Table des matières:
- Ne perdez pas le temps d'un éditeur
- Inclure une photo de quelqu'un faisant quelque chose
- Fournir des informations de contact appropriées
- Fournir des options pour une couverture idéale
- Le journal n'a donc pas couvert l'événement: et maintenant?
En présentant à un éditeur un bref package d'événement, vous avez plus de chances d'obtenir une couverture avant et après l'événement.
Les journaux reçoivent des dizaines de courriels par jour de groupes à la recherche d'une couverture ou dans l'espoir que quelqu'un écrive une histoire pour promouvoir un événement à venir. Vous souhaitez différencier votre proposition? Ce sont les moyens.
Ne perdez pas le temps d'un éditeur
Rien n'est plus ennuyeux que de recevoir un e-mail contenant plusieurs pièces jointes et très peu d'explications dans le corps du message.
Disons que vous organisez une marche de financement pour une organisation. C'est bien d'envoyer un communiqué de presse pour la marche, et peut-être un autre document avec des informations générales sur l'organisation, et peut-être d'autres informations pertinentes, mais vous devez fournir les informations les plus importantes dans le corps de l'e-mail. Un petit bonjour, puis quelque chose du genre:
De cette façon, un éditeur connaît les informations pertinentes pour la planification, peut les écrire et les transmettre à un journaliste ou à un photographe, qui peut commencer à rechercher et à ouvrir les pièces jointes.
Et s'il se passe quelque chose d'unique ou d'excitant, incluez-le également. Si quelqu'un jongle avec le feu lors d'un événement après le déjeuner, par exemple, incluez-le dans l'e-mail.
Si vous ne gardez pas l'introduction courte et simple, vous risquez un éditeur de passer un long courrier électronique qu'il n'a tout simplement pas le temps de lire.
Inclure une photo de quelqu'un faisant quelque chose
Si vous espérez qu'un journal fournisse une couverture avant un événement, c'est une bonne idée d'inclure une photo connexe avec votre e-mail. Cela peut être quelque chose de simple, comme un bénévole vendant des billets de tombola, ou quelqu'un qui trie des boîtes avant un marché aux puces, mais fournir une photo avec un communiqué de presse augmente les chances qu'une histoire soit écrite et qu'une photo soit utilisée s'il y a espace pour cela.
Dans un monde idéal, un journaliste aurait le temps d'organiser une interview et de prendre une photo lui-même, mais ce n'est pas toujours possible. Fournir des options est utile lorsque vous demandez une promotion.
Pour avoir une idée de ce que veut un éditeur, jetez un œil au journal. La plupart des photos ne comportent que quelques personnes, pas un grand groupe, et il se passe généralement quelque chose (les gens font quelque chose, ne posent pas pour la caméra). Assurez-vous d'inclure également les noms de tout le monde sur la photo.
En même temps, ne vous fâchez pas si la photo n'est pas utilisée. Toute couverture est une bonne couverture lorsque d'autres organisations sont en concurrence pour l'espace.
Les photos de journaux incluent généralement un petit groupe de personnes faisant quelque chose en rapport avec l'histoire.
Fournir des informations de contact appropriées
Assurez-vous que les organisateurs sont accessibles le jour de l'événement. Cela signifie fournir des numéros de téléphone portable, et peut-être un contact supplémentaire si un journaliste a des questions concernant l'événement ou son emplacement.
S'il manque des informations dans le package média, ou si un journaliste ne trouve pas l'événement ou si l'heure n'est pas correcte, il devra contacter l'organisateur pour plus d'informations. Si le seul numéro de téléphone fourni est celui du bureau de l'organisateur, il peut passer à sa prochaine affectation de la journée.
Fournir des options pour une couverture idéale
Plusieurs fois, un événement peut avoir lieu toute la journée, mais il y a certaines plages horaires qui peuvent être plus intéressantes que d'autres. Pour les événements du week-end, les photographes et les journalistes recherchent une bonne occasion de prendre des photos et des vidéos colorées et passionnantes pour les associer à une histoire.Par conséquent, en fournissant un calendrier approximatif (ou détaillé), il est plus facile pour un journal de planifier d'autres missions.
Si votre événement offre une bonne opportunité de couverture le matin et / ou l'après-midi, assurez-vous d'en informer l'éditeur. Ils peuvent avoir à choisir entre plusieurs événements se déroulant en même temps. En fournissant un horaire plus flexible, ils peuvent trouver un moyen de s'assurer que votre événement fait la coupe.
Les photos d'enfants, ainsi que les arrière-plans lumineux et intéressants, sont d'excellentes options pour les événements communautaires.
Le journal n'a donc pas couvert l'événement: et maintenant?
Si pour une raison quelconque, que ce soit un conflit d'horaire ou des informations manquantes, un représentant du journal n'a pas couvert l'événement, vous pouvez toujours envoyer un e-mail avec des détails par la suite. Si possible, vous devriez essayer de fournir les éléments suivants:
- Photos de l'événement: faites désigner un bénévole pour prendre des photos de l'événement.
- Si l'événement était une collecte de fonds, fournissez des détails sur les fonds recueillis.
- Donnez quelques brefs paragraphes sur ce qui s'est passé et qui a pris la parole lors de l'événement.
- Fournissez une personne de contact qui peut fournir une entrevue si nécessaire.
Soyez également courtois. Un journal ne peut pas assister à tous les événements pour plusieurs raisons. Un personnel limité le week-end, ainsi que des horaires chargés ou des informations de dernière minute inattendues, peuvent rendre difficile la couverture de chaque organisation.