27 conseils pour préparer et donner une évaluation des performances des employés

Évaluer la performance d'un employé

Examiner la performance d'un employé peut être la chose la plus difficile que vous faites en tant que leader. Vous devez essentiellement prendre leur performance sur une période de temps définie et la résumer en quelques morceaux de papier qui pourraient déterminer leur avenir au sein de votre organisation. Si vous donnez une mauvaise évaluation, la personne pourrait être bloquée à jamais dans sa position actuelle. Si vous donnez une critique stellaire, vous pourriez les propulser vers de meilleures choses. Le pire, c'est que vous pourriez donner un avis inexact qui pourrait aggraver les choses à l'avenir.

Ce guide vous aidera dans tous les aspects du processus d'évaluation du rendement des employés.

Examen des performances maladroit

Comment se préparer à une évaluation des performances des employés

Avant de penser à rédiger ou à mener une évaluation des performances, vous devez vous y préparer. Les conseils ci-dessous expliquent comment procéder.

Tenez un journal de leurs activités. Notez, soit dans un journal papier ou informatisé, les activités de l'employé. N'écrivez pas les tâches de base qu'ils doivent accomplir. Au lieu de cela, prenez note de toute mesure positive ou négative prise par eux qui aurait une incidence sur leur évaluation des performances. Gardez à l'esprit que certaines organisations peuvent exiger que les employés soient informés si des documents sont conservés sur eux.
Conservez des copies du travail effectué. Si un employé fait un excellent travail sur un rapport, conservez-en une copie. Si vous recevez un e-mail d'une autre personne félicitant l'employé pour son travail bien fait, gardez-en également une copie. Il en va de même pour tout ce qui est mauvais concernant l'employé. Tout comme le dernier conseil, l'employé peut avoir besoin d'être informé de toute documentation conservée sur lui.
Fournissez des commentaires périodiquement. N'attendez pas la revue pour donner votre avis sur leurs performances. Donnez-leur une rétroaction continue afin qu'ils sachent s'ils font du bon travail ou s'il y a des domaines sur lesquels ils doivent travailler. Cela leur donne le temps de s'améliorer dans les domaines dont vous avez discuté. Si un employé ne s'améliore pas, vous pouvez indiquer dans l'évaluation que vous lui avez indiqué où il devait s'améliorer, mais il ne l'a pas fait.
Parlez à votre propre superviseur. Si vous avez une évaluation difficile à préparer, discutez-en avec votre propre superviseur. Faites-leur part de vos préoccupations et de vos réflexions à ce sujet. Il est toujours préférable de renvoyer certaines idées à quelqu'un d'autre. De plus, s'il s'agit d'une mauvaise évaluation, votre supérieur doit en être informé.
Passez en revue les normes. Assurez-vous pour chaque examen que vous suivez les normes établies par votre organisation. Cela garantira que vous ne donnerez pas une bonne note à quelqu'un, alors qu'il pourrait être simplement standard. Ou, donner une note standard quand quelqu'un pourrait être pauvre. Essayez de rester aussi cohérent que possible.

Prendre des notes tout en rédigeant une évaluation du rendement des employés vous aidera à ne rien manquer.

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Comment rédiger une évaluation des performances des employés

Maintenant que vous êtes prêt pour une évaluation des performances des employés, il est temps de l'écrire. Les étapes ci-dessous sont des directives à suivre lors de la saisie.

Sortez tous les documents concernant l'employé. Cela comprend toutes les notes que vous avez prises, des copies des documents concernant l'employé, son dossier et les normes d'emploi. Cela ne fait pas de mal non plus d'utiliser ce guide comme référence.
Écrivez uniquement en fonction de leurs performances. N'écrivez pas l'évaluation en fonction de vos sentiments personnels à l'égard de l'employé ou de ce que d'autres personnes prétendent que l'employé fait ou ne fait pas. L'évaluation doit être basée sur une performance de travail observable et cela seul.
Commencez par définir les tâches générales de l'employé. N'écrivez pas ce que vous attendez d'eux, mais expliquez ce dont ils sont responsables. Cela vous aidera lorsque vous référencerez leurs performances de travail réelles.
N'utilisez jamais le mot «habituellement» lorsque vous écrivez sur leurs performances réelles. Quelqu'un ne peut généralement pas être bon ou mauvais dans quelque chose. Ils le sont ou ils ne le sont pas. Est généralement un mot trop vague.
N'utilisez jamais le mot «attitude». Ce mot a toujours une connotation négative avec lui. Même si vous dites que quelqu'un a une bonne attitude, cela semble toujours négatif. Au lieu de cela, utilisez des mots comme «comportement» ou «perspectives».
Ne commencez pas trop de phrases par le mot «vous». Si vous commencez plusieurs phrases d'affilée avec le mot «vous», vous avez l'impression de les pointer du doigt, même si c'est censé être positif. Par exemple, "Vous avez bien fait cette tâche. Vous l'avez fait efficacement. Vous l'avez accomplie rapidement." Tout ce que j'entends quand je lis c'est "vous, vous, vous".
Commencez par le bon, puis terminez par le mauvais. Votre employé sera toujours nerveux lorsque vous commencerez à lire l'évaluation. Si vous commencez par les aspects positifs, ils se détendront. Ensuite, vous pouvez aller dans le négatif, s'il y en a.
Ne dites pas simplement que quelqu'un est bon ou mauvais. Vous devez fournir cette justification. Ne dites pas simplement: «Vous êtes doué pour taper plusieurs formulaires à la fois» sans dire pourquoi c'est génial. Cela fait-il gagner du temps? Cela aide-t-il un processus en étant plus rapide? Quoi? Cela est particulièrement vrai si vous avez quelque chose de mal à dire. Par exemple, "Vous n'avez pas réussi à terminer plusieurs affectations à temps". Pourquoi ont-ils échoué? Quel impact cela a-t-il eu? Non seulement cela justifiera votre évaluation de l'employé, mais vous ouvrira les yeux pour le voir sur papier.
Si une erreur ne s'est produite qu'une ou deux fois, ou n'est pas de nature grave, ignorez-la. Si quelqu'un ne fait qu'une seule erreur majeure sur une période d'un an, c'est en fait un très bon bilan. Vous ne devriez pas insister sur cette erreur dans leur évaluation.
S'ils reçoivent des comptes rendus pendant la période d'évaluation, vous pouvez les mentionner dans l'évaluation, mais soyez bref. Si les erreurs ou le comportement exemplaire ont continué après la rédaction, n'hésitez pas à le documenter dans l'évaluation. Cela aidera à justifier encore plus l'évaluation des performances. S'ils n'ont rien fait d'autre de notable après la rédaction, notez-le également.
Fournissez des objectifs. Pour chaque évaluation, indiquez des objectifs à atteindre pour la prochaine période de notation. Orientez ces objectifs vers leurs aspects négatifs afin qu'ils sachent ce que vous attendez d'eux. S'il n'y a pas de points négatifs, indiquez ce que vous aimeriez que l'employé accomplisse.
Si vous attribuez une note globale bonne ou mauvaise, assurez-vous d'avoir plusieurs autres notes qui soutiennent cette note globale. Quelqu'un ne peut pas être légèrement bon dans une catégorie et mérite une bonne note globale. Il en va de même si vous leur donnez une mauvaise note globale. Juste quelques erreurs ne justifient pas une note horrible dans l'ensemble.
Si vous leur demandez de signer l'évaluation, assurez-vous qu'une partie de l'évaluation figure sur l'une des pages qu'ils signent. Ne le faites pas sur une page séparée. S'ils signent sur une page contenant une partie de l'évaluation, cela prouvera qu'il s'agit de la même évaluation qu'ils ont reçue. S'ils reviennent se plaindre plus tard que ce n'était pas la même évaluation, vous pouvez montrer que c'était le cas.
Demandez à quelqu'un d'autre de relire l'évaluation. Cela devrait être quelqu'un du même niveau que vous, ou plus haut, comme votre patron. Un autre regard est toujours bon d'avoir à voir si vous avez fait des erreurs, manqué quelque chose, etc.
En fin de compte, suivez votre instinct. Vous connaissez l'employé. Vous avez interagi avec eux. Allez avec ce que vous pensez être correct.

Histoire d'horreur de l'évaluation du rendement des employés

Mon superviseur à l'époque a donné à un autre employé son évaluation du rendement. Une partie de l'examen était une page de garde où les évaluations individuelles de l'employé pouvaient être cochées. Mon superviseur avait l'intention de donner à l'employé quelques cotes «au-dessus de la norme» et le reste serait «standard». Au lieu de cela, elle a donné par erreur quelques notes «exceptionnelles» et le reste «au-dessus de la norme». Elle a découvert cela après avoir effectué l'évaluation.

Elle a tenté de le corriger par la suite, mais l'employé a refusé de signer la nouvelle évaluation, ce qui n'a causé que d'autres problèmes.

Comment donner une évaluation efficace aux employés

Comment effectuer une évaluation du rendement des employés

Il est temps de passer à la partie la plus difficile du processus - mener l'examen lui-même. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils généraux concernant le processus.

Ne lisez pas l'évaluation mot à mot. Résumez et parlez à l'employé. Regardez-les en face et soyez semi-décontracté à ce sujet. Ils se sentiront plus à l'aise. Laissez-les parler aussi. Leur réaction vous guidera tout au long de l'évaluation.
Ne montrez pas trop d'émotion. J'ai eu des employés qui pleuraient, criaient et me renvoyaient l'évaluation lorsqu'ils n'étaient pas d'accord. Ne vous fâchez pas et ne vous fâchez pas. Si vous montrez de l'émotion, alors l'employé aura l'impression que vous ne soutenez pas ce que vous avez écrit, ou il pourrait utiliser vos émotions contre vous.
Soyez prêt pour l'inattendu. Vous pensez peut-être savoir comment l'employé va réagir, mais ce n'est pas toujours le cas. Soyez prêt à étayer l'évaluation avec des exemples de leurs performances afin de contrer toute explosion ou réaction surprise.
Terminez toujours l'évaluation par des mots positifs et encourageants. Ne terminez pas sur une mauvaise note, même avec une évaluation horrible. Encouragez-les à s'améliorer et offrez votre soutien.
Donnez les mauvaises évaluations juste avant les jours de congé du membre du personnel. Cela leur permettra de se calmer et de revenir de meilleure humeur la semaine prochaine.
Demandez toujours à quelqu'un de vous accompagner pendant l'évaluation. Ils serviront de témoin et vous garderont au courant si quelque chose de mauvais se produit. De plus, ils peuvent prendre des notes si vous vous attendez à ce que l'évaluation soit difficile.
Fournir à l'employé toutes notes ou copies conservées tout au long de l'année. Cela leur permettra de voir comment ils progressent, de leur rappeler certains incidents, etc. Gardez à l'esprit que certains documents internes peuvent ne pas être pour eux, alors assurez-vous de suivre les politiques de votre organisation à cet égard.
Demandez à l'employé s'il a des questions à la fin de l'évaluation. Cela leur permettra de quitter la pièce avec une idée claire de ce qui vient de se passer.

Après l'évaluation des performances des employés

Il y a quelques choses à faire après avoir effectué l'évaluation:

Effacez toutes les notes et retirez tous les documents qui pourraient se rapporter à l'année précédente. S'il s'agit d'un examen annuel, ils recommencent essentiellement pour l'année suivante. Ils devraient toujours avoir un nouveau départ.
Remettez une copie de l'évaluation à l'employé. Cela pourrait être fait par votre propre service des ressources humaines, mais sinon, assurez-vous de fournir une copie de l'évaluation à l'employé directement.
Passez en revue le processus d'évaluation dans son ensemble. Passez en revue tout ce que vous avez fait lors de la préparation, de la rédaction et de la conduite de l'évaluation. Essayez de trouver des domaines sur lesquels vous pourriez vous améliorer pour la prochaine évaluation que vous traitez.

N'oubliez pas que l'évaluation ne devrait pas être une surprise pour l'employé. Ils doivent être bien conscients de leurs progrès tout au long de la période d'évaluation.