10 compétences et stratégies essentielles de gestion du temps

L'apprentissage des compétences et des stratégies pour bien gérer votre temps est essentiel pour vivre le genre de vie que vous voulez réellement vivre.

Peu importe comment vous le regardez, chacun de nous a les mêmes 24 heures par jour. Ceci est indépendant de notre race, rang, intelligence ou solde de notre compte bancaire. C'est la même 24 heures pour tout le monde.

On peut en dire beaucoup sur les personnes qui réussissent, mais une chose qu'elles ont en commun est qu'elles font délibérément attention à la façon dont elles passent leur temps. Nous avons tous les mêmes 24 heures, il va donc de soi que la différence essentielle réside dans la sagesse avec laquelle nous utilisons notre temps .

Dans cet article, nous aborderons certaines des façons dont vous pouvez devenir beaucoup plus productif en gérant efficacement votre temps.

10 compétences essentielles et stratégies pour la gestion du temps

1. Évaluer la situation actuelle
2. Maintenir un horaire
3. Hiérarchisez vos tâches
4. Fixez des limites à ce que vous attendez de vous
5. Éliminez toutes les distractions
6. Contrôlez vos pensées
7. Tenez-vous en au plan
8. Trouvez l'endroit et l'heure qui vous conviennent le mieux
9. Combinez des tâches similaires ensemble
10. Devenez organisé

1. Évaluer la situation actuelle

Pour commencer, vous devez vous arrêter et faire l'inventaire de la façon dont vous avez utilisé votre temps ces derniers temps. Il s'agit d'une auto-évaluation personnelle qui vous donnera une idée précise de la manière dont vous utilisez cette ressource irremplaçable.

Vous avez peut-être remarqué que votre journée semble s'écouler assez rapidement. Avant que vous ne vous en rendiez compte, les 24 heures sont écoulées et vous n’avez guère pu réaliser ce que vous aviez prévu de faire. Si tel est le cas, vous devez commencer à enregistrer vos activités quotidiennes.

Une fois que vous aurez identifié les activités qui occupent votre temps, vous pourrez vous isoler et vous concentrer sur celles qui rapportent le plus. Asseyez-vous et calculez le temps que vous passez sur chaque tâche dès votre réveil.

Alors, comment faites-vous pour suivre votre temps? Il existe des applications utiles que vous pouvez télécharger pour vous aider à suivre votre temps chaque jour. Pour plus d'informations, consultez cette liste des 10 meilleures applications de suivi du temps de 2020.

L'établissement et le maintien d'un calendrier vous aident à décomposer les grands projets en tâches plus petites et réalisables. Ainsi, elles ne sont pas si intimidantes et sont plus faciles à réaliser.

2. Tenir un calendrier

Préparez un modèle simple que vous pouvez remplir avec les tâches à effectuer pour chaque jour particulier. Cette liste de tâches doit être divisée en catégories: activités personnelles, activités familiales, activités professionnelles, etc.

Il est nécessaire de décomposer les grands projets en tâches plus petites et réalisables afin qu'ils ne soient pas si intimidants et soient plus faciles à réaliser.

3. Hiérarchisez vos tâches

Si vous sentez que vous avez toujours plus à faire que les heures qu'il y a dans une journée, vous devez établir des priorités. Organiser les tâches en fonction de leur priorité vous permettra de consacrer du temps aux problèmes qui comptent le plus dans votre vie.

Ici, vous pouvez effectuer quelques expériences jusqu'à ce que vous trouviez l'arrangement qui vous convient le mieux. Avec le logiciel de traitement de documents, vous pouvez utiliser un code couleur pour distinguer les catégories dans leur ordre de priorité.

Alternativement, vous pouvez simplement les étiqueter comme activités A, B et C, A étant les tâches prioritaires, B les tâches à priorité modérée et C étant les tâches les moins prioritaires.

Pour déterminer comment prioriser les tâches, vous devez vous poser les questions suivantes:

• Quelles tâches doivent être effectuées aujourd'hui?
• Quelles tâches peuvent être reprogrammées?
• Quelles tâches peuvent être déléguées?
• Quelles tâches sont au cœur de mes objectifs personnels?
• Quelles tâches peuvent être éliminées?

4. Fixez des limites à ce que vous êtes censé faire

Sachez que vous n'êtes pas obligé de consentir à tout ou aux demandes de tout le monde. Apprenez à dire non. Si votre liste de choses à faire est bien trop longue, il est probable que certaines choses auxquelles vous consacrez votre temps sont inutiles.

Soyez ferme dans votre résolution et établissez des limites claires dans votre vie. Avant d'accepter ou de consentir à quelque chose, posez-vous les questions suivantes:

• Ai-je vraiment la capacité et le temps de gérer cela?
• Est-ce que ça va être rentable?
• Est-ce conforme à mes priorités, ma mission et mes objectifs?
• Quel serait le coût de ne pas faire cette tâche?

5. Éliminez toutes les distractions

Partout où vous tournez aujourd'hui, il y a des ventouses de temps. Les distractions abondent. Arrêtez-vous et réfléchissez un instant aux choses inattendues qui se produisent dans votre vie quotidienne qui ne sont pas planifiées et qui vous consomment du temps.

Il peut s'agir de tout ce qui va des e-mails et des messages texte sur votre téléphone aux rencontres sociales non planifiées. Vous pouvez résister à cette tendance en vous assurant de désactiver votre messagerie lorsque vous travaillez. Si un membre de la famille ou un ami vous appelle, demandez-lui poliment si vous pouvez retourner l'appel plus tard.

Les interruptions peuvent être perturbantes lorsque vous travaillez sur la gestion du temps, en particulier lorsque ces interruptions ne sont ni urgentes ni importantes. C'est ici que vous devez pratiquer la discipline consistant à vous en tenir à une tâche du début à la fin. Si quelque chose d'autre doit être réglé, notez-le dans votre liste et continuez à travailler sur le projet ou la tâche en cours.

6. Contrôlez vos pensées

Cependant, toutes les distractions ne sont pas externes. Beaucoup d'entre eux sont internes et ont à voir avec notre «vie de pensée». Vous pouvez parfois avoir l'impression que votre propre esprit conspire contre vous et sabote vos efforts.

Vous essayez peut-être de consacrer votre attention à une tâche, mais alors des pensées concernant quelque chose qui s'est passé dans le passé, ou des nouvelles terribles que vous avez récemment reçues, ou un échange émotionnel que vous avez eu avec quelqu'un, s'insinuent et vous font dérailler de votre objectif..

La personne moyenne a environ 70 000 pensées par jour. Si vous voulez faire avancer les choses dans votre vie, vous devrez gérer votre esprit. Chaque fois que vous vous trouvez dans un train de pensées distrayant au lieu de vous concentrer sur votre projet, arrêtez-vous immédiatement et demandez-vous:

Entrainez-vous à faire cela et vous remarquerez qu'il sera facile d'éliminer les pensées distrayantes et de recentrer votre attention sur ce qui compte vraiment dans le temps présent.

7. Respectez le plan

Ceci est si important qu'il a besoin d'une section à part. Une fois que vous avez créé votre stratégie de gestion du temps, vous devez y rester fidèle quoi qu'il arrive.

Sachez que beaucoup de gens qui ne sont pas intéressés par la gestion de leur temps auront des urgences auxquelles ils s'attendront que vous fassiez face. En d'autres termes, les choses tournent mal dans leur vie en raison de leur mauvaise gestion du temps, puis ils se retournent et veulent que vous résolviez le problème.

Apprenez à faire la différence entre ce qu'est une véritable urgence et ce qui va simplement vous faire reculer. Attribuez-vous des délais pour les projets que vous avez dans votre liste et organisez-vous pour respecter ces délais. Lorsque des distractions se produisent, ayez un système de filtrage en place pour éviter de perdre du temps.

8. Trouvez l'endroit et l'heure qui vous conviennent le mieux

Lorsque vous effectuez les activités que vous avez planifiées pour la journée, effectuez les tâches qui nécessitent le plus haut niveau de réflexion au moment où vous êtes le plus frais.

Êtes-vous le plus productif le matin ou êtes-vous un oiseau de nuit? Planifiez votre plan de manière à pouvoir vous acquitter des tâches les plus exigeantes au moment où vous serez le plus productif.

Assurez-vous que l'espace que vous désignez pour votre travail est dégagé de tout encombrement et distraction. Dans la mesure du possible, le cadre doit avoir une sensation inspirante qui vous motive à créer des résultats avec votre temps.

9. Combinez des tâches similaires ensemble

Passez en revue la liste que vous avez créée. S'il y a des activités de nature similaire ou appartenant à la même sous-catégorie, regroupez-les et faites-les dans une séquence.

Cela vous fera gagner plus de temps en passant entre les différentes tâches des sous-catégories et vous pourrez traiter vos activités plus rapidement.

Lorsque vous combinez des tâches de cette manière, votre cerveau aura plus de facilité à les parcourir. Au fil du temps, vous commencerez à vous conditionner à travailler systématiquement, par opposition à l'approche commune dispersée de la vie qui est si répandue à notre époque moderne.

10. Devenez organisé

Lorsque tout est à sa place, vous gagnez du temps et faites de la place pour vous concentrer sur la tâche à accomplir. L'organisation personnelle varie d'une personne à l'autre, car nous ne sommes pas tous les mêmes lorsqu'il s'agit d'aborder les situations.

C'est pourquoi les employés d'une entreprise peuvent se sentir piégés et étouffés à des niveaux contre-productifs lorsque la direction met en œuvre un processus organisationnel global qui est trop spécifique et ne leur permet pas d'établir leur propre rythme.

Alors, comment pouvons-nous nous organiser dans notre vie personnelle?

Une grande partie de notre journée est consacrée à diverses formes de communication. Une façon de s'organiser consiste à organiser vos listes téléphoniques ou vos contacts en groupes et à les étiqueter en fonction de la façon dont vous les utilisez, par exemple: famille, parents, amis, collègues, etc.

Regroupez vos e-mails en catégories et créez des dossiers pour chacune. Si vous recevez régulièrement de nombreux e-mails de certaines sources, il serait préférable de configurer une règle de boîte de réception qui transfère automatiquement tous ces messages dans les dossiers appropriés. Au lieu d'utiliser plusieurs calendriers ou planificateurs pour suivre les rendez-vous de travail, d'autres événements et réunions, planifiez-les tous en un.

Comme indiqué précédemment, désencombrez vos espaces de travail pour vous assurer que rien n'altère votre concentration. Prenez l'habitude de préparer tout ce dont vous avez besoin pour la veille au soir avant de prendre votre retraite.

Lorsque vous gérez correctement votre temps, vous accomplirez plus avec moins d'efforts. Ne laissez jamais le temps s'échapper. Prenez plutôt le contrôle et prenez le contrôle.

Soyez sélectif dans la façon dont vous passez votre temps. Concentrez-vous sur les activités qui correspondent à votre vision et à vos objectifs.

Ce ne sera pas facile au début, mais plus vous prendrez l'habitude de surveiller, mesurer et gérer votre temps, plus vous commencerez à voir des résultats positifs dans votre vie. Les récompenses en valent la peine.