Un guide de la terminologie de base de la paie

Récemment, j'ai accepté un emploi dans une société mondiale de ressources humaines dans leur service client et j'ai suivi une formation de 10 semaines en paie. C'était une nouvelle avenue commerciale à laquelle je n'avais jamais été exposé auparavant. Au cours de ma formation, j'ai appris les bases de la paie.

Cet article couvrira la terminologie de la masse salariale et de ses impôts, ce qui est utile lorsque vous essayez d'apprendre à effectuer les tâches requises.

Commençons par la définition de la paie, qui est:

Envoi de chèques de paie aux employés, soit par chèque en direct, soit par dépôt direct.
Tenir des registres des taux de rémunération des employés, des retenues d'impôt, des retenues, des congés payés, etc.
Comptabilisation des gains totaux de chaque employé au cours d'un exercice.

Salaire brut vs salaire net

Quelle est la différence entre le salaire brut et le salaire net. C'est assez simple en fait.

Salaire brut

Ce montant comprend le total de la rémunération de l'employé calculé avant tout retrait (comme les impôts, les retenues, etc.). Comment calculez-vous le salaire brut des employés salariés ou horaires?

Horaire: Le taux de rémunération multiplié par les heures travaillées est égal à la rémunération brute totale.
Salaire: Le montant du salaire fixé pour l'employé pour cette période de paie est égal au salaire brut total.

Salaire net

Ce montant comprend le salaire brut de l'employé, ou le montant total, moins toutes les retenues et déductions fiscales. Le salaire net correspond à ce que l'employé est payé sur son chèque de paie ou par dépôt direct.

Vérifier les exigences de salaire minimum aux niveaux national et fédéral

Contactez votre département d'État du travail ou le département américain du travail pour savoir ce que la loi impose pour un salaire minimum dans votre État. Dans un cas où votre employé est soumis à la fois aux exigences fédérales et étatiques de salaire minimum, vous êtes tenu de payer à l'employé le taux le plus élevé des deux taux de salaire minimum.

Feuilles de temps

Une méthode devrait être utilisée pour suivre le temps de chaque employé pour l'heure d'arrivée et de départ du travail, pour le déjeuner et tout temps libre pris pendant la journée de travail. Ceci est particulièrement important pour les employés horaires, car leurs heures travaillées sont utilisées pour calculer leur salaire régulier ainsi que les heures supplémentaires. Il existe deux méthodes courantes pour collecter le temps d'un employé:

Cartes perforées manuelles : Il s'agit d'une carte qui identifie l'employé et est utilisée pour perforer manuellement dans une machine, qui place un horodatage sur la carte. Plus tard, une personne chargée de la paie entre manuellement cette heure dans son système.
Suivi électronique du temps: une carte magnétique ou un tampon au pouce peut être utilisé pour inviter une machine à enregistrer électroniquement l'heure de l'employé. Personne n'est obligé de saisir manuellement ces heures, car elles sont enregistrées au moment de l'horloge de l'employé.

Quelle que soit la méthode utilisée, le but est d'enregistrer le temps de l'employé avec précision afin qu'il soit payé pour le nombre correct d'heures travaillées.

Heures régulières et heures supplémentaires

Quelle est la différence entre les heures régulières et les heures supplémentaires?

Taux régulier: Il s'agit du taux de rémunération normal ou de la rémunération droite de l'employé. C'est leur taux de rémunération normal, par exemple 12 $ / heure. Ce montant est multiplié par leurs 40 premières heures travaillées.
Heures supplémentaires: Si l'employé travaille plus de 40 heures, il est payé des heures supplémentaires pour les heures supplémentaires. Il s'agit de leur taux de rémunération normal, qui est exprimé en temps plus la moitié de leur taux de rémunération normal, qui est indiqué comme «et demi». Vous multipliez ce montant par les heures travaillées pour recevoir leur taux d'heures supplémentaires.

Pour l'exemple ci-dessus, si le taux normal de l'employé est de 12 $ / heure, son taux d'heures supplémentaires est de 18 $ / heure (12 $ + 6 $ = 18 $). Vous pouvez également calculer les heures supplémentaires de l'employé de cette façon: (12 $ + (12X0.5 $) = 18 $) ou (12 $ + (12 $ / 2) = 18 $).

Comment calculez-vous les heures supplémentaires si l'employé a travaillé 42 heures?

40 heures X 12 $ = 480 $ de salaire régulier

2 heures X 18 $ = 36 $ d'heures supplémentaires

Total = (480 $ régulier + 36 $ d'heures supplémentaires) = 516 $ de salaire brut

Retenues fiscales

Employés à temps plein: pour les employés qui ne sont pas considérés comme des employés contractuels, l'employeur retient les impôts de leurs chèques de paie pour les impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux. Les retenues d'impôt de chaque employé sont déterminées différemment en fonction de leur W-4 qu'ils ont rempli au moment de l'embauche. Les employeurs doivent s'assurer qu'ils retiennent le montant correct de la sécurité fédérale, de l'assurance-maladie et de la sécurité sociale pour chaque employé.
Employés contractuels: Ces employés sont responsables du paiement de leurs propres impôts sur le revenu à la fin de l'année, car l'employeur ne retient pas d'impôt sur leur salaire.

Nouveaux formulaires d'embauche

Plusieurs formulaires doivent être remplis par l'employé au moment de son embauche. Ces formulaires comprennent W-4 pour la retenue d'impôt fédéral sur le revenu, un formulaire de retenue d'impôt sur le revenu et un formulaire I-9 pour l'admissibilité à l'emploi.

Formulaire de demande d'emploi: Les informations contenues dans la demande d'emploi peuvent être utilisées pour entrer dans votre système de paie concernant le nom, l'adresse, les coordonnées de l'employé, etc. Ces informations peuvent être vérifiées, telles que les employeurs précédents et / ou l'éducation.
W4 Formulaire de retenue d'impôt fédéral sur le revenu : Ce formulaire fournit des informations sur l'état matrimonial de l'employé, le nombre de personnes à charge et les montants de retenue supplémentaires choisis.
Formulaire de retenue d'impôt sur le revenu de l'État: Vous devez d'abord vous inscrire auprès du département d'État de l'Agence du revenu en tant qu'employeur dans cet État. Ils vous informeront sur les formulaires et le montant d'impôt à retenir pour l'employé.
Formulaire I-9 - Ce formulaire sert à vérifier l'admissibilité à l'emploi et exige que le nouvel employé fournisse sa preuve d'éligibilité, qui peut consister en son certificat de naissance ou sa carte verte. L'employeur vérifiera cette information, mais elle n'a pas besoin d'être envoyée à l'agence d'État.

Autres choses importantes à savoir

E-verify: L'employeur peut utiliser le système e-verify pour vérifier son I-9 et le comparer avec les bases de données fédérales pour s'assurer que l'employé est éligible à travailler aux États-Unis.
Système d'État de notification de l'emploi: les employeurs doivent enregistrer leurs employés auprès de l'État, ce qui permet à l'État de collecter des informations et des paiements tels que des saisies-arrêts (par exemple, pension alimentaire pour enfants, privilèges, etc.) de ces employés.

Il existe un certain nombre de formulaires que vous devez remplir, à la fois en tant qu'employé et en tant qu'employeur, pour que votre masse salariale et vos impôts se déroulent sans heurts.

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Périodes de paie

Il s'agit d'une période de temps récurrente pendant laquelle les employés sont payés. Cela peut être une période hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle. Il est important de connaître le montant de la paie par période par année pour calculer le montant que les employés doivent recevoir pour chaque période de paie.

Hebdomadaire: 52 périodes de paie / an
Aux deux semaines: 26 périodes de paie / an
Bimensuel: 24 périodes de paie / an
Mensuel: 12 périodes de paie / an

Exigences de paie de fin de trimestre et d'année

Les formulaires suivants peuvent être utilisés pour déposer les impôts des employeurs auprès de l'IRS ou de votre agence d'État:

Formulaire 941 (trimestriel): Ce formulaire IRS résume les salaires payés et est utilisé par les employeurs, qu'ils soient exonérés d'impôt ou non. Chaque trimestre, l'employeur déclarera le montant des charges sociales fédérales retenues, les taxes de sécurité sociale, les taxes d'assurance-maladie et tout autre paiement et / ou retenue à la source.
Formulaire 940 (annuel): Ce formulaire IRS est utilisé par les employeurs pour déclarer les salaires payés et les impôts fédéraux sur le chômage qui ont été accumulés sur les salaires assujettis à la FUTA pour toute l'année.
Impôts sur le chômage des États: la plupart des employeurs paient à la fois des impôts sur le chômage au niveau fédéral et au niveau des États.
Formulaire W-2: Fournissez des W-2 à vos employés avant la date limite. Vous devrez déposer les formulaires W-2 auprès de la Social Security Administration en déposant en ligne et / ou en remplissant les formulaires réels.