Comment rédiger un communiqué de presse pour une petite entreprise

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, il est important de savoir comment rédiger un communiqué de presse.

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Comment faire en sorte que les médias couvrent votre histoire

Si votre statut de célébrité ou votre influence auprès du public est très élevé (pensez aux hauts fonctionnaires du gouvernement et aux stars de cinéma), les médias pourraient bien vous chercher pour vous interviewer et inclure votre histoire dans leurs émissions ou publications. Mais soyons honnêtes, la plupart des spécialistes du marketing, en particulier les petites entreprises, ne justifient pas (ou ne veulent pas!) Ce genre d'attention. Donc, non, il est peu probable que les rédacteurs en chef des médias ou les journalistes du personnel vous recherchent et écrivent une histoire sur votre entreprise ou vos événements.

Cependant, les entreprises de toutes tailles disposent d'un outil marketing rentable pour les aider à obtenir une couverture médiatique: le communiqué de presse.

Qu'est-ce qu'un communiqué de presse?

Un communiqué de presse est un document qui est envoyé aux membres de la presse - plus communément appelés médias ces jours-ci pour inclure les journaux, la télévision, la radio, les sites d'actualités sur Internet, etc. - pour les alerter des actualités ou d'autres informations susceptibles de les intéresser à leurs lecteurs, téléspectateurs ou auditeurs. Les rédacteurs en chef des médias décident alors d'inclure ou non l'actualité dans leur publication ou leur diffusion… ou ignorez-le. S'il est accepté pour inclusion, les rédacteurs peuvent publier le communiqué de presse tel que soumis par l'expéditeur, peuvent éditer pour répondre à leurs directives éditoriales, ou peuvent même l'assigner à leur équipe de rédacteurs et de journalistes pour couvrir ou développer l'histoire.

Lorsqu'un communiqué de presse, ou le contenu du communiqué, est accepté et inclus dans une publication ou une diffusion, c'est une victoire pour la personne ou l'entreprise qui a envoyé le communiqué. Ceci est souvent considéré comme un média acquis car, outre les frais de préparation et d'envoi du communiqué, l'expéditeur n'encourt aucun coût pour recevoir l' encre ou la presse, ce qui signifie le privilège d'être publié ou diffusé par le canal médiatique. En revanche, la publicité est considérée comme un média payant puisque l'expéditeur (annonceur) paie pour que ses informations (annonce ou histoire) soient incluses.

Sur quoi doit porter un communiqué de presse?

En tant que spécialiste du marketing de petite entreprise, vous pouvez penser que vos actualités ne mériteraient même pas l'attention d'un rédacteur en chef. Cela peut être vrai… ou peut être pas. Parfois, cela dépend de ce que ressent l'éditeur ce jour-là.

Rappelez-vous simplement que votre communiqué de presse doit être «actualité», ce qui signifie qu'il rapporte que quelque chose s'est produit ou va se passer, ou que vous répondez à quelque chose qui s'est produit, pour vous et votre entreprise. De plus, il doit être factuel et ne pas enfreindre les droits d'auteur ou les marques de commerce, ne pas être calomnieux ou diffamatoire, ne pas envahir la vie privée de qui que ce soit et ne pas enfreindre définitivement la confidentialité. Renseignez-vous sur les questions de responsabilité des médias et recherchez des conseils juridiques sur ce qu'il convient de publier pour vous et votre entreprise.

Est-ce un communiqué de presse ou un article de presse?

Vous avez des informations pratiques, des conseils ou d'autres informations qui seraient appréciées par le public d'une chaîne médiatique? Bien que ces éléments puissent souvent être formatés sous forme de communiqué de presse, ils ne le sont pas techniquement. Ceux-ci seraient considérés comme des articles ou des fonctionnalités. Passez en revue les différents départements de la rédaction d'un média pour déterminer quelles personnes devraient recevoir des articles à considérer, par opposition aux nouvelles.

La structure pyramidale inversée pour les communiqués de presse

Pour être dignes d'être examinés par des rédacteurs en chef occupés, les communiqués de presse doivent suivre une structure et un format standard.

En termes de structure, un communiqué de presse suit une formule d'écriture pyramidale inversée , ce qui signifie que les informations les plus importantes - qui, quoi, pourquoi, où, quand et comment - de l'histoire doivent être aussi proches que possible du début du document., idéalement dans le premier paragraphe. Ensuite, des détails moins importants suivent.

Pourquoi est-il important de suivre cette structure? Les rédacteurs en chef doivent souvent couper des articles en fonction de l'espace ou du temps disponible. Les rédacteurs coupent de bas en haut. Donc, si vos informations les plus importantes étaient en bas, elles ont disparu.

Comment formater un communiqué de presse

Il existe quelques conventions à respecter lorsque vous rédigez un communiqué de presse. Ces éléments doivent être inclus et apparaissent généralement dans cet ordre:

Notation POUR DIFFUSION IMMÉDIATE ou ATTENTE POUR DIFFUSION JUSQU'À

Cela indique à l'éditeur, à l'écrivain ou au journaliste quand il est acceptable de publier ce que vous avez envoyé. Habituellement, il est positionné sur la marge gauche.

Gros titre

Tellement critique! C'est une phrase qui résume toute votre histoire. N'oubliez pas que la plupart des gens parcourent les titres et que beaucoup ne lisent pas toute l'histoire. Faites en sorte qu'il soit pertinent pour votre public afin qu'il puisse au moins être incité à lire le premier paragraphe très important. Votre titre doit également plaire aux rédacteurs en chef. Ils comprennent les désirs et les besoins de leurs lecteurs, auditeurs et téléspectateurs. Donc, si vous pouvez démontrer votre compréhension du public cible, vous avez de meilleures chances d'être considéré pour publication.

Le titre est généralement centré sur la page ou l'écran. Essayez de garder le titre avec le moins de mots possible. Apprenez à utiliser Twitter pour rédiger de bons titres. Puisque vous n'avez que 140 personnages pour attirer l'attention de quelqu'un, c'est un bon terrain d'entraînement!

Sous-titre (facultatif)

Si le titre ne peut pas raconter pleinement votre histoire, un sous-titre peut être utile. Cependant, considérez sérieusement si la réécriture de votre titre pourrait avoir plus d'impact. Comme le titre, le sous-titre est centré sur la page ou l'écran.

Le mot du sage: En tant qu'éditeur, les sous-titres me rendaient fou parce qu'ils semblaient maladroits dans notre schéma de disposition de colonnes particulier. Donc je les ai généralement supprimés.

Lieu et date de l'histoire

Cela devrait être explicite. Il est positionné dans la marge gauche ou, comme je l'ai parfois vu, au début du premier paragraphe.

Corps

Racontez votre histoire dans la structure pyramidale inversée mentionnée ci-dessus. Rédigez toujours votre communiqué de presse à la troisième personne. Pourquoi? Parce que c'est une histoire sur vous, pas vous racontez votre histoire. Évitez donc «je» et «nous» lorsque vous parlez de votre histoire, à moins qu'elle ne soit incluse dans une citation. Exemple: «Nous sommes fiers d'annoncer cette nouvelle innovation», a déclaré M. Small Business. Soyez bref et précis, limiter le texte total de l'histoire à environ 500 mots ou moins est une bonne cible.

À propos des informations (facultatif)

J'ai souvent vu des communiqués de presse qui terminent l'histoire avec un paragraphe à propos qui parle de l'organisation qui envoie le communiqué. Les éditeurs peuvent l'inclure (ce qui est une victoire pour l'expéditeur). Mais souvent, il est coupé en raison des limites d'espace et peut être considéré comme trop promotionnel. L'intérêt de l'inclure est que si l'éditeur ne connaît pas l'expéditeur (comme cela peut être le cas avec de nombreuses petites entreprises), cela peut aider l'éditeur à vérifier la crédibilité de l'expéditeur. Comme pour le corps du document, il est écrit à la troisième personne et est inclus dans le nombre total de mots pour la version.

Coordonnées

Les rédacteurs en chef, les rédacteurs et les journalistes peuvent souhaiter clarifier les informations avant de publier votre communiqué. Incluez donc le meilleur moyen de vous joindre (téléphone, e-mail, etc.) et incluez votre site Web. Mais ne soyez pas surpris si personne ne vous contacte et - surprise! - vous voyez votre histoire apparaître. Sachez que lorsque vous envoyez un communiqué de presse, vous dites aux médias que vous pouvez le publier et qu'il pourrait devenir public! Veillez à ce que ce que vous écrivez soit ce que vous voudriez entendre aux nouvelles du soir.

Notation de ### ou END

Cela indique aux médias qu'il n'y a aucune information supplémentaire à prendre en compte et elle est placée au bas du communiqué. Certaines personnes incluent également le nombre de mots de la version à la fin (facultatif). Ces notations étaient plus problématiques à l'époque où les communiqués de presse papier étaient la norme et les rédacteurs en chef devaient savoir s'il y avait plus à raconter sur plusieurs pages. Mais ça vaut toujours la peine de faire quoi qu'il arrive.

En remarque, si votre publication physique et imprimée déborde sur plusieurs pages, la notation MORE à la fin de la page avertit la rédaction qu'il y a plus d'informations à considérer avant la FIN.

Quelques conseils divers supplémentaires:

Pas de polices géniales ou de mise en forme sophistiquée. La publication formatera vos informations pour publication comme bon leur semble. L'utilisation de polices standard, telles que Times New Roman ou Helvetica, facilite la lecture de votre version par les éditeurs et vous aide à vous démarquer en tant que professionnel.
Ayez un kit média. En plus de votre communiqué de presse, il est recommandé de disposer d'un kit média. De nos jours, un kit multimédia numérique sur un site Web est populaire car il est peu coûteux et il est facile pour les médias d'y accéder.

Où envoyez-vous un communiqué de presse?

Les plus grandes publications ont souvent plusieurs éditeurs, chacun dédié à un rythme particulier, ce qui signifie qu'ils couvrent un segment spécifique de l'industrie, un emplacement géographique ou un type d'histoire. Encore une fois, consultez le site Web du média pour voir qui serait votre candidat rédacteur idéal et comment il souhaite être contacté.

L'essentiel est que vous l'envoyez généralement à un éditeur. Pour les petits médias, il peut y avoir une personne qui est l'éditeur, le rédacteur, le journaliste et l'écrivain! Consultez le site Web du média pour déterminer le bon contact.

Alternativement, certaines personnes préfèrent diffuser leurs communiqués de presse à l'aide de communiqués de presse et de services de relations publiques. Un exemple serait PRWeb. Ces services peuvent diffuser votre communiqué dans des centaines, voire des milliers de médias. Cela peut être efficace, mais cela peut aussi être coûteux car ces services facturent généralement des frais par communiqué de presse ou des frais d'abonnement mensuels. Considérez également que si votre histoire n'a qu'un intérêt local, une large diffusion peut être contre-productive et coûteuse.

Des services de distribution de communiqués de presse gratuits peuvent également être envisagés, mais ils peuvent ne pas avoir la portée des services payants et peuvent envoyer votre communiqué à des médias non pertinents. Considérez attentivement les capacités et les coûts de chaque service avant d'emprunter cette voie.

Cela vaut la peine de développer des relations avec les principaux médias pour votre secteur et votre public. Ensuite, lorsqu'un rédacteur ou un journaliste reçoit votre libération, il sera peut-être plus disposé à considérer votre histoire pour inclusion. De plus, distribuer votre communiqué aux médias n'est pas le seul moyen de faire connaître votre histoire. L'envoi de votre communiqué de presse aux clients et sa diffusion via les médias sociaux peuvent également être très efficaces et rentables.

Pouvez-vous envoyer un communiqué de presse par courrier électronique?

Les communiqués de presse par courrier électronique sont très courants, voire préférés, de nos jours. Cependant, chaque média est différent. Consultez la chaîne ou le site Web de la publication pour les instructions de soumission.

Comment devriez-vous faire le suivi avec les éditeurs de votre communiqué de presse?

Lorsque je faisais des relations publiques pour l'industrie des salons professionnels, je me souviens avoir appelé les rédacteurs en chef et les avoir rendus fous avec des appels de suivi. Hé, je faisais juste mon boulot. Mais ensuite, quand j'étais à l'autre bout en tant que rédacteur en chef, les appels de suivi me rendaient fou!

À moins que vous n'ayez établi une relation avec un rédacteur ou un journaliste qui accepterait votre appel, soyez prudent lorsque vous faites le suivi d'un communiqué de presse que vous avez envoyé. La seule chose que vous ne voulez pas établir est une réputation de ravageur. Utilisez toujours l'étiquette professionnelle appropriée lors du suivi par téléphone.

S'ils n'ont pas récupéré votre communiqué pour publication ou ne vous ont pas contacté pour plus d'informations, c'est un signe que vous n'avez rien d'intéressant pour eux… au moins pas aujourd'hui. Ne vous découragez pas. Continuez à envoyer des histoires intéressantes et pertinentes aux médias qui sont les plus utiles pour vous et votre public. Ils ne l'appellent pas "médias gagnés" pour rien!

Du bureau de la rédaction: comment j'ai décidé quels communiqués de presse diffuser

En tant que rédacteur en chef de journal spécialisé depuis plus de 15 ans, voici quelques-unes des questions qui me traverseraient l'esprit lorsque j'envisageais d'utiliser des piles de communiqués de presse:

At-il une signification locale? Puisque la publication que j'ai éditée était locale, les nouvelles locales sont venues en premier.
Y a-t-il une date limite ou une date d'annonce importante que le public devrait connaître?
Les nouvelles sont-elles pertinentes et importantes pour le public ou l'industrie desservie par la publication?
Est-ce vraiment une nouvelle? Ou devrait-il être envisagé pour les caractéristiques ou le matériau de remplissage?
La source est-elle crédible?