5 Erreurs ennuyeuses dans la rédaction commerciale et comment les éviter

Les communications écrites en disent long sur vous

Avez-vous l'impression que votre carrière ne mène nulle part? Avez-vous l'impression d'être coincé au bas de l'échelle de l'entreprise? Si tel est le cas, vous voudrez peut-être examiner attentivement vos communications écrites. Des erreurs de ponctuation et de grammaire ennuyeuses peuvent vous retenir.

Une bonne rédaction commerciale est vitale dans le milieu de travail d'aujourd'hui. Dans les sondages demandant aux employeurs et aux recruteurs professionnels d'énumérer les qualités qu'ils recherchent chez les employés, les compétences efficaces en rédaction commerciale sont tout en haut de la liste. Les employeurs veulent des employés capables de communiquer les informations de manière organisée et cohérente, sans erreurs d'écriture imprudentes qui nuisent à une bonne communication. Un mot mal utilisé ou une virgule au mauvais endroit peut communiquer autre chose que le message voulu. Un manque de clarté dans les documents commerciaux peut entraîner des clients mécontents et même des litiges.

Même sans conséquences juridiques désastreuses, un document plein d'erreurs de grammaire et de ponctuation a une mauvaise image de l'auteur. Une mauvaise écriture manque de crédibilité et de force de persuasion. Cela n'inspire pas confiance. C'est ennuyant.

En plus de 20 ans en tant qu'avocat d'entreprise, j'ai passé en revue de nombreuses communications commerciales. J'ai vu de mes propres yeux comment les erreurs courantes de grammaire et de ponctuation entraînaient des communications brouillées, des clients ennuyés et des carrières bloquées. Voici ma liste des cinq erreurs les plus ennuyeuses dans la rédaction commerciale et comment vous pouvez les éviter.

1. L'apostrophe mal placée

Il ne peut y avoir aucune autre erreur d'écriture qui puisse susciter chez les lecteurs la même réponse d'ongles sur un tableau que l'apostrophe mal placée, l'utilisation de la forme possessive pour signifier plus d'un de quelque chose. Cette erreur est ennuyeuse car elle est si répandue et ne se limite pas à la rédaction commerciale. Vous l'avez tous vu:

• J'ai eu des crêpes pour le petit déjeuner.
• Les Smith ont acheté une nouvelle voiture.
• Les années 60 ont été une décennie folle.

Malgré une épidémie d'apostrophes prétendant montrer des pluriels, seuls les pluriels qui possèdent quelque chose ont besoin d'une apostrophe, et cette apostrophe suit généralement la lettre «s»:

• La texture moelleuse des crêpes
• La nouvelle voiture des Smith
• La tourmente sociale des années 60

Il n'y a que quelques exemples où il est acceptable d'utiliser une apostrophe pour signifier un pluriel. Dans ces cas, l'apostrophe est nécessaire pour éviter toute confusion:

• Elle a trois A sur son bulletin. (Utilisez une apostrophe pour éviter toute confusion avec le mot "comme".)
• Commandez cinq # 371KV. (Utilisez une apostrophe pour indiquer que "s" ne fait pas partie du numéro de série.)

2. Confusion à propos de moi, de moi-même et moi

Combien de fois avez-vous lu une communication commerciale qui concluait: "Si vous avez des questions, veuillez contacter Jane ou moi-même"? L'auteur essaie soit de paraître sophistiqué en utilisant le «moi» au son plus élégant à la place de «moi» ou, avec Jane dans le mix, ne sait pas s'il faut utiliser «moi» ou «je» et décide de «moi-même. " Le résultat est une mauvaise utilisation ennuyeuse et trop courante du pronom personnel réflexif.

Vous pouvez éviter de faire la même erreur en appliquant un test simple. Laissez Jane hors de l'image et voyez comment la phrase sonne. Diriez-vous: "Si vous avez des questions, veuillez me contacter"? Non, vous diriez "s'il vous plaît contactez-moi". Droite? Si vous utilisez "moi-même" dans ce cas, vous devez lire la suite pour obtenir une aide supplémentaire sur la grammaire.

«Moi, moi et moi» sont trois cas différents du pronom personnel. La casse change selon que le pronom fonctionne comme sujet ou objet d'une phrase.

Pour le sujet d'une phrase (le nom qui raconte le sujet de la phrase), utilisez «je»:

• J'ai écrit la lettre.

Pour l' objet d'une phrase (le nom qui donne un sens à un verbe ou complète une phrase prépositionnelle), utilisez «moi»:

• Si vous avez des questions, vous pouvez me les poser.
• Des questions peuvent m'être adressées.

Si le sujet de l'action et l'objet de l'action sont les mêmes, utilisez le pronom réflexif «moi-même»:

• Je l'ai fait moi-même.
• Je me suis regardé dans le miroir.

Comme vous avez besoin d'un miroir pour vous voir, un pronom réflexif comme "moi-même" (ou vous-même, lui-même, etc.) a besoin d'un autre nom ou pronom dans la phrase pour le refléter. S'il n'y en a pas, utilisez le cas subjectif (I) ou le cas objectif (moi) selon le cas.

3. Virgules aléatoires

J'hésite à écrire sur les virgules car elles peuvent être des choses délicates. En fait, je pourrais continuer pendant quelques paragraphes pour savoir si une virgule doit apparaître entre les mots «virgules» et «parce que» dans la phrase précédente. Mais je ne le ferai pas, car mon problème avec les virgules est encore plus basique que de savoir si une virgule doit être utilisée avant une conjonction liant deux clauses indépendantes. (Au cas où vous vous poseriez la question, ma réponse ici est non; les clauses sont courtes et étroitement liées dans la pensée.)

Le problème le plus ennuyeux avec les virgules est lorsqu'elles apparaissent au hasard, dans des phrases, où elles ne sont pas nécessaires et n'appartiennent pas. (Oui, j'essaie de faire valoir un point ici.)

Peu m'importe si vous utilisez la virgule sérielle dans des phrases simples ou non. Je ne m'inquiéterai pas trop de l'absence de virgule entre les adjectifs de coordonnées. Mes amis britanniques me disent que nous utilisons beaucoup trop de virgules en anglais américain, de toute façon. Les règles d'utilisation américaines exigeantes peuvent être la raison même pour laquelle tant d'écrivains commerciaux en abusent.

Le problème avec une virgule est qu'elle dit à l'œil d'arrêter de lire pendant un moment. Ce n'est pas grave lorsque vous avez besoin d'une pause, comme prendre une respiration en parlant. Mais les virgules inattendues sont comme le hoquet. Ils sont ennuyeux.

Il existe des dizaines de règles sur le moment de les utiliser, mais si vous vous souvenez de l'une d'entre elles, rappelez-vous ceci: si vous ne pouvez pas penser à une raison spécifique d'utiliser une virgule, ne l'utilisez pas.

N'utilisez jamais de virgule dans ces situations:

• Entre un mot descriptif et le nom qu'il décrit: «J'ai lu la lettre mal écrite». Incorrect
• Entre le sujet et le verbe: "La lettre mal écrite, m'a ennuyé." Incorrect
• Entre deux clauses avec un seul sujet qui sont jointes par une conjonction: "J'ai lu la lettre et corrigé toutes les erreurs de ponctuation." Incorrect
• Pour déclencher une clause restrictive (qui est essentielle au sens de la phrase): "La lettre, qui a inspiré cet article, était pleine d'ennuyeuses erreurs de ponctuation." Incorrect

4. L'usage abusif de «en tant que tel»

Trop souvent dans les affaires écrivant l'expression «en tant que tel» est utilisée comme une manière plus sophistiquée de dire «donc», comme si un mot plus formel était nécessaire. Par exemple, une lettre peut indiquer, "Cette correspondance sert de notification que vous êtes en défaut de notre accord. En tant que tel, vous avez 10 jours pour remédier au défaut ou l'accord sera résilié." Dans cet exemple, «en tant que tel» est utilisé à la place de «donc» pour signifier «pour cette raison» ou «par conséquent». C'est faux.

Correctement utilisée, l'expression «en tant que tel» renvoie le lecteur à l'identité, à la nature ou à la capacité du nom ou de la phrase nominale qui la précède:

• "Je suis un adepte de la grammaire. En tant que tel, je suis ennuyé quand un écrivain met les participes en suspens." Correct

Pour éviter d'utiliser «en tant que tel» de manière incorrecte, posez-vous la question «comme quoi?». Si le nom précédent correspond, l'utilisation est correcte:

• "En tant que maniaque de la grammaire, je suis ennuyé quand un écrivain met des participes." Correct

Si "en tant que tel" ne renvoie pas le lecteur à un nom précédent, l'usage est incorrect:

• "Parce qu'il n'a pas fait attention aux règles de grammaire, l'écrivain a balancé les participes. En tant que tel, il a agacé ses lecteurs." Incorrect

Demandez si vous pouvez remplacer «tel» par un nom ou une phrase nominale antécédent à proximité:

• En tant que règles de grammaire, il agaçait ses lecteurs.
• En tant qu'écrivain, il agaçait ses lecteurs.
• En tant que participes, il agaçait ses lecteurs.

Si la substitution n'a pas de sens ou, dans le cas du deuxième exemple, ne transmet pas pleinement la signification voulue, l'utilisation de «en tant que tel» est inappropriée. Pour éviter d'ennuyer vos lecteurs, utilisez «donc» ou remplacez la phrase de transition par un mot ou une phrase plus significatif.

5. L'utilisation incorrecte de «Verbiage»

Celui-ci n'est pas une question de grammaire ou de ponctuation, mais de l'utilisation abusive commune mais mystérieuse d'un mot peu flatteur. En tant qu'avocat d'entreprise, je recevais un e-mail presque tous les jours disant quelque chose comme ceci: «Pourriez-vous revoir le verbiage dans le deuxième paragraphe du document ci-joint et me faire savoir si ça va?» Chaque fois, je devais me retenir de lancer une réponse sournoise: «Si c'est du verbiage, pourquoi me fais-tu perdre mon temps?

Verbiage ne signifie pas «texte», «mots», «libellé», «contenu» ou tout autre mot que l'auteur de l'e-mail aurait pu utiliser pour demander mon examen juridique. «Verbiage» signifie un discours ou une écriture qui utilise trop de mots ou des expressions trop techniques. Ce n'est pas une bonne chose. Un écrivain devrait éviter le verbiage, ne pas utiliser le terme pour décrire son travail écrit.

Astuce bonus: simplifiez votre langue

Cela amène une dernière leçon sur l'écriture de style professionnel. N'essayez pas d'impressionner les gens en utilisant des mots fantaisistes lorsque le meilleur choix est clair et descriptif. Business-Speak est plein de mots inventés et fantaisistes. Ne tombez pas dans le piège de les utiliser. Ne dites pas «utiliser» lorsque «utiliser» fonctionne très bien. Vous aurez l'air prétentieux et pire, surtout si vous ne comprenez pas ce que votre mot de fantaisie signifie.

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