des instructions de fonctionnement standard, des instructions de travail ou d'autres documents détaillés à un niveau «local» inférieur dans le système avec les instructions détaillées «comment faire».

Une procédure doit détailler quelques sections simples avant le détail réel de la procédure, afin que vous puissiez garder le contrôle de la procédure spécifique.

• Portée: quel est le domaine couvert par la procédure, c'est-à-dire la livraison entrante d'articles consommables, à l'exclusion des articles intersociétés. »
• Responsabilité: Qui est le propriétaire et la personne responsable de cette procédure, après tout, ce sont des documents spécifiques au processus, donc le responsable qualité n'est pas responsable de l'approbation et de la création des procédures d'achat par exemple, ce serait la place du responsable des achats!
• Contrôle ou problème: quelle est la date d'émission, l'approbation, etc. Vous devez garder le contrôle de vos procédures, elles doivent être approuvées, les gens doivent être en mesure d'être sûrs qu'il s'agit de la révision actuelle, etc.
• Références ou documents connexes: Énumérez les autres documents et formulaires qui peuvent être liés et pertinents à cette procédure.

Après ces sections viendrait le corps réel de la procédure.

Procédures génériques prêtes à l'emploi

Si vous envisagez de développer vos procédures de système de gestion de la qualité ISO 9001, vous voudrez peut-être envisager une alternative à la production de tout à partir de zéro. Il existe de nombreux systèmes que vous pouvez acheter qui ont des procédures et des formulaires génériques déjà conçus et formatés. En saisissant le nom de votre entreprise et d'autres informations, ils peuvent créer des documents de base qui répondent aux exigences de la norme ISO 9001.

Ces systèmes sont OK comme point de départ pour vous éviter l'effort de concevoir à partir de rien, ils garantiront également que vous couvriez toutes les exigences procédurales ISO 9001, y compris les procédures obligatoires. La plupart des consultants expérimentés dans l'installation de systèmes ISO 9001 utiliseront quelque chose comme ça, soit un package acheté ou quelque chose de fait maison.

Méfiez-vous des entreprises qui annoncent la création de toutes vos procédures et vous fournissent un certificat indiquant que vous répondez aux exigences de la norme ISO 9001, beaucoup de ces entreprises sont des arnaques et les certificats sont sans valeur. À moins qu'ils ne soient enregistrés auprès de l'UKAS (lien ci-dessous), ils ne sont pas un organisme accrédité pouvant délivrer un certificat ISO 9001.

Aide supplémentaire avec vos procédures

Voici quelques liens utiles qui vous aideront à obtenir des informations supplémentaires concernant les normes ISO 9000;

Organisation internationale de normalisation; Site Web de l'ISO où vous pouvez vous renseigner sur d'autres normes internationales et suivre les changements et les évolutions des normes.

Institut britannique de normalisation; Le British Standards Institute est un autre organisme de certification bien établi opérant dans le monde entier.Il peut également proposer des audits de certification et des formations pour vous aider à mettre en œuvre vos procédures ISO 9001: 2008.

L'Organisation américaine de normalisation; (ANSI) American Standards Organization peut vous aider à mettre en œuvre vos procédures ISO 9001 de la même manière que Lloyds et BSI ci-dessus.

Registre international des auditeurs certifiés (IRCA); Le Registre international des auditeurs certifiés est l'endroit où vous vous rendez pour vérifier les qualifications d'un formateur ou d'un auditeur individuel.

UKAS; Le service d'accréditation du Royaume-Uni est chargé d'accréditer les organismes de certification afin qu'ils puissent mener des audits ISO 9001. Ils ont une liste de tous les organismes accrédités qui sont en mesure de fournir une certification ISO 9001 valide de vos procédures ISO 9001.

Institut agréé de la qualité (CQI); Le Chartered Quality Institute (anciennement Institute of Quality Assurance.) Ils sont en mesure de fournir beaucoup de soutien dans tous les domaines liés à la qualité, si vous êtes un professionnel de qualité, je recommanderais l'adhésion.

Société américaine pour la qualité (ASQ); La société américaine pour la qualité peut vous aider de la même manière que le CQI peut vous aider au Royaume-Uni.

Les liens ci-dessus peuvent vous aider avec les normes ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004, la certification, l'audit, la formation, les systèmes de gestion de la qualité, les procédures, l'amélioration continue de la qualité, etc.