Le bureau allégé: le bureau des 5

Bureau 5S, le bureau Lean

La mise en œuvre de 5S Office ou Lean Office peut créer d'énormes avantages pour votre entreprise. 5S est aussi applicable dans le bureau que dans l'usine.

L'organisation du lieu de travail est importante quel que soit le lieu de travail.

Beaucoup trop de gens pensent que les outils de Lean Manufacturing tels que 5S ne sont que pour votre processus de production, mais ils sont applicables à n'importe quel processus et votre bureau n'est qu'un autre processus. Le bureau prend des informations, y travaille et les convertit en une autre forme d'information, ce n'est pas différent de toute autre forme de fabrication. Ce processus allégé pour votre bureau peut améliorer vos délais et bien d'autres domaines.

Vous constaterez souvent que plus de vos retards et problèmes proviennent de vos processus de bureau que de vos processus d'atelier. À quelle fréquence vos responsables de la production se plaignent-ils de ne recevoir qu'un préavis de quelques jours après le délai de six semaines donné par le client?

5S pour le bureau

Les étapes du bureau 5S sont:

• Seiri / Trier
• Seiton / Set dans l'ordre
• Seiso / Shine & Check
• Seiketsu / Standardiser
• Shitsuke / Sustain

5S vise à rendre un lieu de travail plus efficace en supprimant tout l'encombrement inutile, en disposant les éléments restants de manière ergonomique et sûre et en maintenant et en améliorant continuellement ces changements.

5S élimine les déchets de bureau

Bureau Lean efficace 5S

LeanMan

5S pour éliminer les déchets de bureau

LeanMan

5S dans le Lean Office

Les sections suivantes décrivent chacune des étapes de Office 5S et comment elles peuvent être appliquées dans l'environnement de bureau. Cela se fait mieux avec l'aide d'un expert pour fournir une formation 5S à votre personnel et les motiver et les coacher dans le processus.

Les avantages du lean manufacturing, en particulier du 5S, peuvent être surprenants, il n'est pas rare de gagner jusqu'à 30% d'amélioration de l'efficacité en mettant en œuvre le 5S dans le cadre du lean manufacturing. L'objectif principal de toute implémentation 5S est d'éliminer les déchets de vos processus, ces déchets étant les sept déchets de la fabrication au plus juste.

Tri de bureau 5S

5S Seiri au bureau

LeanMan

5S Seiri / Trier dans le bureau Lean

La première étape de 5S est tout aussi applicable, sinon plus, d'après ce que j'ai vu au bureau. Il y a souvent des documents anciens, des fichiers, des catalogues, des pièces d'équipement, des échantillons anciens et une foule d'autres désordres assis sur des bureaux, cachés dans et derrière des placards et prenant généralement de la place et nous gênant.

Soyez ferme avec ce que vous supprimez; si ce n'est pas nécessaire, jetez-le. Beaucoup trop de gens gardent des choses, accumulant de vieux catalogues simplement parce qu'ils pourraient être utiles un jour, mais à quelle fréquence le font-ils? Pas très souvent!

Suivez le même processus que pour toute autre implémentation 5S sur vos processus de production. Jetez les déchets évidents, mettez les éléments inconnus dans une zone de quarantaine, marquez en rouge tous les éléments qui ne peuvent pas être facilement enlevés s'ils ne sont pas nécessaires ou ne fonctionnent pas. (Oui, vous pouvez garder la plante en pot mais gardez-la hors du flux du travail!)

Une fois que vous avez supprimé l'encombrement évident, examinez les éléments mis en quarantaine et convenez de leur disposition en équipe, si c'est quelque chose qui est nécessaire, placez-le là où il est nécessaire, s'il peut être archivé, faites-le, et ainsi de suite pour chaque élément.

Office 5S a mal tourné

5S Seiton / Set en ordre pour le Lean Office

C'est le moment où de nombreuses personnes se détachent et vont trop loin dans certains cas. Nous ne cherchons pas à étiqueter chaque perforatrice et chaque agrafeuse et à faire coller de petits carrés sur les bureaux identifiant leur emplacement pour chaque membre du personnel de bureau, bien que cela puisse être une décision raisonnable pour le bureau à côté du photocopieur si les gens sont toujours à la recherche de l'agrafeuse ici!

Le but au sein du bureau est de considérer le processus et le flux à travers le bureau, pas les pièces de papeterie typiques que chaque personne possède. Considérez quelles informations entrent dans le bureau et où. Avez-vous des bacs intégrés sur chaque bureau? Le travail est-il réparti dans un système de casiers? Quelle que soit l'organisation des choses, réfléchissez à la manière dont elles iront à la personne qui en a besoin. N'oubliez pas que nous voulons rapprocher les choses de l'endroit où elles sont nécessaires.

Considérez l'emplacement de l'équipement de bureau. le photocopieur est-il coincé dans le coin le plus éloigné où tout le monde doit marcher? Le papier pour la machine se trouve-t-il dans le coin opposé en raison d'un manque d'espace. Le toner est-il stocké dans un magasin car il est trop cher de le laisser traîner? Qui va le ramener à la maison? Apportez-le au meilleur emplacement pour ceux qui en ont besoin.

Regardez les imprimantes de bureau: tout le monde en a-t-il une ou êtes-vous comme la plupart des bureaux modernes avec quelques imprimantes en réseau? Sont-ils au bon endroit et les consommables pour eux sont-ils à portée de main pour éviter de marcher pour les choses?

Assurez-vous que les classeurs sont correctement organisés et placés là où c'est nécessaire, pas tous rangés dans une rangée de l'autre côté du bureau. Localisez les brochures et les catalogues là où se trouvent les personnes qui les utilisent, et non dans une bibliothèque où ils doivent marcher.

Fichiers de code couleur et autres pour des domaines de travail spécifiques, comme rendre tous les fichiers de commande client en rouge, les fichiers fournisseur en bleu, etc.

Considérez le bureau virtuel et les «classeurs» là-bas. Combien de vos collaborateurs savent vraiment comment organiser leurs documents sur leur ordinateur? Combien de fois avez-vous demandé quelque chose, puis attendu que quelqu'un fouille dans leurs répertoires à la recherche du document sans savoir où il l'a mis? À quelle fréquence l'avez-vous fait vous-même?

Vidéo de bureau 5S

5S Seiso / Shine et Check dans le Lean Office

Tout comme dans la zone de production, nettoyez soigneusement l'endroit et gardez-le ainsi, attribuez les responsabilités et définissez exactement ce qui doit être fait.

La vidéo Lean Office

5S Seiketsu / Standardiser dans le bureau Lean

Peu de différence ici par rapport à l'atelier: Concevez et réalisez vos audits, que ce soit au niveau du bureau ou individuel. Organisez également des compétitions, comme vous le faites pour les zones de production. Utilisez des photographies et ainsi de suite. J'ai toujours eu une photo de mon bureau après ces audits car le mien était toujours le plus désordonné! Peut-être que je devrais essayer de mettre en pratique ce que je prêche.

Bureau 5S

5S Shitsuke / Sustain dans le bureau Lean

Souvent, la partie la plus difficile au bureau, comme dans l'usine, est de maintenir les améliorations 5S que nous avons apportées et de les intégrer à notre routine quotidienne. Trop souvent, nous échouons dans cette étape et les changements que nous avons apportés et les améliorations créées commencent lentement à disparaître jusqu'à ce que nous perdions les avantages que nous avons acquis.

Il est très important que toutes les étapes précédentes soient répétées et maintenues pour s'assurer que vous ne perdez pas les avantages du travail que vous avez effectué. S'assurer que les nouveaux employés sont formés aux principes du lean manufacturing et du 5S et comprennent parfaitement comment ils peuvent contribuer au fonctionnement de l'entreprise dans son ensemble.

Formation pour 5S Office

De la manière dont vous implémenteriez 5S en usine, vous devrez faire appel à un consultant ou à un formateur pour vous aider à mettre en œuvre cet outil de production au plus juste. Faire appel à une aide extérieure garantira que le projet est pris au sérieux et les formateurs externes auront une expérience précieuse sur ce qui peut être fait pour rendre l'aménagement de votre bureau plus efficace et plus agréable pour votre personnel.

La sélection et l'embauche d'un formateur pour mettre en œuvre le bureau 5S est à peu près le même processus que celui que vous suivriez pour embaucher un formateur pour vos zones de production.

Avez-vous besoin de 5S dans votre bureau?

© 2010 Tony