Unité 2: organisation des déplacements et des hébergements en entreprise

Remarque: Ces informations sont destinées à vous aider avec le diplôme de niveau 2 en commerce et administration. Veuillez ne pas copier.

Différents types de réunions

Les types de réunions dépendent de la taille d'une organisation, des questions à discuter et du nombre de personnes qui y assisteront éventuellement.

Une réunion debout est exactement ce que cela ressemble: une réunion debout. Ces réunions sont souvent tenues au jour le jour par le gestionnaire pendant de courtes périodes. Ils sont généralement utilisés lorsque le gestionnaire doit informer les employés de changements simples ou de tâches qui doivent commencer et terminer.
Une conférence est une réunion hautement planifiée et organisée, et les conférences sont largement basées sur la discussion et l'opinion. Ils sont tenus par un président pour discuter d'un ou plusieurs sujets et ont souvent une forte participation de différentes personnes au sein de l'organisation. Parfois, des conférences téléphoniques ont lieu. Ceux-ci peuvent impliquer une ou plusieurs personnes.
Une présentation est une réunion qui a lieu pour informer les employés des changements apportés à la routine, aux règles et aux procédures. La planification d'une présentation prend souvent beaucoup de temps car il est essentiel que toutes les informations soient précises et détaillées. Dans une présentation, il y a souvent un ou deux présentateurs et les participants ont généralement l'occasion de discuter des questions à la fin.
Une réunion thématique est une réunion qui a lieu pour discuter d'un sujet individuel.
Les réunions d'urgence se tiennent soudainement, souvent sans beaucoup de planification et de préavis. Ils impliquent généralement des discussions sur une crise interne ou externe à l'organisation. Une réunion d'urgence devra être suivie par tous les membres d'une équipe, ce qui peut perturber le travail d'une journée, mais c'est très important. Un ordre du jour n'est pas nécessaire pour une réunion d'urgence en raison du court préavis; cependant, les procès-verbaux doivent toujours être notés pendant ou après la réunion.

Soutien administratif pour les réunions

Il est essentiel qu'un soutien administratif soit fourni pour les réunions. Avant la tenue d'une réunion, une liste de tous les participants doit être dressée et de brèves informations doivent être recueillies sur le but de la réunion. Lorsque les gens entrent pour la réunion, il est important que quelqu'un prenne note de qui arrive.

Il devrait toujours y avoir un preneur de minutes; ce sont des personnes qui enregistrent les discussions et les accords qui ont lieu lors d'une réunion, permettant aux gens de s'y référer. Lorsque les gens entrent dans la zone pour la réunion, il est important que quelqu'un écrive les noms des personnes présentes au cas où une deuxième réunion devrait avoir lieu avec les mêmes participants. Cela permet également au gestionnaire, etc. de savoir à qui ont été attribués les nouveaux objectifs ou qui est au courant des nouveaux résultats.

Un soutien administratif est également nécessaire lors de la planification et de l'organisation d'une réunion (reportez-vous à la question 3 pour savoir en quoi ils contribuent).

Organisation de réunions

Lorsque vous organisez une réunion, pensez à son objectif et à qui sera le «chef» de la réunion. Un moment approprié doit être prévu pour que la réunion n'entre pas en conflit avec les rendez-vous importants des personnes impliquées dans la réunion. La durée de la réunion doit être planifiée ainsi qu'une liste des participants et un lieu approprié doit être choisi (un lieu que tous les participants pourront également obtenir). Un agenda devrait être créé; il s'agit d'une liste d'éléments décrivant les sujets à discuter lors de la réunion.

Si des rafraîchissements doivent être fournis, le montant doit être pensé et en fonction de la distance / de la fin de la réunion, les rafraîchissements doivent être achetés et stockés correctement. Des régimes spéciaux doivent être envisagés.

L'accès aux personnes handicapées doit être envisagé pour soutenir les participants. Si nécessaire, le lieu de la réunion doit être vérifié pour s'assurer qu'il est adapté à l'accès aux fauteuils roulants, etc.

Hébergement d'affaires

Lorsque vous voyagez à des fins professionnelles, la région peut être locale ou internationale. Il est important que toutes les différentes options de voyage soient recherchées avant de réserver afin de comparer la pertinence et la fiabilité ainsi que les différents types d'hébergement.

Différentes options de voyage: voiture, taxi, bus, autocar, train, bateau / ferry, avion
Différents types d'hébergement: hôtel, chambre d'hôtes.

Il est très important dans le secteur des affaires de confirmer les instructions et les exigences relatives aux voyages et aux hébergements professionnels. Lors de l'organisation de voyages d'affaires avec hébergement, le processus de planification est très important. Le nombre de personnes qui voyagent et le budget devront être découverts pour faire avancer le processus de planification.

Tout d'abord, les différents types de voyages d'affaires doivent être connus; le voyage sera-t-il local ou international? Une fois que l'emplacement est confirmé, un examen attentif doit être utilisé pour choisir l'hébergement.

Les hôtels proposent souvent trois repas par jour (qui peuvent inclure un panier-repas), mais peuvent être assez chers. Cependant, ils offrent aux visiteurs de nombreuses installations différentes, y compris des salles publiques dans l'hôtel et peuvent également fournir une connexion Wi-Fi gratuite qui permettra aux travailleurs commerciaux de se tenir au courant de leurs tâches dans leur chambre et leur permettra de communiquer avec leurs collègues.
Les chambres d'hôtes fournissent toujours le petit-déjeuner le matin, qui est compris dans le coût du séjour de quelqu'un. Les installations de certaines chambres d'hôtes sont limitées, ce qui ne devrait pas être trop préoccupant, car lors d'un voyage d'affaires, il est probable que le travailleur ne se trouve pas souvent dans la chambre qui lui a été attribuée.

Réservation de voyage

Lors de la réservation d'un voyage, il est important que des recherches supplémentaires soient effectuées. Si l'hôtel / chambre d'hôtes a une heure de couvre-feu pour la réservation, il est essentiel que le travailleur commercial arrive avant. Dans certains cas, il est plus facile de voyager la veille pour s'installer dans une chambre et se détendre jusqu'au début du travail. Les dépenses devront être soigneusement vérifiées afin que le coût soit conforme au budget.

Les billets pour les voyages et les chambres d'hôtel / chambres d'hôtes doivent être réservés à l'avance pour éviter les déceptions et le stress. Dans certains cas, les voyageurs d'affaires peuvent recevoir une certaine somme d'argent pour acheter de la nourriture, voyager en bus ou en taxi et pour subvenir à d'autres besoins.

Une fois la planification terminée, tous les membres du personnel participant au voyage d’affaires doivent recevoir les détails du voyage et de l’hébergement afin de pouvoir se préparer et connaître les détails exacts de ce qu’ils font.

Il est important de conserver des registres des voyages d'affaires et de l'hébergement pour suivre les flux de trésorerie et les bénéfices de l'entreprise, car l'argent utilisé pour un voyage d'affaires est souvent fixé à un budget. Si des détails sont conservés sur le voyage et l'hébergement, par exemple le montant qu'ils coûtent et leur pertinence, le dossier peut être renvoyé à l'avenir pour économiser de l'argent et / ou trouver un meilleur logement.

Il est également utile de tenir des registres car cela permet de communiquer aux employés les changements possibles au cours de leurs voyages.

Types d'équipement de bureau

Papeterie: La papeterie est largement utilisée au bureau. Exemples de papeterie: stylos, crayons, agrafeuses, trombones, post-it, règles.

Système de sécurité: Dans mon lieu de travail, toutes les portes de bureau sont maintenues fermées et ont des serrures codées. Il s'agit de garantir que le public et les personnes non autorisées ne puissent pas accéder aux dossiers des patients ainsi qu'à la petite caisse. Il existe également des caméras de vidéosurveillance à la réception et à l'extérieur du bâtiment pour assurer la sécurité des clients internes et externes. Tous les ordinateurs du personnel ont un bouton spécial «panique» qui, lorsqu'il est pressé, apparaît comme une alerte sur les autres ordinateurs du personnel. Cela les avertit que vous êtes en détresse et c'est notre politique que si cela se produit alors que nous ne traitons pas avec le patient, nous devons aller voir le membre du personnel qui a activé le bouton de panique pour voir ce qui ne va pas.

Ordinateur: Un ordinateur est l'un des principaux équipements utilisés au bureau. Ils contiennent différents logiciels, par exemple Microsoft Word, qui permet aux membres du personnel de créer des lettres, etc. Les ordinateurs sont généralement connectés à Internet, ce qui permet la communication et la recherche en ligne. Un logiciel anti-virus spécial doit être installé sur tous les ordinateurs pour une utilisation en toute sécurité lors de l'utilisation d'Internet. Il est également important que tout le travail soit sauvegardé pour éviter de perdre du travail. La plupart des logiciels sur les ordinateurs peuvent être cryptés par mot de passe pour permettre uniquement l'accès autorisé et pour protéger la confidentialité.

Imprimante / Photocopieur: Les photocopieurs sont utilisés pour faire des copies de documents sur papier. Il est toujours utile d'avoir des copies des informations surtout si elles concernent un client.

Scanner: les scanners sont connectés à des ordinateurs et sont utilisés pour transférer quelque chose du papier vers l'ordinateur. Mon travail sur mon lieu de travail consiste à utiliser le scanner pour insérer les notes des patients et les lettres d'hôpital dans le système pour l'attribution.

Bureaux et chaises: la plupart des employés d'une organisation de bureau sont affectés à leur propre bureau. Dans certaines organisations, le «hot desk» des employés. Cela signifie qu'ils n'ont pas leur propre zone, ils emportent juste là où c'est disponible.

Télécopieur: Les télécopieurs sont utilisés pour copier des documents vers une entreprise externe. Chaque télécopieur a un numéro individuel, un peu comme un numéro de téléphone, ce qui permet à d'autres entreprises de vous transmettre immédiatement des informations.

Machine à affranchir: Les machines à affranchir sont utilisées pour peser et «imprimer» sur des enveloppes (lettres / colis) afin qu'elles puissent être postées. Le crédit est acheté et entré dans la machine pour payer les frais de timbre qui peuvent être changés en 1re ou 2e classe. (reportez-vous à l'unité 12 pour plus d'informations sur les machines à affranchir)

Plastifieuse: Le papier ou la carte est inséré dans une plastifieuse qui est ensuite «scellée» dans un revêtement en plastique pour les protéger des dégâts d'eau et des déchirures. Les documents sont souvent plastifiés s'ils doivent être exposés, par exemple des affiches ou des instructions.

Téléphone fixe: les téléphones sont presque toujours utilisés au bureau. Ils peuvent être utilisés pour émettre / recevoir des appels externes et internes. Sur mon lieu de travail, les téléphones sont utilisés pour communiquer avec d'autres employés et pour appeler d'autres entreprises de santé et des patients. Nous recevons également des appels entrants de patients qui peuvent avoir une question ou qui souhaitent prendre rendez-vous. Chaque téléphone dispose également d'une «boîte aux lettres» où les personnes qui appellent peuvent laisser un message si vous ne pouvez pas y répondre. Ils peuvent également être mis sur un paramètre «ne pas déranger».

Classeur: Un classeur est utilisé pour organiser et stocker des documents. Ils ont souvent plusieurs tiroirs et sections qui peuvent être étiquetés pour aider à l'organisation. Dans mon lieu de travail, nous avons des classeurs spécialement pour les données personnelles des patients qui sont classés par ordre alphabétique par nom de famille et peuvent être verrouillés. Un avantage de beaucoup d'entre eux est qu'ils sont ignifuges, de sorte que les informations vitales ne seront pas détruites en cas d'incendie.

Déchiqueteur: Les déchiqueteurs peuvent être utilisés dans le bureau pour éliminer des informations privées et confidentielles concernant un autre membre du personnel ou un client / patient. Ceci afin de garantir qu'aucune personne non autorisée ne puisse obtenir les informations. La loi sur la protection des données stipule que les informations personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire. Dans mon lieu de travail, nous détruisons toutes les informations confidentielles qui ne sont plus nécessaires.

Coffre-fort: Un coffre-fort est un «équipement» vital pour un bureau si le stockage de l'argent a lieu. Un coffre-fort stockera l'argent en toute sécurité et seules les personnes autorisées doivent savoir comment y accéder soit par une clé, soit par un code. La ou les clés d'un coffre-fort doivent également être conservées dans un endroit sûr pour éviter la perte ou le vol.

Utilisation d'équipement de bureau

Lors de la sélection d'un équipement de bureau pour accomplir une tâche, il faut tenir compte de ce que la tâche vous demande de faire. Si vous devez écrire une lettre, vous pouvez choisir d'utiliser Microsoft Word sur un ordinateur, puis d'utiliser une imprimante. (Tenez compte des ressources disponibles: il n'y a peut-être pas assez de papier pour imprimer.)

Il est également important de prendre en compte le temps dont vous disposez pour terminer une tâche. Par exemple, si vous devez créer un graphique, il vous faudra plus de temps pour le dessiner à main levée que si vous utilisez un logiciel sur un ordinateur.

Si la tâche consiste à fournir des informations à d'autres personnes, cela doit-il être fait rapidement ou la vitesse n'est-elle pas très importante? La télécopie et l'utilisation de la communication téléphonique sont presque instantanées, tandis que l'envoi d'e-mails dépend du temps qu'il faut à quelqu'un pour y accéder et le lire.

Les dépenses et la qualité devront également être prises en compte lors de l'exécution d'une tâche. Certains équipements de bureau peuvent produire des documents de meilleure qualité, mais à un coût élevé, cela devra être soigneusement planifié.

Réduire les déchets

Il est important de réduire au minimum les déchets dans l'environnement de travail car les performances seront plus efficaces et les clients / patients se sentiront plus à l'aise. Une formation appropriée doit être fournie à tous les employés, y compris sur la manière d'identifier et de minimiser les déchets.

L'utilisation du courrier électronique permet de réduire le gaspillage de papier car les comptes rendus de réunion, les bulletins d'information, etc. peuvent être envoyés aux employés par courrier électronique au lieu de leur être remis sur papier.
Si un employé utilise une imprimante, il ne doit imprimer que le nombre de pages dont il a besoin et, si possible, les recto verso. Cela peut également s'appliquer lors de l'utilisation d'un photocopieur.
Les «déchets électriques» sont également très importants à réduire: les factures seront moins élevées et le bâtiment et l'environnement seront plus économiques. À la fin de la journée de travail, toutes les lumières doivent être éteintes ainsi que les ordinateurs et leurs composants (scanners, imprimantes, photocopieurs). Le chauffage central ou la climatisation ne doivent être utilisés que si nécessaire.

Systèmes d'agenda

Une copie papier, ou un système de journal manuel, se présente souvent sous la forme d'un livre relié ou relié à anneaux. Ils se présentent sous différents formats jour / mois, il faudra donc tenir compte du nombre d'entrées qui figureront dans le journal avant de les sélectionner. Les inconvénients de ce système sont la possibilité de perte et l'utilisation de papier. L'espace peut être limité dans un journal relié, ce qui pourrait entraîner des entrées non claires. Cela pourrait entraîner une mauvaise lecture des entrées. Au sein de mon organisation, il y a un ou plusieurs planificateurs muraux dans chaque salle entretenue par le personnel qui sont mis à jour régulièrement. Celles-ci sont utiles car elles sont toujours à portée de vue. C'est une décision personnelle de savoir si nous utilisons un journal intime ou non.

Les systèmes d'agenda électronique peuvent être créés sur un ordinateur, un téléphone ou un organiseur électrique. Sur un ordinateur, il existe de nombreux programmes différents que vous pouvez utiliser pour créer un système de journal, donc cela dépend de vos préférences personnelles. Si les systèmes de journaux sont électroniques, il est toujours possible de les crypter par mot de passe pour garantir que seules les personnes disposant d'un accès autorisé puissent les consulter et les modifier.

Avantages d'un système de journal

L'utilisation de systèmes de journal vous permet de planifier et d'organiser efficacement votre propre temps ainsi que celui des autres. Si les systèmes de journal sont accessibles à d'autres membres du personnel, cela leur permet de connaître votre disponibilité générale pour les réunions, les jours de formation et sur mon lieu de travail lorsque leurs jours administratifs sont. Les systèmes de journal vous aident lors de la planification des réunions et des événements car vous serez en mesure de vous assurer que rien ne les chevauchera.

Lors de la commande de ressources, il est souvent judicieux de tenir un journal de ce qui a été commandé, du moment et de la quantité de ce qui a été commandé. Cela aide le gestionnaire et le chef de la petite caisse à suivre la fréquence à laquelle les ressources sont utilisées et pourrait éventuellement aider à résoudre les problèmes de réduction du gaspillage de ressources.

Il est essentiel d'inclure les dates et les heures dans un système de journal. Celles-ci doivent être suivies de noms si nécessaire et d'informations sur le rendez-vous ou l'événement noté. Les systèmes de journal doivent toujours être précis et corrects et contenir tous les détails nécessaires.

Exemple de système en cours d'utilisation

Obtenir des informations correctes lors de la saisie de l'agenda est essentiel. Sur mon lieu de travail, nous utilisons un logiciel appelé «SystmOne». Celui-ci contient un type de système d'agenda électronique pour la prise de rendez-vous et les consultations téléphoniques. Il est important que les informations à ce sujet soient correctes pour éviter les rendez-vous conflictuels, pour aider à la protection des patients, pour s'assurer que le bon patient est saisi et pour que le médecin ou le prescripteur connaisse un petit résumé des symptômes / besoins du patient.

Nous avons également la possibilité de conserver nos propres systèmes d'agenda pour saisir les dates des réunions d'équipe et des jours de formation. Garder une trace de ces dates nous aide à garder du temps libre disponible. Assister à des réunions et des journées de formation nous permet de communiquer avec d'autres collègues, d'améliorer les problèmes que nous pourrions avoir au sein de la chirurgie et nous aide à élargir nos connaissances.