Comment rédiger un plan de communication

Collage de mot de communication

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Si vous avez déjà rencontré de la résistance face au changement au travail, un bon plan de communication peut vous aider à soutenir votre initiative de gestion du changement. Non seulement un bon plan de communication peut vous aider à tenir tous vos intervenants informés, mais il peut également aider votre organisation à obtenir du soutien pour un projet ou un changement organisationnel.

Qu'est-ce qu'un plan de communication?

Un plan de communication vous aidera à organiser ce qui est important à dire à toutes vos parties prenantes, quel est le message que vous souhaitez communiquer, comment le dire et quand le dire. Un plan de communication doit couvrir les 5 grandes questions - Qui? Quoi? Pourquoi? Comment? Quand?

Commencez par créer une matrice simple, comme celle ci-dessous, pour vous aider à garder votre plan organisé et que vous pouvez remplir en parcourant chacune des étapes ci-dessous.

Public	Message (quoi)	Objectif (pourquoi)	Méthode (comment)	Cible (quand)
Parties prenantes internes
Parties prenantes externes

Consultez ces étapes simples ci-dessous pour vous aider à commencer à élaborer un plan de communication efficace pour votre entreprise.

Étape 1. Connaissez votre public

L'endroit le plus simple pour commencer à élaborer votre plan de communication est d'identifier votre public. Si votre projet vous oblige à tenir les personnes à la fois à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation informées et à jour, commencez par dresser une liste des parties prenantes internes et externes.

Quelques exemples d'acteurs internes vs externes

Exemples d'intervenants internes:	Exemples d'intervenants externes:
Leadership au niveau exécutif	Sponsors exécutifs du projet
Directeurs de département	Les propriétaires d'entreprise
Employés de première ligne	Clients de première ligne

Une fois que vous avez une liste de toutes vos parties prenantes internes et externes, il peut être utile de noter sous chacune d'elles qui répondent aux questions suivantes:

• Que savent-ils?
• Que doivent-ils savoir?
• Quels groupes ont la priorité sur les autres?
• Des groupes différents nécessitent-ils des messages différents?

Une fois que vous avez répondu aux questions de base sur chaque segment d'audience, il est temps de déterminer ce qu'il faut communiquer à chacun d'eux.

Votre matrice de communication doit maintenant avoir la colonne d'audience remplie:

Public	Message (quoi)	Objectif (pourquoi)	Méthode (comment)	Cible (quand)
Parties prenantes internes
Leadership executif
Gestionnaires
Des employés
Parties prenantes externes
Commanditaires exécutifs
Les propriétaires
Clients de première ligne

Étape 2. Quel est votre message?

En réfléchissant au message que vous devez communiquer à votre public, pensez simplement à répondre à la question «quoi?» Le but du message et la manière dont il sera livré viendront plus tard.

Utilisez la liste de contrôle suivante pour déterminer ce que votre public doit savoir:

• Que sait actuellement votre public cible? (identifiez-le pour la liste de chaque segment d'audience que vous avez créé à l'étape 1).
• Que doivent-ils savoir?
• Que n'ont-ils pas besoin de savoir?
• Quel ton de voix devrez-vous adopter avec chaque public? (Vous pouvez adopter une approche professionnelle et directe avec les communications de la direction, tandis que vos communications directement avec les clients peuvent devoir être plus énergiques et tangibles)
• Quelles sont les préoccupations de votre public? Assurez-vous que vos messages pour chaque public répondent à leurs questions et préoccupations uniques et individuelles. N'oubliez pas que les questions d'un employé interne sur un projet ou un changement peuvent être complètement différentes de celles qui préoccupent un sponsor exécutif.

Une fois que vous avez répondu à ces questions, remplissez la 2 ^e colonne de votre matrice:

Public	Message (quoi)	Objectif (pourquoi)	Méthode (comment)	Cible (quand)
Parties prenantes internes
Leadership executif	La valeur commerciale du changement.
Gestionnaires	Ce que votre équipe doit savoir sur le changement.
Des employés	Comment le changement affectera votre travail quotidien.
Parties prenantes externes
Commanditaires exécutifs	Avantages du changement pour l'organisation.
Les propriétaires	Comment le changement aura un impact sur vos résultats.
Clients de première ligne	Comment le changement aura un impact sur votre travail quotidien.

Étape 3. Quel est le but de votre message?

Au cours de cette étape, répondez à la question «pourquoi?» Pourquoi est-il nécessaire de communiquer chaque message (Quoi) à chacun de vos publics? Répondre à cette question vous aidera à comprendre pourquoi il est important de communiquer chaque élément d'information à vos employés et clients et la valeur que la communication de ces informations apportera à votre entreprise et à votre valeur client.

Quelques raisons courantes de communiquer des messages clés aux parties prenantes:

• Accroître la compréhension autour du changement et du projet
• Pour mettre en évidence les bénéfices du projet ou du changement
• Pour signaler les impacts positifs sur les résultats de l'organisation
• Faire connaître au public les compétences ou informations dont il aura besoin pour se préparer
• Pour aider votre public à comprendre son impact

Rappelez-vous, essayez de répondre «Qu'est-ce que cela m'apporte?» lors de l'identification du but de chaque communication pour vous assurer que tous vos publics sont bien informés.

Une fois que vous savez « ce qui est en elle » pour chacun de vos parties prenantes, remplissez le 3 ^ème colonne de votre matrice:

Public	Message (quoi)	Objectif (pourquoi)	Méthode (comment)	Cible (quand)
Parties prenantes internes
Leadership executif	La valeur commerciale du changement.	Informer de la valeur financière et client.
Gestionnaires	Ce que votre équipe doit savoir sur le changement.	Préparer les équipes au changement avant qu'il ne se produise.
Des employés	Comment le changement affectera votre travail quotidien.	Permettre aux employés d'acquérir des compétences et des changements quotidiens avant le changement.
Parties prenantes externes
Commanditaires exécutifs	Avantages du changement pour l'organisation.	Informer des économies de coûts et des avantages.
Les propriétaires	Comment le changement aura un impact sur vos résultats.	Obtenir un soutien pour le changement en mettant en évidence l'impact sur les résultats.
Clients de première ligne	Comment le changement aura un impact sur votre travail quotidien.	Préparer les clients aux changements; mettre en évidence les avantages.

Médias sociaux mobiles

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Étape 4. Quelle est la méthode de livraison?

Maintenant que vous savez à qui vous communiquez, ce que vous allez dire et pourquoi vous allez le dire, vous devez déterminer la meilleure façon de transmettre le message. En fonction de votre organisation, il peut être utile de conserver une «feuille de triche» de tous les différents canaux de communication disponibles.

Certains canaux de communication courants peuvent inclure:

• Communications par e-mail
• Communications écrites livrées par courrier
• Rappels par SMS
• Messages sur les réseaux sociaux
• Réunions publiques
• Technique mixte
• communiqués de presse
• Flyers ou affiches

Pointe

Bien que la communication par e-mail puisse être pratique, n'hésitez pas à publier le même message en utilisant plusieurs canaux. Il n'y a aucun mal à envoyer un rappel amical. Trop de communication vaut mieux que pas assez.

Maintenant, vous pouvez remplir le 4 ^e colonne de votre matrice:

Public	Message (quoi)	Objectif (pourquoi)	Méthode (comment)
Parties prenantes internes
· Leadership executif	La valeur commerciale du changement.	Informer de la valeur financière et client.	Communication par e-mail
· Gestionnaires	Ce que votre équipe doit savoir sur le changement.	Préparer les équipes au changement avant qu'il ne se produise.	Communication par e-mail
Des employés	Comment le changement affectera votre travail quotidien.	Permettre aux employés d'acquérir des compétences et des changements quotidiens avant le changement.	Communication par e-mail, affiches, flyers, mairies
Parties prenantes externes
· Commanditaires exécutifs	Avantages du changement pour l'organisation.	Informer des économies de coûts et des avantages.	Communication par e-mail
· Les propriétaires	Comment le changement aura un impact sur vos résultats.	Obtenir un soutien pour le changement en mettant en évidence l'impact sur les résultats.	Lettre écrite et postée
· Clients de première ligne	Comment le changement aura un impact sur votre travail quotidien.	Préparer les clients aux changements; mettre en évidence les avantages.	Lettre écrite, postée, rappel par e-mail

Remarque

Dans la mesure du possible, attribuez toujours un «propriétaire» derrière chaque élément que vous indiquez dans votre colonne «méthode» pour vous assurer que les messages sont livrés à temps et avec précision.

Étape 5. Quel est le meilleur moment pour communiquer?

Votre plan de communication est presque terminé! Vous avez identifié votre public, le message que vous souhaitez communiquer, le but de chaque message et la manière dont vous allez le transmettre; vous devez maintenant déterminer le meilleur moment pour diffuser ces messages à chacun de vos publics. Vous trouverez ci-dessous quelques questions auxquelles vous voudrez peut-être réfléchir pour vous aider à déterminer le meilleur moment pour chaque message.

• Qui doit être informé en premier?
• Quand le changement a-t-il lieu?
• Combien de temps à l'avance tout le monde doit-il être informé?
• Y a-t-il des délais dont vous devez tenir compte?
• Certains des intervenants de votre public ne seront-ils pas disponibles ou ont-ils des dates auxquelles vous devez travailler?
• Diffusez-vous votre message en utilisant plusieurs méthodes pour chaque public? Qu'est-ce qui doit arriver en premier, deuxième, troisième, etc.?

Avec ces questions, répondues, vous devriez être en mesure de remplir facilement la dernière colonne de votre matrice avec les dates de début et de fin pour vous assurer que vous êtes responsable de votre calendrier:

Public	Message (quoi)	Objectif (pourquoi)	Méthode (comment)	Cible (quand)
Parties prenantes internes
Leadership executif	La valeur commerciale du changement.	Informer de la valeur financière et client.	Communication par e-mail	Début: mmddyyyy Fin: mmddyyyy
Gestionnaires	Ce que votre équipe doit savoir sur le changement.	Préparer les équipes au changement avant qu'il ne se produise.	Communication par e-mail	Début: mmddyyyy Fin: mmddyyyy
Des employés	Comment le changement affectera votre travail quotidien	Permettre aux employés d'acquérir des compétences et des changements quotidiens avant le changement.	Communication par e-mail, affiches, dépliants, assemblées publiques	Début: mmddyyyy Fin: mmddyyyy
Parties prenantes externes
Commanditaires exécutifs	Avantages du changement pour l'organisation.	Informer des économies de coûts et des avantages.	Communication par e-mail	Début: mmddyyyy Fin: mmddyyyy
Les propriétaires	Comment le changement aura un impact sur vos résultats.	Obtenir un soutien pour le changement en mettant en évidence l'impact sur les résultats.	Lettre écrite et postée	Début: mmddyyyy Fin: mmddyyyy
Clients de première ligne	Comment le changement aura un impact sur votre travail quotidien.	Préparer les clients aux changements; mettre en évidence les avantages.	Lettre écrite et postée; rappel par e-mail	Début: mmddyyyy Fin: mmddyyyy

Étape 6. Livrez votre plan!

Toutes nos félicitations! Vous avez terminé avec succès votre plan de communication. Une fois que vous avez partagé votre plan avec les parties prenantes du projet, vous pouvez maintenant vous mettre au travail en créant votre message, en finalisant l'aspect et la convivialité de vos documents et en transmettant votre message à vos parties prenantes conformément à votre calendrier.

Avec un peu de planification avancée utilisant un modèle de matrice, la création de plans de communication pour vos projets vous permettra de tenir toutes vos parties prenantes informées, d'éviter la confusion, les malentendus et d'obtenir du soutien pour votre projet. Le changement peut être inconfortable pour de nombreuses personnes sur le lieu de travail. Prendre le temps de créer un bon plan de communication peut aider même les personnes les plus mal à l'aise à affronter l'inconnu de front avec confiance et compréhension.