Comment répondre à une offre d'emploi par e-mail

Faire bonne impression lors d'un entretien d'embauche commence dès que vous envoyez un e-mail à un employeur.

Lorsque vous êtes à la recherche d'un emploi, faire une première impression positive auprès d'un employeur potentiel commence dès que vous répondez à une offre de carrière, par téléphone, courrier ou e-mail. Lorsque vous répondez à un emploi par e-mail, suivez ces conseils simples pour faire bonne impression et améliorer vos chances d'être convoqué pour un entretien.

Le courrier électronique est le moyen le plus rapide d'envoyer un CV en réponse à une offre d'emploi. Et pour cette raison, les employeurs peuvent recevoir des centaines de candidatures dans les heures suivant l'annonce d'une offre d'emploi dans leur entreprise.

En tant que demandeur d'emploi, vous devez vous assurer que votre e-mail est marqué pour être ouvert immédiatement. La bonne nouvelle est qu'un peu de courtoisie et de bon sens est tout ce qu'il faut pour envoyer votre message en haut de la pile «à ouvrir» de votre employeur potentiel.

Se distinguer des autres

Si vous répondez à une offre d'emploi par e-mail, vous devez faire ressortir votre candidature. Le courrier électronique est le moyen le plus rapide d'envoyer un CV en réponse à une offre d'emploi. Et pour cette raison, les employeurs peuvent recevoir des centaines de candidatures dans les heures suivant l'annonce d'une offre d'emploi dans leur entreprise.

En plus d'un curriculum vitae impeccablement conçu et d'une lettre de motivation bien rédigée sans fautes d'orthographe, la façon dont vous formatez votre courriel influencera la décision de votre employeur potentiel de vous appeler pour une entrevue.

Voici quelques conseils pour faire bonne impression au moment où vous cliquez sur «envoyer».

L'un des meilleurs moyens d'envoyer un e-mail clair en réponse à une offre d'emploi est de noter les principaux points que vous souhaitez faire valoir avant même de commencer à taper.

N'envoyez pas accidentellement un e-mail inachevé

Évitez d'appuyer accidentellement sur envoyer trop tôt! Avant de commencer à rédiger un e-mail en réponse à une offre d'emploi, assurez-vous que vous êtes en mode rédaction. L'une des pires choses que vous puissiez faire lorsque vous répondez à un travail est de l'envoyer à la mauvaise personne ou de l'envoyer avant d'avoir fini de rédiger votre message. Pour éviter cette erreur de messagerie embarrassante, ne saisissez pas l'adresse du destinataire tant que vous n'êtes pas absolument sûr que l'e-mail est en parfait état. Rédigez toujours un brouillon d'e-mail si vous voulez vraiment envoyer un message accrocheur et sans erreur à un futur employeur.

Envoyer des e-mails en étant distrait n'est pas une bonne idée, surtout si vous répondez à un emploi.

Utilisez le bon compte de messagerie

Choisissez judicieusement votre compte de messagerie. Si vous envoyez votre CV en utilisant une adresse e-mail que vous utilisez également pour vous connecter à des comptes de réseaux sociaux, vous risquez que votre employeur potentiel découvre des informations vous concernant que vous auriez peut-être voulu garder privées.

De nombreux sites de médias sociaux permettent aux gens de rechercher des «amis» en scannant leurs contacts de messagerie, puis en extrayant les profils joints à cet e-mail. Votre profil Facebook, vos tweets sur Twitter, votre page Instagram et de nombreux autres comptes de réseaux sociaux peuvent tous être localisés par votre adresse e-mail, même si vous utilisez un alias sur ces comptes.

Créez un e-mail de recherche d'emploi que vous utilisez exclusivement à des fins liées à l'emploi. De cette façon, vous créerez une frontière claire entre vos comptes en ligne personnels et vos comptes professionnels.

La personne qui reçoit votre candidature aura beaucoup d'e-mails entrants à trier. Rendez son travail plus facile en écrivant une ligne d'objet claire, une adresse e-mail professionnelle et en étiquetant correctement vos pièces jointes.

Indiquez clairement votre nom

Définissez le nom d'affichage de votre e-mail pour afficher votre nom complet. Quel nom apparaît à côté de votre adresse e-mail dans la boîte de réception de votre destinataire?

Est-ce votre nom complet, une abréviation, un surnom ou un alias composé de lettres et de chiffres? Peut-être que votre nom n'apparaît pas du tout et que le nom de l'expéditeur n'affiche par défaut que votre adresse e-mail. Si vous apparaissez comme [email protected], ou un autre nom obscur, vous risquez de voir votre e-mail supprimé.

Vérifiez vos paramètres pour vous assurer que le nom à côté de votre e-mail est clair et complet. Idéalement, le nom d'affichage de votre e-mail doit correspondre au nom figurant en haut de votre CV.

L'avantage supplémentaire d'afficher un nom d'expéditeur clair est que vos informations de contact seront correctement classées par le trieur de contacts automatique du destinataire.

Votre premier e-mail est comme la première poignée de main lors d'un entretien d'embauche. Cela en dit long sur vous.

Ne dansez pas autour du sujet

Gardez votre ligne d'objet claire et précise. La ligne d'objet de votre e-mail doit être claire, faisant autorité et authentique. Le destinataire doit être en mesure de dire tout de suite sur quoi porte votre message.

Si l'offre d'emploi vous demande de citer un numéro de poste spécifique, inscrivez-le dans votre ligne d'objet suivi de votre nom complet.
Gardez votre ligne d'objet courte afin qu'elle apparaisse en entier dans le volet d'aperçu de l'employeur.
Évitez d'utiliser des expressions banales qui sapent votre message, telles que "Juste une note" ou "Salutations!"
Incluez dans votre ligne d'objet des mots clés qui correspondent au contenu de votre message; Cela permettra à l'employeur de trier plus facilement votre message et de le retrouver plus tard à l'aide de la fonction de recherche.

Étiquetez clairement vos pièces jointes. La façon dont vous étiquetez vos pièces jointes est une autre information qui aide les employeurs à analyser rapidement votre message et à décider s'il doit être ouvert. Ne perdez pas le temps de vos futurs employeurs en leur faisant renommer vos pièces jointes afin qu'ils puissent les retrouver plus tard sur leur disque dur.

Vos pièces jointes doivent avoir des noms de fichiers logiques qui correspondent à votre CV avec l'emploi pour lequel vous postulez. Si vous étiquetez votre pièce jointe «Résumé» ou «Résumé final» ou pire, «Résumé à la société ABC» et que vous l'envoyez à la société XYZ, vous garantissez presque que votre candidature sera ignorée. Si vous n'avez pas le temps d'étiqueter correctement vos pièces jointes, de quoi avez-vous le temps?

Écrivez une introduction succincte et accrocheuse dans le corps de votre e-mail. De nombreuses personnes utilisent le volet de prévisualisation de leurs programmes de messagerie pour identifier les messages qui doivent être ouverts immédiatement.

Tout comme votre ligne d'objet qui identifie l'intention de votre e-mail, les premières lignes de votre e-mail doivent être accrocheuses et succinctes. Si vous avez écrit une ligne d'objet claire qui montre que vous êtes intéressé par le poste, pourquoi répéter un tel sentiment dans les premières lignes de votre e-mail?

En rédigeant une introduction attrayante et convaincante à votre courriel, vous vous démarquerez de tous les autres candidats qui utilisent des phrases usées telles que «Veuillez trouver ci-joint mon curriculum vitae et ma lettre de motivation» ou «Veuillez considérer mon curriculum vitae…». Le volet de prévisualisation est un bien précieux pour les e-mails. Maximisez la puissance de chaque mot de votre introduction.

Après avoir analysé 250 000 e-mails, une société de gestion d'e-mails appelée Boomerang a découvert que faire une erreur dans la ligne d'objet de l'e-mail peut entraîner une baisse de 5% des chances qu'un message soit ouvert.

Faites attention aux petits détails qui aideront votre candidature à se démarquer.

Créez / utilisez une signature standard comprenant votre nom, votre numéro de téléphone et un lien hypertexte vers votre site Web professionnel ou votre profil LinkedIn.

Évitez de marquer votre e-mail comme "Haute importance". Si vous avez clairement identifié l'intention de votre e-mail dans la ligne d'objet, signaler votre candidature comme "Haute importance" est inutile et quelque peu désagréable. Évitez d'utiliser des gadgets pour ouvrir votre courrier électronique. Clarté et professionnalisme sont tout ce dont vous avez vraiment besoin pour que votre candidature retienne l'attention de votre futur employeur.

Gardez votre logiciel antivirus à jour. Rien n'irritera plus votre futur employeur que de recevoir un bug de votre e-mail.

Créez un nouvel e-mail pour chaque nouvelle demande d'emploi. Ne transférez pas simplement un e-mail que vous avez envoyé à quelqu'un d'autre.

N'envoyez pas votre candidature à plusieurs employeurs à l'aide de la fonction Cci ou de copie carbone invisible (également appelée «envoi à une liste de destinataires non divulgués»). Elle pourrait être signalée comme SPAM par les filtres de messagerie du destinataire.

N'utilisez pas TOUTES MAJUSCULES dans votre courrier électronique. C'est l'équivalent de crier en ligne et c'est difficile à lire. Cela suggère également que vous êtes un dactylo paresseux.

N'utilisez pas d'émoticônes ou de visages souriants.

N'utilisez pas de polices sophistiquées dans vos e-mails. Tenez-vous-en aux polices standard (telles que Ariel et Times New Roman) afin que votre texte s'affiche correctement dans la boîte aux lettres des destinataires. Certaines polices sophistiquées ne se traduisent pas bien dans les programmes de messagerie.

Vérifiez la taille de votre fichier avant de l'envoyer. Est-il aussi compact que possible pour tenir dans la boîte de réception des destinataires? Vous ne voulez pas que votre fichier occupe l'espace de la boîte aux lettres de votre destinataire. Éliminez les images, graphiques ou autres débris inutiles qui rendent la taille de votre fichier trop lourde.
Les émoticônes et les émoticônes n'ont pas leur place dans un message électronique adressé à un futur employeur. Enregistrez les trucs mignons pour les e-mails à vos amis et votre famille.

N'écrivez jamais quoi que ce soit dans un e-mail que vous ne voudriez pas partager avec des centaines d'autres personnes. Il n'y a aucune garantie qu'une fois que vous appuyez sur envoyer, votre e-mail ne se retrouvera pas entre de mauvaises mains.

Évitez les problèmes techniques embarrassants

Avant d'appuyer sur «envoyer», vérifiez la capacité de la boîte de réception de votre programme de messagerie. Assurez-vous que le compte de messagerie auquel votre employeur potentiel répondra pourra effectivement recevoir son e-mail. Supprimez tous les messages anciens ou indésirables afin que votre boîte de réception ait suffisamment de place. L'une des pires choses qui puisse arriver lorsque vous utilisez le courrier électronique pour répondre à une offre d'emploi est que votre employeur potentiel reçoit un message indiquant que votre boîte aux lettres est pleine et que son message ne peut pas être distribué. Si les recruteurs doivent faire un suivi avec un autre message ou attendre que votre boîte aux lettres soit vide, ils pourraient simplement passer au candidat suivant et mettre votre candidature dans le fichier circulaire (c'est-à-dire le destructeur).

Il s'agit d'être prévenant

En résumé, il s'agit de tenir compte du temps de votre employeur potentiel. Imaginez-vous dans la peau de votre futur employeur, face à des centaines de candidatures. Recruter, interviewer et embaucher de nouveaux employés est une tâche qui prend du temps.

En étant attentif aux contraintes de temps de vos employeurs potentiels et en organisant votre message clairement de haut en bas, vous augmenterez considérablement les chances que votre candidature soit ouverte et traitée en temps opportun.