10 conseils pour former une autre personne à faire votre travail

Donner une formation en cours d'emploi

Former quelqu'un pour faire votre travail peut être très important. Cela peut vous aider à avoir une sauvegarde au cas où quelque chose se produirait et que vous auriez besoin d'aide, ou si vous devez prendre un congé inattendu et que vous voulez vous assurer que vos tâches sont maintenues. Même si quelqu'un a un diplôme dans quelque chose, cela ne signifie pas qu'il connaît le poste. Il faut leur montrer comment fonctionne votre organisation.

La plupart des gens pensent que former quelqu'un d'autre pour faire votre travail peut être une menace pour votre position, mais ce n'est pas le cas. Si quoi que ce soit, cela vous permet de promouvoir ou de partir pour une autre organisation, soyez assuré que quelqu'un sera là pour occuper votre place. Former quelqu'un d'autre pour faire votre travail favorise la formation à la relève, vous pouvez donc toujours vous assurer que quelqu'un vous succède.

Enfin, cela semblera bien sur votre CV si vous êtes un entraîneur compétent. Tout le monde n'est pas capable de s'entraîner. Si vous pouvez former d'autres personnes malgré des personnalités différentes, des problèmes sociaux, etc., cela vous donnera encore plus de crédibilité sur votre lieu de travail.

Formation sur le tas

La formation en cours d'emploi est le meilleur moyen pour la plupart des gens d'apprendre à faire votre travail.

Par Wikilmages, domaine public, via Pixabay

Expérience de formation

Je suis superviseur depuis plus de 15 ans. J'ai dû former des superviseurs en dessous de moi et le personnel de ligne en dessous d'eux. J'ai également dû affecter de nouveaux employés à des formateurs.

Votre expérience d'entraînement

Que faire avant le début de la formation professionnelle

Avant même d'envisager de former quelqu'un à faire votre travail, vous devez faire un peu de préparation afin de pouvoir former efficacement cette autre personne:

• Préparez tous les systèmes informatiques nécessaires. Si la personne a besoin d'accéder à un logiciel, à de l'équipement ou à tout autre élément impliquant la technologie, vous devez essayer de l'avoir à l'avance. Donner à la personne son propre accès lui donnera confiance au fur et à mesure qu'elle apprend.
• Préparez des procédures sur les tâches impliquées. Si vous avez préparé un plan sur la façon de gérer quelque chose étape par étape, cela facilitera le processus. Tout le monde n'aime pas suivre les instructions écrites, alors rendez-les accessibles et faciles à lire.
• Renseignez-vous sur la personne. Si possible, découvrez si la personne a travaillé dans le domaine dans lequel vous avez travaillé, quelle formation elle a suivie, etc. Cela peut vous permettre de survoler certaines parties de votre formation ou de vous concentrer sur d'autres domaines dans lesquels elle pourrait manquer.

Quel type de formation professionnelle préférez-vous?

Formation sur le tas

Une formation en cours d'emploi est presque requise lorsque quelqu'un commence sur votre lieu de travail. Tenez compte des étapes suivantes lorsque vous commencez à former quelqu'un:

1. Montrez à la personne autour de vous. Même si quelqu'un travaille actuellement dans l'organisation, montrez-lui les alentours. Cela leur permettra de voir le flux que vous traversez. Ceci est particulièrement important pour les nouvelles personnes qui arrivent.
2. Renseignez-vous sur la personne. Parlez à la personne pour découvrir ses compétences de base, ce qu'elle a de l'expérience, etc. Cela vous permettra de déterminer le genre de personne qu'elle est et comment elle pourrait réagir à certaines situations.
3. Demandez comment ils préfèrent apprendre. Certaines personnes préfèrent lire un livre pour apprendre, d'autres préfèrent apprendre en faisant la tâche. Essayez d'adapter votre formation à ce qu'ils préfèrent. Il se peut que vous deviez recourir à différentes méthodes pour faire passer votre message.
4. Commencez par de petits morceaux du travail, puis ajoutez-y d'autres parties. Si vous avez un travail en plusieurs étapes sur lequel vous devez vous entraîner, commencez par la première étape et demandez-leur de la répéter. Au fur et à mesure de leur progression, ajoutez une autre étape, puis une autre. Une fois qu'ils verront le processus du début à la fin, ils le réduiront sans problème.
5. Ombrez-les. Asseyez-vous à leurs côtés et regardez-les accomplir chaque tâche. Dans un premier temps, vous devez signaler les erreurs au fur et à mesure qu'elles les commettent, puis laissez-les commettre l'erreur et voir s'ils l'attrapent. Si vous les survolez trop, ils peuvent se sentir nerveux et faire encore plus d'erreurs, alors faites attention à ce que vous les survolez.
6. Demandez-leur d'essayer de deviner une solution. Si la personne arrive à vous poser une question, retournez la question sur elle et demandez-lui comment elle pense qu'elle devrait la gérer. Corrigez ensuite ce qu'ils disent si quelque chose est incorrect.
7. Ne faites pas une tâche difficile pour eux. Si quelque chose de difficile survient, ne vous contentez pas de prendre le relais pour eux et de les faire regarder. Parlez-leur. C'est la seule façon pour eux d'apprendre. S'ils voient que vous leur succéderez à chaque fois, ils ne prendront pas la peine d'apprendre ce que vous leur apprenez.
8. Vérifiez leur travail. Après avoir terminé une tâche, vérifiez leur travail pour vous assurer qu'il est sans erreur. S'il y a une erreur, revoyez-la avec eux. Ne dites pas qu'ils ont fait une erreur, informez-les simplement de ce qu'ils auraient dû faire différemment.
9. Élaborez un calendrier. Au fur et à mesure que leur formation progresse, informez-les de ce que vous attendez d'eux dans un laps de temps déterminé. Pas pour faire pression sur eux, mais juste pour leur donner des objectifs pour progresser.
10. Soyez flexible dans la façon dont vous vous entraînez. Chaque personne est différente. Vous ne pouvez pas former quelqu'un de la même manière à chaque fois. Vous devez vous adapter à la personne. N'oubliez pas qu'ils sont la nouvelle personne, ils seront donc nerveux, inquiets et sous pression pour apprendre le plus rapidement possible. C'est votre travail de formateur de les mettre à l'aise.

Ce sont des règles générales. Votre lieu de travail peut avoir des attentes ou une façon de commencer la formation. Cependant, j'ai constaté que suivre ces étapes m'a aidé à former d'autres personnes à faire mon travail de la manière la plus efficace possible dans une variété d'environnements.

Exiger une formation en cours d'emploi

Combat d'entraîneur et de stagiaire

Si vous choisissez le mauvais formateur pour un nouvel employé, ils pourraient finir par se battre les uns contre les autres au lieu de travailler ensemble.

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Déterminer un formateur pour un nouvel employé

Vous pouvez avoir plusieurs personnes dans votre organisation qui peuvent faire votre travail, et quelqu'un d'autre peut avoir besoin d'être affecté en tant que formateur pour un nouvel employé qui arrive. En tant que superviseur, cela vous permet d'avoir quelqu'un qui s'occupe du travail au quotidien être responsable de la formation, sans rendre l'employé nerveux à l'idée qu'un superviseur les forme. Tenez compte des éléments suivants lorsque vous choisissez un formateur pour un nouvel employé:

• Certaines personnes ne sont tout simplement pas capables de s'entraîner. Vous aurez ceux qui ne se soucient pas assez de former quelqu'un, ou qui n'ont pas les compétences pour être un bon enseignant. Quoi qu'il en soit, vous devez savoir qui sont dans le poste qui ne sont pas capables d'être des formateurs. Ne forcez jamais quelqu'un à devenir entraîneur.
• Tous les formateurs ne fonctionneront pas bien avec les nouveaux employés. Il pourrait y avoir ce formateur stellaire dans votre bureau qui a formé tout le monde, mais ce formateur et le nouvel employé ne semblent pas cliquer. C'est très bien, affectez le nouvel employé à quelqu'un d'autre. Cela ne parle pas mal pour le formateur. Tout comme le mariage, tous ne sont pas parfaits.
• Essayez de vous en tenir à un seul entraîneur. Si le nouvel employé rebondit beaucoup pour diverses raisons, les gens pourraient le former de différentes manières et semer la confusion. Si vous devez changer la personne qui les forme, essayez de le faire dès le début.

Sur l'exemple de formation professionnelle

Votre expérience avec la formation

Expériences de formation d'une autre personne pour faire mon travail

Au fil des ans, j'ai eu de bonnes et de mauvaises expériences dans la formation de quelqu'un pour faire mon travail. J'ai beaucoup appris, ce qui m'a aidé à devenir un formateur efficace. Je vais partager quelques-unes de mes expériences ci-dessous.

• J'ai embauché un nouveau superviseur pour mon bureau, mais elle et moi n'avons tout simplement pas cliqué. Elle a été formidable pendant l'interview, mais une fois qu'elle a commencé, c'était une autre histoire. Ce n'était pas sa faute, ni la mienne. Nous n'avons tout simplement pas cliqué, ce qui a rendu l'entraînement beaucoup plus difficile. En fin de compte, elle a choisi de ne pas rester, ce qui était une bonne décision.
• J'ai formé quelqu'un que je connaissais depuis très longtemps. J'ai déjà travaillé avec cette personne à un autre emploi. Nous sommes ensuite passés tous les deux à une autre organisation presque en même temps. Finalement, nous avons travaillé dans le même département. J'étais son superviseur et j'ai dû la former à faire le travail. La connaître rendait les choses beaucoup plus faciles puisque je connaissais le genre de personne qu'elle était.
• J'ai eu un employé qui refusait de former un nouvel employé. Malgré la capacité de lui ordonner de former ce nouvel employé, je ne l'ai pas fait. Si quelqu'un ne veut pas se former, il s'en chargera sur le nouvel employé.
• Un employé qui a beaucoup formé ne peut pas former un nouvel employé. J'ai chargé un employé de former un autre employé. Elle s'est entraînée plusieurs fois auparavant sans problème. Mais le nouvel employé n'a pas pu apprendre du tout. Ils se sont affrontés dans la façon dont ils faisaient les choses, donc ce n'était pas la bonne solution. En fin de compte, j'ai formé avec succès le nouvel employé.
• J'ai échoué à renvoyer un employé qui n'apprenait pas le métier. Cette employée a commencé un autre quart de travail et elle n'allait pas bien pendant sa formation. Je l'ai déplacée vers mon quart de travail pour pouvoir observer ses progrès. Elle a lentement commencé à comprendre, mais à peine assez pour réussir la probation. Malheureusement, elle a commencé à descendre après ça. J'aurais dû la licencier pendant qu'elle était en formation puisqu'elle ne pouvait pas assumer les tâches de manière efficace. Le fait d'apprendre à peine les tâches pendant la formation ne suffit pas pour rester au travail.

Il y a de nombreuses expériences que j'ai vécues, heureusement elles ont été pour la plupart bonnes. Il peut arriver que vous rencontriez des personnes qui ne peuvent tout simplement pas être formées ou qui ne conviennent pas au poste. En fin de compte, vous devrez peut-être réduire vos pertes. Tout le monde n'a pas raison pour un emploi, peu importe combien vous les formez.

Parfois, vous avez des employés qui ne peuvent pas être formés, vous n'avez donc pas d'autre choix que de les licencier.

Par geralt, domaine public, via Pixabay

questions et réponses

Question: Mon superviseur en chef m'a demandé si je serais disposé à devenir formateur et je lui ai dit oui. Le seul problème est que je n'ai aucune expérience en tant que formateur, uniquement en tant que stagiaire. Comment puis-je faire ce changement sans trop de difficulté?

Réponse: La meilleure façon de le faire est d'apprendre comment la personne apprend. Veut-il qu'on lui montre comment faire quelque chose? Ou le faire par essais et erreurs? Découvrez comment ils apprennent en premier.

Question: La personne que je forme veut faire les choses à sa manière. Elle doit suivre notre façon de faire. Comment puis-je y arriver?

Réponse: C'est difficile! Maintenant, sans plus de détails, c'est difficile à dire. Il y a des raisons pour lesquelles les choses sont faites comme elles sont, mais il pourrait y avoir une meilleure façon de faire les choses.

Cela s'est produit, et je dis toujours à la personne de faire les choses selon la politique ou la procédure de l'entreprise, alors nous pouvons voir comment améliorer ce processus. Mais vous devez apprendre la manière prescrite avant de sortir de cette case. N'étouffez pas cet objectif pour chercher une autre manière, mais insistez sur le fait que nous ne pouvons pas regarder cela tant que le processus défini n'est pas suivi. Demandez ensuite à l'employé de «montrer son travail» pour démontrer qu'il a appris ce processus, puis de parler de la façon dont ce processus peut être amélioré.

Question: J'ai besoin d'aide pour former deux nouveaux collègues qui sont dans des départements différents l'un de l'autre. Mon responsable s'attend à ce que je fasse toute la formation tout en faisant mes propres tâches en même temps. Conseil?

Réponse: C'est dur! Ma suggestion est d'aller voir votre patron et de voir si vous pouvez déléguer vos tâches à d'autres. Ou, déléguez certaines de vos tâches aux débutants. Quand j'ai dû former un ou deux nouveaux employés, j'ai trouvé que leur déléguer des tâches facilitait mon travail, me permettait de me concentrer sur leur formation et leur donnait les compétences dont ils avaient besoin. Mais si ce n'est pas possible, vous devez planifier la manière dont vous souhaitez les former et continuer à gérer vos tâches. Si vous pouvez leur confier une tâche et les laisser fonctionner seuls, puis vérifier leur travail par la suite, cela peut être une autre solution.

© 2013 David Livermore