Conseils sur le processus d'appel d'offres des associations communautaires

Qu'il s'agisse de peinture de bâtiments, de toitures, de béton ou de tout autre projet de réparation et de remplacement, ils commencent tous au même endroit: le processus d'appel d'offres. Cela peut sembler une entreprise herculéenne, mais voici quelques conseils pour vous aider dans cette tâche.

Avant de commencer à solliciter les offres, le premier objectif est de décider de la portée des travaux à réaliser. La dépense nécessite-t-elle une réparation ou un remplacement? C'est l'ensemble du composant ou juste une section? Le travail peut-il être réalisé par étapes? Dans quel délai le travail doit-il être réalisé? Une fois ces décisions prises, le point suivant est de rassembler une fiche technique ou un formulaire qui répertorie les détails exacts sur ce que l'association doit faire pour le projet. (Bien qu'un certain nombre de projets soient assez simples, l'association peut avoir besoin d'apporter une aide supplémentaire pour compléter la fiche technique.) Cela ne couvrira pas seulement ce qui doit être accompli, cela aidera également à garder les offres similaires, sinon exact, en ce qui concerne les travaux et les matériaux.

C'est à ce stade que l'appel d'offres est préparé. Il s'agit d'une lettre détaillée envoyée aux fournisseurs demandant une proposition pour le travail à effectuer. Il est préférable de l'envoyer à autant de fournisseurs que possible, afin d'avoir une bonne idée de la moyenne du marché et d'éliminer les extrêmes à chaque extrémité du spectre. Il est également possible qu'un certain nombre d'entreprises ne répondent pas, si bien que faire un grand nombre d'entre elles ne laissera pas l'association à court d'options. Les entrepreneurs qui devraient être ciblés sont ceux qui réalisent le plus de projets commerciaux, car ils seront mieux à même de s'acquitter des obligations en cours.

Ce qui devrait être inclus dans l'invitation à soumissionner:

• La fiche technique doit être jointe en tant que formulaire distinct à la lettre.
• L'étendue des travaux doit être écrite dans la lettre.
• Les niveaux d'assurance Workman's Comp que l'association les recherche.
• Une demande de preuve de toute licence que l'entrepreneur est tenu d'avoir. Renseignez-vous auprès du comté et de l'État pour savoir ce qui est obligatoire.
• Une garantie de bonne exécution, si nécessaire. Bien que ce ne soit pas une exigence courante, vérifiez vos documents avant de voir si cela est nécessaire.

Une fois les enchères reçues, surveillez les détails spécifiques. Vérifiez les garanties pour la main-d'œuvre et les matériaux. Si la dépense a une durée de vie prévue de 20 ans, une garantie d'un an ne sera pas adéquate. Vérifiez s'il y aura des sous-traitants avec lesquels le fournisseur travaillera. Vérifiez auprès d'eux pour vous assurer que leurs garanties et leur main-d'œuvre sont adéquates. Assurez-vous que toutes les spécifications fournies sont couvertes dans l'offre. Si quelque chose de plus est ajouté, demandez-vous pourquoi et n'ayez pas peur d'obtenir un deuxième avis. Le plus impératif, consultez les conditions de paiement. Voici des termes sur lesquels l'association devrait insister:

• Les dépôts initiaux ne doivent pas dépasser 5 à 10%. Les affaires du vendeur et les questions de gestion financière ne sont pas le fardeau de l'association. Il est de la responsabilité financière du conseil de gérer judicieusement les fonds de ses propriétaires.
• Conservez toujours 10 à 15% du paiement de toutes les phases jusqu'à ce que les travaux passent l'inspection à la satisfaction du conseil et, le cas échéant, de la direction. Cela permettra d'économiser des fonds qui aideront l'association si l'entrepreneur marche, et un autre doit être amené pour terminer le projet, ainsi que pour réparer les travaux précédents.
• N'effectuez des paiements qu'une fois la liste des perforations terminée. Payer sur mot de l'entrepreneur qu'une phase ou l'ensemble du projet est achevé ne leur donne aucune motivation après coup pour corriger tout ce qui est jugé insatisfaisant.

Enfin, avant la signature du contrat, prenez le temps de le faire examiner par les avocats de l'association. Le rédacteur de tout contrat le rédigera en leur faveur. Un avocat expérimenté en révision de contrat sera en mesure de porter à l'attention du conseil les points de discorde qui pourraient être problématiques pour la communauté. Oui, cela coûtera de l'argent. Mais quelques centaines de dollars au cabinet d'avocats pourraient sauver l'association dix, voire des centaines de milliers de dollars plus tard.

© 2018 Kristen Willms