Règles et conseils pour une bonne étiquette de courrier électronique

Capture d'écran de la boîte de réception, avec des conseils utiles.

Au fur et à mesure que nous progressons dans l'ère numérique, nous découvrons qu'il existe encore des règles d'étiquette que nous devons suivre. Le monde du courrier électronique a également des règles spécifiques d'étiquette. Chaque fois que vous envoyez un e-mail, vous envoyez également un message à votre sujet. Les gens tireront des conclusions sur vous, qu'ils vous connaissent ou non, en fonction de votre écriture.

Si vous suivez ces six règles d'étiquette de courrier électronique, vous ferez de votre mieux. Vous pouvez être sûr que vous ferez une impression positive. Ces règles s'appliquent en particulier sur le lieu de travail.

Règle n ° 1 de l'étiquette du courrier électronique: assurez-vous que le format de votre message est professionnel

Lors de l'envoi d'un e-mail, utilisez la formule de salutation appropriée. Vous pouvez adresser la personne par son nom ou même inclure «bonjour».
Utilisez un langage non sexiste.
Si c'est la première fois que vous envoyez un e-mail à quelqu'un et que vous ne savez pas qui est cette personne, utilisez l'adresse "Cher Monsieur ou Madame".
Terminez l'e-mail avec une fin appropriée telle que merci, sincèrement, respectueusement et d'autres mots similaires.
Incluez une signature électronique avec votre nom, titre et adresse e-mail et / ou d'autres méthodes de communication telles que numéros de téléphone, sites Web, etc.

Règle n ° 2 de l'étiquette du courrier électronique: Gardez votre message court

Incluez un sujet afin que les gens sachent de quoi il s'agit et qu'ils puissent déterminer la pertinence de l'e-mail. Si vous ne mettez pas d'objet dans la ligne d'objet, votre destinataire peut se méfier et ne pas vérifier le message.
Le corps du message doit être court - allez droit au but immédiatement. Quelques phrases devraient suffire.
Votre écriture doit inclure des phrases courtes.
Écrivez de courts paragraphes et utilisez des espaces blancs. Autrement dit, écrivez pour Internet.

Oups… Je ne voulais pas envoyer ça

Règle n ° 3 de l'étiquette des e-mails: utiliser un langage professionnel

Les e-mails sont moins formels que la rédaction de lettres, mais ne vous laissez pas négliger.
Vérifiez la grammaire, la ponctuation et l'orthographe. Rien ne nuit plus à votre crédibilité qu'un message plein d'erreurs.
Évitez la surutilisation des émoticônes. Si vous en insérez trop, vous risquez de compromettre votre professionnalisme. Certains diront que l'utilisation des émoticônes en général n'est pas professionnelle.
Pensez au libellé de votre message. Il est parfois difficile de donner le ton de votre sens par écrit. Évitez le sarcasme car votre lecteur peut facilement interpréter cela comme une insulte.
Évitez d'écrire des messages chargés d'émotion. Si vous êtes dans un état émotionnel, attendez d'être dans un état d'esprit plus calme avant d'essayer d'écrire quoi que ce soit.
Utiliser TOUT EN MAJUSCULES implique que vous criez après quelqu'un. C'est également difficile à lire.

Un principe "KISS" modifié. Moins est plus.

C. Calhoun

Règle n ° 4 de l'étiquette des e-mails: pas de messages indésirables

L'envoi de courrier indésirable ennuie les gens et peut les inciter à vous bloquer.
Ne joignez pas de fichiers inutiles. Les gens se méfient des pièces jointes provenant d'expéditeurs inconnus et à juste titre: ils peuvent contenir des virus.
Évitez d'envoyer des "renvois". Ces messages sont impersonnels et souvent les gens les supprimeront avant de les lire.
Les polices et les arrière-plans sophistiqués peuvent être difficiles à lire et distraire votre lecteur. Votre public pourrait également vous prendre moins au sérieux. Qui veut être connu sous le nom de Curly Cue Sue - et ce n'est pas une référence à ses cheveux.

Règle n ° 5 de l'étiquette du courrier électronique: le courrier électronique n'est pas privé

Vous pouvez toujours personnaliser les messages, mais sachez que d'autres yeux peuvent voir votre message.
Tout message que vous envoyez à quelqu'un est susceptible d'être transféré.
N'utilisez la fonction «CC» (copier vers) que si cette partie a besoin de connaître les informations disponibles. Sinon, vous encombrerez la boîte de réception de quelqu'un.
La fonction «BCC» (copie invisible) est bonne pour les envois en masse car les destinataires n'auront pas à faire défiler de nombreuses adresses e-mail. Si vous incluez secrètement quelqu'un dans une conversation, n'oubliez pas que le courrier électronique n'est PAS privé.
Assurez-vous que le message personnel que vous envoyez s'adresse réellement à qui vous avez l'intention. De nombreux e-mails ont été envoyés à la mauvaise partie, au détriment de l'expéditeur.
Si vous êtes à la recherche d'un emploi, n'utilisez PAS le courrier électronique de votre employeur actuel pour mener ce type d'activité. Votre futur employeur supposera seulement que vous recommencerez - mais à eux.
Le courrier électronique n'étant pas sécurisé, supposez que votre employeur surveille tous les messages entrants et sortants.

Règle n ° 6 de l'étiquette des e-mails: répondre rapidement aux messages entrants

Vous préserverez votre image de professionnalisme si vous répondez rapidement aux messages.
Répondez aux questions que quelqu'un vous a posées dans un e-mail. Parfois, les gens renvoient des informations qui ne sont pas pertinentes, oubliant de répondre à la question initiale.
Un bon moyen d'ennuyer votre lecteur est d'utiliser les accusés de réception «demande de livraison / lecture». Parfois, votre destinataire ne lira pas ces messages et / ou ne pourra pas les lire à cause des programmes de filtrage des e-mails. Évitez cette fonction.