NVQ niveau 3: utilisation des systèmes de journal (objectif, types et plus)

Passez en revue l'utilisation des systèmes d'agenda dans l'administration des affaires, y compris les types d'agendas disponibles, les informations à inclure et la manière de stocker les entrées en toute sécurité.

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Introduction à cette unité

Il s'agit d'une unité optionnelle du groupe B au niveau 2 avec un total de 3 crédits. À la fin de cette unité, le candidat aura une bonne connaissance de l'objectif des systèmes d'agenda, comment les utiliser et pourquoi les utiliser. Ils sauront quelles informations sont nécessaires pour tenir un journal et pourquoi, et ils sauront comment faire des entrées de journal de manière claire et précise et pourquoi.

Les candidats connaîtront le but des changements et comment les hiérarchiser et les communiquer, tout en comprenant la nécessité de les communiquer. Les candidats sauront également comment signaler et résoudre tout problème dans les entrées du journal et comment les stocker en toute sécurité, car ils peuvent contenir des informations sensibles et confidentielles. Le partage des journaux est également couvert, y compris les niveaux de partage, les droits de chaque personne sur le journal et la façon de garder les rendez-vous confidentiels et privés loin de tous les utilisateurs.

J'ai également inclus une déclaration personnelle.

1.1 À quoi sert un système de journal?

Le temps est très important et il peut être utilisé de manière très efficace en maintenant un système de journal. La planification et l'organisation efficaces de votre temps et de celles des autres sont donc l'une des activités les plus importantes dans lesquelles vous pouvez vous impliquer.

Le journal est l'une des principales ressources du bureau, sans laquelle aucun de nous ne saurait où nous devrions être ni ce que nous devrions faire à un moment donné.

Le journal peut être tenu manuellement ou électroniquement.

1.2 Décrivez les différents types de systèmes de journal.

Les systèmes d'agenda peuvent être divisés en deux types:

Systèmes manuels

Le type de système de journal manuel le plus courant utilisé dans les bureaux

est le livre relié dans lequel les rendez-vous sont enregistrés.

Ceux-ci peuvent être:

• Un jour par page
• Deux jours par page
• Une semaine pour voir
• Deux semaines pour voir

Lors de la sélection du type de journal manuel le plus approprié à utiliser, vous devrez tenir compte du nombre d'entrées que vous êtes susceptible de faire en une journée.

Une alternative à un livre relié est un système de feuilles mobiles, souvent connu sous le nom de gestionnaire de temps. Cela présente l'avantage que la section du journal est continue. De nouvelles pages sont simplement ajoutées au fil des années, il n'est donc pas nécessaire d'obtenir un nouveau journal vers la fin de chaque année.

Le planificateur mural est un autre système manuel complètement différent. Ce sont généralement des cartes plastifiées qui ont un espace par jour couvrant toute une année.

Systèmes électroniques

Les agendas électroniques peuvent être conservés sur un ordinateur personnel, un ordinateur portable, un ordinateur de poche ou un organiseur électronique. Ils présentent un certain nombre d'avantages par rapport aux systèmes manuels:

• Mettre en évidence les conflits potentiels entre les rendez-vous
• Inscription aux événements réguliers une seule fois
• Moins de papier est utilisé.
• Mot de passe de protection.
• Un accès multiple est disponible.
• Rappel à l'écran des rendez-vous.
• Compatibilité de la base de données.
• Contact électronique.

Il est important de vérifier les effets des modifications apportées aux entrées.

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1.3 Pourquoi devriez-vous obtenir des informations pertinentes sur les entrées et les modifications demandées dans le journal?

Les demandes de modifications peuvent sembler relativement mineures, mais peuvent avoir un effet d'entraînement qui pourrait avoir des implications majeures. Retarder un rendez-vous pourrait entraîner le retard de la personne participant à la réunion, voire l'impossibilité d'assister à d'autres réunions organisées plus tard dans la journée. Il est donc important de vérifier les effets qu'aura une modification demandée avant de l'accepter.

Toutes les informations pertinentes doivent être obtenues car vous devez vous assurer que toutes les personnes assistant à la réunion ou à tout rendez-vous sont pratiques et reçoivent tous les détails, de sorte qu'il n'y ait aucune erreur à aucune fin à tout moment.

2.1 Quelles informations sont nécessaires pour faire des entrées dans le journal?

Des informations telles que l'heure, la durée, la date, le lieu, les participants, le président, les visiteurs sont tenus de faire des entrées dans le journal.

2.2 / 3 Pourquoi devriez-vous prioriser les demandes et comment le faire?

Il est essentiel de prioriser les actions à entreprendre en cas de réception simultanée d'un certain nombre de demandes ou de modifications des arrangements. De toute évidence, les changements sont probablement mieux traités dans l'ordre chronologique. De plus, toutes les personnes impliquées dans la réunion doivent être contactées et s'assurer qu'elles conviennent à tout le monde avant que les demandes ou les modifications ne soient confirmées. Les changements qui affectent les rendez-vous le jour où vous recevez les changements devront être traités avant les changements de rendez-vous ou de réunions à l'avenir.

Un exemple de logiciel de journal.

2.4 Pourquoi devriez-vous essayer d'équilibrer les besoins de toutes les personnes impliquées?

Chaque personne impliquée dans le rendez-vous ou la réunion doit disposer de suffisamment de temps pour planifier, voyager et pour d'autres besoins afin que la réunion se passe bien sans aucun problème pour personne. Pour qu'une réunion réussisse, toutes les personnes impliquées doivent être présentes et disposer d'un temps de préparation suffisant.

2.5 Pourquoi devriez-vous communiquer les changements aux personnes concernées?

Les changements doivent être communiqués à temps, et si vous êtes responsable des agendas d'autres personnes, il est essentiel que vous leur communiquiez tout changement en temps utile pour leur permettre de se préparer à toute réunion ou voyage impliqué. Il est également important de leur laisser suffisamment de temps dans la journée pour s'occuper des affaires courantes et un temps de déplacement suffisant entre les rendez-vous si nécessaire.

Les autres personnes concernées par les changements auront également d'autres rendez-vous dans leur agenda. Il est important que vous ne leur donniez pas l'impression que des changements sont apportés à la légère ou, au contraire, parce que quelque chose de plus important s'est produit.

Les systèmes d'agenda électronique peuvent communiquer automatiquement les modifications aux personnes impliquées dont les systèmes sont en réseau avec le vôtre, mais vous devrez contacter toute autre personne concernée. Selon les délais, cela peut se faire par téléphone, e-mail, fax, lettre ou verbalement.

Un exemple de journal manuel.

getentrepreneurial.com

2.6 Pourquoi devriez-vous garder un système de journal à jour?

Il est extrêmement important de tenir le journal à jour lorsque des modifications ont été convenues. Vous devez vous assurer que vous avez supprimé tous les rendez-vous annulés. C'est à la fois gênant et gênant d'arriver à un rendez-vous pour se faire dire qu'il a été annulé, et c'est aussi une perte de temps.

Un journal qui n'est pas tenu complètement à jour aura toutes sortes de confusion. Cela fera perdre confiance aux gens et devient une perte de temps.

Il peut y avoir des questions de sécurité et de confidentialité impliquées lors de la communication de modifications aux arrangements. Des négociations peuvent avoir lieu et avoir un impact sur l'avenir de l'organisation. Si vous en avez connaissance suite à l'organisation de réunions, il est important de ne pas rendre ces informations disponibles.

On peut dire que l’efficacité de l’ensemble de l’organisation dépend du bon entretien des systèmes d’agenda utilisés. Bien que cela puisse sembler, à première vue, un rôle très mineur, il serait très difficile que chaque membre du personnel se souvienne de ses rendez-vous et de l'endroit où il était censé être à un moment donné.

2.7 Décrivez les différents types de problèmes qui peuvent survenir lorsque de nouvelles demandes sont faites et les solutions à ces problèmes.

De nouvelles demandes sur un système d'agenda peuvent être faites pour une réunion ou un rendez-vous ou pour une réservation de salle ou pour une modification d'une réservation existante. Les demandes dépendent des rôles dans lesquels le titulaire du journal est impliqué. Lorsque des demandes sont faites, le demandeur peut ou non avoir regardé dans le système de journal pour les créneaux horaires disponibles ou les temps libres, et cela peut être parce qu'il n'a pas accès aux informations nécessaires. Lorsqu'une nouvelle demande est faite, les problèmes suivants peuvent survenir

• Implications pour les demandes existantes - celles-ci peuvent être basées sur les facteurs suivants comme le chevauchement et la duplication
• Chevauchement de demandes multiples - il faut veiller à ce que les demandes ne se chevauchent pas car elles peuvent créer le chaos et empêcher les gens d'assister à des réunions ou à des rendez-vous.
• Réservations dupliquées ou doubles - une erreur courante qui se produit lorsque le journal est géré par plusieurs personnes et que la communication est mauvaise
• Ne pas communiquer les demandes ou modifier les demandes - une mauvaise communication fait échouer l'ensemble du système
• Ne pas confirmer les demandes - les demandes doivent être confirmées, sinon on ne sera pas sûr que la demande ira de l'avant. Parfois, cela entraîne des créneaux vacants, ce qui met les personnes dans le besoin en attente
• Ne pas enregistrer les demandes - cela s'affichera comme vacant lorsqu'il y aura effectivement une demande
• Priorisation des demandes - demande de rééchelonnement des demandes lorsque certaines demandes de haute priorité / d'urgence / d'urgence arrivent
• Mise à jour des demandes - pour éviter les erreurs de communication et la désinformation
• Protection des données
• Sécurité

Solutions

Les solutions à ces problèmes sont:

• Avoir une connaissance approfondie des systèmes d'agenda, comment les utiliser, comment planifier et coordonner les demandes en évitant les doublons et les chevauchements
• Connaissance de l'obtention d'informations pertinentes sur une demande et des types d'informations requises
• Hiérarchiser les demandes en fonction des besoins et de l'urgence et les enregistrer dans un format correct et également donner accès au personnel requis
• La communication est un autre aspect important qui, s'il n'est pas utilisé, échouera le fonctionnement de l'organisation
• La mise à jour évite les déceptions et les erreurs à bien des égards
• Suivre les politiques et procédures de l'organisation relatives à la protection et à la sécurité des données.
• Utilisation du système de fichiers journalisé, afin que personne ne puisse accéder aux fichiers sans qu'il soit connecté au système

Partager votre calendrier

2.8 Expliquer le but du respect des procédures de sécurité et de confidentialité lors de l'utilisation d'un système de journal.

Un journal peut être utilisé à diverses fins. L'un enregistre les rendez-vous personnels ou confidentiels, les rendez-vous pour les réunions, les discussions et autres informations dans son agenda. Il peut également y avoir des entrées liées aux informations confidentielles d'autres personnes qui sont sensibles et personnelles. Ainsi, chaque entrée de journal doit avoir des paramètres tels que «privé» pour les informations privées, et s'assurer que seules les personnes appropriées voient toutes les entrées effectuées, sinon il y aura une violation de la confidentialité. Nous ne voulons pas que quelqu'un voie les nôtres ou les informations confidentielles de quelqu'un d'autre. Des exemples sont un rendez-vous de santé au travail, un examen formel, une réunion disciplinaire, une réunion de réadaptation ou de sauvegarde, etc. Ainsi, l'accès à l'information par les personnes doit être maintenu et contrôlé.

En ce qui concerne les problèmes de sécurité, si le calendrier ou l'agenda n'a pas été protégé, n'importe qui aura accès aux informations de l'agenda, et pourra même modifier ou supprimer des informations importantes. Lorsque les utilisateurs ont accès aux calendriers, ils reçoivent certains niveaux d'autorisation lorsqu'ils considèrent les droits d'accès et les droits d'édition. De plus, le journal devrait être ouvert uniquement aux personnes qui ont besoin de cette information particulière et fermé à tout le monde.

Ainsi, pour que l'organisation ou le service fonctionne correctement, les procédures de confidentialité et de sécurité doivent être suivies.

Bonne chance avec vos études

J'espère que cela vous a été d'une certaine utilité. N'hésitez pas à laisser vos commentaires ou commentaires. Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide et de conseils, n'hésitez pas à me contacter. Merci.