Ce que c'est que d'être chef de projet: une journée dans la vie

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Quelle que soit la carrière, ce qui peut paraître intéressant et glamour pour un étranger peut souvent être les aspects complexes et stressants d'un travail. Le choix de la bonne carrière est important, vous devez donc faire vos recherches. Regarder au-delà des pages de recrutement sur papier glacé et en apprendre un peu plus sur les réalités quotidiennes du travail peut vous aider à prendre une décision plus éclairée quant à savoir si cette carrière vous convient.

Dans cet article, j'ai rassemblé ma propre expérience et celle d'autres chefs de projet pour vous donner un aperçu de ce à quoi ressemble une journée normale. Lisez attentivement et voyez si c'est une carrière que vous pourriez vous imaginer apprécier.

Bien sûr, en réalité, chaque jour en tant que chef de projet est très différent, mais pour les besoins de cet article, j'ai structuré certaines activités typiques sur une journée moyenne de 9 à 5.

8h00: Début des travaux. Vérifiez les e-mails.

Le lecteur aux yeux d'aigle aura déjà repéré la contradiction dans mon article. Dans le paragraphe d'introduction, j'ai mentionné que je vous donnerais une journée typique de 9 à 5, et maintenant j'ai commencé la journée à 8 heures du matin.

C'est la première réalité d'un chef de projet: une journée est très rarement 9-5.

La gestion de projet est une carrière exigeante. Cela est particulièrement vrai lorsque vous vous trouvez à un moment critique d'un projet. Les projets sont tellement intrinsèquement liés aux échelles de temps que lorsque les choses deviennent difficiles, il n'y a pas de temps pour s'arrêter et faire une pause. Ce que cela signifie en réalité, c'est que pendant les périodes de pointe, vous pouvez travailler de longues heures pour soutenir votre équipe, accomplir vos tâches et vous assurer que vos délais sont respectés.

Pour gérer un travail aussi exigeant, de nombreux chefs de projet commenceront à travailler avant la ruée matinale des appels téléphoniques et des réunions, afin qu'ils aient le temps de rattraper leurs e-mails. Il n'est pas rare qu'un chef de projet commence à travailler à 7 ou 8 heures du matin. Et bien sûr, une grande boîte de réception e-mail en commun. Vous devez être suffisamment organisé pour être en mesure de bien gérer votre boîte de réception et de toujours répondre aux courriels importants.

9h: conférence téléphonique

Les conférences téléphoniques ont remplacé les réunions comme moyen de communication le plus courant sur les projets. Pourquoi? Parce que de nombreux projets ont désormais des équipes distantes. Lorsque vous travaillez avec des personnes basées dans de nombreux endroits, avoir le temps de voyager pour des réunions devient irréaliste. Et avec une technologie aussi avancée soit-elle, une conférence téléphonique ou vidéo peut être tout aussi efficace. (Eh bien, ce n'est pas toujours vrai. Juste pour le plaisir, j'ai lié à une vidéo ci-dessous qui donne une vision unique de ce à quoi une conférence téléphonique ressemblerait dans la vraie vie. Si vous avez déjà assisté à une conférence téléphonique, ce va certainement vous faire rire.)

En tant que chef de projet, il sera souvent de votre responsabilité d'organiser des conférences téléphoniques, et vous devrez peut-être agir en tant que représentant commercial pour d'autres appels liés à votre projet. Les appels de projet sont souvent programmés pour donner à l'équipe une occasion régulière de discuter de la façon dont ils avancent avec le projet et de discuter des problèmes qu'ils pourraient rencontrer.

Une conférence téléphonique dans la vraie vie

10 h 00: Conférence téléphonique d'examen / questions relatives au projet

Alors, supposons que la conférence téléphonique de 9 h 00 dure une heure. C'est assez typique sur un plus grand projet. En tant que chef de projet, vous terminerez la conférence téléphonique avec un ensemble de notes que vous avez prises tout au long. Votre équipe vous a probablement informé des travaux terminés, des travaux en cours et des problèmes majeurs liés au projet. Il est probable que vous devrez effectuer un travail urgent ou semi-urgent après avoir quitté la conférence téléphonique pour traiter les problèmes qui viennent d'être soulevés.

Donc, à ce stade de la journée, vous allez probablement faire plusieurs choses:

1. Mettre à jour la documentation de votre projet, par exemple votre plan de projet, pour refléter tout ce que vous venez de recevoir lors de la conférence téléphonique
2. Faites un travail initial pour résoudre les problèmes urgents dont vous avez été informé, par exemple si un fournisseur est en retard avec une livraison, vous pouvez vérifier l'impact que cela va avoir sur votre projet, appeler le fournisseur ou faire remonter le problème.
3. D'autres courriels / appels téléphoniques / discussions sont susceptibles d'avoir lieu et peuvent prendre une grande partie de votre matinée. Il est courant qu'un chef de projet reçoive un flux continu d'e-mails, de problèmes et d'appels téléphoniques tout au long de la journée, vous aurez donc de nouvelles choses à gérer, même si vous êtes occupé à gérer les problèmes que vous avez déjà.

11h00: Planification du projet / Autres appels

Donc, suite à votre réunion précédente, vous avez probablement découvert que votre plan de projet doit maintenant être mis à jour. Cependant, ne vous attendez pas à beaucoup de temps pour y parvenir. Vous serez probablement interrompu par plus d'appels et de courriels. Cependant, vous commencez quand même le plan.

11h30: Réunion de spécialistes

J'ai utilisé le terme générique de réunion de «spécialiste» pour cette rubrique, mais en réalité, il peut s'agir de toute sorte de réunion liée à un sujet spécifique de votre projet. Par exemple, si vous êtes un chef de projet informatique, il peut s'agir d'une revue de logiciel.

Cependant, le point à souligner ici est que les réunions prennent une part considérable de votre journée. Et n'oubliez pas, un bon chef de projet prendra du temps de chaque côté de la réunion pour s'assurer de tirer le meilleur parti du temps. Ils peuvent rassembler des documents de référence à l'avance ou lire des informations de base, puis rédiger et distribuer les notes qu'ils ont rédigées pendant la réunion.

12h30: Déjeuner

Je ne veux donc pas brosser un tableau trop sombre quand il s'agit de la vie occupée en tant que chef de projet. Alors à 12h30, voici un point d'arrêt pour le déjeuner. C'est une bonne idée, quelle que soit la complexité de votre travail, de toujours prendre du temps au milieu de la journée. Vous constaterez que vous avez plus d'énergie pour l'après-midi et que vous pouvez mieux vous concentrer.

13h00: Présentation aux cadres

Attendez-vous à ce qu'un chef de projet doive faire beaucoup de présentations. Vous constaterez peut-être qu'un projet de haut niveau est surveillé attentivement par votre responsable, les cadres supérieurs ou le sponsor du projet, et ils peuvent vous demander de leur présenter une mise à jour régulière.

Bien sûr, une présentation régulière n'est pas seulement une réunion d'une heure en dehors de votre semaine de travail. Il faut du temps pour rassembler les détails que les cadres supérieurs s'attendent à voir dans une présentation, et vous pourriez devoir envoyer des informations de suivi une fois la réunion terminée, pour aider à répondre à leurs questions ou préoccupations. Être habile à prendre beaucoup de données critiques et à en faire une présentation claire et simple est très important si vous voulez bien performer dans votre travail.

14 h 00: rédiger des rapports

Les chefs de projet consacrent beaucoup de temps à la documentation, car il y a beaucoup d'informations qui doivent être stockées et régulièrement mises à jour sur un projet. En plus des présentations aux dirigeants, vous devrez peut-être fournir régulièrement des rapports écrits à un public plus large ou à un client. Avoir de solides compétences en rédaction est important, car vous voulez que vos rapports soient professionnels et faciles à lire et à comprendre pour les gens.

15 h 00: Rattrapez l'équipe

Votre travail principal en tant que chef de projet est de garder le contrôle sur un projet, et il ne faut pas sous-estimer à quelle vitesse un projet peut commencer à glisser. La seule façon d'éviter cela est d'avoir une relation solide avec votre équipe et de communiquer régulièrement avec elle. Il est important que votre équipe se sente suffisamment à l'aise avec vous pour qu'elle puisse vous parler de tous les problèmes qu'elle rencontre qui pourraient causer des problèmes à votre projet, donc de bonnes compétences interpersonnelles sont essentielles.

Pendant ce temps, vous pouvez rattraper de manière proactive les membres individuels de l'équipe par téléphone ou en personne, ou vous pouvez donner la priorité à certains membres de l'équipe si vous êtes actuellement confronté à un problème particulier de votre projet.

16 h 00: mise à jour du budget

Il est essentiel de garder le contrôle des finances du projet. Au début de tout projet, vous devrez établir un budget pour estimer ce que vous allez dépenser et quand. Pour garder un contrôle étroit sur votre projet, vous devrez revoir régulièrement le budget et le comparer à vos dépenses réelles. Une excellente compréhension des chiffres est très importante pour un chef de projet.

16h30: Réunion des finances

Si vous dépassez le budget d'un projet, vous pourriez bien vous retrouver en réunion avec l'équipe des finances pour examiner vos dépenses. Ou votre organisation peut simplement vouloir un examen financier régulier de votre projet pour vérifier qu'il est sur la bonne voie. Cependant, ce que vous trouverez certainement sur n'importe quel projet, c'est qu'on vous demandera fréquemment d'assister à des réunions avec des services internes qui ont un intérêt ou un enjeu dans votre projet.

17h00: Conférence téléphonique urgente

C'est un jour rare que tout se passe bien sur un projet. Il se peut que vous deviez souvent modifier votre calendrier soigneusement planifié pour gérer une crise croissante sur un projet. Par exemple, vous devrez peut-être planifier une conférence téléphonique tardive pour rattraper un tiers au sujet d'un problème qui vous a été soulevé ce matin-là. N'oubliez pas également que si vous avez affaire à des équipes dans des fuseaux horaires différents, vous risquez de devoir planifier des appels tôt le matin ou tard le soir. L'une des nombreuses raisons pour lesquelles un travail de gestion de projet est rarement 9-5.

17h30: Répondre aux e-mails

Le courrier électronique est toujours un outil de communication important pour toute entreprise, et même si vous avez peut-être eu 10 ou 20 minutes à des moments impairs au cours de la journée pour lire et répondre aux courriels, vous constaterez probablement que votre boîte de réception se développe rapidement au fil de la journée. Vous pouvez donc souvent vous retrouver à prendre 30 minutes de plus à la fin de la journée de travail juste pour rattraper vos e-mails et vous mettre en tête du reste de votre liste de choses à faire, avant d'être prêt à quitter le travail.

18 h 00: Revoir la liste des choses à faire pour demain

Donc, à 18 heures, vous pouvez maintenant avoir l'impression d'avoir fait des progrès dans votre travail et que vous êtes prêt à quitter le bureau. Cependant, pour essayer de vous donner une longueur d'avance sur la journée très chargée que vous avez planifiée demain, vous pourriez simplement passer 10 minutes à revoir votre liste de choses à faire. Bien sûr, une liste de choses à faire est un outil essentiel pour tout chef de projet, car elle vous aidera à gérer votre temps et à jongler avec un calendrier très exigeant.

Conclusion: il n'y a pas deux projets / organisations identiques

Si l'un de ces points vous surprend, rappelez-vous qu'il ne s'agit que d'un guide et qu'en réalité, tous les projets sont différents et la manière dont vous gérez votre temps sur eux sera différente. De plus, toutes les organisations sont différentes. Certains peuvent avoir des cultures qui s'attendent à ce que vous travailliez de longues heures et que vous preniez un déjeuner minimal; d'autres peuvent avoir une approche très différente et encourager activement les employés à prendre des pauses appropriées, à réduire leur charge de travail et à travailler des heures raisonnables. Quel que soit le projet que vous gérez, une leçon que vous pouvez tirer de cet exemple est que la capacité à rester organisé, alerte et efficace est extrêmement importante pour un chef de projet. Une bonne gestion du temps fait une différence significative en étant capable de se tenir au courant des demandes complexes et de l'imprévisibilité qui accompagnent la supervision d'un projet.