Cinq éléments d'un programme efficace

Découvrez 5 aspects essentiels d'un agenda efficace.

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Cinq éléments essentiels pour un programme efficace

Si je vous disais qu'il y a une chose simple que vous pourriez faire pour augmenter l'assiduité et la participation à vos réunions, vous sauteriez dessus, n'est-ce pas? Eh bien, soyez prêt à sauter car il y a une chose que vous pouvez mettre en œuvre immédiatement qui rendra vos réunions plus efficaces et productives: créez un ordre du jour avec ces cinq éléments essentiels et la productivité de vos réunions sera considérablement augmentée.

Créer et distribuer un agenda

Comme la plupart d'entre vous, je suis inondé de paperasse et j'ai parfois l'impression de devoir déclarer la guerre sur du papier blanc et d'imprimer sur n'importe quelle autre couleur pour que je puisse trouver ce que je cherche quand je le cherche. Cela étant dit, un ordre du jour n'est pas l'endroit à lésiner. Nous pouvons transférer une grande partie de notre production au format électronique et aux lecteurs électroniques, mais lorsqu'il s'agit d'un ordre du jour, la création et la distribution d'une copie papier lors des réunions est si critique que je fais toujours des copies supplémentaires à distribuer lors de réunions en personne et re -envoyer une copie de l'ordre du jour uniquement lors de la réunion en ligne.

Pensez à un programme comme une feuille de route que vous utiliseriez lors de la planification d'un voyage - les composants sont les mêmes et vous devez connaître les informations suivantes:

Qui vous accompagne, quand et à quelle heure partez-vous et d'où?
Pourquoi tu pars?
Où allez-vous, quels sont les repères ou jalons que vous utiliserez pour mesurer les progrès en avant?
Combien de temps avez-vous pour vous y rendre?
Que se passe-t-il si vous heurtez un nid-de-poule et avez un appartement?

Chacune de ces questions se rapporte à un élément essentiel lors de la création d'un agenda efficace. Regardons chaque élément.

Élément essentiel 1: l'en-tête de l'agenda

L'objectif principal de l'en-tête est d'identifier rapidement les éléments suivants:

L'entité, l'organisation ou le comité qui convoque la réunion
Le nom de l'organe convocateur; est-ce un conseil, un groupe consultatif, un comité
Quelle est la date et l'heure de début et de fin de la réunion
Le lieu de la réunion

Bien qu'il puisse être facile de supposer que si des personnes se présentent à la réunion, elles doivent connaître le lieu et l'heure, cependant, ces informations d'en-tête commencent à servir de base aux éléments suivants et créent également une archive organisationnelle pour proclamer que le la réunion a effectivement eu lieu à la date, à l'heure et au lieu appropriés - allégeant ainsi le fardeau de tous les participants de devoir se souvenir ou d'essayer de se souvenir quand exactement ils ont décidé de faire quelque chose lorsqu'ils étaient interrogés.

Un exemple d'en-tête pourrait ressembler à ceci:

L'Association locale de garde d'enfants

Réunion mensuelle du conseil d'administration

15 avril 2014 13h00 - 14h00

La bibliothèque publique

Je préfère centrer les en-têtes de mon agenda, mais la justification à gauche (où tous les mots sont alignés avec la marge de gauche) fonctionne aussi. Quelle que soit l'option que vous choisissez, utilisez le même format pour chaque réunion de ce type. La cohérence commence par l'ordre du jour.

Les participants à la réunion apprécieront les informations essentielles de la réunion en un seul endroit, sur leur ordre du jour afin qu'ils n'aient pas à chercher la serviette ou le morceau de papier où ils ont pris la note de la prochaine réunion. Il y a un niveau de crédibilité que l'en-tête transmet également, il est inclusif, informatif et officiel et commence à jeter les bases que cette réunion sera prise au sérieux et ne sera pas une perte de temps.

On me demande souvent qui devrait rédiger l'ordre du jour et l'envoyer et cette réponse est un article entièrement différent, mais la réponse courte est que la personne chargée de convoquer la réunion devrait prendre l'initiative de rassembler les cinq éléments discutés dans ce document. article. Une autre personne peut déjà être déléguée ou chargée de taper ou d'envoyer le document, mais le contenu de l'ordre du jour doit être entre les mains de la personne chargée de faciliter la réunion.

Élément essentiel 2: l'objectif de la réunion

L'objectif de la réunion est la réponse aux questions: «Pourquoi nous réunissons-nous? Qu'espérons-nous accomplir? »

Indiquez au tout début de l'ordre du jour le but de la convocation de cette réunion. Répondre à la question «pourquoi nous rencontrons-nous? Qu'espérons-nous accomplir? » au début de l'ordre du jour permet d'obtenir et de garder le groupe concentré, surtout si les choses commencent à devenir incontrôlables. Si la réunion est une réunion mensuelle régulièrement programmée, inscrivez-la à l'ordre du jour, si vous vous réunissez pour discuter d'un événement, d'un problème ou d'un sujet - indiquez ces détails. Et, enfin, si votre organisation a un énoncé de mission, assurez-vous d'inscrire l'énoncé de mission à cet endroit sur l'ordre du jour afin de rester concentré.

Le fait que le but de la réunion soit inscrit à l'ordre du jour permet à l'animateur et à tous les participants de recentrer une conversation qui s'est éloignée d'un autre sujet. C'est une bonne habitude de lire le but de la réunion et l'énoncé de mission avant le début de la réunion comme une reconnaissance que vous êtes sérieux au sujet de ce que vous prévoyez d'accomplir et qu'il existe un plan. Les participants ne discuteront pas ou ne bavarderont pas sans réfléchir, ou ne partageront pas d'histoires sans rapport s'ils ont un but, ou si les choses bougent dans cette direction, c'est une tâche simple de recentrer la conversation autour de l'objectif à portée de main.

Du point de vue de l'archivage organisationnel, la liste des objectifs de la réunion crée un processus de documentation écrite pour revenir sur ce sur quoi vous travailliez, ce qui est vraiment utile lors de la planification d'un événement similaire ou pour essayer de vous souvenir du moment où vous avez fait quelque chose. La liste de l'objectif de votre réunion vous aide également à évaluer vos réalisations et à faire avancer les progrès d'une réunion.

Un exemple d'énoncé d'objet pour un ordre du jour de réunion:

Objectif: se réunir pour planifier une formation en leadership

Ecrire le but de la réunion est aussi simple que de répondre à la question «Pourquoi nous réunissons-nous?» S'il n'y a pas de réponse à cette question ou si la réponse est «Je ne sais pas», alors ne planifiez pas de réunion ou ne l'annulez pas s'il s'agit d'une réunion récurrente. Le temps est bien trop précieux pour se réunir pour le plaisir des réunions.

Élément essentiel 3: Le corps de l'ordre du jour (le plan de travail de la réunion)

C'est la viande de la réunion, ce qui doit être accompli pendant la réunion, énumérant d'abord les éléments les plus urgents, puis les plus controversés ou les plus chronophages, puis les éléments les moins sensibles et à faible impact et terminer avec un article terrain de stationnement.

Dans l'élément suivant (# 4), je vais parler du temps à consacrer à chacun de ces domaines, alors ne paniquez pas lorsque vous voyez des problèmes chronophages en haut de l'ordre du jour - il n'y a aucune excuse pour ne pas passer à travers un agenda chargé en une heure. Non seulement une heure représente le temps que les gens peuvent généralement donner ou consacrer à un groupe, mais notre capacité d'attention ne peut en gérer que peu. Des réunions efficaces avec des résultats très productifs en une heure sont non seulement possibles, mais la norme en une heure, si tous ces éléments sont utilisés.

La plus grande responsabilité du facilitateur dans la gestion d'une réunion efficace et efficiente en utilisant ces éléments est de rassembler le contenu de l'ordre du jour de la réunion, puis de hiérarchiser les divers éléments. Cela peut être fait de différentes manières, ma préférée est d'envoyer une annonce de réunion pas plus de 2 semaines avant la réunion à tous ceux qui sont responsables d'assister et de leur demander des commentaires sur tout ce dont ils aimeraient discuter. à l'objectif ou avaient des informations sur les réunions précédentes dont ils aimeraient informer le groupe.

Conseil utile - L'annonce de la réunion comprend toutes les informations des éléments essentiels n ° 1 et n ° 2, l'en-tête et l'objectif.

Si vous connaissez des sujets qui feront l'objet d'un rapport, ou si vous avez des rapports standard requis ou souhaités pour votre groupe, ajoutez chacun de ces éléments à l'ordre du jour ainsi que tous les éléments de la dernière réunion qui n'ont pas été résolus. J'utilise un parking en papier pour ces types de problèmes.

Conseil utile pour organiser des réunions fructueuses - vous n'avez pas besoin de résoudre tous les problèmes à l'ordre du jour, commencez simplement la discussion et lorsque vous êtes à quelques minutes du temps imparti, suggérez que les domaines qui restent non résolus ou en conflit soient revisités lors de la prochaine réunion et que les gens fassent des recherches ou réfléchissent à des stratégies et des options pour résoudre le problème. Cela ne fonctionnera que si vous placez intentionnellement le problème dans le parking, puis placez-le en priorité lors de la prochaine réunion et revisitez réellement le sujet. Même si le sujet est encore controversé ou prend du temps lorsque vous vous réunissez à nouveau, il doit être revisité si vous dites qu'il sera revisité, même si c'est pour le replacer dans le parking, ou pour planifier une réunion dédiée à résoudre le seul sujet ou problème.

Maintenant, mettons ensemble le corps de l'ordre du jour (le plan de travail de la réunion):

Si le groupe est tenu de suivre les règles de Roberts ou d'autres principes d'organisation, chacun de ces éléments doit être inclus dans l'ordre du jour. Des exemples de ces points peuvent inclure: rappel à l'ordre, appel nominal, approbation de l'ordre du jour, lecture du procès-verbal de la réunion précédente, approbation du procès-verbal de la réunion précédente, rapport du président, rapports du personnel, affaires nouvelles, affaires anciennes, date de la prochaine réunion, ajournement.

Il peut y avoir d'autres éléments requis dans le corps de votre ordre du jour, alors assurez-vous de confirmer tous les règlements liés à votre groupe spécifique avant d'apporter des changements importants, cependant, je vais incorporer la plupart de ces éléments, juste dans un ordre un peu différent. et ajoutez quelques éléments. Un corps de programme idéal pour moi comprend les éléments suivants dans cet ordre:

Appel à l'ordre (2 minutes)
- Ouverture de la réunion à l’heure prévue et lecture de l’objet de la réunion
Accueil et présentations (5 minutes)
- Chacun déclare son nom, son rôle lors de la réunion et autre chose en rapport avec sa responsabilité auprès de l'organisation ou au sein de la réunion
Entretien ménager (5 minutes)
- Revoir le format et les règles de fonctionnement de la réunion
- Confirmez la date et l'heure de la prochaine réunion avant d'entrer dans le vif du sujet
Révision de l'ordre du jour (2 minutes)
- Demandez si quelqu'un a quelque chose à ajouter
Approbation du procès-verbal de la réunion précédente (3 minutes)
- Confirmer que le procès-verbal de la réunion a été distribué, révisé et demander des changements ou des corrections
- Approuver si nécessaire, ou dicté par le conseil d'administration dont vous êtes responsable
Rapport du président (5 minutes)
- Utilisez ce temps pour que tout le monde se concentre et se concentre sur la tâche à accomplir et peut ainsi partager que nous avons beaucoup de travail, ou que nous avons une chose en particulier sur laquelle il faut agir, accueillir de nouveaux membres au sein du comité, etc. minutes que le facilitateur prend pour donner le ton, plus la réunion se déroulera sans heurts - cette section ne devrait prendre que quelques minutes.
Rapport du personnel (5 minutes)
- C'est le domaine dans lequel je vois de nombreuses réunions mal tourner, s'il y a du personnel qui doit faire rapport au groupe, travaillez avec ce personnel pour ne rapporter que les informations essentielles aux tâches à accomplir pendant cette réunion.
- Tous les rapports du personnel qui examinent les opérations d'une organisation doivent être rédigés et distribués avant la réunion.
- Un rapport efficace du personnel ne doit pas durer plus de 5 minutes, s'il fait rapport sur un problème ou un sujet discuté pendant la réunion, il doit alors rapporter cette information pendant cette période (affaires nouvelles ou anciennes).
- Si vous n'avez pas de personnel, ce n'est pas un problème, cependant, la même chose se produit lorsque les comités font rapport et j'aborde ensuite un rapport de comité approprié.
Rapports des comités permanents, c.-à-d. Finances, personnel, etc. (2 rapports à 5 minutes - 10)
- Les rapports des comités permanents peuvent être le fléau d'une réunion efficace, alors gardez à l'esprit ces stratégies lorsque vous placez un rapport de comité permanent à l'ordre du jour:
- La plupart des rapports des comités permanents peuvent être présentés par écrit et idéalement à l'avance, si les rapports ne peuvent pas être distribués avant la date de la réunion, les avoir déjà rassemblés et dans un paquet avec toutes les autres choses qui seront distribuées pendant cette réunion.
- Si elle se réfère à un rapport, la personne qui fait rapport ne doit mettre en évidence que les points sur lesquels le groupe doit agir lors de cette réunion et si elle fait un rapport verbal - les seuls points sur lesquels le rapport doit être rapporté sont ceux sur lesquels le groupe agira (décider) lors de cette réunion.
- Si le comité a de nouvelles informations à rapporter sur quelque chose de nouveau pour le groupe - il devrait être inclus dans les affaires nouvelles, cependant, il peut être référencé pendant le rapport du comité, comme "nous recommanderons un nouveau mode de paiement lors de nouvelles affaires." mais c'est la portée du rapport - si les gens veulent en savoir plus, ils devraient siéger à ce comité.
- La plupart des comités permanents devraient disposer de 5 minutes pour faire rapport et s'il n'y a pas de rapport autre que le rapport écrit (en particulier, s'ils n'ont rien de nouveau à signaler sur lequel votre groupe doit agir), il est correct de passer.
- Pour des réunions efficaces et productives, ne divertissez que les affaires sur lesquelles le groupe a besoin d'agir ou de prendre une décision. Les mises à jour et les informations générales peuvent être présentées sous forme écrite à l'avance ou distribuées lors de la réunion pour examen avant la prochaine réunion.
Old Business (du parking lors des réunions précédentes) (2 actions @ 5 minutes - 10)
- Discussion limitée dans le temps, rapports et action sur les affaires qui n'ont pas été résolues lors des réunions précédentes.
- Assurez-vous, en tant qu'animateur de la réunion, de savoir tout ce qui va être abordé pendant cette période et si oui ou non il s'agira d'information ou d'action (un vote ou une décision est nécessaire).
- Soyez prêt à remettre le problème sur le parking si, après le temps imparti, il est évident que le groupe n'est pas encore prêt à agir.
- En règle générale, une fois qu'un problème est entré dans le parking pendant plus de 4 réunions, et / ou qu'il y a une émotion ou une énergie importante autour du problème, ou il est considérablement complexe - je programme une réunion pour commencer à travailler sur cela. problème. Si la communauté répond à un problème urgent qui comporte certains des éléments mentionnés précédemment, une réunion spéciale et dédiée sera utile.
- Chaque point de l'ordre du jour sous les nouvelles affaires ne devrait pas être alloué plus de 10 minutes.
Nouvelle entreprise (2 actions @ 5 minutes - 10 minutes)
- Une nouvelle affaire est tout élément ou problème qui découle d'un comité, du personnel ou du groupe qui nécessite une action ou une décision du groupe réuni.
- La méthode la plus efficace pour gérer les nouvelles affaires consiste à trier d'abord les éléments qui seront traités par les plus complexes et les plus longs et à limiter le temps d'introduction.
- Le but des nouvelles affaires est d'introduire le sujet, de déterminer quelles informations ou ressources seront nécessaires pour aller de l'avant, puis de fournir les informations nécessaires avant la prochaine réunion où le problème apparaîtra désormais comme Old Business.
- J'ai tendance à donner 10 minutes maximum à un nouvel élément de travail à moins que le groupe qui soulève la question ne soit disposé à préparer le groupe à l'avance afin que tout le monde vienne à la réunion prêt à agir.
Parking (3 minutes)
- Ce domaine de l'ordre du jour est celui où les questions qui nécessitent davantage de discernement, de ressources ou d'informations vont jusqu'à ce qu'elles apparaissent à la prochaine réunion en tant qu'anciennes affaires.
- C'est ce point de l'ordre du jour qui fait qu'il est essentiel que tout le monde ait une copie écrite, ils puissent remplir les espaces vides dans le parking et l'utiliser pour prendre des notes sur ce dont ils ont besoin pour prendre une décision sur un sujet ou une question spécifique.
- Dans ce créneau horaire, vous négociez où, quand et comment procéder avec chaque élément)

Ce sont les éléments d'un plan de travail efficace pour une réunion, également connu sous le nom d'ordre du jour. Une caractéristique importante du fait que chacun possède sa propre copie écrite est qu'il peut suivre le chemin parcouru par tout le monde. Chaque point de l'ordre du jour peut être coché au fur et à mesure qu'il est terminé et le jalon passe juste à côté. En parlant de tic-tac…

Les horloges, les minuteries, les cloches et les bâtons parlants aident l'animateur à s'assurer que la réunion se déroulera et commencera et se terminera à l'heure

Kathy Stutzman

Élément essentiel 4: allouer du temps, garder du temps et poser la question

Allouer et garder le temps, y compris le début et la fin à l'heure, est une simple question de respect. Les réunions opportunes démontrent que le temps du participant est précieux. Allouez le maximum de temps pour chaque point de l'ordre du jour et respectez-le. Bien que certaines personnes ne se sentent pas à l'aise pour «poser la question», c'est l'un des éléments les plus critiques d'une réunion productive.

Comme c'est si crucial, j'aime m'amuser avec et avoir une réputation mondiale pour mes réunions opportunes, vous pouvez lire que je respecte les personnes que je rencontre. Voici donc quelques façons amusantes de maintenir une réunion à l'heure:

Utilisez une minuterie et réglez-la au début de chaque rapport,
Commencez et terminez à l'heure quoi qu'il arrive. Si tout le monde n'est pas là, ne faites pas le tour pour récapituler tout ce qu'ils ont manqué, c'est leur responsabilité. Alors qu'une réunion approche à grands pas et qu'il reste encore beaucoup à faire, interrogez le groupe pour voir s'il y a quelque chose qui NÉCESSITE une action avant de terminer et déplacez-le en haut de la discussion - tout le reste peut présenter un rapport écrit ou attendre la prochaine réunion.
J'ai une très grande cloche que j'apporte et place à la table d'honneur - on me sait pour la faire sonner pour faire avancer les choses ou pour convoquer des groupes qui se sont divisés en petits groupes pour une discussion plus approfondie, et de temps en temps je rencontre quelqu'un qui ne veut tout simplement pas arrêter de parler et sonnera poliment pour convoquer à nouveau le groupe.
Donnez des rapports et des devoirs de lecture à l'avance afin que le temps ne soit pas utilisé dans une réunion de lecture et de préparation.
Négociez avec d'autres personnes qui doivent signaler le temps dont elles ont besoin si quelqu'un d'autre indique qu'elles ont besoin de plus de temps.
S'il y a un problème qui nécessite vraiment beaucoup plus de temps, planifiez une réunion distincte pour approfondir les problèmes les plus complexes et faire rapport à un groupe ultérieur.
Utilisez des bâtons de conversation ou des microphones pour donner à chacun la possibilité de parler.

Développer une réputation pour commencer et terminer à l'heure ainsi que contrôler le temps prévu pour se mettre au travail garantira que les gens assistent et participent aux réunions que vous facilitez. C'est l'une des façons les plus simples de dire: «Je vous respecte, votre temps et votre contribution à cette réunion.»

Élément essentiel 5: Répondre aux problèmes urgents et critiques qui se posent

Inévitablement, une situation d'urgence critique surviendra au cours d'une réunion, et la planification de cela dans l'ordre du jour est extrêmement importante pour parvenir à une réunion efficace et productive. Ou quelqu'un qui est un «expert» veut témoigner de ses connaissances, ou faire un appel passionné sur quelque chose hors sujet ou au fil du temps. Un animateur flexible utilisera le parking pour «garer» un problème controversé, émotionnel ou complexe. Tous les agendas que je crée ont une fonction de parking incluse.

Quelle que soit la gravité du problème, tout peut être parqué, même temporairement, jusqu'à la fin de la réunion ou jusqu'à ce qu'une nouvelle réunion spéciale puisse être organisée. Le simple fait qu'il y ait un endroit pour parquer les problèmes difficiles donne à tout participant la permission d'identifier qu'un sujet ou un problème va évoluer au fil du temps et nécessite une plus grande attention lors d'une autre réunion.

La fidélité du parking ne sera aussi bonne que l'attention portée à chasser ces problèmes du terrain et à une autre réunion plus appropriée ou opportune, donc pour s'assurer qu'il s'agit d'un outil efficace, il doit être utilisé, il doit être bien utilisé, et il doit être utilisé de manière cohérente - alors ce sera une stratégie efficace pour des réunions productives.

Si vous animez des réunions, ou un participant à des réunions, ces 5 éléments essentiels pour élaborer une bonne feuille de route vous aideront à vous guider vers votre destination finale; une rencontre où chacun se sent valorisé, écouté et engagé. Cela est possible en élaborant d'abord l'agenda, mais aussi en le distribuant et en suivant les éléments listés ici; les résultats seront rapides et bientôt vous verrez une augmentation de la fréquentation et de la participation. Si vous vous trouvez soudainement au milieu d'une réunion «ad hoc», arrêtez le groupe et rédigez rapidement un ordre du jour pour éviter qu'il ne devienne un festival de potins, à moins bien sûr qu'il ne s'agisse d'une séance de brainstorming; et c'est un autre article.

Comme toujours, j'attends avec impatience vos commentaires sur les stratégies que vous avez trouvées utiles et significatives pour créer des liens entre les gens.

Un bon agenda vous guidera comme une feuille de route vers le succès, augmentant la productivité et l'efficacité