Les 4 étapes d'une réunion efficace, expliquées

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Dans presque tous les épisodes de la version américaine de The Office , l'excentrique Michael Scott de Steve Carell a amené ses employés dans la salle de conférence pour une réunion qui avait mal commencé, qui n'allait nulle part et qui se terminait généralement par une menace de licenciement, de blessure physique ou étreinte. Dans la vraie vie, les réunions sur le lieu de travail (ou les réunions n'importe où, vraiment - à l'église, aux programmes parascolaires ou même à une rencontre avec votre famille) peuvent sembler tout aussi arbitraires et inconfortables. S'il s'agit de réfléchir et finalement de trouver des solutions, se blottir autour d'une table de réunion ou rassembler 40 employés via Zoom sans direction définie, c'est comme sauter dans un voilier sans voiles. Vous n'allez sérieusement nulle part.

Suivez ces étapes pour de meilleures réunions qui commencent et se terminent en force avec beaucoup de progrès réalisés entre les deux.

Conseils pour organiser une réunion efficace

Choisissez une heure et un lieu qui ne distrairont pas les membres. Avoir une réunion une heure avant le déjeuner dans un bureau en face de la cafétéria sera totalement inintéressant pour les participants.
Si vous pouvez diriger la réunion virtuellement, faites-le. Il n'y a plus aucune raison de demander aux gens de changer de journée pour se rencontrer dans un seul endroit.
Assurez-vous que votre objectif a un objectif solide et défini. La réunion pour discuter des moyens de réduire le budget du prochain trimestre n'est pas assez restreinte. Créez le thème "Décider quelles trois choses nous n'avons pas besoin de dépenser pour le prochain trimestre".
N'invitez que les personnes concernées par le point de la réunion. Les gens n'aiment généralement pas aller aux réunions, alors ne faites pas participer les personnes qui ne sont pas nécessaires pour résoudre le problème.
Créez des règles de base avant le début de la réunion et assurez-vous que tous les participants ont une copie en cours.
Envoyez des courriels de suivi dans les 24 heures suivant la réunion, confirmant et décisions prises et qui assumera des rôles spécifiques dans ces décisions.

4 étapes de réunions efficaces

La première chose à reconnaître à propos de la conduite de réunions efficaces est qu'elles ne se réunissent pas par magie lorsque vous entrez dans une salle de réunion étouffante. Comme toute réunion géniale, il y a un élément de planification et de préparation, sans lequel, une réunion réelle est complètement inutile.

Les quatre étapes des réunions efficaces sont:

Préparation. C'est le moment de vraiment définir en quoi consiste votre réunion. S'agit-il d'une session de brainstorming sur la façon de mieux utiliser les stagiaires d'été? Essayez-vous de décider où dépenser de l'argent supplémentaire dans le budget du département artistique? Avoir un sujet de discussion principal bien formé est la clé du succès de la réunion, car les participants veulent avoir l'impression que ce temps supplémentaire consacré à leur routine en vaut la peine.
La réunion. Au cours de la réunion, vous serez sûr de suivre l'ordre du jour que vous formiez au cours de p réparation de telle sorte que toutes les clés points de discussion sont élevés, et tout le monde a une chance de contribuer entrée sans hors-sujet, ce qui rend la réunion plus longue que nécessaire être.
Fermeture. Quelques minutes avant la fin de la réunion, vous terminerez les discussions, fixerez une heure pour la prochaine réunion, si nécessaire, et examinerez la possibilité pour les participants de vous contacter pour toute question supplémentaire.
Suivre. Le suivi est aussi important pour la qualité de la réunion que la phase de préparation. C'est là que vous comblez les lacunes et attachez les détails pour vous assurer que les décisions prises lors de la réunion sont correctement mises en œuvre.

De toutes les étapes d'une réunion, celle qui devrait prendre le plus de temps est la préparation. Installez-vous dans un environnement calme et déterminez ce que vous attendez de la réunion à venir, en vous concentrant uniquement sur ce qui aidera à mettre en œuvre les améliorations.

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Se préparer à une réunion efficace

Décidez du but de la réunion

Nous sommes ici à l'étape la plus essentielle de la planification d'une réunion: décider pourquoi vous vous réunissez. Pour décider du but de la réunion en premier lieu, posez-vous deux questions simples:

Quel problème doit être résolu?
Pourquoi le problème doit-il être résolu?

Les réponses à ces questions seront le but de la réunion.

Choisissez le meilleur moment et emplacement

Pensez à un moment et à un lieu propices au brainstorming et à une discussion ouverte et quel type de cadre conviendra le mieux à la taille de votre groupe.

Si vous choisissez un emplacement distant, vous pouvez utiliser un service de chat vidéo comme Zoom, une simple conférence téléphonique ou même une discussion par chat via un service de messagerie. Un énorme avantage des réunions à distance est que le temps peut être beaucoup plus flexible puisque les participants peuvent simplement se joindre via leur téléphone où qu'ils soient.

Si vous choisissez de vous rencontrer en personne, pensez à choisir un moment où les ventres ne grondent pas et les yeux ne regardent pas l'horloge. Une réunion juste avant le travail ou juste avant le déjeuner est probablement une mauvaise idée.

Créer l'agenda

Ensuite, vous devrez créer un agenda. Parfois appelé «feuille de route», l'ordre du jour guidera la réunion et vous aidera en tant que chef d'orchestre et toutes les autres personnes impliquées, à garder un œil sur où vous en êtes et où vous devriez aller.

Un bon ordre du jour de réunion comprendra:

Sujets à discuter
Points de discussion clés liés à chaque sujet spécifique
Une heure de début et de fin définie pour la réunion
Place aux questions avant l'heure de la fin

Un agenda peut ressembler à ceci:

Calendrier des réunions

15 h 00 Début de la réunion

15h-15h05 Présentation des participants et sujet

15 h 05-15 h 20 Discussion du sujet et points de discussion

15 h 20-15 h 30 Questions

15h30 Fin de la réunion

Heure de fin: 15h30

Principal sujet de préoccupation: où devrions-nous placer les nouveaux distributeurs automatiques?

Il y aura trois nouveaux distributeurs automatiques - deux pour les collations et un pour les boissons
Tous les distributeurs automatiques devraient-ils être situés au même endroit ou répartis dans le bâtiment?
Le code de prévention des incendies stipule que les distributeurs automatiques ne peuvent pas être situés près des sorties du bâtiment

Veuillez envoyer un courriel à [email protected] avant le 28 juin avec des questions et préoccupations supplémentaires.

Cet ordre du jour fonctionne parce qu'il définit des lignes directrices claires pour le chemin de la réunion. Imprimez votre ordre du jour et remettez-le à chaque participant au début de la réunion ou envoyez-le par courrier électronique à l'avance afin que chacun ait la possibilité de revoir l'ordre du jour et de s'y référer tout au long de la réunion. C'est également une bonne idée de le publier partout où vous vous réunissez afin qu'il soit toujours devant vous et les participants tout au long de la discussion.

Choisir et inviter les membres à la réunion

Décidez qui devrait assister à la réunion et pourquoi
Envoyez les demandes des membres par e-mail, SMS ou autre forme de communication professionnelle

Établir des règles de base

Les frontières aident à maintenir une société fonctionnant dans un état essentiellement civil. Considérez votre réunion comme une mini-société et établissez des limites, appelées règles de base. Pour établir des règles de base pour une réunion efficace, soyez précis et évitez les distractions potentielles telles que:

La technologie. Les téléphones et les ordinateurs devraient-ils être autorisés pendant la réunion?
Respecter les autres membres. Interrompre, parler fort, les uns sur les autres ou trop longtemps doit être découragé.
Les pauses. Si la réunion est longue, y aura-t-il des pauses et quand et où les membres devraient-ils s'attendre à se revoir?

Objectifs de la règle de base

Les règles de base doivent être spécifiques et garantir que toutes les personnes présentes à la réunion ont la possibilité de s'engager et de participer dans un environnement productif.

Attribuer des rôles critiques

Comme toute machine bien huilée, une réunion réussie nécessite plus que la personne qui la dirige. Vous devrez attribuer trois rôles critiques au sein de la réunion pour l'aider à continuer de fonctionner du début à la fin.

Le facilitateur

L'animateur maintient la réunion sur la bonne voie, applique les règles de base et aide les membres à revenir au but de la réunion si la conversation s'écarte du sujet.

Chronométreur

Le chronométreur gardera une trace des heures de début et de fin définies de la réunion, rappelant périodiquement aux membres combien de temps s'est écoulé et combien de temps il reste.

Enregistreur

L'enregistreur enregistre les idées soulevées pendant la réunion et s'assure de demander des éclaircissements si la conversation devient confuse afin que toutes les informations enregistrées soient utiles et puissent être utilisées comme référence efficace après la réunion.

Acquérir et organiser les matériaux

Décidez du matériel nécessaire pour la réunion et rassemblez-les avant l'heure de la réunion. Donc, si vous utilisez un ordinateur portable, vérifiez qu'il ne va pas simplement commencer la mise à jour à mi-chemin de la réunion et si vous vous attendez à ce que tout le monde prenne des notes, prenez suffisamment de stylos et de blocs-notes pour passer. Si vous prévoyez de présenter des données, prenez le temps de créer quelques visuels pour soutenir vos chiffres.

Venez à la réunion prêt à aborder une ou deux questions bien définies. Trop de points de discussion pourraient entraver de véritables progrès et conduire à une discussion décalée.

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La réunion

Présentations

Faites une brève introduction pour familiariser tous les membres de la réunion les uns avec les autres, puis indiquez le but de la réunion et passez en revue les règles de base afin que chacun comprenne clairement comment la réunion va se dérouler.

Énoncer le but de la réunion

Passez en revue le but de la réunion, pourquoi vous êtes tous là et ce que vous espérez accomplir (prendre une décision unanime sur le ou les meilleurs emplacements pour les trois nouveaux distributeurs automatiques).

Revoir l'agenda

Pour les réunions en personne, distribuez des copies imprimées de l'ordre du jour qui incluent les sujets de discussion, les points de discussion et les heures de début et de fin.

Pour les réunions à distance, vérifiez que tout le monde a été envoyé et a accès à l'ordre du jour avant de commencer. Accordez une minute supplémentaire aux participants pour qu'ils puissent le remonter avant de se lancer dans la discussion.

Fixez un moment pour conclure la réunion et respectez-le. Vos employés et collègues apprécieront votre esprit de décision. Encouragez tout le monde à vous envoyer d'autres questions par e-mail afin que personne ne se sente laissé avec les détails.

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Clôture de la réunion

Emballer

Même si la réunion se déroule vraiment bien et que tout le monde a de bonnes idées, il est important de s'en tenir à l'heure de fin finale établie au début de la réunion. S'il y a plus à discuter, cela peut être fait pendant la phase de suivi .

Pour avoir une fermeture en douceur:

Donnez quelques minutes à la fin de la réunion aux membres pour poser des questions et y répondre.
Décidez si une solution a été trouvée ou si elle sera à nouveau discutée à la prochaine réunion.
Si une solution a été trouvée, créez un plan d'action avec un calendrier spécifique.
Si aucune solution n'a été trouvée, prévoyez une autre heure de réunion qui aura lieu dans un proche avenir.

Créer un plan d'action

Lorsqu'il est temps de créer un plan d'action, vous devrez inclure les éléments suivants:

La solution. La solution consiste à déplacer les trois distributeurs automatiques vers un emplacement central, avec la machine à boissons au milieu afin que les machines soient faciles à localiser et que toutes les collations puissent être achetées au même endroit.
Comment mettre en œuvre la solution. Pour mettre en œuvre cette solution, les machines seront déplacées vers le tronçon du hall en face des salles de bains.
Qui participera à la mise en œuvre de la solution et leurs rôles spécifiques. Jackie contactera les fournisseurs pour les informer de l'endroit où les machines doivent être installées, et Juan les rencontrera le jour de l'installation pour s'assurer que les machines sont installées au bon endroit.
Un calendrier pour le processus de solution. Jackie appellera les vendeurs lundi matin avec les informations et fixera une date d'installation tandis que Juan contactera son manager pour demander un congé de ses tâches matinales habituelles pour rencontrer les vendeurs.

Dans la semaine suivant la réunion, faites un suivi avec les participants par courrier électronique pour clarifier toutes les questions et répondre aux préoccupations qui surgissent après la réunion. Gardez les lignes de communication ouvertes pour profiter pleinement de votre réunion.

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Suivre

Envoyer des e-mails de suivi

Gardez l'élan de la réunion après sa fin en envoyant les notes de l'enregistreur aux participants à la réunion dans un e-mail de suivi. Rappelez à chacun les devoirs de Jackie et Juan, et assurez-vous que tout le monde dispose de vos coordonnées en cas de problème ou de question.

Envoyer des e-mails de suivi individuels

Pour ceux qui ont été choisis pour effectuer des tâches spécifiques pour mettre en œuvre la solution, envoyez un e-mail pour vérifier l'état d'avancement et discuter de tout problème pouvant entraver le calendrier. Assurez-vous que Juan a obtenu l'approbation de son responsable pour prendre un congé pour rencontrer les fournisseurs, et vérifiez lundi après-midi que Jackie a pris contact avec les fournisseurs pour confirmer l'heure et le lieu d'installation.

Suivre ces directives simples pour une réunion brève et très efficace vous aidera, vous et vos collègues, à rester au fait des problèmes sans en devenir totalement déraillés.