Comprendre comment gérer les budgets

Afin de gérer les budgets de manière efficace et efficiente, il est nécessaire de…

• surveiller, contrôler et enregistrer toutes les finances (revenus et dépenses),
• savoir minimiser les coûts dans les domaines dont vous êtes responsable,
• être en mesure d'enquêter ou d'identifier les domaines problématiques et de les corriger, et
• gérer et autoriser efficacement les dépenses.

Cet article est basé sur l'unité NVQ Niveau 4, «Gérer les budgets». Afin d'avoir une idée et une compréhension claires de l'objectif des budgets, veuillez lire cet article. Vous aurez une compréhension de l'objectif des budgets, y compris les avantages de la gestion efficace et efficiente des ressources financières; les exigences légales, réglementaires et organisationnelles pour la gestion d'un budget; et les différents types de systèmes budgétaires et leurs caractéristiques.

Vous aurez maintenant besoin d'une compréhension approfondie de la gestion des budgets. Le processus budgétaire est généralement la responsabilité des cadres supérieurs et du personnel des finances. Ces membres du personnel doivent avoir des informations exactes et à jour et une connaissance des procédures budgétaires efficaces.

Les budgets sont élaborés pour chaque exercice. Les responsables et le personnel concernés devront élaborer des budgets pour leurs propres domaines de responsabilité et les remettre ensuite au service financier. Ces projets de budget sont ensuite examinés par la direction supérieure et ensuite approuvés par un comité ou quelque chose de similaire selon l'organisation.

Méthodes de suivi, de contrôle et d'enregistrement des revenus et des dépenses

Vous connaissez le but des budgets. Il est maintenant de votre responsabilité de les gérer. La gestion des budgets vous oblige à surveiller, contrôler et enregistrer en permanence les revenus et les dépenses pour suivre chaque mouvement financier et ses résultats. Comment allez-vous y parvenir? Examinons quelques moyens ou méthodes.

Suivi des recettes et des dépenses

Le suivi du budget est effectué pour s'assurer que les ressources sont utilisées conformément aux plans décrits dans le budget. Le suivi ou la surveillance de la façon dont les ressources financières sont utilisées est très important pour chaque département et l'organisation. Il s'agit d'un processus continu visant à garantir que les objectifs sont atteints conformément au budget. C'est grâce à ce suivi que vous serez en mesure de prendre des décisions budgétaires et de prendre les mesures appropriées chaque fois que cela sera nécessaire.

Les revenus et les dépenses doivent être surveillés pour trouver tout changement dans les modèles afin que des mesures appropriées puissent être prises. Cette procédure de suivi peut être effectuée à intervalles réguliers, comme chaque mois par exemple. Lors du suivi des données, tenez compte du fait que le budget était prévu pour l'année à venir, ainsi que les dépenses et les revenus à ce jour.

Examinez le solde restant pour le reste de la période de l'exercice en cours et faites une prévision de la situation à ce rythme d'ici la fin de l'exercice. Examinez toutes les variations, positives et négatives, et prenez les mesures nécessaires pour les corriger. À chaque étape, il est important de documenter (enregistrer) tous les faits et actions.

Il est préférable de surveiller les recettes et les dépenses au niveau du responsable du budget et des niveaux supérieurs de gestion au moyen de réunions régulières. Il doit y avoir une gestion efficace des flux de trésorerie, car elle est très importante pour les services et les produits fournis par l'entreprise.

Les budgets peuvent être répartis selon les centres de coûts ou d'autres codes ou niveaux afin de faciliter leur suivi. Cela aidera à identifier les domaines surpassés et insuffisants.

Vous devez être en mesure d'analyser et d'expliquer toute variation par rapport aux dépenses proposées, qu'elle soit positive ou négative. Cela doit être accompagné d'un plan d'action. Cela garantira que les ressources ont été utilisées de manière économique, efficace et efficiente.

Contrôle des revenus et des dépenses

La prochaine question importante est le contrôle des revenus et des dépenses. Sans cette étape, on dépensera de l'argent hors de la voie. Afin de contrôler les recettes et les dépenses, il est préférable d'impliquer directement la personne en charge du contrôle des finances et de la performance d'un service lors de l'élaboration du budget. Le budget disponible doit être communiqué à tout le personnel concerné.

Il peut y avoir différentes sections du budget qui seront contrôlées par différents membres du personnel, il est donc préférable d'allouer et de donner des pouvoirs aux personnes qui sont directement impliquées - par exemple, l'approbateur du budget et le responsable du budget. Les départements ou équipes doivent être mis au courant de la personne qui est responsable du contrôle des revenus et des dépenses.

Le montant total des finances disponibles pour une année donnée doit refléter le total des dépenses prévues pour cette année particulière.

Enregistrement des revenus et des dépenses

L'enregistrement des revenus et des dépenses peut être effectué manuellement ou électroniquement. L'enregistrement doit être fait instantanément et quotidiennement. Tous les comptes relatifs aux recettes et aux dépenses, tous les revenus dus, tous les paiements reçus, les reçus et factures émises, les dettes, etc. doivent être clairement enregistrés avec la date et le but.

L'enregistrement des revenus est un moyen de déterminer si l'entreprise fait des bénéfices ou non, car il comprend des détails sur l'argent reçu et dépensé.

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Enregistrez les détails des domaines d'activité dans l'ordre, en commençant par le plus rentable au moins rentable. Cela vous aidera automatiquement à analyser et à agir sur les domaines qui génèrent d'énormes pertes.

Pour les petites dépenses, il est bon d'utiliser le compte de petite caisse pour utiliser et suivre les petites dépenses. Les enregistrer aidera à un remboursement efficace de l'argent et seul l'argent enregistré sera remboursé. C'est un moyen efficace d'enregistrer de petites dépenses qui pourraient autrement passer inaperçues.

Moyens de minimiser les coûts dans son domaine de responsabilité

La réduction des coûts en entreprise est un moyen efficace de gérer les budgets ou les fonds disponibles. Si chacun minimise les coûts dans son propre domaine de responsabilité, cela se traduira par des économies considérables pour l'entreprise. Il faut savoir faire les bons choix lorsqu'il s'agit de dépenser de l'argent dans des domaines spécifiques de l'entreprise.

Les moyens par lesquels les coûts peuvent être minimisés dans son propre domaine de responsabilité sont les suivants:

Utiliser efficacement la technologie

De nombreuses technologies de pointe sont disponibles de nos jours, des achats en ligne au paiement des factures, etc. Utilisez efficacement les technologies suivantes pour gagner du temps et de l'argent.

• Les réunions peuvent être organisées à l'aide de téléconférences, ce qui signifie que vous économisez de l'argent sur les voyages, l'organisation des salles / lieux, un gain de temps sur l'organisation et la planification des salles de réunion, etc.
• Vous pouvez utiliser efficacement la technologie en n'imprimant pas sur papier et en utilisant le stockage électronique pour les fichiers et autres données commerciales. Cela économise du temps, de l'argent et de l'environnement.
• Certaines entreprises peuvent être gérées en ligne en fonction de la nature ou du moins le marketing peut se faire en ligne. Cela aidera à économiser beaucoup d'argent sur le personnel de marketing, les espaces de bureau, l'équipement, etc.

Dettes

Les cartes de crédit ont des taux d'intérêt élevés et doivent donc être payées le plus tôt possible. Cela aidera l'entreprise à long terme.

Budget

Développez toujours un budget pour votre domaine de responsabilité et respectez-le. Tout écart par rapport à celui-ci peut être très dommageable, mais cela vous donnera un plan clair sur ce qu'il faut faire et ce qu'il ne faut pas faire et ce qu'il faut éviter.

Réduire les dépenses

N'achetez que la papeterie, l'équipement, le mobilier, les logiciels nécessaires à la gestion quotidienne de l'entreprise. Réduisez toutes les autres dépenses indésirables. Achetez des machines écoénergétiques et utilisez des ampoules électriques pour économiser sur vos factures d'énergie. Utilisez des portes et fenêtres isolées appropriées. Parfois, les fabricants vendent des articles remis à neuf à des prix beaucoup plus bas et s'ils semblent être de bonne qualité, optez pour eux.

Travailler à domicile

C'est un moyen efficace d'économiser de l'argent sur les espaces de bureau et les coûts de carburant. Tout en réduisant les coûts, il est sage de les réduire dans les bons domaines, car réduire les coûts dans les mauvais domaines peut avoir un effet désastreux ou négatif. Recherchez toujours un bon rapport qualité-prix et cela peut être réalisé en maintenant de bonnes relations avec les fournisseurs et les organisations partenaires.

Comment identifier les situations dans lesquelles une action corrective peut être nécessaire

Des actions correctives sont nécessaires dans les domaines qui ne sont pas conformes aux politiques, procédures ou processus de l'organisation. Les raisons de ces non-conformités doivent être identifiées et des mesures préventives doivent être prises à partir de celles-ci se produisant à l'avenir et c'est ce qu'on appelle une action corrective. Des mesures correctives pourraient être prises à la suite d'une plainte ou d'un audit ou d'effets négatifs sur les finances de l'entreprise, etc. Afin de prendre les bonnes mesures, une enquête doit être menée sur le problème particulier.

Certaines situations qui peuvent nécessiter des actions correctives sont:

• Les budgets des projets deviennent incontrôlables. Cela peut être évité si vous surveillez étroitement le budget et aussi si les employés savent que vous supervisez le budget. Passez en revue et re-prévoir le budget chaque semaine.
• Un travail qui prend plus de temps que prévu et qui nécessite donc un budget, des efforts et du temps supplémentaires.
• Lorsqu'un ou plusieurs membres de l'équipe vident un projet.

• Lorsqu'une tâche ou un projet est en retard ou en dépassement de budget en raison de contraintes techniques ou financières.
• Une tâche ou un projet important ou un objectif manqué.
• Lorsque le travail ou les tâches exécutées ne répondent pas aux objectifs.
• Les clients ne sont pas satisfaits des services ou des produits car ils ne répondent pas aux spécifications ou aux attentes.
• Quand une ressource ou un sponsor échoue.
• Lors des évaluations des risques, des audits ou des inspections d'assurance qualité.

Les actions correctives peuvent être quelque chose comme la re-planification des projets, la réaffectation des ressources, la réorganisation des équipes, la gestion des projets différemment, la refonte des processus ou des produits, etc. Identifier la cause première et prendre les mesures nécessaires.

La portée de la compétence propre pour gérer un budget et autoriser des dépenses

La gestion d'un budget ne consiste pas seulement à garder les bons chiffres financiers, c'est aussi à gérer les personnes impliquées. Par exemple, les employés ou les membres de l'équipe. Il faut posséder de bonnes compétences en gestion pour gérer les budgets et autoriser les dépenses. Le responsable du budget a la responsabilité de l'argent alloué à un budget particulier et doit donc vérifier si les dépenses sont légitimes, puis autoriser le budget. L'autorisation de dépenser ne signifie pas que l'on peut simplement dépenser l'argent alloué, comme ça; cela signifie que l'argent doit être dépensé de manière responsable et judicieuse. On peut avoir des ennuis s'il y a des échecs dans la gestion budgétaire et aussi être récompensé s'ils réussissent dans la gestion budgétaire.

Tout en gérant les budgets et en dépensant l'argent du budget, le responsable du budget doit garder à l'esprit les buts et objectifs de l'organisation. Il y aura des objectifs et des responsabilités spécifiques dont il faudra tenir compte pour atteindre les cibles ou les objectifs. Il faut également garder à l'esprit les réglementations légales et les exigences organisationnelles lors de la gestion / gestion des budgets. Prenez toujours les mesures nécessaires pour minimiser les coûts et également les mesures appropriées en cas de dépassement budgétaire.

Surveiller, contrôler et enregistrer les revenus et les dépenses. Créez des documents décrivant les performances de l'organisation par rapport au budget. Gardez tous les registres à jour et exacts.

J'espère que vous avez trouvé les informations ici utiles. N'hésitez pas à laisser vos pensées et expériences. Bonne chance et merci de votre visite.