Conseils de tenue de registres pour la saison des impôts

Ces conseils vous aideront à traverser la saison des impôts sans la douleur habituelle.

Olga DeLawrence

La fin de l'année est chargée et souvent stressante. Après tout, nous avons deux vacances consécutives qui demandent du temps, de l'argent et de la préparation. En plus de cela, le 31 Décembre ^er, il est avec l'ancien et le nouveau. Oh, je ne parle pas de nettoyer vos placards ou la remise. Non, je parle des dossiers financiers, des fichiers, des reçus et de la mise en ligne de vos canards pour les présenter à l'oncle Sam.

C'est intimidant, n'est-ce pas?

Eh bien, ça ne doit pas être. Suivez ces conseils et le nettoyage de fin d'année est un jeu d'enfant. Il en va de même pour la collecte de vos dossiers en vue de la production de votre déclaration de revenus annuelle.

Ces conseils visent à faciliter la vie de ceux d'entre nous qui travaillent à domicile en tant qu'entrepreneurs ou solopreneurs. Seigneur sait que nous sommes déjà assez occupés, alors pourquoi ne pas organiser vos disques? Cela vous fera gagner du temps et des tonnes de stress. Croyez-moi!

Gardez les fichiers de l'année en cours à portée de main

Photo de Shauna L Bowling

Organisez vos fichiers physiques

Beaucoup d'entre nous préfèrent toujours recevoir nos factures par la poste et payer par chèque. Consacrez un tiroir dans votre bureau ou un système de fichiers portable pour stocker les reçus de l'année en cours. Créez un dossier pour chaque créancier et étiquetez-le avec l'année en cours sur l'onglet. C'est aussi une bonne idée d'avoir un dossier pour les frais médicaux, car on vous demandera ces informations sur votre déclaration de revenus.

Faites également un dossier de l'année en cours pour vos dépenses d'entreprise, le cas échéant. Déposez tous vos reçus dans le dossier après avoir enregistré la dépense. Si vos reçus correspondent à un relevé bancaire ou de carte de crédit, faites-en une copie à déposer dans votre dossier professionnel. (Plus d'informations sur l'enregistrement des dépenses liées à l'entreprise plus loin dans cet article).

Si vous avez un système de classement pour les documents tels que les certificats de mariage, les polices d'assurance, les garanties, les titres de véhicules, les déclarations de revenus, etc., (et vous devriez!) La fin de l'année est le moment de le nettoyer. Parcourez chaque dossier et jetez tout ce qui a expiré ou ne s'applique plus à votre foyer.

Vous voudrez conserver les relevés bancaires, les factures payées et autres pendant trois ans. Stockez-les dans l'armoire avec les fichiers que vous conservez à long terme. L'IRS n'a que trois ans pour vérifier une déclaration, donc tout ce qui est plus ancien que cela, vous pouvez envoyer au fichier treize, y compris toute sauvegarde.

Déchiquetez tous les documents jetables et ajoutez-les à votre tas de compost ou utilisez-les comme bois d'allumage pour la cheminée.

Maintenant que vous avez organisé vos fichiers physiques, il est temps de mettre en place un système de tenue de dossiers que vous maintiendrez régulièrement. C'est là que le maintien de votre santé mentale entre en jeu.

Les feuilles de calcul sont vos amis

Maintenant, n'allez pas me faire de la folie. Même si je n'avais pas de formation en comptabilité, je les utiliserais quand même. Ils constituent le moyen le plus simple de conserver des enregistrements et de disposer des informations en un coup d'œil. Apprendre à insérer des formules dans Excel n'est pas difficile. Et ne pas avoir à exécuter une bande (sur la calculatrice) au moment des impôts est un gain de temps énorme.

Pour ceux d'entre vous qui ne connaissent pas Excel, voici un didacticiel de base qui vous explique comment configurer une feuille de calcul et mettre en forme des formules:

Comment copier et coller dans Excel

N'oubliez pas d'effacer toutes les données, à l'exception des formules. De cette façon, les calculs seront effectués automatiquement lorsque vous ajoutez de nouvelles données.

Comme vous le voyez sur la photo ci-dessous, j'ai effacé toutes les données mais les formules sont toujours là en attendant d'aller travailler pour moi!

Feuilles de calcul recommandées pour suivre l'activité commerciale

J'ai plusieurs feuilles de calcul que j'ai maintenues pour mon entreprise et que je conserve toujours pour ma déclaration de revenus personnelle. Voici ce que je recommande pour faciliter votre travail au moment des impôts. Ce type de tenue de registres vous sert également chaque fois que vous avez besoin de fournir des informations financières à une entité qui en fait la demande. En appuyant simplement sur un bouton, vous pouvez joindre ces feuilles de calcul ou les convertir en PDF et les envoyer par courrier électronique aux entités demandeuses

Suivez vos revenus par client

Photo de Shauna L Bowling

Gains d'indépendant

Ouvrez un nouveau classeur et nommez-le Freelance Earnings ou tout ce qui fait flotter votre bateau. Assurez-vous simplement que c'est quelque chose dont vous vous souviendrez lorsque vous aurez besoin de le chercher.

Ajoutez votre nom, le nom de votre entreprise, le nom du classeur et l'année à laquelle il se rapporte. (Regarde la photo).

Dans mon classeur sur les revenus d'indépendant, j'ai ajouté des feuilles de calcul relatives à mon entreprise. Ils sont les suivants:

1. Résultats 2015
2. Dépenses 2015
3. Kilométrage 2015
4. Frais généraux 2015

Remarque: j'ai fermé mon entreprise indépendante en 2015, mais les informations que je fournis dans cet article sont toujours d'actualité.

Sous l'onglet Gains, j'ai nommé les colonnes ainsi:

• Colonne A: nom du projet
• Colonne B: date de facturation
• Colonne C: numéro de facture
• Colonnes D à M: chacune est attribuée à une source de revenu (client)
• Colonne N: sous-total (le total de tous les nombres de la ligne)
• Colonne O: total (c'est en fait redondant)
• Colonne P: date de paiement
• Colonne Q: moins de frais (parfois PayPal évalue les frais pour les payeurs non vérifiés)
• Colonne R - Montant payé (le montant net qui m'a été payé)
• Colonne S - Solde (solde impayé)
• Colonne T: total mensuel (cela nécessite une formule distincte qui varie en fonction du nombre de lignes d'entrées que j'ai dans un mois)

Au bas de la feuille de calcul, j'ai des formules pour chaque colonne. Cela me permet de savoir en un coup d'œil combien j'ai gagné avec chaque client. Cela est pratique lorsque vous réévaluez votre clientèle. C'est également utile à la fin de l'année; vous savez de quels clients s'attendre à un 1099 (tout ce qui dépasse 600 $).

Ensuite, il y a une formule qui passe pour me donner un grand total. Il doit être en accord avec les totaux des colonnes Q, R, S et T. C'est ce qu'on appelle une «preuve». Si les totaux ne se recoupent pas, vous avez une erreur quelque part.

À ce stade, j'aimerais intervenir. Si l'un de mes lecteurs se sent dépassé par la configuration de feuilles de calcul, je serai plus qu'heureux de le faire pour vous. Ensuite, tout ce que vous aurez à faire est de supprimer les informations au fur et à mesure qu'elles se produisent. Envoyez-moi un e-mail via la page de profil de Bravewarrior (regardez sous «courrier des fans»).

Suivez vos dépenses professionnelles

Photo de Shauna L Bowling

Dépenses

Ensuite, nous allons passer à la feuille de calcul Dépenses. C'est ici que vous suivrez toutes les dépenses liées à votre entreprise. J'ai configuré celui-ci un peu différemment. Les trois premières colonnes sont respectivement Date, Bénéficiaire et Total. La quatrième colonne est laissée vide afin de voir le total sans avoir à aller à la dernière colonne. Vous verrez pourquoi je l'ai configuré de cette façon lorsque vous verrez les colonnes que j'ai nommées. N'oubliez pas d'inclure toutes les dépenses d'exploitation déductibles d'impôt, autrement connues sous le nom de coût d'exploitation (en dehors des frais généraux - nous aborderons cela plus tard).

Voici ce que vous devez inclure dans votre feuille de calcul

• Fournitures de bureau - papier, encre, toner, stylos, crayons, etc.
• Logiciel
• Matériel —CRT, moniteurs, ordinateurs portables, haut-parleurs, imprimantes, etc.
• Formation: tout séminaire auquel vous participez ou formation en ligne pour laquelle vous payez des frais
• Matériel de réparation et d'entretien (R & M) - réparations d'ordinateurs, etc.
• Publicité / Marketing - cela n'inclut pas le kilométrage mais les coûts réels pour faire connaître votre nom. Il peut s'agir d'autocollants pour votre véhicule, de cartes de visite, de frais d'impression, etc.
• Licences / Taxes - votre licence professionnelle et les frais d'enregistrement de votre nom d'entreprise sont admissibles ici. J'indique également mes frais annuels de nom de domaine et de site Web dans cette colonne.
• Assurance: si vous avez une assurance distincte pour votre entreprise uniquement, telle que la responsabilité professionnelle
• Frais de concours
• Frais (autres) - il s'agit des frais bancaires, des frais PayPal et de tous les autres frais que vous absorbez pour être payés.
• Affranchissement
• Divertissement - si vous emmenez un client au déjeuner ou au dîner, assurez-vous d'écrire le nom du client et ce qui a été discuté sur le reçu, sinon vous ne pouvez pas l'annuler.
• Voyage - encore une fois, cela n'inclut pas le kilométrage; c'est un calcul séparé. Cela comprend les billets d'avion, les séjours à l'hôtel, la location de voitures, etc. à condition qu'ils soient liés aux affaires.

Vous voudrez avoir un total descendant dans chaque colonne (verticale) qui «vérifie» les totaux des lignes (horizontales).

L'onglet Kilométrage est assez simple. En gros, cela ressemble à ceci:

Enregistrez votre kilométrage

Photo de Shauna L Bowling

Lorsque vous vous rendez à un événement de réseautage, au bureau de poste, au magasin de fournitures de bureau, pour rencontrer un client ou pour divertir un client localement, votre kilométrage est déductible. L'IRS affiche un taux différent chaque année. Votre logiciel fiscal ou comptable effectuera le calcul approprié une fois que vous aurez fourni le kilométrage total. Les frais de stationnement et les péages sont également déductibles, alors assurez-vous de conserver les reçus et de les enregistrer. Je garde généralement une colonne distincte dans la feuille de calcul du kilométrage pour suivre le stationnement et les péages (voir la feuille de frais médicaux plus loin dans cet article pour un exemple).

Remarque: Si vous utilisez un véhicule uniquement à des fins professionnelles, vous pouvez choisir d'inclure l'essence et l'huile, les réparations et l'entretien du véhicule dans la zone des dépenses d'exploitation. Cependant, vous ne pouvez pas radier le kilométrage si c'est la voie à suivre. Aussi, vous devez amortir le véhicule (en fonction de son âge) s'il s'agit bien d'un véhicule de société.

Frais généraux

Passons aux frais généraux:

Si vous travaillez à domicile et disposez d'un bureau dédié (j'ai converti ma troisième chambre en bureau), vous pouvez déduire une partie de vos frais généraux. Les calculs sont basés sur la superficie de votre bureau divisée par la superficie totale de votre maison. Votre logiciel d'impôt fera le calcul en fonction de la superficie que vous fournissez.

Ce sont les éléments que vous devez enregistrer sur une base mensuelle

• Paiement hypothécaire - si vos impôts et votre assurance sont inclus dans le paiement, vous devrez briser le principe lorsque vous produirez vos impôts. Il vous suffit de déduire vos numéros d'assurance et de taxe foncière du paiement total de l'année pour obtenir la ventilation correcte.
• Électrique
• Gaz - pour refroidir et chauffer votre maison / eau
• Eau
• Réparations à domicile - ceci ne s'applique qu'aux réparations qui affectent toute la maison, telles que le re-plomberie de la structure, le recâblage, etc.
• Téléphone portable - si vous l'utilisez pour les affaires.
• Téléphone: si vous disposez d'une ligne téléphonique dédiée, incluez-la dans la feuille de calcul des dépenses plutôt qu'ici.
• Internet - cela s'applique particulièrement aux écrivains. Tout professionnel indépendant qui compte sur Internet pour faire des affaires devrait inclure ce coût.

Suivez vos frais généraux

Photo de Shauna L Bowling

Feuilles de calcul simples pour tous les contribuables

Pour tous les contribuables qui détaillent les déductions, c'est une bonne idée de conserver des feuilles de calcul pour vos frais médicaux / dentaires et vos contributions caritatives. Suivez également votre kilométrage pour les deux catégories, car il compte dans vos dépenses personnelles et est déductible.

Votre feuille de calcul médicale / dentaire est une mise en page très simple, comme vous le verrez ci-dessous:

Suivez vos frais médicaux, y compris le kilométrage

Photo de Shauna L Bowling

Vos primes sont déductibles, tout comme les ordonnances, les visites chez le médecin, les séjours à l'hôpital, les travaux de laboratoire, les traitements ambulatoires, etc. bien. Notez que le mot clé ici est prescrit. Votre médecin mentionnant que vous devriez perdre du poids ne vous permet pas de bénéficier de cette déduction.

Pour