Comment déterminer quelle carte de processus vous convient

Découvrez les types de cartes de processus et à quoi sert chaque type.

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Qu'est-ce que la cartographie des processus et comment peut-elle vous aider à prendre de bonnes décisions commerciales? Comment savez-vous par où commencer? Quelles cartes vous conviennent? La réponse courte est: cela dépend.

Que sont les cartes de processus?

Les schémas de processus sont utilisés pour documenter les processus et les procédures qui définissent la manière dont le travail est effectué au sein d'une entité. La cartographie permet aux chefs d'entreprise de jeter un œil à ce qui se passe actuellement pour déterminer où les changements peuvent empêcher la redondance, économiser de l'argent et améliorer le flux de travail. Une carte est essentiellement une image de la façon dont les choses se passent. Bien que la cartographie de vos processus demande du temps et des efforts, la récompense en améliorations de la qualité conduit presque toujours à un retour sur investissement (ROI) positif.

Différents types de cartes de processus

1. Simple (bas niveau)
2. De haut en bas
3. Cross fonctionnel (couloirs de nage)
4. Détaillé
5. Flux de travail avec images
6. Flux de processus rendus
7. Niveau système

Une carte simple (de bas niveau).

1. Simple (niveau bas)

La plupart des processus métier de base peuvent être illustrés avec des cartes très simples. Ces cartes sont utilisées pour montrer les procédures quotidiennes qui permettent à une entreprise de fonctionner. Très peu de symboles sont nécessaires pour que tout le monde puisse les faire.

• Les flèches ont tendance à couler dans une direction.
• Les processus sont représentés par un symbole de flux de processus carré.
• Les points de décision sont clairement indiqués par des diamants dans ces flux.

Les cartes peuvent être reliées à des connecteurs afin que les lecteurs puissent voir comment un ensemble de processus se transforme en un autre. Lorsqu'une entreprise est bien documentée, chaque flux de processus doit se connecter à un ou plusieurs flux de processus, car aucune action commerciale ne doit être autonome.

Une carte descendante.

2. De haut en bas

Les cartes de haut en bas n'utilisent qu'un seul symbole pour documenter un processus et les étapes qui le prennent en charge. Les points de décision ne sont pas inclus. Les processus mieux documentés avec ce flux sont très simples et ne se déplacent que dans une seule direction. La puissance de ces flux est la possibilité de connecter les étapes correspondantes à chaque processus. Les lecteurs peuvent utiliser ces flux pour identifier des moyens de créer des gains d'efficacité dans les processus de travail standard en examinant les étapes des efforts dupliqués et des étapes inutiles.

Une carte des voies de nage.

3. Cross fonctionnel (couloirs de nage)

Les cartes interfonctionnelles sont appelées couloirs de nage en raison des lignes horizontales utilisées pour séparer les zones fonctionnelles qui ressemblent aux couloirs de nage d'une piscine. Ces cartes sont souvent utilisées pour montrer les processus représentant le travail, les décisions et les données à mesure que chaque processus passe d'un domaine fonctionnel à un autre. Ces cartes peuvent être simples ou détaillées.

Les flux de processus Swim Lane sont souvent utilisés pour aider à découvrir les goulots d'étranglement et les barrages routiers. À l'aide de ces cartes, il est plus facile de montrer comment un meilleur flux d'informations et de données peut aider une entreprise à fonctionner plus efficacement. Ces cartes sont très populaires pour la certification ISO.

Une carte détaillée.

4. Détaillé

Tout comme les cartes de processus simples, la carte de processus détaillée utilise des symboles pour illustrer plus en détail des processus plus complexes. Ces cartes utilisent plusieurs symboles pour séparer visuellement les processus, les sous-processus, la documentation, les données, etc.

Une fois de plus, les cartes peuvent être reliées à des connecteurs pour montrer comment chaque processus se transforme en un autre. Les légendes sont souvent utilisées pour aider le lecteur à mieux suivre la carte. Utilisez ces flux pour documenter des processus de fabrication, de distribution, d'ingénierie, techniques et commerciaux plus complexes. Ces cartes sont excellentes pour les certifications ISO 9000.

Une carte de flux de travail avec des images.

5. Flux de travail avec images

Les diagrammes de flux de travail renoncent aux symboles cartographiques standard pour des images plus conviviales. Ils sont souvent utilisés pour démontrer les processus à un public qui ne connaît pas les techniques de flux de processus. Les symboles doivent être utilisés de manière cohérente. Maintenir une légende aide. Ces cartes sont fréquemment utilisées dans les sessions de formation.

6. Flux de processus rendus

Les cartes rendues vont plus loin que les diagrammes de flux de travail pour rendre une carte conviviale en ajoutant des couleurs et en séparant les informations en zones délimitées. Plusieurs flux de processus sont souvent documentés sur la même carte.

Ces cartes peuvent être assez compliquées. Chaque flux est documenté dans une couleur différente pour aider le lecteur à suivre plus facilement chaque flux. Les légendes aident les lecteurs à déterminer la signification des symboles. Ils sont le plus souvent utilisés pour cartographier le flux de données car ils prennent en charge les processus métier au sein d'une organisation.

Une carte au niveau du système.

7. Niveau système

Les cartes au niveau du système montrent le plus haut niveau de processus métier dans une organisation. Ces cartes sont utilisées pour illustrer les cycles économiques. Les cycles tels que le flux de trésorerie, la commande à l'exécution, la production, le développement du système, etc. peuvent être visualisés à l'aide de ce type de carte. Plusieurs symboles et flèches montrent le flux d'activité, l'ordre des processus, ainsi que la séquence de haut niveau et les interactions entre les domaines d'activité. D'autres cartes de processus se retrouvent souvent dans des cartes de haut niveau.

Les équipes de direction utilisent ces cartes pour mieux comprendre l'organisation et l'interaction d'une division ou d'une entreprise entière. Les cartes système sont également souvent nécessaires pour obtenir la certification ISO 9001.