La meilleure façon d'organiser les reçus

Ces étapes simples peuvent vous aider à organiser vos reçus.

VirginiaLynne CC-BY via Hubpages

Systèmes d'organisation des reçus rapides et faciles

Passez-vous trop de temps à chercher un reçu pour retourner un article? Êtes-vous prêt pour la période des impôts, ou est-ce une ruée pour arriver à temps pour le 15 avril? Si vous êtes comme moi, vous pourriez être tenté de laisser simplement les reçus s'accumuler jusqu'à ce qu'ils deviennent un désordre impossible à trier. C'est pourquoi la meilleure façon d'organiser les reçus est de conserver votre système:

• Simple à retenir.
• Rapide à classer les papiers.
• Facile à trouver ce dont vous avez besoin.

Garder ces trois objectifs à l'esprit vous aidera à utiliser les quatre étapes simples suivantes pour créer un système qui fonctionne pour vous.

1. Choisissez un système

Aucun système de classement n'est parfait. Vous devez toujours peser le coût d'avoir un système détaillé qui rend les reçus faciles à trouver avec le temps qu'il faut pour produire ces reçus. Voici quatre systèmes différents avec les avantages et les inconvénients de chacun.

Binder System for Receipts est un peu plus de travail mais vous aide à trouver des choses rapidement. Utilisez Pocket Index Dividers pour classer des reçus plus petits.

VirginiaLynne CC-BY via HubPages

Reliures

Avec un classeur qui a des fiches pour séparer les types de reçus, vous pouvez facilement trouver ce dont vous avez besoin. Ce système fonctionne mieux pour les personnes qui reviennent souvent en arrière et regardent les reçus parce que vous pouvez facilement retourner dans les différentes sections et parce que le classeur maintient les papiers en ordre. Si vous déposez toujours de nouveaux papiers au début ou au verso d'une section, vous pouvez rapidement parcourir les reçus par ordre chronologique.

J'ai utilisé ce système pour organiser les reçus des parents de mon mari quand il avait la tutelle sur eux parce que nous devions faire des rapports réguliers sur leurs revenus et dépenses, et je devais être en mesure de trouver facilement des reçus.

Avantages et inconvénients de l'utilisation de liants

• Prend le plus de temps pour déposer
• Il est plus facile de conserver les fichiers dans l'ordre du mois.
• Idéal pour les reçus auxquels vous devez vous référer souvent
• Propre et facile à conserver sur une étagère.
• Limité par la taille du bloc-notes, ou vous pouvez en utiliser plusieurs.

Les dossiers de fichiers sont rapides, faciles et extensibles.

VirginiaLynne, CC-BY, via HubPages

Dossiers de fichiers

Le système de dossiers de fichiers est le système le plus simple et le plus rapide à utiliser, vous avez donc une meilleure chance de garder les choses organisées. Après avoir pris 6 mois de retard dans le classement de mon système de cahier pour nos reçus de famille, j'ai finalement décidé de retourner aux dossiers de fichiers. Je mets des papiers non classés à l'avant et les mets généralement en place lorsque cette zone avant est remplie ou environ une fois par mois.

Astuce: conservez ensemble les papiers dont vous aurez besoin plus tard dans un fichier. Je mets toutes mes informations fiscales, y compris les contributions caritatives, dans un seul fichier.

Avantages et inconvénients de l'utilisation des dossiers de fichiers

• Peu coûteux et simple.
• Juste besoin de dossiers et d'un classeur ou d'une boîte.
• Rapide à classer.
• Extensible à n'importe quelle taille et nombre de fichiers.
• Plus difficile à trouver un papier que Notebook System.

VirginiaLynne, CC-BY via HubPages

Extension de fichiers

Pour un projet d'organisation plus petit, récupérez un fichier en expansion contenant des sections et des onglets. Si vous êtes étudiant avec seulement quelques types de reçus, ou si vous souhaitez organiser les reçus d'un projet comme un projet de rénovation de maison, c'est une excellente façon de le faire. J'ai également utilisé ce système pour toute la paperasse pour notre adoption et j'utilise souvent un petit fichier extensible pour les projets de vacances.

Avantages et inconvénients de l'utilisation de fichiers extensibles

• Conserve tout dans un fichier portable soigné.
• Idéal pour organiser les reçus que vous souhaitez conserver en permanence.
• Idéal pour les petits lots de papiers.
• Portable.
• Cela ne fonctionne pas pour beaucoup de papiers.

Fichiers numériques

Je commence à me dématérialiser, et vous aussi peut-être. De nombreuses entreprises veulent que vous «dématérialisiez» et peuvent vous offrir un bonus pour le faire. Désormais, certains magasins comme Home Depot vous permettent d'obtenir un reçu par e-mail plutôt qu'un reçu papier. De plus, vous pouvez numériser pour prendre des photos de reçus qui ne sont pas numériques. Cependant, vous devrez toujours vous rappeler:

• Organisez les fichiers numériques: ne vous contentez pas de vider tous vos reçus dans un seul fichier, passez du temps à créer vos groupes de fichiers et assurez-vous d'étiqueter chacun de vos reçus au fur et à mesure que vous le créez, sinon vous aurez mal à la tête d'avoir à ouvrir chacun d'eux lorsque vous essayez de trouver quelque chose.
• Sauvegarde: les virus informatiques ou les effondrements d'ordinateurs peuvent interférer avec votre système, alors assurez-vous d'avoir vos reçus sur un ordinateur qui dispose d'une sauvegarde dans le cloud comme Carbonite.

Les reçus numériques peuvent soulager beaucoup de maux de tête dans le classement des documents, mais seulement si vous faites attention. Vous devez vous assurer de télécharger les reçus de tous les relevés importants dont vous pourriez avoir besoin plus tard, car de nombreuses entreprises ne conservent qu'un enregistrement de 12 mois de vos reçus de relevés. Par exemple, lorsque je suis allé déposer une réclamation de garantie prolongée par carte de crédit pour un lave-vaisselle cassé, ils avaient besoin de notre déclaration originale de 15 mois auparavant. Ce n'était pas disponible